의료 기록 요청 방법: 의료 정보 얻기 완전 가이드
HIPAA에 따라 의료 기록을 요청하는 방법에 대한 종합 가이드. 법적 권리, 요청 방법, 비용, 일정 및 지연 또는 거부에 대처하는 방법을 알아보세요.
글쓴이: Sarah - 기능 의학 및 만성 진료 조정 탐색 경험이 있는 프로그램 관리자 및 환자 옹호자.
빠른 탐색:
- 법적 권리 - HIPAA 권리 및 제공자 의무를 이해해야 하는 경우
- 요청 방법 - 기록을 얻는 가장 빠른 방법을 알고 싶은 경우
- 단계별 프로세스 - 기록 요청에 대한 자세한 지침이 필요한 경우
- 문제 해결 - 지연, 거부 또는 과도한 수수료를 경험하는 경우
의료 기록이 필요합니다. 의사를 바꾸고 새 제공자가 병력이 필요하거나, 진단에 대한 세컨드 오피니언을 구하는 경우일 수 있습니다. 여러 전문의에 걸쳐 진료를 조정하고 각각이 무엇을 하고 있는지 이해해야 할 수도 있습니다. 또는 단순히 자신의 건강 정보의 개인 사본을 보관하고 싶을 수도 있습니다.
이유가 무엇이든, 의료 기록을 얻는 것은 간단해야 합니다. HIPAA에 따라 법적 권리가 있습니다. 그러나 현실은 종종 더 복잡합니다. 제공자는 다른 시스템을 사용하고, 다른 수수료를 청구하고, 다른 일정을 가지며, 다른 장애물을 만듭니다.
이 가이드는 의료 기록 요청에 대해 알아야 할 모든 것을 안내합니다: 법적 권리, 가장 효과적인 요청 방법, 비용 및 일정에 대한 예상 사항, 그리고 문제가 발생했을 때 해결 방법.
의료 기록이 필요한 이유
의료 기록은 의사만을 위한 것이 아닙니다. 자신의 의료 정보 사본이 필요한 많은 정당한 이유가 있습니다:
세컨드 오피니언: 귀하의 사례를 검토하는 전문의는 증상 및 치료에 대한 요약만이 아닌 완전한 정보가 필요합니다.
제공자 변경: 새 의사는 병력, 검사 결과 및 현재 약물이 필요합니다. 제공자가 직접 기록을 요청할 수 있지만, 자신의 사본을 가지고 있으면 프로세스가 빨라집니다.
여러 전문의 조정: 관련 질환에 대해 여러 전문의를 볼 때 각각은 다른 사람이 무엇을 하고 있는지 알아야 합니다. 여러 전문의 관리에 대한 전략을 보려면 자신의 기록을 가지고 있으면 진료를 조정하는 데 도움이 됩니다.
개인 건강 추적: 검사 결과, 진단 및 치료 계획 사본을 보관하면 시간이 지남에 따라 패턴을 추적하고 건강을 이해하는 데 도움이 됩니다.
법적 문제: 장애 청구, 보험 분쟁, 의료 과실 소송 및 기타 법적 절차에는 종종 의료 문서가 필요합니다.
이동 또는 여행: 이동하거나 여행할 때 기록을 가지고 있으면 의료 지원이 필요한 경우 진료의 연속성이 보장됩니다.
가족 병력: 병력을 이해하면 가족 구성원이 자신의 건강 위험을 평가하는 데 도움이 됩니다.
정확성 확인: 기록을 검토하면 문제를 일으키기 전에 오류(잘못된 약물, 잘못된 진단 또는 누락된 정보)를 발견할 수 있습니다.
HIPAA 에 따른 법적 권리
건강 보험 이동성 및 책임법(HIPAA)은 의료 기록에 액세스할 수 있는 특정 권리를 제공합니다. 이러한 권리를 이해하면 제공자가 법을 위반하는 경우와 법을 따르는 경우를 인식하는 데 도움이 됩니다.
액세스 권리
의료 기록을 검사하고 사본을 얻을 권리가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
- 의사 진료 메모
- 검사 결과 및 검사 작업
- 영상 보고서(X-레이, MRI, CT 스캔)
- 처방 및 약물 기록
- 청구 정보
- 면역 기록
- 제공자가 작성한 병력
일반적으로 제외되는 기록만:
- 심리 치료 메모(정신 건강 치료 기록과 별개)
- 법적 절차를 위해 편집된 정보
- 특정 실험실 정보
- 다른 사람에 대한 정보(법적 대리인이 아닌 경우)
일정 요구 사항
HIPAA에 따라 제공자는 30일 이내에 요청에 응답해야 합니다. 더 많은 시간이 필요한 경우 30일을 추가로 연장할 수 있지만 서면으로 알리고 지연을 설명해야 합니다.
30일은 법적 최대입니다. 많은 제공자는 특히 환자 포털을 통해 전자 기록을 요청하는 경우 훨씬 빠르게 응답합니다. 그러나 응답이나 설명 없이 30일이 지나면 제공자는 HIPAA를 위반하는 것입니다.
