Kijan pou Mande Dosye Medikal: Gid Konplè sou Jwenn Enfòmasyon Swen Sante ou

Pa Sarah - Manadjè pwogram ak advoka pasyan ak eksperyans navige medsin fonksyonèl ak kowòdinasyon swen kronik.

Navigasyon Rapid:

• Dwa Legal ou - Si ou bezwen konprann dwa HIPAA ou ak obligasyon founisè
• Metòd Demann - Si ou vle konnen fason pi rapid pou jwenn dosye ou
• Pwosesis Etap-pa-Etap - Si ou bezwen enstriksyon detaye pou mande dosye
• Rezoud Pwoblèm - Si w ap gen reta, refize, oswa frè ekses

---

Ou bezwen dosye medikal. Petèt ou ap chanje doktè epi nouvo founisè ou bezwen istorik ou, oswa chèche yon dezyèm opinyon sou yon dyagnostik. Petèt ou ap kowòdone swen atravè plizyè espesyalis epi bezwen konprann sa chak youn ap fè. Oswa ou senpleman vle kenbe kopi pèsonèl pwòp enfòmasyon sante ou.

Kèlkeswa rezon ou, jwenn dosye medikal ou ta dwe senp—ou gen yon dwa legal sou yo anba HIPAA. Men reyalite souvan pi konplike. Founisè itilize diferan sistèm, chaje diferan frè, gen diferan delè, ak kreye diferan obstakl.

Gid sa a gide ou atravè tout sa ou bezwen konnen sou mande dosye medikal: dwa legal ou, metòd demann ki pi efikas, sa pou atann pou pri ak delè, ak kijan pou rezoud lè bagay mal ale.

Poukisa ou Ka Bezwen Dosye Medikal ou {#poukisa-bezwen}

Dosye medikal pa jis pou doktè. Gen anpil rezon lejitim ou ka bezwen kopi pwòp enfòmasyon swen sante ou:

Dezyèm opinyon: Yon espesyalis ki revize ka ou bezwen enfòmasyon konplè, pa jis rezime ou sou sentòm ak tretman.

Chanje founisè: Nouvo doktè ou bezwen istorik medikal ou, rezilta tès, ak medikaman aktyèl. Pandan founisè ka mande dosye dirèkteman, gen pwòp kopi ou akselere pwosesis la.

Kowòdone plizyè espesyalis: Lè ou wè plizyè espesyalis pou kondisyon ki gen rapò, chak youn bezwen konnen sa lòt yo ap fè. Pou estrateji sou jere plizyè espesyalis, gen pwòp dosye ou ede ou kowòdone swen.

Swivi sante pèsonèl: Kenbe kopi rezilta tès, dyagnostik, ak plan tretman ede ou swiv patwon ak konprann sante ou sou tan.

Afè legal: Pretansyon enkapasite, dispite asirans, ka malpraktik medikal, ak lòt pwosedi legal souvan mande dokimantasyon medikal.

Deplase oswa vwayaje: Gen dosye sou men lè ou deplase oswa vwayaje asire kontinite swen si ou bezwen atansyon medikal.

Istorik sante fanmi: Konprann istorik medikal ou ede manm fanmi evalye pwòp risk sante yo.

Verifye egzaktite: Revize dosye ou kite ou kenbe erè—move medikaman, dyagnostik enkòrèk, oswa enfòmasyon ki manke—anvan yo koze pwoblèm.

Dwa Legal ou Anba HIPAA {#dwa-legal-ou-anba-hipaa}

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ba ou dwa espesifik pou aksede dosye medikal ou. Konprann dwa sa yo ede ou rekoneт kilè founisè ap vyole lwa vèsè swiv li.

Dwa Aksede

Ou gen dwa enspekte ak jwenn kopi dosye medikal ou. Sa enkli:

• Nòt vizit doktè
• Rezilta tès ak travay laboratwa
• Rapò imajri (rayon-X, MRI, CT scan)
• Dosye preskrisyon ak medikaman
• Enfòmasyon faktirasyon
• Dosye vaksèn
• Istorik medikal pran pa founisè

Sèl dosye jeneralman eksklui yo se:

• Nòt sikoterapì (separe de dosye tretman sante mantal)
• Enfòmasyon konpile pou pwosedi legal
• Sèten enfòmasyon laboratwa
• Enfòmasyon sou lòt moun (sof si ou se yon reprezantan legal)

Egzijans Delè

Anba HIPAA, founisè dwe reponn demann ou nan 30 jou. Si yo bezwen plis tan, yo ka pwolonje sa pa yon lòt 30 jou, men yo dwe notifye ou pa ekri epi eksplike reta a.

Trant jou se maksimòm legal. Anpil founisè reponn pi vit, espesyalman si ou mande dosye elektwonik atravè yon pòtay pasyan. Men si ou depase 30 jou san okenn repons, founisè a ap vyole HIPAA.

Limitasyon Frè

Founisè ka chaje frè rezonab pou kopye ak voye dosye, men frè sa yo dwe limite a:

• Pri travay pou kopye (si kopi elektwonik, sèlman pou kreye ak voye)
• Pri materyèl pou kreye papye oswa medya elektwonik
• Frè postal si ou vle dosye voye
• Prepare yon eksplikasyon oswa rezime (sèlman si ou te mande yon rezime olye dosye konplè)

Founisè pa ka chaje ou pou chèche oswa rekipere dosye ou—sa se pati obligasyon legal yo. Anpil eta gen limitasyon frè adisyonèl anplis egzijans federal HIPAA.

