Cách Yêu Cầu Hồ Sơ Y Tế: Hướng Dẫn Toàn Diện để Nhận Thông Tin Chăm Sóc Sức Khỏe Của Anh/Chị

Bởi Sarah - Quản lý chương trình và người ủng hộ bệnh nhân với kinh nghiệm điều hướng y học chức năng (functional medicine) và điều phối chăm sóc mãn tính (chronic care coordination).

Điều Hướng Nhanh:

Quyền Hợp Pháp Của Anh/Chị - Nếu anh/chị cần hiểu quyền HIPAA và nghĩa vụ của nhà cung cấp
Phương Pháp Yêu Cầu - Nếu anh/chị muốn biết cách nhanh nhất để nhận hồ sơ
Quy Trình Từng Bước - Nếu anh/chị cần hướng dẫn chi tiết để yêu cầu hồ sơ
Khắc Phục Sự Cố - Nếu anh/chị đang gặp chậm trễ, từ chối, hoặc phí quá cao

Anh/Chị cần hồ sơ y tế (medical records). Có lẽ anh/chị đang chuyển bác sĩ và nhà cung cấp mới cần lịch sử của anh/chị, hoặc tìm kiếm ý kiến thứ hai (second opinion) về chẩn đoán. Có thể anh/chị đang điều phối chăm sóc qua nhiều chuyên gia và cần hiểu những gì mỗi người đang làm. Hoặc anh/chị đơn giản muốn giữ bản sao cá nhân của thông tin sức khỏe riêng anh/chị.

Dù lý do của anh/chị là gì, việc nhận hồ sơ y tế nên đơn giản—anh/chị có quyền hợp pháp đối với chúng theo HIPAA. Nhưng thực tế thường phức tạp hơn. Các nhà cung cấp sử dụng hệ thống khác nhau, tính phí khác nhau, có thời gian khác nhau, và tạo ra các trở ngại khác nhau.

Hướng dẫn này đưa anh/chị qua mọi thứ anh/chị cần biết về yêu cầu hồ sơ y tế: quyền hợp pháp của anh/chị, các phương pháp yêu cầu hiệu quả nhất, những gì mong đợi về chi phí và thời gian, và cách khắc phục khi mọi thứ không ổn.

Tại Sao Anh/Chị Có Thể Cần Hồ Sơ Y Tế

Hồ sơ y tế không chỉ dành cho bác sĩ. Có nhiều lý do chính đáng anh/chị có thể cần bản sao thông tin chăm sóc sức khỏe của riêng anh/chị:

Ý kiến thứ hai (second opinions): Chuyên gia xem xét trường hợp của anh/chị cần thông tin hoàn chỉnh, không chỉ tóm tắt triệu chứng và điều trị của anh/chị.

Chuyển nhà cung cấp (switching providers): Bác sĩ mới của anh/chị cần lịch sử y tế, kết quả xét nghiệm, và thuốc hiện tại của anh/chị. Trong khi các nhà cung cấp có thể yêu cầu hồ sơ trực tiếp, việc có bản sao riêng của anh/chị đẩy nhanh quy trình.

Điều phối nhiều chuyên gia: Khi anh/chị gặp nhiều chuyên gia cho các tình trạng liên quan, mỗi người cần biết những gì người khác đang làm. Để có chiến lược về quản lý nhiều chuyên gia, việc có hồ sơ riêng giúp anh/chị điều phối chăm sóc.

Theo dõi sức khỏe cá nhân (personal health tracking): Giữ bản sao kết quả xét nghiệm, chẩn đoán, và kế hoạch điều trị giúp anh/chị theo dõi mẫu và hiểu sức khỏe theo thời gian.

Vấn đề pháp lý (legal matters): Yêu cầu khuyết tật (disability claims), tranh chấp bảo hiểm, vụ kiện sai sót y khoa (medical malpractice), và các thủ tục pháp lý khác thường yêu cầu tài liệu y tế.