수수료 제한
제공자는 기록 복사 및 우편 발송에 대한 합리적인 수수료를 청구할 수 있지만 이러한 수수료는 다음으로 제한되어야 합니다:
- 복사를 위한 인건비(전자 사본인 경우 생성 및 전송만)
- 종이 또는 전자 매체 생성을 위한 공급 비용
- 기록을 우편으로 보내려는 경우 우편 요금
- 설명 또는 요약 준비(전체 기록 대신 요약을 요청한 경우에만)
제공자는 기록 검색 또는 검색에 대해 청구할 수 없습니다. 이는 법적 의무의 일부입니다. 많은 주에는 연방 HIPAA 요구 사항 이외에 추가 수수료 제한이 있습니다.
기록 형식
제공자가 기록을 전자적으로 유지 관리하는 경우 전자 형식으로 기록을 요청할 수 있습니다. 합리적인 범위 내에서 형식(PDF, CD, USB 드라이브, 직접 다운로드)을 지정할 수 있습니다.
기록을 다른 제공자에게 직접 보내려는 경우 요청은 무료이거나 실제 전송 비용만 청구해야 합니다. 제공자는 제공자 간 전송에 대해 일반 복사 수수료를 청구할 수 없습니다.
거부 권리
제공자는 제한된 상황에서 액세스를 거부할 수 있습니다:
- 공개가 귀하 또는 다른 사람을 위험에 빠뜨리는 경우
- 정보가 다른 사람(의료 서비스 제공자 제외)을 참조하는 경우
- 요청이 심리 치료 메모에 대한 것인 경우
- 정보가 기밀 유지 약속에 따라 얻어진 경우
거부된 경우에도 제공자가 지정한 면허가 있는 의료 전문가에 의한 거부 검토를 요청할 권리가 있습니다.
의료 기록 요청 방법
의료 기록을 요청하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 최선의 방법은 기록이 얼마나 빨리 필요한지, 얼마나 요청하는지, 그리고 제공자가 사용하는 시스템에 따라 다릅니다.
환자 포털 다운로드(최근 기록에 가장 빠름)
제공자에게 환자 포털이 있는 경우 이는 일반적으로 최근 기록에 대한 가장 빠른 방법입니다.
장점:
- 사용 가능한 기록에 즉시 액세스
- 전자 다운로드에 대한 수수료 없음
- 필요한 경우 여러 번 다운로드할 수 있음
- 일반적으로 진료 메모, 검사 결과 및 면역 포함
제한 사항:
- 모든 기록 유형을 포함하지 않을 수 있음(영상은 종종 제외됨)
- 일반적으로 최근 기록만 표시(지난 2-3년)
- 진료 메모는 제공자 검토 시간으로 인해 지연될 수 있음
- 포털이 없는 제공자의 기록에는 작동하지 않음
사용 방법: 환자 포털에 로그인하고, 의료 기록 또는 건강 정보 섹션으로 이동하고, 원하는 기록을 선택하고, 다운로드합니다. 환자 포털 문제 및 해결 방법에 대한 자세한 내용은 종합 가이드를 참조하세요.
서면 요청 양식(가장 공식적)
대부분의 의료 서비스 제공자는 공식적인 의료 기록 공개 양식이 있습니다. 이것은 전통적인 방법이며 종종 완전한 기록에 필요합니다.
장점:
- 공식적인 종이 추적 생성
- 포괄적인 기록에 필요
- 특정 사용자 정의 허용(날짜 범위, 기록 유형)
- 제3자 요청에 필요(가족 구성원, 변호사)
제한 사항:
- 포털 액세스보다 느림
- 일반적으로 수수료 포함
- 양식, 서명, 때로는 공증 필요
사용 방법: 제공자의 의료 기록 부서에 연락하고, 공개 양식을 요청하고(종종 웹사이트에서 사용 가능), 모든 필드를 신중하게 완성하고, ID 사본을 포함하고, 정확히 원하는 것을 지정하고, 우편, 팩스 또는 직접 제출합니다.
전화 또는 이메일 요청(간단한 요청에 적합)
일부 제공자는 특히 제한된 기록에 대해 전화 또는 이메일로 비공식 요청을 수락합니다.
장점:
- 빠르게 시작
- 프로세스에 대해 질문할 수 있음
- 간단한 요청에 효과적일 수 있음(단일 검사 결과, 백신 기록)
제한 사항:
- 모든 제공자가 비공식 요청을 수락하는 것은 아님
- 일반적으로 공식 양식 요구 사항이 뒤따름
- 나중에 분쟁이 있는 경우 문서화하기 어려움
사용 방법: 의료 기록 부서에 전화하고, 필요한 것을 설명하고, 프로세스에 대해 질문합니다. 그들은 완성할 양식을 보낼 가능성이 높지만 이것은 공을 굴리기 시작합니다.
직접 요청(허용 시 가장 빠름)
직접 방문은 즉각적인 필요에 효과적일 수 있지만 많은 제공자는 사전 요청이 필요합니다.
장점:
- 때때로 같은 날 기록을 가지고 갈 수 있음
- 복사하기 전에 현장에서 기록을 검토할 수 있음
- 즉시 질문을 명확히 할 수 있음
제한 사항:
- 항상 당일 처리를 위해 수락되는 것은 아님
- 여전히 완성된 양식 및 ID 필요
- 기록이 준비되는 동안 기다리는 것을 포함할 수 있음
사용 방법: 먼저 직접 요청이 수락되는지 전화하세요. 그렇다면 완성된 공개 양식, 정부 발행 ID 및 지불 방법을 가져오세요. 일부 시설에서는 기록을 준비하는 동안 기다릴 수 있습니다. 다른 시설에서는 여전히 나중에 돌아와야 합니다.
