Portales de Pacientes: Guía Completa de Problemas y Soluciones Prácticas
Los portales de pacientes frustran a los usuarios con un diseño deficiente y funcionalidad limitada. Entiende por qué fallan y descubre soluciones integrales para cada situación.
Por Sarah & Paul - Expertos en tecnología médica especializados en experiencia del paciente y software de consultorios médicos.
Si solo necesitas una solución rápida: Ve a la sección de Soluciones Prácticas que Realmente Funcionan.
Si quieres entender por qué fallan los portales: Comienza con Por Qué Fallan los Portales.
Si estás ayudando a padres mayores: Ve a Soluciones para Cuidadores.
Necesitas programar una cita de seguimiento. Tarea simple, ¿verdad? Intentas iniciar sesión en el portal de pacientes de tu proveedor de salud. Primero, no puedes recordar si tu nombre de usuario es tu correo electrónico o ese número de ID aleatorio que te asignaron. Después de tres intentos de restablecer la contraseña, finalmente entras. La interfaz se ve diferente a la última vez porque "actualizaron" el sistema. Haces clic a través de cinco menús diferentes tratando de encontrar "Programar Cita". Cuando finalmente lo encuentras, el sistema dice que debes llamar al consultorio para programar este tipo de cita. Has perdido veinte minutos para enterarte de que necesitas hacer una llamada telefónica de todos modos.
Bienvenido a los portales de pacientes—la tecnología que se suponía que iba a revolucionar el cuidado de la salud pero que en cambio revolucionó la frustración.
Los portales de pacientes ahora son comunes—especialmente en sistemas hospitalarios que participaron en los programas de Meaningful Use/Promoting Interoperability—pero la disponibilidad todavía varía entre consultorios más pequeños. Los portales son promocionados como mejoradores del compromiso del paciente y la coordinación del cuidado. En teoría, le dan a los pacientes control sobre su información de salud y simplifican la administración médica.
En la práctica, son terribles.
Pero estás atascado con ellos porque los sistemas de salud han decidido que los portales son el futuro, les guste a los pacientes o no. Entonces, aunque no podemos arreglar los problemas sistémicos con el diseño de los portales, podemos desarrollar estrategias integrales para lidiar con ellos que minimicen la frustración y realmente te ayuden a gestionar tu cuidado de salud.
Esta guía cubre por qué fallan los portales, soluciones universales para todos, técnicas especializadas como el método de capturas de pantalla y soluciones de exportación de calendario, y estrategias específicas para cuidadores ayudando a padres mayores. Al final, tendrás un kit de herramientas completo para sobrevivir a los portales de pacientes.
Solución Rápida: Pasa las Citas del Portal a Tu Calendario
Si necesitas agregar una cita del portal a tu calendario real:
- Toma una captura de pantalla de los detalles de la cita en el portal (ambos botones en tu teléfono, o Command+Shift+4 en Mac)
- Verifica que la captura muestre fecha, hora, nombre del proveedor y ubicación
- Abre tu app de calendario (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, etc.)
- Crea un nuevo evento e ingresa manualmente los detalles de tu captura
- Configura múltiples recordatorios (semana antes, día antes, hora antes)
- Elimina la captura después de procesarla (o guárdala si quieres un respaldo)
Tiempo requerido: 3-5 minutos por cita Herramientas necesarias: Teléfono o computadora, app de calendario Resultado: La cita aparece en tu calendario real con recordatorios adecuados, sin necesidad de recordar inicios de sesión del portal
Flujo alternativo: Si tu portal envía correos de confirmación de cita, revisa tu email y usa la función de detección automática de eventos de tu app de correo (Gmail y Outlook a menudo detectan citas automáticamente).
Guía completa con todas las soluciones y detalles más abajo ↓
Por Qué Fallan los Portales: Los Problemas Principales
Los portales de pacientes fallan porque son diseñados por personas que no los usan, para objetivos que no priorizan las necesidades reales de los pacientes.
Diseñados para Cumplimiento, No para Usuarios
La mayoría de los portales son diseñados por departamentos de TI enfocados en integración de sistemas, cumplimiento regulatorio y seguridad de datos. Estos son objetivos importantes, pero no crean buenas experiencias de usuario. El resultado son sistemas optimizados para requerimientos de backend con interfaces que asumen que los usuarios tienen amplia alfabetización en salud y tecnología.
Los portales están diseñados para los flujos de trabajo de los proveedores, no las necesidades de los pacientes. Las categorías y la navegación reflejan cómo los sistemas de salud organizan información internamente, no cómo los pacientes piensan sobre su salud. No piensas "Necesito acceder a mis notas del encuentro". Piensas "¿Qué dijo el doctor en mi última cita?" Pero el portal te hace navegar a través de "Registros Médicos" → "Historia de Encuentros" → "Resumen de Visita" → "Notas Clínicas" para encontrar esa información.
El diseño de portales asume un paciente, un proveedor, necesidades de salud simples. Los pacientes reales ven múltiples proveedores a través de diferentes sistemas de salud, manejan condiciones crónicas complejas, coordinan cuidado para miembros de familia y necesitan integrar información de salud en sus vidas diarias. Los portales no están diseñados para esta realidad.
La Pesadilla de la Autenticación
La experiencia del portal de pacientes usualmente comienza—y a menudo termina—con problemas de inicio de sesión.
Los sistemas de salud están legítimamente preocupados por la seguridad. La información de salud protegida requiere medidas de seguridad fuertes. Pero el resultado son sistemas de autenticación que priorizan la seguridad sobre la usabilidad hasta el punto donde los pacientes no pueden acceder a su propia información.
Tienes diferentes credenciales de inicio de sesión para cada sistema de salud. El portal de tu consultorio de atención primaria. Un portal diferente para tu especialista. Otro portal más para el sistema hospitalario. Un cuarto portal para tus laboratorios. Cada uno con diferentes requisitos de nombre de usuario y contraseña. El portal de tu atención primaria requiere contraseñas de 12 caracteres con caracteres especiales. El portal de tu especialista exige que las contraseñas se cambien cada 90 días. El portal del hospital bloquea cuentas después de tres intentos fallidos de inicio de sesión.
La mayoría de la gente no puede recordar cinco contraseñas complejas diferentes que cada una sigue reglas diferentes. Entonces las escriben, usan administradores de contraseñas o restablecen contraseñas constantemente—todo creando vulnerabilidades de seguridad o problemas de usabilidad.
