複数の家族の診察を調整する：ベストプラクティス

Paul著 - 医療実践ソフトウェアと患者体験を専門とする医療技術コンサルタント。

月曜日：娘の矯正歯科の予約が午後3時30分、町の反対側に20分。火曜日：父の循環器医が午前10時、それから息子のスポーツ身体検査が午後4時。水曜日：母の主治医が午前9時、そしてあなた自身の皮膚科医が午後2時。木曜日：ティーンエイジャーの膝の理学療法、学校とサッカーの練習の合間にどうにか詰め込まれます。金曜日：父の血液検査、空腹時、朝一番。

これはたった1週間です。医療予約だけです。仕事の会議、学校のイベント、スポーツの練習、または同じ限られた時間と精神的エネルギーを競っている他のすべてではありません。

複数の家族のために診察を調整している場合、あなたはすでに混沌を知っています。どの子がどの医者だったかを混同したために予約を逃しました。2人が同時に異なる場所にいる必要があるダブルブッキング。1つの予約が遅れた後にすべてが連鎖する緊急再スケジュール。誰がいつどこにいる必要があるかを追跡する絶え間ない精神的負荷。

こんなに難しくする必要はありません。戦略的な調整プラクティスは、医療スケジュールを絶え間ない危機から管理可能な日常に変えることができます。医療を管理しているサンドイッチ世代の一部であるか、単にあなたの直接の家族のために予約を調整しているかにかかわらず、体系的なアプローチがすべての違いを生みます。

マスタースケジュール戦略

ほとんどの調整問題は、各予約を独立したイベントとして扱うことから生じます。あなたは、親の循環器医がオフィスが利用可能性を提供するときにスケジュールします。あなたのティーンエイジャーの矯正歯科の予約は、彼らがあなたを合わせることができるときにいつでも予約されます。あなた自身の健診は、あなたが最終的に電話をかけることを覚えたときにいつでも起こります。

この反応的なスケジュールは混沌を生み出します。なぜなら、あなたは累積的な負担を考慮していないからです。各個別の予約は、ズームアウトして今週医療オフィスに7回運転していることに気付くまで管理可能に見えます。

戦略的スケジューリングは、最初に全体像について考え、次に個々の予約を持続可能なパターンに適合させることを必要とします。これは、医療調整システムを作成する原則に基づいていますが、複数の家族にわたってスケールします。

スケジュールの制約を定義することから始めます：

• 週に何回の医療予約を現実的に処理できますか？
• どの日が医療予約に他の日よりも適していますか？
• 予約間の運転はどのくらい管理可能ですか？
• 衝突が発生したときのバックアップ調整はどのように見えますか？
• 日中の予約にどのくらいの仕事の柔軟性がありますか？

制約がわかったら、積極的にスケジュールできます。医療提供者がいくつかの予約オプションを提供するとき、あなたはその単一の時間が利用可能かどうかだけでなく、それがあなたの全体的な調整の絵にどのように適合するかに基づいて選択します。

日と場所ごとに予約をバッチ処理する

可能な限り、同じ日に複数の予約をバッチ処理します。これにより、調整の負担が週全体に広がるのではなく、集中します。

あなたの親が同じ医療キャンパスまたは病院システムで複数の医療提供者を見る場合、それらの予約を同じ日にスケジュールしてみてください。主治医との午前の予約、専門医との午後の予約。1回の旅行、2つの予約が完了しました。

同じバッチ処理原則は家族にも適用されます。両方の子供がルーチンの健診を必要とする場合、可能であれば連続してスケジュールします。両方の予約を処理する1つの朝は、学校からのピックアップを調整する2つの別々の日を上回ります。

場所ベースのバッチ処理は、運転時間を大幅に削減します。あなたの親の循環器医とあなた自身の歯科医が同じ医療プラザにある場合、同じ日にスケジュールします。そこに一度運転し、両方の予約を処理し、一度家に運転します。

一部の医療オフィスは、間隔の必要性を理由に、連続したスケジューリングに抵抗します。複数の家族のために介護を調整していることを説明し、より緊密なスケジュールに対応できるかどうかを尋ねてください。多くは助けようとします。

時間帯の戦略的スケジューリング

異なる予約時間は、異なる家族と異なるタイプの調整により適しています。

午前の予約がうまく機能する場合：

• 空腹時の血液検査が必要な人
• 一日の早い時間により鋭い高齢の親
• 仕事が始まる前に処理できる予約
• 確実に診察を受けたい状況（午前の予約は遅れる可能性が低い）