Fòma Dosye

Ou ka mande dosye nan fòma elektwonik si founisè a kenbe yo elektwonikman. Ou ka presize fòma a (PDF, CD, USB drive, telechajman dirèk) nan limit rezon.

Si ou vle dosye voye dirèkteman bay yon lòt founisè, demann nan dwe gratis oswa chaje sèlman pri transmisyon reyèl—founisè pa ka chaje frè kopi nòmal pou transfè founisè-a-founisè.

Dwa Refize

Founisè ka refize aksè nan sikonstans limite:

• Si divilgasyon ta mete ou oswa yon lòt moun an danje
• Si enfòmasyon an referans yon lòt moun (lòt pase yon founisè swen sante)
• Si demann nan se pou nòt sikoterapì
• Si enfòmasyon an te jwenn anba yon pwomès konfidansyalite

Menm si refize, ou gen dwa mande yon revizyon refiz la pa yon pwofesyonèl swen sante lisansye deziye pa founisè a.

Metòd pou Mande Dosye Medikal {#metòd-pou-mande-dosye-medikal}

Gen plizyè fason pou mande dosye medikal. Pi bon metòd depann sou ki vitès ou bezwen dosye, konbyen ou ap mande, ak ki sistèm founisè ou itilize.

Telechajman Pòtay Pasyan (Pi Rapid pou Dosye Resan)

Si founisè ou gen yon pòtay pasyan, sa jeneralman se metòd ki pi rapid pou dosye resan.

Avantaj:

• Aksè enstan nan dosye ki disponib
• Pa gen frè pou telechajman elektwonik
• Ka telechaje plizyè fwa si bezwen
• Jeneralman enkli nòt vizit, rezilta tès, ak vaksèn

Limitasyon:

• Ka pa enkli tout tip dosye (imajri souvan eksklui)
• Jeneralman sèlman montre dosye resan (2-3 dènye ane)
• Nòt vizit ka reta pa tan revizyon founisè
• Pa fonksyone pou dosye de founisè san pòtay

Kijan pou itilize li: Konekte nan pòtay pasyan ou, navige nan seksyon dosye medikal oswa enfòmasyon sante, seleksyone dosye ou vle, epi telechaje. Pou plis sou pwoblèm pòtay pasyan ak solisyon, gade gid konplè nou an.

Fòm Demann Ekri (Pi Ofisyèl)

Pifò founisè swen sante gen fòm liberasyon dosye medikal fòmèl. Sa se metòd tradisyonèl epi souvan obligatwa pou dosye konplè.

Avantaj:

• Kreye tras papye fòmèl
• Obligatwa pou dosye konplèt
• Pèmèt pèsonalizasyon espesifik (peryòd dat, tip dosye)
• Nesesè pou demann twazyèm-pati (manm fanmi, avoka)

Limitasyon:

• Pi lan pase aksè pòtay
• Jeneralman gen frè
• Mande fòm, siyati, pafwa notarizasyon

Kijan pou itilize li: Kontakte depatman dosye medikal founisè a, mande fòm liberasyon an (souvan disponib sou sitwèb yo), ranpli tout chan avèk atansyon, enkli kopi ID, presize egzakteman sa ou vle, epi soumèt pa lapòs, faks, oswa an pèsòn.

Demann Telefòn oswa Imèl (Bon pou Demann Senp)

Kèk founisè aksepte demann enfòmèl pa telefòn oswa imèl, patikilèman pou dosye limite.

Avantaj:

• Rapid pou kòmanse
• Ka poze kesyon sou pwosesis la
• Ka fonksyone pou demann senp (yon sèl rezilta tès, dosye vaksèn)

Limitasyon:

• Pa tout founisè aksepte demann enfòmèl
• Jeneralman swivi pa egzijans fòm fòmèl kanmenm
• Pi difisil pou dokimante si gen dispite pita

Kijan pou itilize li: Rele depatman dosye medikal, dekri sa ou bezwen, mande sou pwosesis yo. Yo pwobabman pral voye ou yon fòm pou ranpli, men sa kòmanse balòn nan woule.

Demann An Pèsòn (Pi Rapid Lè Pèmèt)

Parèt an pèsòn ka fonksyone pou bezwen imedya, menmsi anpil founisè mande demann davans.

Avantaj:

• Ka pafwa ale ak dosye menm jou a
• Ka revize dosye sou plas anvan kopye
• Ka klarifye kesyon imedyatman

Limitasyon:

• Pa toujou aksepte pou pwosesis menm-jou
• Toujou mande fòm ranpli ak ID
• Ka gen tan datant pandan y ap prepare dosye

Kijan pou itilize li: Rele dabò pou mande si yo aksepte demann an pèsòn. Si wi, pote fòm liberasyon ranpli, ID gouvènman, ak metòd peman. Kèk enstalasyon kite ou tann pandan y ap prepare dosye; lòt yo pral toujou mande ou retounen pita.

Otorisasyon Twazyèm-Pati (Pou Reprezantan)

Si w ap mande dosye pou kont yon lòt moun (timoun, paran aje, manm fanmi mouri), ou bezwen otorisasyon apwopriye.

Egzijans:

• Fòm liberasyon ranpli siyen pa pasyan an (oswa reprezantan legal)
• Kopi ID ou
• Prèv otorite (procuration, papye gadyen, sètifika lanmò, elatriye)
• Otorisasyon espesifik pou ki dosye ou ka aksede

Pou plis sou konsiderasyon vi prive lè w ap jere swen sante yon lòt moun, gade gid nou pou asistan fanmi.