El Desastre de la Arquitectura de Información
Una vez que has iniciado sesión, encontrar cualquier cosa es un ejercicio de frustración.
La arquitectura de información del portal parece diseñada para ocultar información en lugar de revelarla. Los detalles importantes están enterrados bajo múltiples menús. La terminología de navegación es inconsistente o poco clara. La información relacionada está dispersa a través de diferentes secciones.
¿Buscas próximas citas? Podrían estar bajo "Citas", "Agenda", "Visitas", "Calendario" o "Mantenimiento de Salud". Depende de qué proveedor construyó tu portal en particular y cómo tu sistema de salud lo personalizó.
Los resultados de pruebas pueden estar bajo "Resultados", "Resultados de Laboratorio", "Resultados de Pruebas", "Datos de Salud" o "Registros Médicos". A veces los resultados actuales están en un lugar y los resultados históricos están en otro.
Incluso cuando encuentras la sección correcta, la presentación a menudo es terrible. Los resultados se muestran sin explicación de lo que significan. Las listas de medicamentos muestran nombres químicos sin marcas que los pacientes reconozcan. Las listas de citas mezclan citas pasadas, actuales y futuras de maneras confusas.
El Problema de Exportación de Calendario
Una de las limitaciones más frustrantes del portal es la incapacidad de exportar citas a calendarios externos. Puedes ver tus citas en el portal—si recuerdas iniciar sesión y verificar—pero no puedes agregarlas al calendario que realmente usas.
Muchos portales no ofrecen exportación de calendario en absoluto. Otros la ofrecen pero la hacen tan complicada que pocos pacientes la descubren. Algunos sistemas envían confirmaciones de citas por correo pero las formatean de maneras que no se integran con apps de calendario.
El resultado es que tienes que transferir manualmente la información de las citas del portal a tu calendario real. Esto consume tiempo, es propenso a errores y anula el propósito de tener información disponible digitalmente.
Los sistemas de salud no priorizan la integración de calendario porque no es requerida para cumplimiento regulatorio y no beneficia directamente a los proveedores. Tu capacidad de realmente gestionar citas usando las herramientas que ya usas no es su preocupación.
El Fracaso de la Experiencia Móvil
La mayoría del uso de portales de pacientes sucede en dispositivos móviles. La gente revisa su información de salud en teléfonos, no en computadoras. Sin embargo, las experiencias móviles de portales a menudo son peores que las versiones de escritorio.
Muchos portales no tienen apps móviles dedicadas, requiriendo que los usuarios accedan sitios web de escritorio torpes en pantallas pequeñas de teléfono. Texto diminuto, botones microscópicos, desplazamiento horizontal e interfaces que asumen entrada de mouse crean frustración.
Los portales que sí tienen apps móviles a menudo tienen funcionalidad limitada comparada con el sitio web completo. Quizás puedes ver resultados de pruebas pero no programar citas. Tal vez puedes enviar mensajes a proveedores pero no acceder a registros médicos. La app móvil tiene información diferente que el sitio web, entonces necesitas ambos.
La Brecha Digital Generacional
Los portales de pacientes crean una brecha digital generacional. Los pacientes más jóvenes podrían abrirse paso a través de la complejidad del portal, pero los pacientes mayores—que tienen más necesidades de salud—luchan significativamente.
Los portales asumen comodidad con: objetivos táctiles pequeños y clics precisos, navegar menús anidados e información jerárquica, entender terminología médica, gestionar múltiples contraseñas e inicios de sesión, y resolver problemas técnicos de forma independiente.
Muchos pacientes mayores no tienen ninguna de estas capacidades. No pueden ver texto pequeño. Tienen problemas con clics precisos debido a artritis o temblores. No entienden la terminología. Olvidan contraseñas constantemente. Cuando algo sale mal, no saben cómo arreglarlo.
Los sistemas de salud responden a esta brecha de usabilidad sugiriendo que los miembros de familia ayuden a los pacientes mayores a usar portales. Esto traslada la carga de usabilidad a los cuidadores familiares en lugar de arreglar los problemas reales de diseño.
Soluciones Prácticas que Realmente Funcionan
Ya que no podemos arreglar los portales de pacientes, necesitamos estrategias para trabajar alrededor de sus limitaciones. Esta sección cubre soluciones universales que funcionan para cualquiera.
Solución 1: Domina la Gestión de Contraseñas
El Problema: Múltiples contraseñas de portal que no puedes recordar.
La Solución: Usa un administrador de contraseñas para almacenar todas las credenciales del portal en una ubicación segura y encriptada.
Cómo implementar:
- Elige un administrador de contraseñas confiable (1Password, Bitwarden, LastPass, Dashlane)
- Almacena todas las credenciales de inicio de sesión del portal con nombres descriptivos ("Portal Dr. Smith", "MyChart del Hospital")
- Habilita inicio de sesión biométrico (huella digital o ID facial) en portales que lo soporten
- Mantén una lista de respaldo en papel de URLs de portales y nombres de usuario (no contraseñas) almacenada de forma segura sin conexión
Por qué funciona: Solo necesitas recordar una contraseña maestra. El administrador de contraseñas maneja el resto.
Nota: Algunos portales médicos tienen limitaciones técnicas que complican el uso del administrador de contraseñas—bloqueando el auto-llenado, requiriendo cambios frecuentes de contraseña que rompen las contraseñas guardadas, o implementando medidas de seguridad que entran en conflicto con administradores de contraseñas. Si tu portal no funciona bien con administradores de contraseñas, crea manualmente contraseñas únicas fuertes y almacénalas en el campo de notas de tu administrador de contraseñas en lugar de depender del auto-llenado.
Solución 2: Crea Hojas de Trucos de Navegación del Portal
El Problema: Nunca puedes recordar dónde está escondida la información en cada portal.
La Solución: Documenta dónde vive la información común en cada portal.
Cómo implementar:
- Cuando encuentres exitosamente algo, toma una captura de la ruta de navegación
- Crea una nota simple: "Las citas están bajo 'Historia de Visitas' luego 'Visitas Programadas'"
- Mantén estas hojas de trucos en las notas de tu administrador de contraseñas o un documento dedicado
- Actualiza cuando las interfaces del portal cambien
Por qué funciona: La próxima vez que necesites esa información, tienes documentación de referencia en lugar de hacer clic sin rumbo.