제3자 승인(대리인용)
다른 사람(자녀, 고령 부모, 사망한 가족 구성원)을 대신하여 기록을 요청하는 경우 적절한 승인이 필요합니다.
요구 사항:
- 환자(또는 법적 대리인)가 서명한 완성된 공개 양식
- 귀하의 ID 사본
- 권한 증명(위임장, 후견 서류, 사망 증명서 등)
- 액세스할 수 있는 기록에 대한 특정 승인
부모의 의료를 관리할 때 개인 정보 고려 사항에 대한 자세한 내용은 가족 간병인 가이드를 참조하세요.
무엇을 요청할지
정확히 무엇을 요청해야 하는지 알면 불필요한 지연이나 비용 없이 완전한 정보를 얻는 데 도움이 됩니다.
완전한 의료 기록 대 특정 항목
완전한 의료 기록에는 모든 것이 포함됩니다: 모든 진료 메모, 검사 결과, 영상 보고서, 약물 목록, 면역, 청구 등. 다음과 같은 경우 요청하세요:
- 새로운 주치의로 전환
- 포괄적인 세컨드 오피니언 구하기
- 완전한 문서가 필요한 법적 문제에 관여
- 여러 새로운 전문의와 진료 설정
특정 항목은 요청을 특정 기록으로 제한합니다. 다음과 같은 경우 특정 항목을 요청하세요:
- 최근 검사 결과만 필요함
- 특정 절차의 영상을 원함
- 학교/직장에 필요한 백신 기록
- 시간이 지남에 따라 특정 질환을 추적
일반적인 기록 유형
진료 메모(진행 메모 또는 임상 메모라고도 함): 각 진료 중 발생한 일(증상, 검사 소견, 평가, 계획)을 문서화합니다.
검사 결과: 검사 작업(혈액 검사, 소변 검사), 영상 보고서(X-레이, MRI, CT 스캔, 초음파), 진단 검사(심전도, 스트레스 검사, 대장 내시경).
약물 기록: 현재 처방, 과거 약물, 용량 변경, 부작용, 약국 정보.
면역 기록: 받은 모든 백신의 날짜 및 유형. 학교, 직장 또는 여행에 종종 필요합니다.
시술 기록: 수술에 대한 수술 보고서, 내시경 또는 생검에 대한 시술 메모, 병리학 보고서.
청구 기록: 항목별 청구서, 보험 청구, 지불 내역. 청구에 이의를 제기하거나 보험 적용 범위를 추적하는 데 유용합니다.
서신: 제공자 간 서신, 의뢰 메모, 상담 보고서. 진료 조정을 이해하는 데 중요합니다.
얼마나 뒤로 요청할지
답은 귀하의 필요에 따라 다릅니다:
지난 2-3년: 일반적으로 새로운 제공자와의 지속적인 진료에 충분하며, 최근 검사 추세 및 현재 치료를 다룹니다.
지난 5-10년: 만성 질환에 더 좋으며, 질병 진행 및 치료 병력의 전체 그림을 제공합니다.
완전한 병력: 법적 문제에 필요하며, 장기 패턴을 설정하는 데 도움이 되며, 복잡한 다중 시스템 질환에 유용합니다.
오래된 기록은 얻기가 더 어려울 수 있음을 고려하세요(특히 폐쇄된 진료소 또는 중간에 전자 시스템으로 변환된 진료소에서). 완전성과 실용성의 균형을 맞추세요.
단계별 요청 프로세스
처음부터 끝까지 의료 기록을 요청하는 방법은 정확히 다음과 같습니다.
1단계: 올바른 연락처 식별
의료 기록 요청은 의사 사무실이 아닌 제공자의 의료 기록 부서 또는 건강 정보 관리(HIM) 부서로 직접 이동합니다.
개별 의사의 경우: 본 사무실 번호로 전화하여 의료 기록 부서를 요청합니다. 소규모 진료소에서는 사무실 관리자일 수 있습니다.
병원의 경우: 병원 웹사이트에서 "의료 기록" 또는 "건강 정보"를 찾으세요. 병원은 일반적으로 모든 기록 요청을 처리하는 전용 부서가 있습니다.
대형 의료 시스템의 경우: 시스템의 각 병원 또는 클리닉에는 별도의 기록 부서가 있거나 전체 시스템에 대한 중앙 집중식 부서가 있을 수 있습니다.
폐쇄된 진료소의 경우: 진료소가 폐쇄된 경우 기록이 다른 제공자에게 이전되거나, 의료 기록 회사에 보관되거나, 주 보건부에 전송되었을 수 있습니다. 폐쇄된 진료소의 기록을 찾는 방법에 대한 지침은 주 의료 위원회에 문의하세요.
2단계: 공개 양식 얻기 및 완성
대부분의 제공자는 특정 공개 양식이 필요합니다(법적으로 합리적인 대안을 수락해야 하지만).
양식 찾기: "의료 기록" 또는 "환자 양식" 아래 제공자의 웹사이트를 확인하세요. 온라인에 없으면 전화하여 우편 또는 이메일로 보내달라고 요청하세요.