午後の予約がうまく機能する場合：学校を早退できるティーンエイジャー、仕事の昼休みや遅い休憩中に処理できる予約、午前の予約が誰かが仕事を完全に休むことを必要とする状況。

午後遅く/夕方早くの予約がうまく機能する場合：勤務時間中に時間を取ることができない働く親、授業を逃すことなく放課後に行くことができるティーンエイジャー、複数の家族が仕事/学校の後に一緒に出席できる予約。

予約タイプを、人のスケジュールと能力に適した時間に合わせます。あなたの親が朝に混乱して不安な場合は、親の複雑な専門医の診察を午前8時にスケジュールしないでください。重要なクラスを逃すことを意味する場合は、ティーンエイジャーのルーチンの健診を午後2時に予約しないでください。

予約バッファーを作成する

最大のスケジューリングの間違いは、バッファー時間なしで予約を連続して予約することです。医療は決して正確にスケジュール通りに実行されません。

次のためにバッファー時間を構築します：

• 予約が遅れる
• 場所間の運転時間
• 駐車とオフィスを見つける
• 書類または保険の問題を処理する
• 複数の予約間の休憩/食事休憩

良いルールは、異なる場所での予約間に30分のバッファーを追加することです。あなたの親の午前10時の予約があなたの子供の午後1時の予約から町の反対側にある場合、あなたは大丈夫です。あなたの親の予約が午前11時で、あなたの子供の予約が正午の場合、おそらく間に合わないでしょう。

バッファー時間は無駄ではありません—それは1つの遅れた予約があなたの一日のスケジュール全体を破壊するのを防ぐクッションです。

交通マトリックスの管理

交通手段は、複数の予約を調整する際の制限要因であることがよくあります。

誰が運転でき、誰が交通手段を必要とするかをマップします：あなた自身、あなたの配偶者/パートナー、免許を持つティーンエイジャーの子供、短距離を運転できる高齢の親、すべてのために交通手段を必要とする高齢の親。

次に、予約場所を誰が交通手段を提供できるかに対してマップします。おそらくあなたは近くで働いているので、すべてのダウンタウンの予約を処理します。あなたの配偶者はあなたの家の近くの予約を管理します。あなたのティーンエイジャーは、彼らがよく知っている場所に自分で運転できます。

主要な計画が失敗するシナリオのためにバックアップの交通計画を作成します。親を予約に運転できない場合、バックアップは誰ですか？別の家族？ライドシェアサービス？保険でカバーされる医療交通サービス？

これらの交通計画を文書化して、みんながシステムを知るようにします。調整が複雑になると、事前定義されたプロトコルがあることで、土壇場でのスクランブルを防ぎます。

予約優先システム

すべての予約が同じ重要性または緊急性を持っているわけではありません。衝突が発生したときにトレードオフを行うための優先システムを作成します。

優先度1：重篤な状態の緊急またはフォローアップ予約。優先度2：懸念される症状のための専門医との新しい患者訪問。優先度3：年次健診と予防ケア。優先度4：安定した慢性状態のルーチンフォローアップ。優先度5：ウェルネス訪問とオプションの処置。

衝突がある場合、より高い優先度の予約が勝ちます。あなたの親の最近の入院後の循環器医のフォローアップがあなたのティーンエイジャーのルーチンのスポーツ身体検査と衝突する場合、循環器科の予約が優先されます。

これは、低い優先度の予約が重要ではないという意味ではありません—それらは重要です。しかし、明示的な優先順位付けは、避けられないトレードオフに役立ちます。

家族調整のためのコミュニケーションプロトコル

複数の家族が調整に関与している場合、コミュニケーションの故障がほとんどの問題を引き起こします。

次のためのプロトコルを確立します：予約が共有カレンダーに追加される方法、新しい予約について誰に通知する必要があるか、交通手段がどのように手配され確認されるか、スケジュールが変更されたときに何が起こるか、誰がスケジューリング決定を行う権限を持っているか。家族間で予約情報を安全に共有する方法を理解することは、複数の人が調整詳細を必要とする場合に重要になります。

多くの家族は「週のコーディネーター」システムを使用します。毎週、1人が主要なコーディネーターです。彼らはスケジューリングを処理し、予約を確認し、交通手段を手配し、発生する問題を管理します。役割は能力のある家族の間で交代します。