Solución 3: Usa las Funciones de Búsqueda del Portal
El Problema: Los menús de navegación no tienen sentido.
La Solución: Evita la navegación buscando directamente.
Cómo implementar:
- Busca cajas de búsqueda en portales (a menudo en el encabezado o barra lateral)
- Busca nombres de proveedores, fechas o términos específicos en lugar de navegar menús
- Usa búsqueda para información histórica en lugar de tratar de recordar dónde viven los archivos
Por qué funciona: La búsqueda a menudo es más rápida que la navegación cuando sabes lo que estás buscando.
Solución 4: Programa Revisiones Regulares del Portal
El Problema: Olvidas revisar portales para nueva información.
La Solución: Crea una rutina programada para revisiones del portal.
Cómo implementar:
- Elige un día/hora específico cada semana (ej., domingo en la noche a las 7pm)
- Revisa todos los portales sistemáticamente para nuevas citas, resultados de pruebas, mensajes
- Procesa cualquier nueva información durante este tiempo dedicado
- Agrega a tu calendario como un evento recurrente con recordatorio
Por qué funciona: La rutina previene perder información importante mientras evitas estar revisando el portal constantemente.
El Método de Captura de Pantalla: Solución Universal para el Portal
Las capturas de pantalla son la solución más poderosa para la terrible usabilidad de los portales. Cuando accedes exitosamente a la información, toma una captura de pantalla inmediatamente. Esto crea una copia local que no requiere inicio de sesión del portal para ver.
Por Qué las Capturas de Pantalla Funcionan Cuando los Portales Fallan
Los portales de pacientes son sistemas cerrados diseñados para mantener información dentro del ecosistema del portal. Los sistemas de salud quieren que inicies sesión regularmente, veas información a través de su interfaz, en sus términos.
Las capturas de pantalla rompen este control. La información, una vez capturada como imagen, existe independientemente del portal. No necesitas iniciar sesión de nuevo para verla. No necesitas conectividad a internet. No necesitas que el portal esté funcionando. La información es tuya, permanentemente, en un formato que funciona en todas partes.
Las capturas de pantalla son agnósticas de plataforma. Funcionan en iPhone, Android, Windows, Mac, tablets—cualquier cosa con pantalla puede capturar capturas de pantalla. Funciona con cualquier portal sin importar qué tan terrible sea su diseño. Funciona para usuarios de cualquier nivel de habilidad técnica.
Cómo Tomar Capturas de Pantalla
En iPhone: Presiona el botón lateral y el botón de subir volumen simultáneamente. La pantalla parpadea y la captura aparece en la esquina.
En Android: Presiona el botón de encendido y el botón de bajar volumen simultáneamente (varía ligeramente según el fabricante).
En Windows: Presiona tecla Windows + Shift + S para activar la Herramienta de Recortes, permitiéndote seleccionar exactamente qué capturar.
En Mac: Presiona Command + Shift + 4 y arrastra para seleccionar un área. Las capturas se guardan en tu escritorio por defecto.
Para padres mayores u otros incómodos con atajos de teclado, enseñarles el método del teléfono (presionar dos botones simultáneamente) usualmente es más fácil.
Qué Capturar de los Portales de Pacientes
No toda la información del portal necesita ser capturada. Enfócate en capturar información a la que necesitarás acceder fuera del portal.
Siempre captura:
- Próximas citas (fecha, hora, proveedor, ubicación, instrucciones de preparación)
- Confirmaciones de citas después de programar
- Resultados de pruebas (con rangos de referencia y cualquier nota del proveedor)
- Nuevas recetas de medicamentos (nombres, dosis, instrucciones)
- Referencias a especialistas (nombre del proveedor, información de contacto, números de autorización)
- Instrucciones para procedimientos o preparaciones
Usualmente captura:
- Información de contacto del proveedor
- Detalles de seguro y facturación (especialmente antes de citas)
- Resúmenes de visitas de citas importantes
- Planes de cuidado o protocolos de tratamiento
Rara vez necesitas capturar:
- Información histórica ya almacenada en otro lugar
- Páginas rutinarias de navegación del portal
- Información general de salud o materiales educativos
Organizando Capturas de Pantalla para Máxima Utilidad
Las capturas de pantalla solo son útiles si puedes encontrarlas cuando las necesitas. Sin organización, se convierten en desorden digital.
Crea álbumes o carpetas dedicados para capturas de salud:
- En teléfonos: Crea álbumes de fotos nombrados para cada miembro de familia ("Citas de Papá", "Resultados de Pruebas")
- En computadoras: Crea carpetas para capturas de salud separadas de otras imágenes
Nombra las capturas descriptivamente inmediatamente después de tomarlas:
- "Papá Cita Cardiología 3-15" es mucho más fácil de encontrar que "Screenshot_20250315_093147.png"
- La mayoría de los dispositivos permiten editar nombres de imágenes o agregar leyendas
Elimina capturas antiguas regularmente:
- La confirmación de cita del mes pasado ya no es útil una vez que la cita sucedió
- Mantén las bibliotecas de capturas actuales para prevenir desorden abrumador
Para información a largo plazo: Transfiérela a un sistema más permanente. Captura la lista de medicamentos, luego crea un documento apropiado con esa información. La captura fue el método de extracción; el documento es el archivo.
Procesando Información de Capturas de Pantalla
Las capturas de pantalla capturan información, pero usualmente necesitas hacer algo con esa información—agregar una cita a un calendario, compartir detalles con familia, registrar información en tu sistema de seguimiento.
Desarrolla una rutina de procesamiento consistente. Cuando captures una cita:
- Inmediatamente agrégala a tu calendario con todos los detalles relevantes
- Compártela con cualquiera que necesite saberlo (coordinadores de transporte, otros miembros de familia)
- Agrega cualquier recordatorio de preparación a tu sistema de tareas
- Archiva la captura en la carpeta apropiada
Procesar inmediatamente mientras la información está fresca previene que las capturas se acumulen en un atraso abrumador. La captura es un método de captura, no un sistema de almacenamiento.
La Calidad de la Captura de Pantalla Importa
Las capturas borrosas o parciales que no capturan toda la información necesaria son inútiles.