Kisa pou Mande {#kisa-pou-mande}

Konnen egzakteman sa pou mande ede ou jwenn enfòmasyon konplè san reta oswa pri pa nesesè.

Dosye Medikal Konplè vèsè Atik Espesifik

Dosye medikal konplè enkli tout bagay: tout nòt vizit, rezilta tès, rapò imajri, lis medikaman, vaksèn, faktirasyon, elatriye. Mande sa lè:

• W ap chanje bay yon nouvo founisè swen prensipal
• W ap chèche dezyèm opinyon konplèt
• W enplike nan afè legal ki mande dokimantasyon konplè
• W ap etabli swen ak plizyè nouvo espesyalis

Atik espesifik limite demann nan dosye patikilye. Mande atik espesifik lè:

• Ou sèlman bezwen rezilta tès resan
• Ou vle imajri de yon pwosedi espesifik
• Ou bezwen dosye vaksèn pou lekòl/travay
• W ap swiv kondisyon espesifik sou tan

Tip Dosye Komen

Nòt vizit (yo rele tou nòt pwogre oswa nòt klinik): Dokimante sa ki te rive pandan chak randevou—sentòm, rezilta egzamen, evalyasyon, plan.

Rezilta tès: Travay laboratwa (tès san, analiz irina), rapò imajri (rayon-X, MRI, CT scan, iltrason), tès dyagnostik (EKG, tès estrès, kolonoskopi).

Dosye medikaman: Preskrisyon aktyèl, ansyen medikaman, chanjman dozaj, reyaksyon adveès, enfòmasyon famasi.

Dosye vaksèn: Dat ak tip tout vaksèn ou te resevwa. Souvan bezwen pou lekòl, travay, oswa vwayaj.

Dosye pwosedi: Rapò operatwa pou chiriyi, nòt pwosedi pou endoskopi oswa byopsi, rapò patoloji.

Dosye faktirasyon: Bòdwo detaye, pretansyon asirans, istorik peman. Itil pou dispite chaj oswa swiv kouvèti asirans.

Korespondans: Lèt ant founisè, nòt referans, rapò konsiltasyon. Enpòtan pou konprann kowòdinasyon swen.

Konbyen Lwen Dèyè pou Mande

Repons la depann sou bezwen ou:

2-3 dènye ane: Jeneralman sifi pou swen kontinyèl ak nouvo founisè, kouvri tandans tès resan ak tretman aktyèl.

5-10 dènye ane: Pi bon pou kondisyon kronik, bay yon imaj pi konplè pwogresyon maladi ak istorik tretman.

Istorik konplè: Nesesè pou afè legal, ede etabli patwon long-tèm, itil pou kondisyon konplèks milti-sistèm.

Konsidere ke dosye pi ansyen ka pi difisil pou jwenn (espesyalman de pratik ki te fèmen oswa ki te konvèti nan sistèm elektwonik nan mitan wout). Balanse konplète kont pratikalite.

Pwosesis Demann Etap-pa-Etap {#pwosesis-demann-etap-pa-etap}

Men egzakteman kijan pou mande dosye medikal, de kòmansman jiska fen.

Etap 1: Idantifye Kontak Kòrèk

Demann dosye medikal ale nan depatman dosye medikal founisè a oswa depatman jesyon enfòmasyon sante (HIM), pa dirèkteman nan biwo doktè ou.

Pou doktè endividyèl: Rele nimewo biwo prensipal, mande depatman dosye medikal. Nan ti pratik, sa ka se manadjè biwo a.

Pou lopital: Gade sou sitwèb lopital la pou "dosye medikal" oswa "enfòmasyon sante." Lopital tipikman gen depatman dedye ki jere tout demann dosye.

Pou gwo sistèm sante: Chak lopital oswa klinik nan sistèm nan ka gen depatman dosye separe, oswa ka gen yon depatman santralize pou tout sistèm nan.

Pou pratik fèmen: Si yon pratik te fèmen, dosye ka te transfere bay yon lòt founisè, estoke ak yon konpayi dosye medikal, oswa voye bay depatman sante eta a. Rele konsèy medikal eta ou pou gidans sou jwenn dosye de pratik fèmen.

Etap 2: Jwenn epi Ranpli Fòm Liberasyon

Pifò founisè mande fòm liberasyon espesifik yo (menmsi legalman yo dwe aksepte altènativ rezonab).

Jwenn fòm nan: Tcheke sitwèb founisè a anba "dosye medikal" oswa "fòm pasyan." Si pa sou entènèt, rele epi mande yo voye li oswa imèl li.

Ranpli tout chan avèk atansyon:

• Non legal konplè ou (jan li parèt nan dosye medikal)
• Dat nesans
• Adrès kote dosye ta dwe voye
• Nimewo telefòn
• Nimewo kont pasyan oswa nimewo dosye medikal (si ou konnen)
• Dosye espesifik ou mande (peryòd dat, tip)
• Rezon demann (jeneralman "itilizasyon pèsonèl" oswa "kontinye swen")
• Siyati ak dat
• Dezyèm siyati si fòm mande temwen

Erè komen pou evite:

• Itilize yon ti non olye non legal
• Bliye mete dat sou siyati
• Pa presize peryòd dat (ba ou plis dosye pase ou te bezwen)
• Manke kopi ID obligatwa
• Ansyen adrès

Etap 3: Bay Idantifikasyon

Pifò demann mande yon kopi ID ak foto gouvènman pou verifye idantite ou:

• Lisans kondwi
• Paspò
• Kat idantite eta
• ID militè

Tache yon fotokopi—pa voye ID orijinal ou. Asire kopi a lizib.