これにより、重複（2人が同じことをスケジュールする）とギャップ（誰もが他の誰かがそれを処理していると仮定する）が防止されます。

キャンセルの連鎖効果

1つの予約がキャンセルまたは再スケジュールされると、多くの場合、他の複数の手配に影響します。あなたの親の午前10時の予約は、あなた自身の正午の予約を処理できるようにするものです。午前10時がキャンセルされた場合、あなたの一日の調整全体が崩壊します。

予約がキャンセルまたは再スケジュールされるとき：他のスケジュールされた予約とコミットメントへの影響を即座に評価し、調整によって影響を受けるすべての人に変更を伝え、完全な調整の絵を考慮して再スケジュールし、次の利用可能なスロットをつかむだけでなく、すべてのカレンダーとシステムを即座に更新します。

バックアップ調整計画を持つことで、予期しない変更の混沌が減ります。プランAが失敗した場合、狂ったように即興するのではなく、プランBを準備しています。

学校と仕事の衝突を管理する

医療予約はしばしば学校と仕事と衝突し、困難なトレードオフを生み出します。

学校の衝突の場合：医療証明書に関する学校の出席ポリシーを確認し、可能な場合は自由時間または終日の終わりにあまり重要でない予約をスケジュールし、逃した学校を最小限に抑えるために同じ欠席日に複数の予約をバッチ処理し、仕事がそれらの周りに計画できるように今後の欠席について教師とコミュニケーションします。

仕事の衝突の場合：医療予約に関するあなたの仕事の柔軟性を知る（あなた自身と家族介護のために）、可能な場合はより重要でない仕事期間中に予約をスケジュールし、仕事への影響を最小限に抑えるために昼休みまたは早い/遅い予約を使用し、継続的な調整ニーズについて上司とコミュニケーションして驚かれないようにします。

あなたが子供を育てながら高齢の親の世話をしている場合、あなたの仕事はおそらくFamily and Medical Leave Act（FMLA）保護を持っています。家族の医療予約のために時間を取ることに関するあなたの権利を理解してください。高齢の親の医療予約を管理している場合、介護時間に関するあなたの法的保護を知ることは特に重要になります。

書類の問題

複数の家族を調整することで、書類の山が生まれます：予約確認書、保険フォーム、処方箋情報、紹介書類、検査結果の要約。

この書類の流れを管理するためのシステムを作成します：アクティブな医療書類のための家族ごとに1つのフォルダー、予約情報を探すためにみんなが知っている中心的な場所、古い書類の定期的なパージ、重要なもののデジタルバックアップ。

多くの家族は、キッチンカウンターにその週の予約確認書と必要な書類だけを含む週次の「医療フォルダー」を作成します。週末に、ファイルまたは破棄します。

技術を戦略的に使用する

適切な技術ツールは調整を助けます。間違ったツールはより多くの複雑さを生み出します。

複数の家族を調整するために、有用なツールには次のものが含まれます：人ごとの色分けされた共有カレンダー、医療機能を持つ家族組織アプリ、予約とタスクを追跡するための共有メモ、家族全体で機能する予約リマインダーアプリ、および医療調整のための安全なメッセージング。

しかし、過度に技術化しないでください。シンプルな共有カレンダーがあなたが実際に必要とするすべてかもしれません。あなたが経験している実際の問題を解決する場合にのみ複雑さを追加してください。

バックアップコーディネーターシステム

あなた—主要なコーディネーター—が病気、旅行、またはその他の理由で利用できない場合、何が起こりますか？

複雑な医療ニーズを管理するすべての家族には、物事を動かし続けるのに十分にシステムを理解しているバックアップコーディネーターが必要です。これはあなたの配偶者、兄弟、成人した子供かもしれません。

バックアップコーディネーターには次のものが必要です：共有カレンダーとスケジュール情報へのアクセス、すべての医療提供者の連絡先情報、各人のニーズと制約の理解、あなたの不在時に調整決定を行う権限、および彼らが状況に最新であり続けるための定期的な更新。

時々バックアップ調整を練習してください。バックアップの人にあなたが観察している間に1週間のスケジューリングを処理させてください。これにより、彼らの知識のギャップが明らかになり、システムへの信頼が構築されます。

スケジューリングシーズンの準備

年の特定の時期はスケジューリングの混雑を生み出します：8月の学校に戻る身体検査、1月の保険控除額のリセット、12月の年末のフレックス支出期限。

これらの季節的なプレッシャーを予測し、積極的にスケジュールしてください。9月のスポーツ身体検査を予約するために8月まで待たないでください—他のすべての親が同じことをしています。利用可能性が良い6月にスケジュールしてください。