Asegúrate de que tu captura incluya:
- Todas las fechas y horas relevantes
- Nombres completos de proveedores y ubicaciones
- Cualquier número de confirmación o código de referencia
- Instrucciones de preparación si se muestran
- Suficiente contexto para entender la información después
Toma múltiples capturas si la información abarca múltiples pantallas. Captura la hora de la cita, luego desplázate y captura los detalles de ubicación, luego captura las instrucciones de preparación. Tres capturas claras superan una que intenta encajar todo y corta detalles importantes.
Verifica la claridad de la captura antes de cerrar el portal. Amplía la imagen para verificar que el texto sea legible. Si está borrosa, vuelve a tomarla.
Compartiendo Capturas de Pantalla de Forma Segura
Las capturas de pantalla a menudo contienen información de salud sensible. Compártelas reflexivamente.
Al enviar capturas por mensaje de texto:
- Usa apps de mensajería encriptadas cuando sea posible (Signal, WhatsApp, iMessage entre iPhones)
- El SMS estándar no está encriptado
- Elimina capturas compartidas después de que ya no sean necesarias
Ten cuidado sobre qué capturas se comparten con quién:
- La captura mostrando hora y ubicación de la cita puede compartirse ampliamente
- La captura con resultados de pruebas o diagnósticos debe compartirse mucho más selectivamente
- Nunca publiques capturas relacionadas con salud en redes sociales
Entender cómo compartir información de citas de forma segura aplica igualmente a capturas de pantalla y otros métodos de coordinación.
Enseñando a Otros el Método de Captura de Pantalla
Si estás ayudando a padres mayores u otros con portales de pacientes, enseñar el método de captura de pantalla les da una herramienta para capturar información sin entender funciones de exportación del portal.
Demuestra en su dispositivo con su portal real:
- Muéstrales exactamente qué botones presionar
- Muestra dónde aparece la captura
- Muestra cómo encontrarla después
- Practica varias veces con supervisión
Crea instrucciones escritas o pictóricas simples que puedan referenciar: "Presiona estos dos botones juntos" con flechas apuntando a los botones.
Comienza con capturas de bajo riesgo (páginas generales del portal) antes de pasar a información importante. Esto construye confianza con la mecánica antes de la presión de capturar detalles críticos.
Soluciones de Exportación de Calendario: Poniendo las Citas Donde las Necesitas
El portal muestra tus citas, pero las necesitas en tu calendario real. Aquí hay ocho soluciones para este problema fundamental.
Solución 1: El Método de Entrada Manual
Mejor para: Personas con pocas citas que prefieren control directo.
Cómo funciona:
- Cuando programes una cita a través del portal, abre inmediatamente tu app de calendario
- Crea un nuevo evento con todos los detalles: fecha, hora, nombre del proveedor, dirección de ubicación, instrucciones especiales, número de confirmación
- Configura múltiples recordatorios (semana antes, día antes, mañana del día, hora antes)
- Agrega a cualquier calendario familiar compartido que necesite visibilidad
Consejos profesionales para hacer la entrada manual menos dolorosa:
- Mantén tu calendario abierto en otra pestaña del navegador mientras usas el portal
- Usa atajos de teclado para crear nuevos eventos de calendario
- Crea plantillas de citas si tu calendario las soporta
- Procesa las citas inmediatamente en lugar de planear hacerlo después
Costo de tiempo: 3-5 minutos por cita
Confiabilidad: Alta (si eres cuidadoso durante la entrada)
Solución 2: El Flujo de Captura-a-Calendario
Mejor para: Personas que quieren referencia visual mientras ingresan detalles del calendario.
Cómo funciona:
- Toma una captura de la confirmación de cita con todos los detalles visibles
- Cambia inmediatamente a tu app de calendario
- Crea un nuevo evento usando información de la captura
- Referencia la captura en lugar de mantener el portal abierto
Ventajas sobre la entrada manual pura:
- Puedes procesar la captura en cualquier momento, no solo cuando estés conectado al portal
- La captura es un registro permanente que puedes referenciar si surgen preguntas después
- Si estás ayudando a padres mayores, ellos pueden capturar y enviarte para entrada de calendario
Rutina de procesamiento:
- Crea un bloque de tiempo dedicado para procesar capturas a calendario
- Tal vez el domingo en la noche proceses todas las citas nuevas de la semana de capturas que miembros de familia enviaron
Solución 3: Procesamiento de Confirmación por Correo
Mejor para: Portales que envían correos de confirmación de citas.
Cómo funciona:
- Verifica si tu portal envía correos de confirmación de citas
- Configura reglas de correo para asegurar que no se pierdan en carpetas de spam o promociones
- Usa la detección automática de eventos del calendario del sistema de correo (Gmail, Outlook a menudo detectan información de eventos)
- Si la detección automática no funciona, copia/pega manualmente detalles del correo al calendario
Beneficios adicionales:
- Las confirmaciones por correo son más fáciles de referenciar que inicios de sesión del portal
- Puedes reenviar confirmación a tu dirección de correo del calendario (si tu calendario soporta importación por correo)
- Mantén el correo hasta que la cita suceda como respaldo a la entrada del calendario
Cómo habilitar: Verifica la configuración de notificaciones del portal y habilita alertas de correo para citas.
Solución 4: El Método de Creación de Archivos ICS
Mejor para: Usuarios técnicamente hábiles coordinando citas para otros.
Qué son los archivos ICS: Formato de calendario estándar que funciona con virtualmente todas las aplicaciones de calendario.
Cómo funciona (básico):
- Crea un archivo de texto con formato ICS:
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SUMMARY:Cita con Doctor
LOCATION:123 Plaza Médica
DESCRIPTION:Revisión anual con Dr. Smith
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- Guarda con extensión .ics
- Abre en cualquier app de calendario para importar
Cómo funciona (práctico):
- Usa herramientas en línea que generan archivos ICS de información de citas
- Estas herramientas te permiten ingresar detalles de eventos y descargar archivos ICS
Cuándo brilla esto: Crear un archivo ICS conteniendo todas las próximas citas de alguien y enviárselo. Lo abren, y todas las citas se importan a su calendario a la vez. Mucho más eficiente que hacer que agreguen cinco citas manualmente.
Solución 5: El Método de Herramienta de Extracción de Citas
Mejor para: Personas con muchas citas que quieren automatización.