Di chuyển hoặc du lịch: Có hồ sơ sẵn sàng khi anh/chị di chuyển hoặc du lịch đảm bảo tính liên tục của chăm sóc nếu anh/chị cần chú ý y tế.

Lịch sử sức khỏe gia đình (family health history): Hiểu lịch sử y tế của anh/chị giúp các thành viên gia đình đánh giá rủi ro sức khỏe riêng của họ.

Xác minh độ chính xác (verifying accuracy): Xem xét hồ sơ cho phép anh/chị bắt lỗi—thuốc sai, chẩn đoán không chính xác, hoặc thông tin thiếu—trước khi chúng gây ra vấn đề.

Quyền Hợp Pháp Của Anh/Chị Theo HIPAA

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) cho anh/chị quyền cụ thể để truy cập hồ sơ y tế của anh/chị. Hiểu các quyền này giúp anh/chị nhận ra khi các nhà cung cấp đang vi phạm luật so với tuân theo luật.

Quyền Truy Cập

Anh/Chị có quyền kiểm tra và nhận bản sao hồ sơ y tế của anh/chị. Điều này bao gồm:

Ghi chú thăm bác sĩ (doctor visit notes)
Kết quả xét nghiệm và công việc phòng thí nghiệm (test results and lab work)
Báo cáo hình ảnh (X-rays, MRIs, CT scans)
Hồ sơ đơn thuốc và thuốc
Thông tin thanh toán
Hồ sơ tiêm chủng (immunization records)
Lịch sử y tế do nhà cung cấp thực hiện

Các hồ sơ duy nhất thường bị loại trừ là:

Ghi chú tâm lý trị liệu (psychotherapy notes) (tách biệt với hồ sơ điều trị sức khỏe tâm thần)
Thông tin được biên soạn cho thủ tục pháp lý
Thông tin phòng thí nghiệm nhất định
Thông tin về người khác (trừ khi anh/chị là đại diện hợp pháp)

Yêu Cầu Thời Gian

Theo HIPAA, các nhà cung cấp phải phản hồi yêu cầu của anh/chị trong 30 ngày. Nếu họ cần thêm thời gian, họ có thể kéo dài thêm 30 ngày nữa, nhưng họ phải thông báo cho anh/chị bằng văn bản và giải thích sự chậm trễ.

Ba mươi ngày là tối đa hợp pháp. Nhiều nhà cung cấp phản hồi nhanh hơn nhiều, đặc biệt nếu anh/chị yêu cầu hồ sơ điện tử qua cổng thông tin bệnh nhân. Nhưng nếu anh/chị đã quá 30 ngày không có phản hồi, nhà cung cấp đang vi phạm HIPAA.

Giới Hạn Phí

Các nhà cung cấp có thể tính phí hợp lý cho việc sao chép và gửi thư hồ sơ, nhưng các khoản phí này phải giới hạn ở:

Chi phí lao động để sao chép (nếu là bản sao điện tử, chỉ để tạo và truyền)
Chi phí vật tư để tạo phương tiện giấy hoặc điện tử
Bưu phí nếu anh/chị muốn hồ sơ được gửi thư
Chuẩn bị giải thích hoặc tóm tắt (chỉ khi anh/chị yêu cầu tóm tắt thay vì hồ sơ đầy đủ)

Các nhà cung cấp không thể tính phí cho anh/chị cho việc tìm kiếm hoặc lấy hồ sơ của anh/chị—đó là một phần nghĩa vụ hợp pháp của họ. Nhiều tiểu bang có giới hạn phí bổ sung ngoài yêu cầu HIPAA liên bang.

Định Dạng Hồ Sơ

Anh/Chị có thể yêu cầu hồ sơ ở định dạng điện tử nếu nhà cung cấp duy trì chúng điện tử. Anh/Chị có thể chỉ định định dạng (PDF, CD, USB drive, tải xuống trực tiếp) trong phạm vi hợp lý.

Nếu anh/chị muốn hồ sơ được gửi trực tiếp đến nhà cung cấp khác, yêu cầu phải miễn phí hoặc chỉ tính với chi phí truyền thực tế—các nhà cung cấp không thể tính phí sao chép thông thường cho chuyển giao giữa các nhà cung cấp.