Etap 4: Presize Metòd Livrezon

W ap bezwen endike kijan ou vle dosye livre:

Livrezon elektwonik (si disponib):

• Imèl (tcheke si founisè sipòte imèl sekirize)
• Aksè pòtay pasyan
• CD oswa USB drive voye ba ou
• Lyen telechajman dirèk

Livrezon papye:

• Voye pa lapòs nan adrès ou
• Pran an pèsòn
• Faks (jeneralman pou founisè-a-founisè)

Transfè dirèk founisè:

• Si ou vle dosye voye bay yon lòt doktè, enkli non founisè sa a, adrès, nimewo faks

Elektwonik jeneralman pi rapid epi mwens chè, men kèk dosye (tankou imajri) ka bezwen sou medya fizik.

Etap 5: Soumèt Demann nan

Swiv metòd soumisyon founisè a prefere:

• Lapòs: Voye fòm ranpli, kopi ID, ak peman (si obligatwa davans) nan adrès dosye medikal
• Faks: Fakse fòm ak ID nan nimewo faks dosye medikal (pa faks klinik la)
• Imèl: Itilize imèl pòtay sekirize si disponib; imèl regilye ka pa aksepte pou rezon vi prive
• An pèsòn: Livre nan depatman dosye medikal

Jwenn konfirmasyon: Mande yon nimewo konfirmasyon oswa resi. Sa se prèv ou demann nan te soumèt epi kòmanse revèy 30-jou HIPAA a.

Etap 6: Swiv

Si ou pa tande anyen nan 10-14 jou, swiv:

• Rele depatman dosye medikal
• Referans dat demann ou ak nimewo konfirmasyon
• Mande sou estati ak dat estimasyon konpletasyon
• Dokimante avèk kilès ou te pale ak sa yo te di

Si 30 jou pase san repons oswa eksplikasyon, founisè a ap vyole HIPAA. Ou ka depoze yon plent (gade seksyon Rezoud Pwoblèm).

Pri ak Delè {#pri-ak-delè}

Konprann pri tipik ak delè ede ou planifye epi rekoneт kilè frè oswa reta ekses.

Frè Tipik

Frè varye selon eta (anpil eta gen limit espesifik) ak selon founisè, men men ranje jeneral:

Frè rekiperasyon/pwosesis: $0-$25 (chaj yon sèl fwa kèlkeswa gwosè dosye)

Kopye pa paj: $0.50-$1.00 pa paj pou kopi papye

Dosye elektwonik: $0-$10 (lwa federal limite frè kopi elektwonik nan travay ak pri medya)

CD oswa USB drive: $5-$15 pou medya a

Frè postal: Pri postal reyèl (tipikman $5-$15 selon gwosè dosye)

Kopi sètifye: Adisyonèl $5-$10 pa dokiman pou kopi sètifye/notarize (jeneralman sèlman bezwen pou rezon legal)

Egzanp pri total:

• Telechajman pòtay elektwonik: $0
• Dosye elektwonik sou CD, voye: $10-$20
• 100 paj dosye papye, voye: $60-$125
• Dosye papye konplè (500+ paj): $250-$400

Limit Frè Espesifik pa Eta

Anpil eta limite frè dosye medikal anba limit HIPAA federal, epi sa yo varye siynifikativman pa eta. Limit varye pa eta — verifye orè frè aktyèl ak depatman sante eta ou anvan ou dispite frè, paske limit frè legal chanje souvan atravè lejislasyon. Tcheke sitwèb ofisyèl depatman sante eta ou pou orè frè ki pi aktyèl.

Kilè Dosye Ta Dwe Gratis

Founisè dwe egzante oswa redwi frè pou:

• Transfè founisè-a-founisè (dwe sèlman chaje pri transmisyon reyèl)
• Dosye bezwen pou apèl oswa plent kont founisè a
• Dosye pou pasyan ki demontre difikilte finansye (diskresyon founisè)

Kèk eta mande dosye gratis nan sikonstans adisyonèl (pretansyon enkapasite, rezon sante piblik).

Atant Delè

Telechajman pòtay pasyan: Imedya jiska 7 jou (si nòt bezwen revizyon founisè)

Demann senp (dosye resan, elektwonik): 3-10 jou travay

Demann nòmal (papye, plizyè ane): 2-4 semèn

Demann konplèks (dosye konplè, plizyè lokasyon): 3-4 semèn

Maksimòm legal: 30 jou, ak posib ekstansyon 30-jou si jistifye

Si ou bezwen dosye ijans (pou randevou k ap vini, delè legal sansib-tan), di depatman dosye lè ou soumèt demann nan. Kèk founisè ofri pwosesis ekspedye pou frè adisyonèl.

Konteste Frè Ekses

Si frè sanble pa rezonab:

1. Mande yon detay itematize chaj yo
2. Konpare ak limit frè eta ou
3. Mande egzanpsyon frè si w ap fè fas ak difikilte finansye
4. Depoze plent ak pwokurè jeneral eta ou oswa depatman sante si frè vyole lwa eta
5. Depoze plent HIPAA ak Biwo HHS pou Dwa Sivil si frè ekses anba lwa federal

Opsyon Fòma ak Livrezon {#opsyon-fòma-ak-livrezon}

Fason ou resevwa dosye afekte itilite, pri, ak ki vitès ou jwenn yo.