Cómo funciona:
- Toma una captura de pantalla de la cita del portal
- Sube a herramienta de extracción (basada en IA)
- La herramienta identifica automáticamente fecha, hora, proveedor, ubicación
- La herramienta genera archivo de calendario
- Importa a tu calendario
Flujo de trabajo aún más fluido:
- Captura de pantalla → extracción automática → integración directa al calendario
Ventajas:
- Combina simplicidad de capturas (cualquiera puede hacerlo, funciona con cualquier portal)
- Con conveniencia de integración apropiada al calendario (información formateada apropiadamente)
- El reconocimiento de imagen por IA es cada vez más preciso
Solución 6: El Sistema de Calendario Paralelo
Mejor para: Personas que quieren separación entre eventos médicos y otros.
Cómo funciona:
- Crea un calendario dedicado específicamente para citas de salud (Google Calendar, Apple Calendar, etc.)
- Cuando las citas se programen en el portal, inmediatamente agrégalas a este calendario de salud dedicado
- El calendario de salud se muestra junto a tu calendario principal en cualquier app de calendario que uses
Ventajas:
- Separación entre información médica y otros eventos de calendario (beneficio de privacidad)
- Los miembros de familia pueden suscribirse al calendario de salud sin acceder a tu calendario principal
- Las citas médicas se mantienen organizadas por separado
Desventaja: Mantener dos calendarios requiere disciplina. Si olvidas agregar algo al calendario de salud, no es visible en tu vista de calendario principal.
Solución 7: Herramientas de Integración de Portal de Terceros
Mejor para: Usuarios avanzados con prácticas de seguridad fuertes gestionando muchas citas.
Cómo funciona:
- Apps de agregación de salud de terceros se conectan a portales de pacientes
- Inician sesión en tu portal, extraen datos de citas y los sincronizan a calendarios externos
ADVERTENCIAS IMPORTANTES:
- Estás dando a una app de terceros tus credenciales de inicio de sesión del portal—un riesgo de seguridad
- La app debe soportar tu sistema de portal específico (muchas no lo hacen)
- El "raspado de pantalla" del portal se rompe cuando los portales cambian su interfaz
- Los sistemas de salud pueden bloquear cuentas que usan herramientas de automatización
Si vas por esta ruta:
- Investiga las prácticas de seguridad de la app extensivamente
- Busca apps que cumplan con HIPAA
- Tengan buenos historiales de seguridad
- Entiende los riesgos de compartir credenciales de inicio de sesión
Para la mayoría de la gente: Los riesgos de seguridad superan la conveniencia a menos que estés gestionando muchas citas y absolutamente no puedas manejar métodos manuales.
Solución 8: El Sistema Híbrido Papel-Digital
Mejor para: Personas menos cómodas con tecnología que revisan calendarios de papel confiablemente.
Cómo funciona:
- Cuando una cita se programa en el portal, escríbela en un calendario de papel, calendario de escritorio o agenda
- Mantén el calendario de papel en una ubicación prominente que revises diariamente
- Transfiere citas del calendario de papel al calendario digital semanalmente o según sea necesario
Por qué esto funciona:
- El calendario de papel se convierte en el sistema confiable en el que confías
- Los calendarios digitales sirven como respaldo o para compartir con otros
- Proporciona redundancia: si olvidas ingresar digitalmente, aún está en papel; si el papel se pierde, tienes respaldo digital
Esto parece al revés (¿no se supone que lo digital reemplace al papel?) pero para personas que revisan calendarios de papel confiablemente y olvidan revisar los digitales, papel como primario tiene sentido.
Haciendo Cualquier Método Sostenible
Cualquier solución que elijas debe ser sostenible a largo plazo. Un método que requiere consistencia perfecta eventualmente fallará.
Incorpora la entrada de calendario en tu rutina de programación de citas:
- No programes una cita y planees ingresarla después
- Hazlo inmediatamente mientras la información está fresca y el portal está abierto
Crea sistemas de respaldo para cuando tu método primario falle:
- Tal vez usualmente ingresas citas digitalmente, pero también las escribes en un calendario de pared como respaldo
- Captura todo incluso cuando lo hayas ingresado manualmente, proporcionando redundancia
Revisa tu calendario semanalmente contra información del portal:
- Esta revisión integral identifica cualquier cita que no llegó del portal al calendario
Configura sistemas de recordatorio independientes de entradas de calendario:
- Obtén recordatorios de texto del consultorio del proveedor aunque tengas recordatorios de calendario
- Los recordatorios redundantes previenen citas perdidas
Soluciones para Cuidadores: Ayudando a Padres Mayores
Si tu padre no puede usar su portal de pacientes, no estás solo. Los estudios muestran que los adultos mayores, especialmente aquellos mayores de 75 años, luchan significativamente con herramientas digitales de salud. Pero los sistemas de salud cada vez más empujan todo—programación de citas, resultados de pruebas, renovación de recetas, facturación—dentro de estos portales, dejando atrás a usuarios no técnicos.
Esta sección cubre estrategias especializadas para cuidadores gestionando acceso al portal para padres mayores.
Entendiendo Por Qué los Portales Fallan a los Adultos Mayores
Antes de sumergirnos en soluciones, entiende que esto no se trata de ser "malo con las computadoras"—se trata de fallas fundamentales de diseño.
Las condiciones relacionadas con la edad complican los desafíos del portal:
- La artritis hace que escribir sea difícil
- La visión en declive hace que el texto pequeño sea ilegible
- El deterioro cognitivo leve hace que los procesos de múltiples pasos sean confusos
- La ansiedad sobre "romper algo" previene la exploración
- Los problemas de memoria hacen que la gestión de contraseñas sea imposible
Los sistemas de salud saben que sus portales son problemáticos, pero arreglarlos es una prioridad baja comparada con otras demandas. Mientras tanto, tu padre aún necesita programar citas, ver resultados de pruebas y gestionar su cuidado.
Solución de Cuidador 1: La Estrategia de Acceso Proxy
Qué es: Muchos portales de pacientes ofrecen "acceso proxy" o "acceso de cuidador"—la capacidad de que alguien más inicie sesión en la cuenta de un paciente en su nombre.
Esto es diferente de iniciar sesión con la contraseña de tu padre (lo que técnicamente viola la mayoría de los términos de servicio). El acceso proxy te da tus propias credenciales vinculadas a su cuenta.