Quyền Từ Chối

Các nhà cung cấp có thể từ chối truy cập trong các trường hợp hạn chế:

Nếu tiết lộ sẽ gây nguy hiểm cho anh/chị hoặc người khác
Nếu thông tin tham chiếu người khác (không phải nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe)
Nếu yêu cầu là cho ghi chú tâm lý trị liệu
Nếu thông tin được thu thập theo lời hứa bảo mật

Ngay cả khi bị từ chối, anh/chị có quyền yêu cầu xem xét lại việc từ chối bởi một chuyên gia chăm sóc sức khỏe có giấy phép do nhà cung cấp chỉ định.

Phương Pháp Yêu Cầu Hồ Sơ Y Tế

Có nhiều cách để yêu cầu hồ sơ y tế. Phương pháp tốt nhất phụ thuộc vào anh/chị cần hồ sơ nhanh như thế nào, anh/chị yêu cầu bao nhiêu, và hệ thống nhà cung cấp của anh/chị sử dụng gì.

Tải Xuống Cổng Thông Tin Bệnh Nhân (Nhanh Nhất cho Hồ Sơ Gần Đây)

Nếu nhà cung cấp của anh/chị có cổng thông tin bệnh nhân (patient portal), đây thường là phương pháp nhanh nhất cho hồ sơ gần đây.

Ưu điểm:

Truy cập tức thì đến hồ sơ có sẵn
Không có phí cho tải xuống điện tử
Có thể tải xuống nhiều lần nếu cần
Thường bao gồm ghi chú thăm, kết quả xét nghiệm, và tiêm chủng

Giới hạn:

Có thể không bao gồm tất cả các loại hồ sơ (hình ảnh thường bị loại trừ)
Thường chỉ hiển thị hồ sơ gần đây (2-3 năm qua)
Ghi chú thăm có thể bị trì hoãn bởi thời gian xem xét của nhà cung cấp
Không hoạt động cho hồ sơ từ các nhà cung cấp không có cổng

Cách sử dụng: Đăng nhập vào cổng thông tin bệnh nhân của anh/chị, điều hướng đến phần hồ sơ y tế hoặc thông tin sức khỏe, chọn hồ sơ anh/chị muốn, và tải xuống. Để biết thêm về vấn đề cổng thông tin bệnh nhân và giải pháp khác, xem hướng dẫn toàn diện của chúng tôi.

Mẫu Yêu Cầu Bằng Văn Bản (Chính Thức Nhất)

Hầu hết các nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe có mẫu yêu cầu hồ sơ y tế chính thức (medical records release forms). Đây là phương pháp truyền thống và thường được yêu cầu cho hồ sơ hoàn chỉnh.

Ưu điểm:

Tạo dấu vết giấy tờ chính thức
Yêu cầu cho hồ sơ toàn diện
Cho phép tùy chỉnh cụ thể (phạm vi ngày, loại hồ sơ)
Cần thiết cho yêu cầu bên thứ ba (thành viên gia đình, luật sư)

Giới hạn:

Chậm hơn truy cập cổng
Thường liên quan đến phí
Yêu cầu mẫu, chữ ký, đôi khi công chứng (notarization)

Cách sử dụng: Liên hệ với phòng hồ sơ y tế của nhà cung cấp, yêu cầu mẫu (thường có sẵn trên website của họ), hoàn thành tất cả các trường cẩn thận, bao gồm bản sao ID, chỉ định chính xác những gì anh/chị muốn, và nộp qua thư, fax, hoặc trực tiếp.

Yêu Cầu Qua Điện Thoại hoặc Email (Tốt cho Yêu Cầu Đơn Giản)

Một số nhà cung cấp chấp nhận yêu cầu không chính thức qua điện thoại hoặc email, đặc biệt cho hồ sơ hạn chế.