모든 필드를 신중하게 완성:
- 전체 법적 이름(의료 기록에 표시된 대로)
- 생년월일
- 기록을 보낼 주소
- 전화번호
- 환자 계정 번호 또는 의료 기록 번호(알고 있는 경우)
- 요청된 특정 기록(날짜 범위, 유형)
- 요청 목적(일반적으로 "개인 사용" 또는 "진료 계속")
- 서명 및 날짜
- 양식에 증인이 필요한 경우 두 번째 서명
피해야 할 일반적인 실수:
- 법적 이름 대신 별명 사용
- 서명 날짜 지정 잊음
- 날짜 범위를 지정하지 않음(필요한 것보다 더 많은 기록을 얻음)
- 필요한 ID 사본 누락
- 오래된 주소
3단계: 신분증 제공
대부분의 요청에는 신원을 확인하기 위해 정부 발행 사진 ID 사본이 필요합니다:
- 운전 면허증
- 여권
- 주 ID 카드
- 군 ID
복사본을 첨부하세요. 원본 ID를 보내지 마세요. 사본을 읽을 수 있는지 확인하세요.
4단계: 배송 방법 지정
기록을 배송받을 방법을 표시해야 합니다:
전자 배송(가능한 경우):
- 이메일(제공자가 보안 이메일을 지원하는지 확인)
- 환자 포털 액세스
- 우편으로 보낸 CD 또는 USB 드라이브
- 직접 다운로드 링크
종이 배송:
- 귀하의 주소로 우편
- 직접 픽업
- 팩스(일반적으로 제공자 간)
제공자 직접 전송:
- 기록을 다른 의사에게 보내려는 경우 해당 제공자의 이름, 주소, 팩스 번호를 포함합니다
전자는 일반적으로 더 빠르고 저렴하지만 일부 기록(영상과 같은)은 물리적 매체가 필요할 수 있습니다.
5단계: 요청 제출
제공자의 선호하는 제출 방법을 따르세요:
- 우편: 의료 기록 주소로 완성된 양식, ID 사본 및 지불(사전 요구 시)을 보냅니다
- 팩스: 의료 기록 팩스 번호(임상 팩스가 아님)로 양식 및 ID를 팩스합니다
- 이메일: 가능한 경우 보안 포털 이메일을 사용합니다. 개인 정보 보호 이유로 일반 이메일은 수락되지 않을 수 있습니다
- 직접: 의료 기록 부서에 전달
확인 받기: 확인 번호 또는 영수증을 요청하세요. 이것은 요청이 제출되었다는 증거이며 30일 HIPAA 시계를 시작합니다.
6단계: 후속 조치
10-14일 내에 아무 소식도 듣지 못한 경우 후속 조치를 취하세요:
- 의료 기록 부서에 전화
- 요청 날짜 및 확인 번호 참조
- 상태 및 예상 완료 날짜에 대해 질문
- 대화한 사람과 말한 내용을 문서화
응답이나 설명 없이 30일이 지나면 제공자는 HIPAA를 위반하는 것입니다. 불만을 제기할 수 있습니다(문제 해결 섹션 참조).
비용 및 일정
일반적인 비용과 일정을 이해하면 계획을 세우고 수수료 또는 지연이 과도한 시기를 인식하는 데 도움이 됩니다.
일반적인 수수료
수수료는 주(많은 주에는 특정 제한이 있음)와 제공자에 따라 다르지만 일반적인 범위는 다음과 같습니다:
검색/처리 수수료: $0-$25(기록 크기에 관계없이 일회성 요금)
페이지당 복사: 종이 사본의 경우 페이지당 $0.50-$1.00
전자 기록: $0-$10(연방법은 전자 사본 수수료를 인건비 및 매체 비용으로 제한)
CD 또는 USB 드라이브: 매체에 대해 $5-$15
우편 요금: 실제 우편 비용(일반적으로 기록 크기에 따라 $5-$15)
인증 사본: 인증/공증된 사본에 대해 문서당 추가 $5-$10(일반적으로 법적 목적으로만 필요)
총 비용 예시:
- 전자 포털 다운로드: $0
- CD로 전자 기록, 우편 발송: $10-$20
- 100페이지 종이 기록, 우편 발송: $60-$125
- 완전한 종이 기록(500페이지 이상): $250-$400
주별 수수료 제한
많은 주에서는 연방 HIPAA 제한 이하로 의료 기록 수수료를 제한하며, 이는 주마다 크게 다릅니다. 주마다 제한이 다릅니다. 수수료에 이의를 제기하기 전에 주 보건부에서 현재 수수료 일정을 확인하세요. 법정 수수료 상한은 입법을 통해 자주 변경됩니다. 가장 최신 수수료 일정은 주 보건부의 공식 웹사이트를 확인하세요.
기록이 무료여야 하는 경우
제공자는 다음에 대한 수수료를 면제하거나 줄여야 합니다:
- 제공자 간 전송(실제 전송 비용만 청구해야 함)
- 제공자에 대한 항소 또는 고충에 필요한 기록
- 재정적 어려움을 입증하는 환자의 기록(제공자의 재량)
일부 주에서는 추가 상황(장애 청구, 공중 보건 목적)에서 무료 기록을 요구합니다.
일정 기대
환자 포털 다운로드: 즉시 ~ 7일(메모에 제공자 검토가 필요한 경우)
간단한 요청(최근 기록, 전자): 3-10 영업일
표준 요청(종이, 수년): 2-4주
복잡한 요청(완전한 기록, 여러 위치): 3-4주
법적 최대: 30일, 정당화되는 경우 30일 연장 가능
기록이 긴급하게 필요한 경우(다가오는 진료, 시간에 민감한 법적 기한) 요청을 제출할 때 기록 부서에 알리세요. 일부 제공자는 추가 수수료로 신속 처리를 제공합니다.