Fòma Elektwonik

Telechajman PDF (pi komen):

• Fasil pou gade sou nenpòt aparèy
• Ka enprime si bezwen
• Pran espas estokaj minimòm
• Fasil pou imèl oswa pataje
• Ka òganize ak lòt dokiman

Aksè pòtay pasyan:

• Pa gen tan datant livrezon
• Ka gade repete
• Jeneralman gratis
• Limite a sa pòtay la enkli
• Mande koneksyon pòtay

CD oswa DVD:

• Bon pou imajri (rayon-X, MRI)
• Ka enkli vizyonè entèaktif
• Backup fizik
• Mande lektè optik pou gade
• Ka pèdi oswa domaje

USB drive:

• Sanble ak CD men pi vèsatil
• Pi fasil pou gade sou òdinatè modèn
• Ka ajoute lòt fichye
• Pi chè pase CD

Transmisyon elektwonik dirèk:

• Founisè voye dirèkteman bay nouvo doktè ou
• Jeneralman metòd sekirize chifre
• Pi rapid pou founisè-a-founisè
• Ou pa jwenn yon kopi pèsonèl

Fòma Papye

Enprime epi voye:

• Opsyon ki pi chè
• Anbaran pou gwo dosye
• Ka deteriore sou tan
• Difisil pou pataje ak plizyè founisè
• Ka nesesè si ou bezwen kopi sètifye

Pran an pèsòn:

• Ekonomize frè postal
• Jwenn dosye imedyatman lè yo prè
• Ka mande vizit retou
• Mande vwayaj nan enstalasyon an

Avantaj ak Dezavantaj pa Fòma

Elektwonik genyen pou:

• Vitès
• Pri
• Pòtabilite
• Pataj fasil
• Espas estokaj

Papye genyen pou:

• Pwosedi legal (kopi sètifye)
• Founisè ki pa aksepte dosye elektwonik
• Preferans pèsonèl pou dokiman fizik
• Pa gen baryè teknoloji

Pi bon pratik: Mande elektwonik lè posib, men mande papye si ou bezwen kopi sètifye ofisyèl pou itilizasyon legal oswa si nouvo founisè ou espesyalman mande dosye papye.

Sitiyasyon Espesyal {#sitiyasyon-espesyal}

Kèk demann dosye gen konplikasyon pi lwen pase pwosedi nòmal.

Mande Dosye pou Manm Fanmi Mouri

Ou ka mande dosye medikal manm fanmi mouri si ou se:

• Reprezantan pèsonèl eritaj la (egzekitè/administratè)
• Pi pwòch paran oswa enplike nan swen moun ki mouri a (varye pa eta)
• Otorise anba lwa eta

Egzijans:

• Sètifika lanmò
• Prèv otorite (lèt administrasyon, testaman, dokimantasyon relasyon fanmi)
• Fòm liberasyon ranpli ki eksplike relasyon
• ID valid

Limitasyon: Kèk eta limite sa manm fanmi ka aksede vèsè sa reprezantan eritaj ka aksede. Dosye sante mantal ak abize sibstans ka gen restriksyon ekstra.

Dosye Sante Mantal

Dosye tretman sante mantal (diferan de nòt sikoterapì) enkli nan dosye medikal nòmal, men kèk eta bay pwoteksyon vi prive ekstra:

• Ka mande otorisasyon separe
• Founisè ka revize anvan liberasyon pou asire pa gen danje
• Dosye sante mantal minè ka gen règ espesyal

Nòt sikoterapì (nòt pèsonèl terapist, pa dosye tretman) espesyalman eksklui de aksè dosye nòmal epi mande otorisasyon separe.

Dosye Tretman Abize Sibstans

Lwa federal (42 CFR Pati 2) bay pwoteksyon espesyal pou dosye tretman abize sibstans pi lwen pase HIPAA pou pwogram asiste federalman:

• Mande konsantman ekri espesifik
• Konsantman dwe detaye ki enfòmasyon, bay kilès, pou ki rezon
• Pa ka libere menm ak otorisasyon dosye medikal jeneral
• Aplike a pwogram asiste federalman

Sa se yon zòn konplèks lwa ki te revize plizyè fwa. Konsiltе ak enstalasyon tretman an sou ki pwoteksyon espesifik aplike a dosye yo, paske règ varye pa tip pwogram ak finansman.

Si w ap mande dosye konplè epi ou te gen tretman abize sibstans, w ap bezwen ranpli yon otorisasyon adisyonèl espesyalman pou dosye sa yo.

Dosye de Pratik Fèmen

Lè yon pratik medikal fèmen:

• Dosye ka transfere bay yon lòt founisè ki pran pasyan yo
• Dosye ka ale nan yon konpayi estokaj dosye medikal
• Dosye ka voye bay depatman sante eta
• Pratik la ta dwe notifye pasyan kote dosye ale

Kijan pou jwenn yo:

1. Tcheke si pratik la te voye yon lèt lè li te fèmen (liste kote dosye te transfere)
2. Rele konsèy medikal eta ou—yo ka gen enfòmasyon sou pratik fèmen
3. Kontakte konpayi asirans ou—yo ka konnen ki founisè ki te pran responsabilite
4. Chèche non doktè a pou wè si li te rantre nan yon lòt pratik
5. Kontakte divizyon dosye depatman sante eta ou

Sonje ke pratik fèmen ka chaje frè pi wo oswa gen tan pwosesis pi long paske jesyon dosye aktif fini.