Ưu điểm:

Nhanh để bắt đầu
Có thể hỏi câu hỏi về quy trình
Có thể hoạt động cho yêu cầu đơn giản (một kết quả xét nghiệm, hồ sơ tiêm chủng)

Giới hạn:

Không phải tất cả nhà cung cấp chấp nhận yêu cầu không chính thức
Thường được theo sau bằng yêu cầu mẫu chính thức
Khó hơn để ghi lại nếu có tranh chấp sau này

Cách sử dụng: Gọi phòng hồ sơ y tế, mô tả những gì anh/chị cần, hỏi về quy trình của họ. Họ có thể sẽ gửi cho anh/chị một mẫu để hoàn thành, nhưng điều này giúp mọi thứ chạy.

Yêu Cầu Trực Tiếp (Nhanh Nhất Khi Được Cho Phép)

Đến trực tiếp có thể hoạt động cho nhu cầu tức thì, mặc dù nhiều nhà cung cấp yêu cầu yêu cầu trước.

Ưu điểm:

Đôi khi có thể rời đi với hồ sơ cùng ngày
Có thể xem xét hồ sơ tại chỗ trước khi sao chép
Có thể làm rõ câu hỏi ngay lập tức

Giới hạn:

Không phải lúc nào cũng được chấp nhận cho xử lý cùng ngày
Vẫn yêu cầu mẫu đã hoàn thành và ID
Có thể liên quan đến chờ đợi trong khi hồ sơ được chuẩn bị

Cách sử dụng: Gọi trước để hỏi liệu yêu cầu trực tiếp có được chấp nhận không. Nếu có, mang mẫu đã hoàn thành, ID chính phủ, và phương thức thanh toán. Một số cơ sở cho phép anh/chị chờ trong khi họ chuẩn bị hồ sơ; những nơi khác vẫn sẽ yêu cầu anh/chị quay lại sau.

Ủy Quyền Bên Thứ Ba (Cho Đại Diện)

Nếu anh/chị yêu cầu hồ sơ thay mặt cho người khác (trẻ em, cha mẹ già, thành viên gia đình đã mất), anh/chị cần ủy quyền thích hợp.

Yêu cầu:

Mẫu đã hoàn thành được ký bởi bệnh nhân (hoặc đại diện hợp pháp)
Bản sao ID của anh/chị
Bằng chứng về thẩm quyền (power of attorney, giấy tờ giám hộ, giấy chứng tử, v.v.)
Ủy quyền cụ thể cho những hồ sơ anh/chị có thể truy cập

Để biết thêm về cân nhắc riêng tư khi quản lý chăm sóc sức khỏe của người khác, xem hướng dẫn của chúng tôi cho người chăm sóc gia đình.

Nên Yêu Cầu Gì

Biết chính xác những gì cần yêu cầu giúp anh/chị nhận được thông tin hoàn chỉnh mà không có sự chậm trễ hoặc chi phí không cần thiết.

Hồ Sơ Y Tế Hoàn Chỉnh vs. Mục Cụ Thể

Hồ sơ y tế hoàn chỉnh bao gồm mọi thứ: tất cả ghi chú thăm, kết quả xét nghiệm, báo cáo hình ảnh, danh sách thuốc, tiêm chủng, thanh toán, v.v. Yêu cầu điều này khi:

Chuyển sang nhà cung cấp chăm sóc chính mới
Tìm kiếm ý kiến thứ hai toàn diện
Liên quan đến vấn đề pháp lý yêu cầu tài liệu đầy đủ
Thiết lập chăm sóc với nhiều chuyên gia mới

Mục cụ thể giới hạn yêu cầu cho các hồ sơ cụ thể. Yêu cầu mục cụ thể khi:

Anh/Chị chỉ cần kết quả xét nghiệm gần đây
Anh/Chị muốn hình ảnh từ một thủ tục cụ thể
Anh/Chị cần hồ sơ tiêm chủng cho trường/công việc
Anh/Chị đang theo dõi các tình trạng cụ thể theo thời gian

Các Loại Hồ Sơ Thường Gặp

Ghi chú thăm (visit notes) (còn gọi là ghi chú tiến độ hoặc ghi chú lâm sàng): Ghi lại những gì xảy ra trong mỗi cuộc hẹn—triệu chứng, phát hiện khám, đánh giá, kế hoạch.