Cómo configurarlo:
- Tu padre visita el consultorio o sitio web de su proveedor
- Completa un formulario de acceso proxy designándote como autorizado
- Ambos proporcionan identificación
- El personal del consultorio activa tu acceso en el sistema del portal
Una vez configurado: Puedes iniciar sesión en el portal usando tu propio nombre de usuario y contraseña para ver la información de tu padre. Puedes programar citas, leer resultados de pruebas, enviar mensajes a proveedores y manejar la mayoría de las tareas como si fueras tu padre.
Ventajas:
- Acceso integral sin requerir que tu padre haga nada técnico
- Acceso legal con autorización apropiada
- Tus propias credenciales (no compartir contraseñas)
Desventajas:
- Configurar acceso proxy a menudo requiere navegar burocracia
- No todos los sistemas de portal lo soportan apropiadamente
- Algunos sistemas de salud limitan lo que los proxies pueden ver (podrían permitir programación de citas pero ocultar resultados de pruebas)
Importante: Entiende estas limitaciones antes de asumir que el acceso proxy lo soluciona todo. Para más sobre consideraciones de privacidad al gestionar el cuidado de salud de tu padre, ve nuestra guía detallada.
Solución de Cuidador 2: El Flujo de Capturas de Pantalla Familiar
Cómo funciona:
- El padre mayor captura información del portal en su dispositivo (o tú la capturas mientras lo ayudas)
- El padre te envía la captura por mensaje de texto o correo
- Extraes los detalles de la cita y agregas al calendario compartido
- Archivas la captura en la carpeta apropiada para referencia
- Eliminas el hilo de mensajes una vez procesado para evitar desorden
Este flujo lleva información de su dispositivo a tu sistema de coordinación sin requerir acceso al portal para múltiples personas o procedimientos técnicos complejos.
Para coordinación: Ya sea que estés gestionando las citas de tu padre mayor o coordinando múltiples visitas familiares, este flujo agiliza la transferencia de información.
Solución de Cuidador 3: La Estrategia de Llamada Telefónica
La realidad: Los portales de pacientes no han eliminado las llamadas telefónicas—solo han hecho que los consultorios pretendan que sí. Detrás de cada mensaje "por favor usa el portal" hay un número de teléfono para personas que no pueden o no usarán tecnología.
Cuando tu padre necesita algo de su portal, llama al consultorio directamente.
Qué decir: "Mi madre tiene 82 años y no puede usar la computadora. ¿Pueden ayudarnos por teléfono?"
La mayoría de los consultorios médicos acomodarán esta solicitud porque saben que muchos pacientes mayores no pueden usar portales. El personal puede sonar frustrado—están lidiando con consultorios con poco personal y demandas abrumadoras de pacientes—pero usualmente ayudarán.
Usa llamadas telefónicas para:
- Programar o confirmar citas
- Solicitar renovación de recetas
- Hacer preguntas sobre resultados de pruebas
- Resolver problemas de facturación
- Obtener copias de registros médicos
Consejos profesionales:
- Programa estas llamadas cuando tengas paciencia y no estés apurado
- Las horas de la mañana típicamente tienen tiempos de espera más cortos
- Crea una lista de todos los números de teléfono relacionados con el portal para los proveedores de salud de tu padre
- Mantén esta lista donde tanto tú como tu padre puedan acceder a ella
- Incluye cualquier número de extensión u opción de menú que acelere llegar a la persona correcta
Solución de Cuidador 4: La Estrategia de Reenvío de Correo
Cómo funciona: Si tu padre revisa correo más cómodamente que navega portales, configura reenvío automático.
Implementación:
- Haz que tu padre (o ayúdalo a) cree una regla de correo que reenvíe todos los mensajes de sus proveedores de salud a ti
- Esto te da notificaciones en tiempo real sobre cualquier cosa importante sucediendo en su portal sin requerir que inicie sesión
La configuración técnica varía según el servicio de correo, pero típicamente involucra:
- Identificar direcciones de remitente de sistemas de salud
- Crear una regla de reenvío para esas direcciones
- Probar para asegurar que los reenvíos funcionen correctamente
Particularmente efectivo para confirmaciones de citas: Cuando el portal envía correos "Tu cita está programada para...", recibes una copia inmediatamente. Entonces puedes agregar la cita a tu sistema de calendario compartido sin que tu padre necesite navegar el portal.
Ten en cuenta: Los correos reenviados pueden no incluir información completa. Podrían decir "Tienes un nuevo resultado de prueba" sin mostrar el resultado real. Aún necesitarás acceso al portal para detalles, pero al menos sabes que algo requiere atención.
Solución de Cuidador 5: La Estrategia de Acceso Simplificado
Si tu padre absolutamente debe usar el portal ocasionalmente, simplifica el acceso tanto como sea posible.
Técnicas de simplificación:
- Guarda la página de inicio de sesión como marcador en su computadora o teléfono con un nombre obvio como "INICIO SESIÓN DOCTOR"
- Almacena su nombre de usuario y contraseña en el administrador de contraseñas de su navegador para que no tenga que recordarlos o escribirlos
- Crea instrucciones paso a paso con capturas de pantalla para tareas comunes
- Configura su dispositivo para mostrar texto más grande e interfaces más simples
- Crea una tarjeta laminada con instrucciones de inicio de sesión y mantenla junto a la computadora
- Graba tutoriales en video mostrando exactamente cómo iniciar sesión y encontrar citas
Prueba tu estrategia de acceso simplificado mientras estás con tu padre:
- Obsérvalos pasar por el proceso para identificar dónde se confunden o atascan
- Arregla esos problemas antes de irte
Recuerda: El acceso simplificado no significa que tu padre de repente amará usar el portal. Solo significa que podría ser capaz de manejarlo ocasionalmente cuando sea necesario.
Solución de Cuidador 6: La Estrategia de Revisión Regular
Si ninguna de las soluciones anteriores funciona perfectamente, crea un sistema programado donde manejes las tareas del portal para tu padre regularmente.
Cómo implementar:
- Configura una cita semanal o quincenal donde llames a tu padre
- Revisen su portal juntos por teléfono o videollamada
- Durante estas revisiones, inicia sesión en su portal (usando tu acceso proxy o sus credenciales)
- Revisa:
- Próximas citas
- Nuevos resultados de pruebas
- Mensajes sin leer de proveedores
- Necesidades de renovación de recetas
Este enfoque programado previene que elementos importantes se pierdan mientras no requiere que tu padre maneje tareas del portal independientemente. Saben que cada martes a las 10am, revisarán su portal juntos y manejarán cualquier cosa importante.