과도한 수수료에 이의 제기
수수료가 불합리해 보이는 경우:
- 청구 항목별 분석 요청
- 주의 수수료 제한과 비교
- 재정적 어려움이 있는 경우 수수료 면제 요청
- 수수료가 주법을 위반하는 경우 주 법무 장관 또는 보건부에 불만 제기
- 수수료가 연방법에 따라 과도한 경우 HHS 시민권 사무소에 HIPAA 불만 제기
형식 및 배송 옵션
기록을 받는 방법은 유용성, 비용 및 얼마나 빨리 받는지에 영향을 미칩니다.
전자 형식
PDF 다운로드(가장 일반적):
- 모든 기기에서 쉽게 볼 수 있음
- 필요한 경우 인쇄 가능
- 최소한의 저장 공간 차지
- 쉽게 이메일하거나 공유
- 다른 문서와 함께 정리 가능
환자 포털 액세스:
- 배송 대기 없음
- 반복적으로 볼 수 있음
- 일반적으로 무료
- 포털에 포함된 것으로 제한
- 포털 로그인 필요
CD 또는 DVD:
- 영상(X-레이, MRI)에 적합
- 대화식 뷰어 포함 가능
- 물리적 백업
- 보려면 광학 드라이브 필요
- 분실되거나 손상될 수 있음
USB 드라이브:
- CD와 유사하지만 더 다재다능함
- 최신 컴퓨터에서 보기 쉬움
- 다른 파일 추가 가능
- CD보다 비쌈
직접 전자 전송:
- 제공자가 새 의사에게 직접 보냄
- 일반적으로 안전한 암호화 방법
- 제공자 간에 가장 빠름
- 개인 사본을 받지 못함
종이 형식
인쇄 및 우편 발송:
- 가장 비싼 옵션
- 큰 기록의 경우 부피가 큼
- 시간이 지남에 따라 악화될 수 있음
- 여러 제공자와 공유하기 어려움
- 인증 사본이 필요한 경우 필요할 수 있음
직접 픽업:
- 우편 비용 절약
- 준비되면 즉시 기록 받기
- 재방문이 필요할 수 있음
- 시설로의 여행 필요
형식별 장단점
전자가 우승하는 경우:
- 속도
- 비용
- 휴대성
- 쉬운 공유
- 저장 공간
종이가 우승하는 경우:
- 법적 절차(인증 사본)
- 전자 기록을 수락하지 않는 제공자
- 물리적 문서에 대한 개인 선호
- 기술 장벽 없음
모범 사례: 가능하면 전자를 요청하되, 법적 사용을 위한 공식 인증 사본이 필요하거나 새 제공자가 특별히 종이 기록을 요구하는 경우 종이를 요청하세요.
특수 상황
일부 기록 요청에는 표준 절차를 넘어서는 복잡성이 포함됩니다.
사망한 가족 구성원의 기록 요청
다음과 같은 경우 사망한 가족 구성원의 의료 기록을 요청할 수 있습니다:
- 유산의 개인 대리인(집행자/관리자)
- 차세대 친척 또는 사망자의 진료에 관여(주마다 다름)
- 주법에 따라 승인됨
요구 사항:
- 사망 증명서
- 권한 증명(관리 서신, 유언장, 가족 관계 문서)
- 관계를 설명하는 완성된 공개 양식
- 유효한 ID
제한 사항: 일부 주에서는 가족 구성원이 액세스할 수 있는 것과 유산 대리인이 액세스할 수 있는 것을 제한합니다. 정신 건강 및 약물 남용 기록에는 추가 제한이 있을 수 있습니다.
정신 건강 기록
정신 건강 치료 기록(심리 치료 메모와 다름)은 표준 의료 기록에 포함되지만 일부 주에서는 추가 개인 정보 보호를 제공합니다:
- 별도의 승인이 필요할 수 있음
- 제공자는 해를 끼치지 않도록 공개하기 전에 검토할 수 있음
- 미성년자의 정신 건강 기록에는 특별 규칙이 있을 수 있음
심리 치료 메모(치료사의 개인 메모, 치료 기록이 아님)는 표준 기록 액세스에서 특별히 제외되며 별도의 승인이 필요합니다.
약물 남용 치료 기록
연방법(42 CFR Part 2)은 연방 지원 프로그램에 대한 HIPAA를 넘어 약물 남용 치료 기록에 대한 특별 보호를 제공합니다:
- 특정 서면 동의 필요
- 동의는 어떤 정보, 누구에게, 어떤 목적을 위해 자세히 설명해야 함
- 일반 의료 기록 승인으로도 공개될 수 없음
- 연방 지원 프로그램에 적용
이것은 여러 번 개정된 복잡한 법률 영역입니다. 규칙은 프로그램 유형 및 자금 지원에 따라 다르므로 기록에 적용되는 특정 보호에 대해 치료 시설과 상담하세요.
완전한 기록을 요청하고 약물 남용 치료를 받은 경우 해당 기록에 대해 특별히 추가 승인을 완성해야 합니다.