Kết quả xét nghiệm (test results): Công việc phòng thí nghiệm (xét nghiệm máu, nước tiểu), báo cáo hình ảnh (X-rays, MRIs, CT scans, siêu âm), xét nghiệm chẩn đoán (EKGs, stress tests, nội soi đại tràng).

Hồ sơ thuốc (medication records): Đơn thuốc hiện tại, thuốc trong quá khứ, thay đổi liều lượng, phản ứng bất lợi, thông tin nhà thuốc.

Hồ sơ tiêm chủng: Ngày và loại của tất cả các loại vắc-xin đã nhận. Thường cần cho trường, công việc, hoặc du lịch.

Hồ sơ thủ tục (procedure records): Báo cáo phẫu thuật cho các ca phẫu thuật, ghi chú thủ tục cho nội soi hoặc sinh thiết, báo cáo bệnh lý.

Hồ sơ thanh toán (billing records): Hóa đơn chi tiết, yêu cầu bảo hiểm, lịch sử thanh toán. Hữu ích cho việc tranh chấp phí hoặc theo dõi bảo hiểm.

Thư từ (correspondence): Thư giữa các nhà cung cấp, ghi chú giới thiệu, báo cáo tư vấn. Quan trọng để hiểu điều phối chăm sóc.

Yêu Cầu Quay Lại Bao Xa

Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu của anh/chị:

2-3 năm qua: Thường đủ cho chăm sóc liên tục với nhà cung cấp mới, bao phủ xu hướng xét nghiệm gần đây và điều trị hiện tại.

5-10 năm qua: Tốt hơn cho các tình trạng mãn tính, cho bức tranh đầy đủ hơn về tiến triển bệnh và lịch sử điều trị.

Lịch sử hoàn chỉnh: Cần thiết cho vấn đề pháp lý, giúp thiết lập mẫu dài hạn, hữu ích cho các tình trạng đa hệ thống phức tạp.

Xem xét rằng hồ sơ cũ hơn có thể khó hơn để có được (đặc biệt từ các thực hành đã đóng cửa hoặc chuyển đổi sang hệ thống điện tử giữa chừng). Cân bằng tính đầy đủ với tính thực tế.

Quy Trình Yêu Cầu Từng Bước

Đây chính xác là cách yêu cầu hồ sơ y tế, từ đầu đến cuối.

Bước 1: Xác Định Liên Hệ Đúng

Yêu cầu hồ sơ y tế đến phòng hồ sơ y tế hoặc phòng quản lý thông tin sức khỏe (health information management - HIM) của nhà cung cấp, không trực tiếp đến văn phòng bác sĩ của anh/chị.

Đối với bác sĩ cá nhân: Gọi số văn phòng chính, hỏi phòng hồ sơ y tế. Trong các thực hành nhỏ, đây có thể là quản lý văn phòng.

Đối với bệnh viện: Tìm trên website bệnh viện "medical records" hoặc "health information." Bệnh viện thường có phòng ban chuyên dụng xử lý tất cả yêu cầu hồ sơ.

Đối với hệ thống sức khỏe lớn: Mỗi bệnh viện hoặc phòng khám trong hệ thống có thể có phòng hồ sơ riêng biệt, hoặc có thể có phòng tập trung cho toàn bộ hệ thống.

Đối với thực hành đã đóng cửa: Nếu một thực hành đã đóng cửa, hồ sơ có thể đã được chuyển đến nhà cung cấp khác, lưu trữ với công ty hồ sơ y tế, hoặc gửi đến sở y tế tiểu bang. Gọi hội đồng y tế của tiểu bang anh/chị để được hướng dẫn về việc tìm hồ sơ từ các thực hành đã đóng cửa.

Bước 2: Lấy và Hoàn Thành Mẫu

Hầu hết các nhà cung cấp yêu cầu mẫu cụ thể của họ (mặc dù hợp pháp họ phải chấp nhận các lựa chọn thay thế hợp lý).