Crea una lista de verificación de elementos a revisar durante cada revisión. Esto asegura que no olvides revisar algo importante y hace que el proceso sea más rápido y eficiente.
Solución de Cuidador 7: La Estrategia de Papel
Algunos sistemas de salud todavía ofrecen alternativas de papel al acceso al portal.
Pregunta a los proveedores de tu padre si pueden:
- Enviar confirmaciones de citas por correo
- Enviar copias en papel de resultados de pruebas
- Proporcionar formularios de solicitud de renovación de recetas
- Enviar estados de cuenta de facturación por correo
No todos los consultorios acomodan solicitudes de papel ya, pero algunos lo harán, especialmente para pacientes mayores. Puede haber tarifas por copias en papel o envío por correo, pero si significa que tu padre puede realmente acceder a su información de salud, vale la pena.
Mantén todos los documentos de salud en papel en una ubicación organizada:
- Un archivador o sistema de carpetas que haga fácil encontrar información
- Crea secciones para citas, resultados de pruebas, medicamentos y facturación
Combina con otras soluciones: Tal vez obtienes confirmaciones de citas en papel enviadas a tu casa, luego las agregas a un calendario digital compartido. O tu padre recibe resultados de pruebas en papel pero los fotografías y almacenas copias digitales.
Manejando Resistencia de Proveedores de Salud
Algunos consultorios médicos empujan fuertemente el uso del portal y resisten alternativas. Podrías escuchar:
- "Solo nos comunicamos a través del portal ahora"
- "Necesitas programar citas en línea"
- "Todos los resultados de pruebas son solo del portal"
Cómo responder: Aboga por tu padre de forma educada pero firme: "Mi madre tiene 83 años y no puede usar computadoras. La ley federal requiere que proporcionen acceso alternativo a registros médicos. ¿Cómo podemos lograr esto?"
Conoce tus derechos: El Americans with Disabilities Act y otras regulaciones requieren que los proveedores de salud acomoden a pacientes que no pueden usar herramientas digitales. Si un consultorio se niega a trabajar contigo, documenta la negativa y considera presentar una queja con su defensor del paciente o administración.
Revisión de realidad: La mayoría de los consultorios acomodarán solicitudes razonables una vez que expliques la situación. La resistencia inicial a menudo viene del personal de recepción siguiendo scripts estándar. Pide hablar con un supervisor o gerente de servicios al paciente si encuentras resistencia.
Cuando el Acceso Proxy No Es Suficiente
Incluso con acceso proxy al portal de tu padre, podrías luchar con la interfaz. Los problemas de diseño del portal afectan a todos, no solo a usuarios mayores.
Frustraciones comunes de acceso proxy:
- Portales que ocultan información detrás de múltiples menús
- Terminología confusa para conceptos simples
- Incapacidad de ver múltiples citas a la vez
- Sin manera de exportar información a calendarios externos
- Portales separados para cada sistema de salud que usa tu padre
Cuando el acceso proxy no resuelve tus problemas, combínalo con otras soluciones:
- Usa tu acceso proxy para obtener información del portal
- Luego gestiona esa información usando mejores herramientas
- Captura detalles de citas y extráelos a un calendario apropiado
- Copia resultados de pruebas en un documento con formato más claro
- Extrae información de contacto del proveedor a una lista simple
Recuerda: El portal es solo una fuente de información. No tienes que usarlo como tu sistema de gestión.
Creando un Sistema de Cuidador Sostenible
La mejor solución es la que realmente mantendrás seis meses después. Elige estrategias que se ajusten a tu horario, habilidades técnicas y relación con tu padre.
Si vives cerca y ves a tu padre semanalmente:
- Las estrategias prácticas como revisiones regulares o gestionar su portal durante visitas funcionan bien
Si vives lejos:
- Las estrategias remotas como reenvío de correo o gestión basada en teléfono tienen más sentido
Involucra a otros miembros de familia o cuidadores en tu sistema de solución:
- Si tu hermano visita a tu padre en diferentes días, enséñale tu proceso de capturas
- Si un ayudante de salud en casa ayuda a tu padre, muéstrale cómo acceder al calendario compartido
Documenta tu sistema de solución para que no sea solo conocimiento en tu cabeza:
- Crea una guía simple explicando cómo manejas problemas del portal para tu padre
- Esto ayuda cuando estás viajando, enfermo o necesitas que alguien más tome el relevo temporalmente
Cuando Múltiples Portales Complican Todo
El problema de exportación de calendario se multiplica cuando usas múltiples portales de pacientes. Cada portal muestra algunas citas, tu calendario necesita mostrar todas las citas.
Crea una rutina consolidada de entrada de calendario que funcione a través de todos los portales:
- Tal vez el domingo en la noche revises cada portal y proceses cualquier cita nueva a tu calendario
- Una rutina semanal atrapa citas programadas en varios portales a lo largo de la semana
Codifica por color las entradas de calendario por proveedor o miembro de familia:
- Esta organización visual ayuda cuando gestionas citas de múltiples portales
Usa el campo de ubicación de entrada de calendario para notar de qué portal vino la cita:
- Cuando surjan preguntas después, sabes qué portal revisar
El Panorama General
Los portales de pacientes que excluyen usuarios son un problema de equidad en salud. Cuando la gente no puede acceder a sus resultados de pruebas, programar citas o comunicarse con proveedores porque la tecnología es demasiado compleja, eso no es un fallo personal—es un fallo del sistema.
Mientras esperamos que los sistemas de salud diseñen portales más accesibles, estas soluciones te ayudan a gestionar tu cuidado a pesar de barreras tecnológicas.
Recuerda: Tu objetivo no es uso perfecto del portal. Es asegurar que tú (o tus seres queridos) reciban cuidado de salud apropiado, se mantengan informados sobre condiciones y asistan a citas necesarias. Como sea que logres estos objetivos está bien.
Abogando por Mejores Portales:
- Cuando los portales te frustren, dilo a tus proveedores
- Menciona problemas del portal durante citas
- Completa encuestas de satisfacción del paciente honestamente
- Contacta departamentos de relaciones con pacientes con retroalimentación específica
Los sistemas de salud necesitan entender que los portales están alejando a los pacientes, no comprometiéndolos. Si suficientes pacientes se quejan sobre los mismos problemas, algunos sistemas harán cambios.