폐쇄된 진료소의 기록
의료 진료소가 폐쇄되는 경우:
- 기록은 환자를 인수하는 다른 제공자에게 이전될 수 있음
- 기록은 의료 기록 보관 회사로 갈 수 있음
- 기록은 주 보건부로 보내질 수 있음
- 진료소는 기록이 어디로 갔는지 환자에게 알려야 함
찾는 방법:
- 진료소가 폐쇄될 때 편지를 보냈는지 확인(기록이 어디로 이전되었는지 나열)
- 주 의료 위원회에 전화—폐쇄된 진료소에 대한 정보가 있을 수 있음
- 보험 회사에 연락—어떤 제공자가 인수했는지 알 수 있음
- 의사 이름을 검색하여 다른 진료소에 합류했는지 확인
- 주 보건부 기록 부서에 연락
활성 기록 관리가 종료되었으므로 폐쇄된 진료소는 더 높은 수수료를 청구하거나 처리 시간이 더 길 수 있음을 알고 있어야 합니다.
병원 대 개별 제공자 기록
병원에서 치료를 받으면 기록은 다음 두 곳에서 유지 관리됩니다:
- 병원 자체(응급실, 검사실, 영상, 간호 메모)
- 개별 의사(주치의, 컨설턴트, 전문의)
완전한 병원 입원 기록을 위해 다음에서 요청해야 할 수 있습니다:
- 병원 의료 기록 부서(시설 기록용)
- 각 컨설팅 의사 그룹 개별적으로(의사 메모용)
일부 병원은 기록 시스템에 모든 제공자 메모를 포함합니다. 다른 병원은 별도로 보관합니다. 병원 기록 부서에 사본에 무엇이 포함되어 있는지 문의하세요.
여러 위치의 기록
여러 위치(다른 사무실, 제휴 병원)에서 제공자를 본 경우 각 위치는 별도의 기록을 유지 관리하거나 통합 시스템을 사용할 수 있습니다.
통합 전자 기록: 대형 의료 시스템은 종종 모든 위치에서 하나의 기록 시스템을 가지고 있습니다. 한 번의 요청으로 모든 것을 얻습니다.
별도의 위치: 독립적인 사무실 또는 이전 시스템은 위치당 별도의 기록을 유지할 수 있습니다. 각각에 대해 별도로 요청해야 합니다.
기록 부서에 요청이 치료를 받은 모든 위치를 다루는지 또는 각 위치에 대해 별도의 요청이 필요한지 물어보세요.
기록을 받을 때 해야 할 일
기록을 얻는 것은 시작일 뿐입니다. 효과적으로 검토하고 관리해야 합니다.
완전성 검토
기록이 도착하면 즉시 확인하세요:
- 날짜 범위: 요청한 기간을 다룹니까?
- 기록 유형: 진료 메모, 검사 결과, 영상 보고서—요청한 모든 것을 받았습니까?
- 누락된 진료: 자신의 기록 또는 캘린더와 비교합니다. 모든 진료가 포함되어 있습니까?
- 첨부 파일: 참조된 검사 결과 및 영상 보고서가 실제로 첨부되어 있습니까?
- 가독성: 필기 메모를 읽을 수 있습니까? 사본이 명확합니까?
무언가가 누락된 경우 구체적으로 기록 부서에 즉시 연락하세요: "2020-2024년 기록을 요청했지만 2022-2024년만 받았습니다" 또는 "요청에 영상 보고서가 포함되었지만 이 패키지에 없습니다."
기록 정리 및 보관
전자 기록:
- 명확한 폴더 구조 생성(제공자별, 연도별, 질환별)
- 날짜가 포함된 설명적인 파일 이름 사용: "Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf"
- 백업 유지(클라우드 저장소, 외부 드라이브, 둘 다)
- 민감한 기록에 암호 보호 고려
- 진료 추적 시스템과 함께 정리된 상태로 유지
종이 기록:
- 제공자 또는 날짜별 구분선이 있는 3링 바인더 사용
- 각 섹션 내에서 시간순으로 파일
- 안전한 위치에 보관
- 다른 제공자에게 원본을 제공하기 전에 사본 만들기
- 중요한 문서를 전자 백업으로 스캔
새 제공자와 공유
새 의사와 기록을 공유할 때:
진료 전:
- 미리 기록을 보내기를 원하는지 문의(많은 사람들이 선호함)
- 선호하는 방법 문의(팩스, 포털 업로드, 진료에 가져오기)
- 가능하면 첫 진료 1-2주 전에 보내거나 전달
진료 시:
- 백업으로 사본(전자 또는 종이) 가져오기
- 이 진료와 가장 관련 있는 섹션 강조 표시
- 주요 사항을 구두로 요약할 준비
- 의사가 진료 전에 모든 것을 읽었다고 가정하지 마세요
진료 후:
- 새 제공자가 기록을 받았는지 확인
- 추가로 필요한 것이 있는지 문의
- 이 진료의 메모로 자신의 기록 업데이트
오류 발견 및 수정 요청
의료 기록 오류는 흔합니다:
- 잘못된 약물 또는 용량
- 잘못된 알레르기
- 잘못된 가족 병력
- 잘못된 진단
- 혼동된 검사 결과
오류를 발견하면:
- 오류를 구체적으로 문서화(무엇이 잘못되었는지, 무엇이 올바른지)
- 제공자의 의료 기록 부서 또는 환자 포털에 연락
- HIPAA 수정 권리에 따라 수정 요청
- 가능한 경우 지원 문서 제공
- 제공자가 수정을 거부하면 기록에 불일치 진술을 추가할 것을 요청할 수 있음
중요: 제공자는 정보가 정확하다고 생각하는 경우 기록 수정을 거부할 수 있지만 귀하의 불일치를 파일에 추가하고 해당 기록의 향후 공개에 포함해야 합니다.