Tìm mẫu: Kiểm tra website của nhà cung cấp dưới "medical records" hoặc "patient forms." Nếu không trực tuyến, gọi và yêu cầu họ gửi thư hoặc email nó.

Hoàn thành tất cả các trường cẩn thận:

Tên hợp pháp đầy đủ của anh/chị (như nó xuất hiện trong hồ sơ y tế)
Ngày sinh
Địa chỉ nơi hồ sơ nên được gửi
Số điện thoại
Số tài khoản bệnh nhân hoặc số hồ sơ y tế (nếu biết)
Hồ sơ cụ thể được yêu cầu (phạm vi ngày, loại)
Mục đích của yêu cầu (thường là "personal use" hoặc "continuing care")
Chữ ký và ngày
Chữ ký thứ hai nếu mẫu yêu cầu nhân chứng

Lỗi thường gặp cần tránh:

Sử dụng biệt danh thay vì tên hợp pháp
Quên ghi ngày trên chữ ký
Không chỉ định phạm vi ngày (nhận nhiều hồ sơ hơn cần thiết)
Thiếu bản sao ID yêu cầu
Địa chỉ cũ

Bước 3: Cung Cấp Giấy Tờ Tùy Thân

Hầu hết các yêu cầu yêu cầu bản sao ID có ảnh do chính phủ cấp để xác minh danh tính của anh/chị:

Bằng lái xe (driver's license)
Hộ chiếu (passport)
Thẻ ID tiểu bang (state ID card)
ID quân sự (military ID)

Đính kèm bản photocopy—đừng gửi ID gốc của anh/chị. Đảm bảo bản sao dễ đọc.

Bước 4: Chỉ Định Phương Thức Giao Hàng

Anh/Chị sẽ cần chỉ ra cách anh/chị muốn hồ sơ được giao:

Giao hàng điện tử (electronic delivery) (nếu có):

Email (kiểm tra xem nhà cung cấp có hỗ trợ email an toàn không)
Truy cập cổng thông tin bệnh nhân
CD hoặc USB drive gửi thư cho anh/chị
Liên kết tải xuống trực tiếp

Giao hàng giấy (paper delivery):

Gửi thư đến địa chỉ của anh/chị
Nhận trực tiếp
Fax (thường cho chuyển giao giữa các nhà cung cấp)

Chuyển giao nhà cung cấp trực tiếp:

Nếu anh/chị muốn hồ sơ được gửi đến bác sĩ khác, bao gồm tên nhà cung cấp đó, địa chỉ, số fax

Điện tử thường nhanh hơn và rẻ hơn, nhưng một số hồ sơ (như hình ảnh) có thể cần ở trên phương tiện vật lý.

Bước 5: Nộp Yêu Cầu

Làm theo phương pháp nộp ưa thích của nhà cung cấp:

Thư: Gửi mẫu đã hoàn thành, bản sao ID, và thanh toán (nếu yêu cầu trước) đến địa chỉ hồ sơ y tế
Fax: Fax mẫu và ID đến số fax hồ sơ y tế (không phải fax lâm sàng)
Email: Sử dụng email cổng an toàn nếu có; email thông thường có thể không được chấp nhận vì lý do riêng tư
Trực tiếp: Giao đến phòng hồ sơ y tế

Nhận xác nhận: Yêu cầu số xác nhận hoặc biên nhận. Đây là bằng chứng yêu cầu đã được nộp và bắt đầu đồng hồ 30 ngày HIPAA.

Bước 6: Theo Dõi

Nếu anh/chị chưa nghe gì trong 10-14 ngày, theo dõi:

Gọi phòng hồ sơ y tế
Tham chiếu ngày yêu cầu và số xác nhận của anh/chị
Hỏi về trạng thái và ngày hoàn thành ước tính
Ghi lại anh/chị đã nói chuyện với ai và họ nói gì

Nếu 30 ngày trôi qua không có phản hồi hoặc giải thích, nhà cung cấp đang vi phạm HIPAA. Anh/Chị có thể nộp đơn khiếu nại (xem phần Khắc Phục Sự Cố).