El Principio Central: Tu sistema de calendario es lo que realmente te recuerda sobre citas. Si eso es el calendario de tu teléfono, la información del portal debe llegar allí. Si es una agenda de papel, la información del portal debe llegar allí. El calendario del portal es inútil si nunca lo miras.
No dejes que las limitaciones del portal prevengan la gestión apropiada de citas. Encuentra soluciones que se ajusten a tus capacidades y hábitos. El objetivo no es tener el sistema "correcto"—es no perder citas y gestionar exitosamente tu cuidado de salud.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué son tan difíciles de usar los portales de pacientes? Los portales de pacientes están diseñados principalmente para cumplir requerimientos regulatorios y necesidades de flujo de trabajo del proveedor, no usabilidad del paciente. Los departamentos de TI los construyen para integración de sistemas y cumplimiento, resultando en interfaces optimizadas para requerimientos de backend en lugar de experiencia del paciente. El diseño del portal asume un paciente, un proveedor, necesidades de salud simples—pero los pacientes reales ven múltiples proveedores, gestionan condiciones complejas y necesitan integrar información de salud en la vida diaria. El problema fundamental de diseño es tratar la usabilidad del paciente como una idea tardía en lugar del objetivo primario.
¿Cómo recuerdo contraseñas para múltiples portales de pacientes? Usa un administrador de contraseñas para almacenar todas las credenciales del portal en una ubicación segura y encriptada (1Password, Bitwarden, LastPass, Dashlane). Habilita inicio de sesión biométrico (huella digital o ID facial) en portales que lo soporten. Mantén una lista de respaldo de URLs de portales y nombres de usuario (no contraseñas) almacenada de forma segura sin conexión. La mayoría de la gente gestiona 4-5 portales diferentes y no puede recordar contraseñas complejas únicas para cada uno sin asistencia.
¿Puedo exportar mis citas de portales de pacientes a mi calendario regular? La mayoría de los portales no ofrecen exportación de calendario o la hacen extremadamente difícil de encontrar y usar. La solución más confiable es capturar detalles de citas y agregarlos manualmente a tu calendario, o solicitar confirmaciones de citas por correo que se integren con tu app de calendario. Algunos portales ofrecen descargas de archivos ICS pero ocultan esta funcionalidad profundamente en configuraciones. Están surgiendo herramientas de extracción de IA que pueden leer automáticamente capturas de citas y crear archivos de calendario.
¿Qué debo hacer si mi padre mayor no puede usar su portal de pacientes? Solicita acceso proxy en los consultorios de proveedores de tu padre, lo que te da acceso legal con tus propias credenciales. Si el acceso proxy no está disponible, ayúdalos a acceder al portal durante visitas y captura información importante para ellos. Enséñales a capturar y enviarte detalles de citas por mensaje de texto. Llama a los consultorios de proveedores directamente cuando el uso del portal sea demasiado difícil—explica educadamente que tu padre no puede usar tecnología y solicita asistencia telefónica. Algunos consultorios proporcionarán copias en papel o soporte telefónico para pacientes que no pueden usar portales.
¿Cuál es la mejor manera de organizar capturas de pantalla de salud en mi teléfono? Crea álbumes de fotos dedicados para la información de salud de cada miembro de familia (ej., "Papá Médico", "Salud Emma"). Nombra las capturas descriptivamente inmediatamente después de tomarlas (ej., "Papá Cita Cardio 3-15" en lugar de nombres de archivo genéricos). Elimina capturas después de procesar la información en tu calendario u otros sistemas—son herramientas de captura, no almacenamiento permanente. Configura una rutina semanal para revisar y procesar capturas para que no se acumulen.
¿Cómo enseño a mi padre mayor a tomar capturas de pantalla? Demuestra en su dispositivo real con su portal real. Haz que practique la combinación de botones (usualmente botón lateral + subir volumen en teléfonos) múltiples veces mientras observas. Crea instrucciones escritas simples con imágenes de qué botones presionar. Comienza con capturas de práctica de bajo riesgo antes de capturar información importante de citas para construir confianza. Muéstrales cómo encontrar capturas en su app de fotos y cómo enviártelas por mensaje de texto.
¿Por qué los portales de pacientes simplemente no agregan un botón de exportación de calendario? Los sistemas de salud quieren que inicies sesión en portales frecuentemente para aumentar métricas de "compromiso", y la exportación de calendario reduciría inicios de sesión. Tampoco es requerido para cumplimiento regulatorio, entonces los proveedores no lo priorizan. Adicionalmente, soportar integración de calendario crearía complicaciones de soporte técnico que los sistemas de salud no quieren manejar—preferirían forzarte a adaptarte a su sistema que resolver por qué tu Google Calendar no importó apropiadamente.
¿Qué pasa si el consultorio médico se niega a ayudar sin usar el portal? Referencia educadamente el Americans with Disabilities Act y regulaciones federales que requieren acceso alternativo a registros médicos. Pide hablar con un supervisor o gerente de servicios al paciente. Si es rechazado, presenta una queja con el defensor del paciente o administración del consultorio. La mayoría de los consultorios acomodarán una vez que expliques la situación, pero la resistencia inicial a menudo viene del personal de recepción siguiendo scripts estándar.
¿Es seguro usar apps de terceros que inician sesión en mi portal de pacientes? Generalmente arriesgado. Estás compartiendo credenciales del portal con un tercero, lo que viola la mayoría de los términos de servicio del portal y crea vulnerabilidades de seguridad. Si eliges esta ruta, investiga el cumplimiento HIPAA de la app y prácticas de seguridad extensivamente. Para la mayoría de la gente, los métodos manuales son más seguros aunque menos convenientes. Nunca compartas credenciales del portal con apps que no sean compañías de salud establecidas con prácticas de seguridad documentadas.
¿Cómo recuerdo agregar citas del portal a mi calendario si siempre olvido? Incorpora la entrada de calendario en tu flujo de trabajo de programación de citas—no cierres el portal hasta que hayas agregado la cita a tu calendario. Configura una revisión semanal recurrente del calendario donde revises cada portal contra tu calendario para atrapar entradas perdidas. Pide a miembros de familia que te ayuden a enviar confirmaciones de citas para que tengas responsabilidad externa para ingresarlas. Usa capturas como paso intermedio: captura primero (captura la información), luego procesa la captura a calendario después durante un bloque de tiempo dedicado.
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