Dosye Lopital vèsè Dosye Founisè Endividyèl

Lè ou resevwa tretman nan yon lopital, dosye kenbe pa tou de:

• Lopital li menm (depatman ijans, labo, imajri, nòt enfimyè)
• Medsen endividyèl (doktè trètan, konsiltay, espesyalis)

Pou dosye konplè sejou lopital, ou ka bezwen mande de:

1. Depatman dosye medikal lopital (pou dosye enstalasyon)
2. Chak gwoup medsen konsiltay separeman (pou nòt doktè)

Kèk lopital enkli tout nòt founisè nan sistèm dosye yo; lòt yo kenbe yo separe. Mande depatman dosye lopital sa ki enkli nan kopi yo.

Dosye de Plizyè Lokasyon

Si ou te wè yon founisè nan plizyè lokasyon (diferan biwo, lopital afilie), chak lokasyon ka kenbe dosye separe oswa yo ka itilize yon sistèm inifye.

Dosye elektwonik inifye: Gwo sistèm sante souvan gen yon sistèm dosye atravè tout lokasyon. Yon demann jwenn tout bagay.

Lokasyon separe: Biwo endepandan oswa sistèm pi ansyen ka kenbe dosye separe pa lokasyon. W ap bezwen mande de chak youn separeman.

Mande depatman dosye si demann ou kouvri tout lokasyon kote ou te trete oswa si ou bezwen demann separe pou chak youn.

Kisa pou Fè Lè ou Resevwa Dosye {#kisa-pou-fè-lè-resevwa-dosye}

Jwenn dosye ou se jis kòmansman—ou bezwen revize ak jere yo efikasman.

Revize pou Konpletasyon

Lè dosye rive, tcheke imedyatman:

• Peryòd dat: Èske li kouvri peryòd tan ou te mande?
• Tip dosye: Èske ou te jwenn nòt vizit, rezilta tès, rapò imajri—tout bagay ou te mande?
• Vizit ki manke: Konpare ak pwòp dosye ou oswa kalandriye. Èske tout randevou enkli?
• Atachman: Èske rezilta tès ak rapò imajri ki referanse reyèlman tache?
• Lizibilite: Èske ou ka li nòt ekri a men? Èske kopi yo klè?

Si yon bagay manke, kontakte depatman dosye imedyatman ak detay: "Mwen te mande dosye de 2020-2024 men mwen sèlman resevwa 2022-2024" oswa "Demann mwen te enkli rapò imajri men yo pa nan pakèt sa a."

Òganize ak Estoke Dosye

Dosye elektwonik:

• Kreye yon estrikti dosye klè (pa founisè, pa ane, pa kondisyon)
• Itilize non fichye deskriptif ak dat: "Smith_Kardyoloji_Vizit_2024-03-15.pdf"
• Kenbe backup (estokaj nwaj, lektè ekstèn, tou de)
• Konsidere pwoteje dosye sansib ak modpas
• Kenbe òganize akote sistèm swivi randevou ou

Dosye papye:

• Itilize yon klasè twa-wo ak separatè pa founisè oswa dat
• Klase kronolojikman nan chak seksyon
• Kenbe nan yon lokasyon sekirize
• Fè kopi anvan bay orijinal bay yon lòt founisè
• Skannen dokiman enpòtan kòm backup elektwonik

Pataje ak Nouvo Founisè

Lè w ap pataje dosye ak yon nouvo doktè:

Anvan randevou:

• Mande si yo vle dosye voye davans (anpil prefere sa)
• Mande metòd prefere (faks, telechajman pòtay, pote nan randevou)
• Voye oswa livre 1-2 semèn anvan premye randevou si posib

Nan randevou:

• Pote yon kopi (elektwonik oswa papye) kòm backup
• Siyanle seksyon ki pi enpòtan pou vizit sa a
• Prepare pou rezime pwen kle vèbalman
• Pa sipoze doktè a te li tout bagay anvan randevou a

Apre randevou:

• Konfime nouvo founisè a te resevwa dosye
• Mande si yo bezwen nenpòt bagay adisyonèl
• Mizajou pwòp dosye ou ak nòt de vizit sa a

Detekte Erè ak Mande Koreksyon

Erè dosye medikal komen:

• Move medikaman oswa dozaj
• Alèji enkòrèk
• Move istorik fanmi
• Dyagnostik pa kòrèk
• Rezilta tès melanje

Lè ou detekte yon erè:

1. Dokimante erè a espesyalman (sa ki mal, sa ki ta dwe kòrèk)
2. Kontakte depatman dosye medikal founisè a oswa pòtay pasyan
3. Mande yon amannman anba dwa HIPAA pou amannman
4. Bay dokimantasyon sipò si disponib
5. Si founisè refize korije, ou ka mande yon deklarasyon dezakò ajoute nan dosye ou

Enpòtan: Founisè ka refize korije dosye si yo kwè enfòmasyon an egzak, men yo dwe ajoute dezakò ou nan dosye a epi enkli li ak divilgasyon fiti dosye sa a.

Rezoud Pwoblèm Komen {#rezoud-pwoblèm-komen}

Menm ak dwa legal, demann dosye ka rankontre pwoblèm. Men kijan pou jere pwoblèm komen.