Chi Phí và Thời Gian

Hiểu chi phí và thời gian điển hình giúp anh/chị lập kế hoạch và nhận ra khi phí hoặc chậm trễ quá mức.

Phí Điển Hình

Phí khác nhau theo tiểu bang (nhiều tiểu bang có giới hạn cụ thể) và theo nhà cung cấp, nhưng đây là phạm vi chung:

Phí lấy/xử lý (retrieval/processing fee): $0-$25 (phí một lần bất kể kích thước hồ sơ)

Sao chép mỗi trang (per-page copying): $0.50-$1.00 mỗi trang cho bản sao giấy

Hồ sơ điện tử (electronic records): $0-$10 (luật liên bang giới hạn phí bản sao điện tử ở chi phí lao động và phương tiện)

CD hoặc USB drive: $5-$15 cho phương tiện

Bưu phí (postage): Chi phí bưu phí thực tế (thường $5-$15 tùy thuộc kích thước hồ sơ)

Bản sao được chứng nhận (certified copies): Thêm $5-$10 mỗi tài liệu cho bản sao được chứng nhận/công chứng (thường chỉ cần cho mục đích pháp lý)

Tổng chi phí ví dụ:

Tải xuống cổng điện tử: $0
Hồ sơ điện tử trên CD, gửi thư: $10-$20
Hồ sơ giấy 100 trang, gửi thư: $60-$125
Hồ sơ giấy hoàn chỉnh (500+ trang): $250-$400

Giới Hạn Phí Cụ Thể Theo Tiểu Bang

Nhiều tiểu bang đặt giới hạn phí hồ sơ y tế dưới giới hạn HIPAA liên bang, và chúng khác nhau đáng kể theo tiểu bang. Giới hạn khác nhau theo tiểu bang—xác minh lịch phí hiện tại với sở y tế tiểu bang của anh/chị trước khi tranh chấp phí, vì giới hạn phí theo luật thay đổi thường xuyên thông qua luật. Kiểm tra website chính thức của sở y tế tiểu bang anh/chị để có lịch phí hiện tại nhất.

Khi Nào Hồ Sơ Nên Miễn Phí

Các nhà cung cấp phải miễn hoặc giảm phí cho:

Chuyển giao giữa các nhà cung cấp (phải chỉ tính chi phí truyền thực tế)
Hồ sơ cần thiết cho kháng cáo hoặc khiếu nại chống lại nhà cung cấp
Hồ sơ cho bệnh nhân chứng minh khó khăn tài chính (quyết định của nhà cung cấp)

Một số tiểu bang yêu cầu hồ sơ miễn phí trong các trường hợp bổ sung (yêu cầu khuyết tật, mục đích y tế công cộng).

Kỳ Vọng Thời Gian

Tải xuống cổng thông tin bệnh nhân: Tức thì đến 7 ngày (nếu ghi chú cần xem xét của nhà cung cấp)

Yêu cầu đơn giản (hồ sơ gần đây, điện tử): 3-10 ngày làm việc

Yêu cầu tiêu chuẩn (giấy, nhiều năm): 2-4 tuần

Yêu cầu phức tạp (hồ sơ hoàn chỉnh, nhiều địa điểm): 3-4 tuần

Tối đa hợp pháp: 30 ngày, với có thể kéo dài 30 ngày nếu có lý do

Nếu anh/chị cần hồ sơ khẩn cấp (cho cuộc hẹn sắp tới, thời hạn pháp lý nhạy cảm về thời gian), nói với phòng hồ sơ khi anh/chị nộp yêu cầu. Một số nhà cung cấp cung cấp xử lý nhanh với phí bổ sung.