일반적인 문제 해결
법적 권리가 있더라도 기록 요청은 문제에 부딪힐 수 있습니다. 일반적인 문제를 처리하는 방법은 다음과 같습니다.
30일을 초과하는 지연
기록이나 설명 없이 30일이 지나면:
1단계: 기록 부서에 연락
- 요청 날짜 및 확인 번호 참조
- 상태 업데이트 및 예상 완료 날짜 요청
- 문제나 누락된 정보가 있는지 문의
- 이 대화 문서화(날짜, 대화한 사람, 말한 내용)
2단계: 서면 후속 조치 보내기(응답 없는 경우)
- 편지 또는 이메일 보내기: 요청 날짜, 30일이 지났음, 기록에 대한 HIPAA 권리, 즉각적인 조치 요청
- 이 의사소통 사본 보관
3단계: HIPAA 불만 제기(여전히 응답 없는 경우)
- HHS 시민권 사무소에 온라인으로 제출
- 포함: 날짜, 문서, 위반 설명
- OCR은 불만을 검토하고 조사가 정당한지 결정
- 많은 불만은 제공자의 시정 조치를 통해 해결됨
- OCR은 시스템적 위반에 초점을 맞추며 제공자가 문제를 즉시 수정하면 개별 사례를 추구하지 않을 수 있음
거부된 요청
요청이 거부되면:
이유 이해: 제공자는 서면으로 거부를 설명해야 합니다. 이유는 다음과 같을 수 있습니다:
- 기록이 존재하지 않음(실제로 거기서 치료받지 않았음)
- 요청이 제외된 정보(심리 치료 메모)에 대한 것임
- 위험 우려(거의 사용되지 않음)
- 양식 불완전 또는 서명 안 됨
불완전한 양식의 경우: 수정과 함께 재제출
실질적인 거부의 경우:
- 제공자가 지정한 다른 의료 전문가에 의한 검토를 요청할 권리가 있음
- 서면으로 이 검토 요청
- 검토가 거부를 지지하면 OCR에 HIPAA 불만 제기 가능
대부분의 거부는 부적절함: HIPAA는 광범위한 액세스 권리를 제공합니다. 거부가 부당하다고 생각되면 검토 및 불만을 추구하세요.
과도한 수수료
수수료가 과도해 보이는 경우:
1단계: 특정 청구(검색, 페이지당 복사, 매체, 우편 요금)를 보여주는 항목별 수수료 분석 요청
2단계: 주 수수료 제한과 비교("[귀하의 주] 의료 기록 수수료" 검색)
3단계: 수수료가 주 제한을 초과하는 경우:
- 기록 부서에 서면으로 이를 지적
- 특정 주법 참조
- 법적 제한으로 수수료 감소 요청
4단계: 수수료가 주 제한 내에 있지만 여전히 과도해 보이는 경우:
- 재정적 어려움(해당되는 경우)에 근거한 수수료 면제 요청
- 주 법무 장관 소비자 보호 부서에 불만 제기
- 연방 제한이 초과된 경우 HIPAA 불만 제기
5단계: 대안 고려:
- 전자 사본 요청(일반적으로 더 저렴함)
- 제공자가 새 의사에게 직접 보내도록 요청(무료이거나 최소 비용이어야 함)
- 가능한 경우 환자 포털을 통해 액세스(무료)
불완전한 기록
기록에 요청한 정보가 누락된 경우:
1단계: 누락된 것에 대해 구체적으로 설명
- 받은 것과 요청한 것을 비교
- 포함되지 않은 특정 진료 날짜, 검사 또는 시술 나열
- 원래 요청 참조
2단계: 구체적으로 기록 부서에 연락
- "2020-2024년 모든 진료 메모를 요청했지만 2022-2024년만 받았습니다"
- "요청에 2023년 6월 15일의 MRI 보고서가 포함되었지만 여기에 없습니다"
- 누락된 항목에 대해 추가 수수료가 필요한지 문의
3단계: 기록이 진정으로 존재하지 않는 경우:
- 다른 곳(다른 사무실, 폐쇄된 진료소)에서 유지 관리되었는지 문의
- 파괴되었는지 문의(기록 보관 정책은 다름)
- 존재하지 않는 것에 대한 서면 확인 요청
4단계: 기록이 존재해야 하지만 제공되지 않은 경우:
- 누락된 항목에 대해 특별히 공식 요청 재제출
- 불완전한 응답 문서화
- 제공자가 비협조적인 경우 HIPAA 불만 고려
제공자가 기록이 존재하지 않는다고 주장
제공자가 귀하를 치료한 기록이 없다고 말하는 경우:
올바른 제공자에게 연락하는지 확인:
- 정확한 제공자 이름에 대해 오래된 청구서, 보험 EOB 또는 진료 확인 확인
- 진료소는 이름을 변경하고, 병합하거나, 분할됨
- 개별 의사는 진료 그룹 간에 이동
더 많은 정보 제공:
- 치료 날짜 포함
- 본 의사 이름
- 받은 치료 유형
- 가지고 있는 환자 또는 계정 번호
진료소가 폐쇄되거나 병합되었는지 확인:
- 기록이 다른 엔티티로 이전되었을 수 있음
- 폐쇄된 진료소에 대한 정보를 위해 주 의료 위원회에 연락
귀하를 치료했다고 확신하지만 그들이 부인하는 경우:
- 증거 수집(청구 명세서, 보험 청구, 해당 제공자의 처방전 병)
- 지원 문서와 함께 공식 요청 보내기
- 명백히 방해하는 경우 불만 고려
불만 제기
제공자가 HIPAA 권리를 위반하는 경우:
HHS 시민권 사무소(연방 HIPAA 불만):
- HHS 시민권 사무소에 불만 제기
- 위반: 30일 기한, 부적절한 거부, 과도한 수수료, 액세스 제공 실패
- OCR은 조사하고 벌금을 부과할 수 있음
- 위반을 알게 된 후 180일 이내에 제출
주 법무 장관 또는 보건부:
- 주 수수료 제한 위반
- 일반 소비자 보호 문제
- 불만은 종종 연방 프로세스보다 빠르게 해결됨
주 의료 위원회:
- 개별 의사의 비전문적 행동
- 행정 기록 문제에 덜 효과적
- 임상 진료 불만에 더 나음
불만에 포함:
- 날짜가 있는 사건 일정
- 요청 사본
- 제공자 응답(또는 부족)
- 어떤 권리가 위반되었는지 설명
- 해결로 요청하는 것
자주 묻는 질문
의료 기록을 얻는 데 얼마나 걸립니까? HIPAA에 따라 제공자는 30일 이내에 응답해야 하며, 필요한 경우 30일 연장이 가능합니다. 실제로 전자 기록은 종종 3-10일 내에 도착하며, 포괄적인 종이 기록은 2-4주가 걸릴 수 있습니다. 환자 포털 다운로드는 즉시 가능할 수 있습니다.
의료 기록 사본을 얻는 데 얼마나 듭니까? 비용은 주와 제공자에 따라 다릅니다. 전자 포털 다운로드는 종종 무료입니다. 종이 기록은 일반적으로 페이지당 $0.50-$1.00 + 처리 수수료 $10-$25 + 우편 요금입니다. 완전한 기록은 크기에 따라 $50-$400가 소요될 수 있습니다. 많은 주에서는 이러한 금액 이하로 수수료를 제한합니다.
가족 구성원의 의료 기록을 요청할 수 있습니까? 미성년 자녀의 경우 부모/후견인이 기록을 요청할 수 있습니다. 성인의 경우 환자의 서면 승인 또는 법적 권한(위임장, 후견)이 필요합니다. 사망한 가족 구성원의 경우 권한 증명(집행자 상태, 사망 증명서, 가족 관계)이 필요합니다.
의사가 은퇴했거나 진료소가 폐쇄된 경우 어떻게 합니까? 기록이 다른 제공자에게 이전되거나, 의료 기록 보관 회사로 갔거나, 주 보건부로 보내졌을 수 있습니다. 폐쇄된 진료소의 기록을 찾는 방법에 대한 지침은 주 의료 위원회에 문의하세요. 진료소는 기록이 어디로 이전되었는지 환자에게 알렸어야 합니다.
20년 전의 의료 기록을 얻을 수 있습니까? 주의 기록 보관 요구 사항과 기록이 여전히 존재하는지 여부에 따라 다릅니다. 많은 주에서는 제공자가 마지막 치료 후 7-10년 동안 기록을 보관하도록 요구합니다. 오래된 기록은 법적으로 파괴되었거나 이전 진료소에서 종이로만 유지 관리된 경우 액세스하기 어려울 수 있습니다.
의료 기록을 원하는 이유를 설명해야 합니까? 아니요. HIPAA에 따라 귀하는 원하는 이유를 정당화하거나 설명할 필요 없이 기록에 대한 권리가 있습니다. 대부분의 양식은 "목적"을 요청하지만 "개인 사용"으로 충분합니다. 제공자는 명시된 목적에 따라 액세스를 거부할 수 없습니다.
의료 기록에 오류가 있으면 어떻게 합니까? 기록에 대한 수정을 요청할 HIPAA 권리가 있습니다. 오류 및 수정해야 할 사항을 설명하는 서면 요청을 제출하세요. 제공자가 거부하면 기록에 불일치 진술을 추가하고 향후 공개에 포함해야 합니다.
의료 기록을 다른 의사에게 직접 보낼 수 있습니까? 예, 이것은 종종 무료이거나 저렴합니다. 제공자 간 전송은 HIPAA에 따라 표준 복사 수수료를 청구할 수 없습니다. 실제 전송 비용만 청구할 수 있습니다. 요청에 수신 제공자의 이름, 주소 및 팩스 번호를 포함하세요.
X-레이 또는 MRI와 같은 영상을 어떻게 얻습니까? 영상 보고서(방사선 전문의의 서면 해석)는 표준 기록에 포함됩니다. 실제 이미지(필름 또는 디지털 파일)는 별도 요청이 필요하며, 일반적으로 CD 또는 DVD로 제공됩니다. 매체 및 이미지 굽기에 대한 추가 수수료가 있을 수 있습니다.
다가오는 진료를 위해 긴급하게 기록이 필요한 경우 어떻게 합니까? 요청을 제출할 때 기록 부서에 긴급한 필요가 있음을 알리세요. 일부 제공자는 추가 수수료로 신속 처리를 제공합니다. 또는 가능한 경우 환자 포털을 통해 최근 기록에 액세스하거나 제공자가 서로 직접 기록을 요청하도록 하세요.
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