Reta Pi Lwen pase 30 Jou

Si 30 jou pase san resevwa dosye oswa eksplikasyon:

Etap 1: Kontakte depatman dosye

• Referans dat demann ou ak nimewo konfirmasyon
• Mande mizajou estati ak dat konpletasyon atandi
• Mande si gen yon pwoblèm oswa enfòmasyon ki manke
• Dokimante konvèsasyon sa a (dat, avèk kilès ou te pale, sa yo te di)

Etap 2: Voye swivi ekri (si pa gen repons)

• Voye lèt oswa imèl ki di: dat demann, ke 30 jou pase, dwa HIPAA pou dosye, mande aksyon imedya
• Kenbe kopi kominikasyon sa a

Etap 3: Depoze plent HIPAA (si toujou pa gen repons)

• Depoze sou entènèt ak Biwo HHS pou Dwa Sivil
• Enkli: dat, dokimantasyon, eksplikasyon vyolasyon
• OCR revize plent epi detèmine si envestigasyon garanti
• Anpil plent rezoud atravè aksyon korèktif founisè
• OCR konsantre sou vyolasyon sistemik epi ka pa pouswiv ka endividyèl si founisè korije pwoblèm nan rapidman

Demann Refize

Si yo refize demann ou:

Konprann poukisa: Founisè dwe eksplike refiz pa ekri. Rezon ka:

• Dosye pa egziste (ou pa te reyèlman trete la)
• Demann se pou enfòmasyon eksklui (nòt sikoterapì)
• Enkyetid danje (rarman itilize)
• Fòm enkonplè oswa pa siyen

Pou fòm enkonplè: Resoumèt ak koreksyon

Pou refiz sibstansyèl:

• Ou gen dwa mande revizyon pa yon lòt pwofesyonèl swen sante deziye pa founisè
• Mande revizyon sa a pa ekri
• Si revizyon sipòte refiz, ou ka depoze plent HIPAA ak OCR

Pifò refiz pa apwopriye: HIPAA bay dwa aksè laj. Si ou panse yon refiz pa jistifye, pouswiv revizyon ak plent.

Frè Ekses

Si frè sanble ekses:

Etap 1: Mande detay frè itematize ki montre chaj espesifik (rekiperasyon, kopye pa paj, medya, postal)

Etap 2: Konpare ak limit frè eta ou (chèche "[eta ou] frè dosye medikal")

Etap 3: Si frè depase limit eta:

• Siyanle sa pa ekri bay depatman dosye
• Referans lwa eta espesifik
• Mande redisyon frè nan limit legal

Etap 4: Si frè nan limit eta men toujou sanble ekses:

• Mande egzanpsyon frè baze sou difikilte finansye (si aplikab)
• Depoze plent ak divizyon pwoteksyon konsomatè pwokurè jeneral eta
• Depoze plent HIPAA si limit federal depase

Etap 5: Konsidere altènativ:

• Mande kopi elektwonik (jeneralman mwens chè)
• Mande founisè voye dirèkteman bay nouvo doktè (dwe gratis oswa pri minimòm)
• Aksede atravè pòtay pasyan si disponib (gratis)

Dosye Enkonplè

Si dosye manke enfòmasyon ou te mande:

Etap 1: Espesifik sou sa ki manke

• Konpare sa ou te jwenn ak sa ou te mande
• Liste dat vizit espesifik, tès, oswa pwosedi ki pa enkli
• Referans demann orijinal ou

Etap 2: Kontakte depatman dosye ak detay

• "Mwen te mande tout nòt vizit 2020-2024 men mwen sèlman resevwa 2022-2024"
• "Demann mwen te enkli rapò MRI de 6/15/2023 men li pa isit"
• Mande si yo mande frè adisyonèl pou atik ki manke yo

Etap 3: Si dosye vrèman pa egziste:

• Mande si yo te kenbe nan yon lòt kote (diferan biwo, pratik fèmen)
• Mande si yo te detwi (politik retansyon dosye varye)
• Mande konfirmasyon ekri sa ki pa egziste

Etap 4: Si dosye ta dwe egziste men yo pa bay:

• Resoumèt demann fòmèl espesyalman pou atik ki manke
• Dokimante repons enkonplè a
• Konsidere plent HIPAA si founisè pa ap koopere

Founisè Pretann Dosye Pa Egziste

Si founisè di yo pa gen dosye ou te trete:

Verifye w ap kontakte founisè kòrèk:

• Tcheke ansyen bòdwo, EOB asirans, oswa konfirmasyon randevou pou non egzak founisè
• Pratik chanje non, fizyone, oswa divize
• Doktè endividyèl deplase ant gwoup pratik

Bay plis enfòmasyon:

• Enkli dat tretman
• Non doktè ou te wè
• Tip tretman ou te resevwa
• Nenpòt nimewo pasyan oswa kont ou genyen

Tcheke si pratik fèmen oswa fizyone:

• Dosye ka te transfere bay yon lòt antite
• Kontakte konsèy medikal eta pou enfòmasyon sou pratik fèmen

Si ou sèten yo te trete ou men yo nye li:

• Rasanble prèv (deklarasyon faktirasyon, pretansyon asirans, boutèy preskrisyon de founisè sa a)
• Voye demann fòmèl ak dokimantasyon sipò
• Konsidere plent si yo klèman ap fè obstruksyon

Depoze Plent

Lè founisè vyole dwa HIPAA:

Biwo HHS pou Dwa Sivil (Plent HIPAA Federal):