保険主導のスケジューリングの場合、みんなの控除額と自己負担額の最大値を理解してください。誰かが控除額を満たすことに近い場合、保険がより多くをカバーする年末前に他の必要な予約をスケジュールすることは理にかなっているかもしれません。

調整が管理不可能になる場合

時々、調整の負担は単に1人が合理的に処理できるものを超えます。

助けが必要なサイン：予約が一貫して逃されたり忘れられたりする、絶え間ない危機モードの再スケジュール、あなた自身の予約をスケジュールするにはあまりにも圧倒されているためにあなた自身の健康が苦しんでいる、調整要求のために仕事のパフォーマンスが低下している、調整ストレスによって家族関係が緊張している。

これが起こった場合、検討してください：調整を共有するために追加の家族を連れてくる、高齢の親のためにプロのケアコーディネーターを雇う、自分で運転する代わりに医療交通サービスを使用する、主治医とのより良い調整を通じて医療提供者の数を減らす、またはいくつかの低い優先度の予約が延期される可能性があることを受け入れる。

あなたがすべてを行うことができないことを認めることは大丈夫です。助けを得ることは失敗ではありません—それは知恵です。

長期的な見方

複数の家族の医療を調整することは短期的なプロジェクトではありません。これはおそらくあなたの人生の何年もです—あなたの親がますます多くのサポートを必要とする一方で、あなたの子供が継続的な指導を必要とする何年も。

今月だけ適切ではなく、長期的に持続可能なシステムを構築してください。あなたが完璧な注意とエネルギーを維持すると仮定するシステムは失敗します。あなたが疲れて、ストレスを感じて、圧倒されているときに機能するシステムは続きます。

目標は完璧な調整ではありません。それは、プロセスであなた自身の健康と正気を破壊することなく、誰もが必要な医療を受けることを保証する十分な調整です。

よくある質問

週に何回の医療予約を調整するのが合理的ですか？ これは家族の複雑さによって異なりますが、ほとんどの人は燃え尽きることなく週に3〜5回の予約を持続的に調整できます。これより一貫して多い場合は、追加の助けが必要であることを示唆しています—家族との共有調整、プロのサービス、または介護の統合のいずれか。ベースラインを理解するために、1か月の実際の予約負荷を追跡してから、さらに追加してください。

すべての家族の予約を同じ日にスケジュールするべきですか、それとも分散するべきですか？ 全体的な負担を減らす場合は予約をバッチ処理します—同じ場所、同じ日はうまく機能します。しかし、1つの遅れた予約がすべてを破壊する点まで過度にバッチ処理しないでください。それらの間に30分のバッファーを持つ1日あたり最大2〜3回の予約を目指してください。エネルギーレベルも考慮してください—1日に5回の予約は効率的かもしれませんが疲れます。

複数の家族が衝突する予約ニーズを持っている場合、どのように優先順位を付けますか？ 優先システムを使用します：重篤な状態の緊急フォローアップが最初、懸念される症状のための新しい専門医の訪問が2番目、年次予防ケアが3番目、安定した状態のルーチンフォローアップが4番目。同じ優先レベル内で、医療提供者の利用可能性、保険カバレッジのタイミング、および待っている最長の予約などの要因を考慮してください。

両親がフルタイムで働いている場合、どのように調整するのが最善ですか？ 地理によって予約を分割します（1人の親が彼らの仕事の近くの場所を処理し、もう1人が家の近くを処理する）、家族によって（1人の親が子供を処理し、もう1人が高齢の親を処理する）、または曜日によって。仕事への影響を最小限に抑えるために、早朝、昼休み、および午後遅い予約を使用します。一部の年上の子供がルーチン予約に自分で行くことができるかどうかを検討してください。

複数の人のために調整するときに予約を逃すことを避けるにはどうすればよいですか？ 複数の間隔（1週間、24時間、当日の朝）でリマインダーが設定された人ごとの色分けされた単一の共有デジタルカレンダーを使用します。毎週日曜日の夕方に今後の週の予約を確認する週次レビュー儀式を作成します。冗長性を構築します—あなたとバックアップコーディネーターの両方がスケジュールをレビューします。時々のミスが起こることを受け入れ、迅速な再スケジューリングのためのプロトコルを持っています。

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