• Depoze yon plent ak Biwo HHS pou Dwa Sivil
• Pou vyolasyon: delè 30-jou, refiz pa apwopriye, frè ekses, echèk bay aksè
• OCR envestige epi ka enpoze amàn
• Depoze nan 180 jou apre ou te konnen sou vyolasyon an

Pwokurè Jeneral Eta oswa Depatman Sante:

• Pou vyolasyon limit frè eta
• Pou pwoblèm pwoteksyon konsomatè jeneral
• Plent souvan rezoud pi rapid pase pwosesis federal

Konsèy Medikal Eta:

• Pou konduit pa pwofesyonèl pa doktè endividyèl
• Mwens efikas pou pwoblèm dosye administratif
• Pi bon pou plent swen klinik

Enkli nan plent ou:

• Kronoloji evenman ak dat
• Kopi demann ou
• Repons founisè (oswa mank repons)
• Eksplikasyon ki dwa ki te vyole
• Sa w ap mande kòm rezolisyon

Kesyon Yo Poze Souvan {#kesyon-yo-poze-souvan}

Konbyen tan li pran pou jwenn dosye medikal? Anba HIPAA, founisè dwe reponn nan 30 jou, ak posib ekstansyon 30-jou si bezwen. Nan pratik, dosye elektwonik souvan rive nan 3-10 jou, pandan dosye papye konplèt ka pran 2-4 semèn. Telechajman pòtay pasyan ka imedya.

Konbyen li koute pou jwenn kopi dosye medikal? Pri varye pa eta ak founisè. Telechajman pòtay elektwonik souvan gratis. Dosye papye tipikman koute $0.50-$1.00 pa paj plis frè pwosesis $10-$25 ak frè postal. Dosye konplè ka varye $50-$400 selon gwosè. Anpil eta limite frè anba montan sa yo.

Èske mwen ka mande dosye medikal pou yon manm fanmi? Pou timoun minè, paran/gadyen ka mande dosye. Pou granmoun, ou bezwen otorisasyon ekri de pasyan an oswa otorite legal (procuration, gadyen). Pou manm fanmi mouri, ou bezwen prèv otorite (estati egzekitè, sètifika lanmò, relasyon fanmi).

Kisa si doktè mwen retire oswa pratik la fèmen? Dosye ka te transfere bay yon lòt founisè, ale nan yon konpayi estokaj dosye medikal, oswa voye bay depatman sante eta ou. Kontakte konsèy medikal eta ou pou gidans sou jwenn dosye de pratik fèmen. Pratik la ta dwe te notifye pasyan kote dosye te transfere.

Èske mwen ka jwenn dosye medikal de 20 ane pase? Li depann sou egzijans retansyon dosye nan eta ou ak si dosye toujou egziste. Anpil eta mande founisè kenbe dosye pou 7-10 ane apre dènye tretman. Dosye pi ansyen ka te detwi legalman oswa ka difisil pou aksede si kenbe sèlman sou papye nan pratik pi ansyen.

Èske mwen dwe eksplike poukisa mwen vle dosye medikal mwen? Non. Anba HIPAA, ou gen yon dwa sou dosye ou san bezwen jistifye oswa eksplike poukisa ou vle yo. Pifò fòm mande "rezon" men "itilizasyon pèsonèl" sifi. Founisè pa ka nye aksè baze sou rezon ou bay.

Kisa si dosye medikal mwen gen erè? Ou gen yon dwa HIPAA pou mande amannman nan dosye ou. Soumèt yon demann ekri ki eksplike erè a ak sa ki ta dwe korije. Si founisè refize, yo dwe ajoute deklarasyon dezakò ou nan dosye a epi enkli li ak divilgasyon fiti.

Èske mwen ka fè dosye medikal mwen voye dirèkteman bay yon lòt doktè? Wi, epi sa souvan gratis oswa ba pri. Transfè founisè-a-founisè pa ka chaje frè kopi nòmal anba HIPAA—sèlman pri transmisyon reyèl. Enkli non founisè ki resevwa a, adrès, ak nimewo faks nan demann ou.

Kijan pou mwen jwenn imajri tankou rayon-X oswa MRI? Rapò imajri (entèpretasyon ekri radyològ la) enkli nan dosye nòmal. Imaj reyèl yo (fim oswa fichye dijital) mande demann separe, jeneralman bay sou CD oswa DVD. Ka gen frè adisyonèl pou medya a ak pou grave imaj yo.

Kisa si mwen bezwen dosye ijans pou yon randevou k ap vini? Di depatman dosye lè ou soumèt demann nan ke ou gen yon bezwen ijan. Kèk founisè ofri pwosesis ekspedye pou frè adisyonèl. Altènativman, aksede dosye resan atravè pòtay pasyan si disponib, oswa fè founisè mande dosye dirèkteman ant yo menm.

---

Atik ki Gen Rapò

• Pòtay Pasyan: Gid Konplè sou Pwoblèm ak Solisyon Pratik
• Pa Janm Rate Randevou Medikal Ankò: Yon Sistèm Pratik
• Jere Plizyè Espesyalis: Konsèy Òganizasyon pou Kondisyon Kronik
• Konsiderasyon Vi Prive lè w ap Jere Swen Sante Paran ou
• Kijan pou Pataje Randevou Medikal ant Manm Fanmi an Sekirite

---

Jere dosye medikal ou esansyèl pou kowòdone swen atravè founisè. Appointment Adder ede ou swiv randevou ak òganize enfòmasyon swen sante nan yon sèl kote. Eseye li gratis nan appointmentadder.com