Thách Thức Phí Quá Cao

Nếu phí có vẻ không hợp lý:

Yêu cầu phân tích chi tiết các khoản phí
So sánh với giới hạn phí của tiểu bang anh/chị
Yêu cầu miễn phí nếu anh/chị đối mặt với khó khăn tài chính
Nộp đơn khiếu nại với tổng chưởng lý tiểu bang hoặc sở y tế nếu phí vi phạm luật tiểu bang
Nộp đơn khiếu nại HIPAA với HHS Office for Civil Rights nếu phí quá mức theo luật liên bang

Định Dạng và Tùy Chọn Giao Hàng

Cách anh/chị nhận hồ sơ ảnh hưởng đến khả năng sử dụng, chi phí, và anh/chị nhận chúng nhanh như thế nào.

Định Dạng Điện Tử

Tải xuống PDF (phổ biến nhất):

Dễ xem trên bất kỳ thiết bị nào
Có thể in nếu cần
Chiếm không gian lưu trữ tối thiểu
Dễ email hoặc chia sẻ
Có thể được tổ chức với các tài liệu khác

Truy cập cổng thông tin bệnh nhân:

Không chờ giao hàng
Có thể xem nhiều lần
Thường miễn phí
Giới hạn ở những gì cổng bao gồm
Yêu cầu đăng nhập cổng

CD hoặc DVD:

Tốt cho hình ảnh (X-rays, MRIs)
Có thể bao gồm trình xem tương tác
Sao lưu vật lý
Yêu cầu ổ đĩa quang để xem
Có thể bị mất hoặc hư hỏng

USB drive:

Tương tự CD nhưng đa năng hơn
Dễ xem trên máy tính hiện đại hơn
Có thể thêm các tệp khác
Đắt hơn CD

Truyền điện tử trực tiếp:

Nhà cung cấp gửi trực tiếp đến bác sĩ mới của anh/chị
Thường là phương pháp mã hóa an toàn
Nhanh nhất cho chuyển giao giữa các nhà cung cấp
Anh/Chị không nhận được bản sao cá nhân

Định Dạng Giấy

In và gửi thư:

Tùy chọn đắt nhất
Cồng kềnh cho hồ sơ lớn
Có thể hư hỏng theo thời gian
Khó chia sẻ với nhiều nhà cung cấp
Có thể cần thiết nếu anh/chị cần bản sao được chứng nhận

Nhận trực tiếp:

Tiết kiệm chi phí bưu phí
Nhận hồ sơ ngay khi sẵn sàng
Có thể yêu cầu quay lại
Yêu cầu chuyến đi đến cơ sở

Ưu và Nhược Điểm Theo Định Dạng

Điện tử thắng cho:

Tốc độ
Chi phí
Tính di động
Chia sẻ dễ dàng
Không gian lưu trữ

Giấy thắng cho:

Thủ tục pháp lý (bản sao được chứng nhận)
Các nhà cung cấp không chấp nhận hồ sơ điện tử
Sở thích cá nhân cho tài liệu vật lý
Không có rào cản công nghệ

Thực hành tốt nhất: Yêu cầu điện tử khi có thể, nhưng yêu cầu giấy nếu anh/chị cần bản sao được chứng nhận chính thức cho sử dụng pháp lý hoặc nếu nhà cung cấp mới của anh/chị yêu cầu cụ thể hồ sơ giấy.

Tình Huống Đặc Biệt

Một số yêu cầu hồ sơ liên quan đến các biến chứng ngoài thủ tục tiêu chuẩn.

Yêu Cầu Hồ Sơ cho Thành Viên Gia Đình Đã Mất

Anh/Chị có thể yêu cầu hồ sơ y tế của thành viên gia đình đã mất nếu anh/chị là:

Đại diện cá nhân của di sản (người thực hiện/quản trị viên)
Người thân hoặc tham gia vào chăm sóc người đã mất (khác nhau theo tiểu bang)
Được ủy quyền theo luật tiểu bang

Yêu cầu:

Giấy chứng tử (death certificate)
Bằng chứng về thẩm quyền (thư quản lý, di chúc, tài liệu quan hệ gia đình)
Mẫu đã hoàn thành giải thích quan hệ
ID hợp lệ

Giới hạn: Một số tiểu bang giới hạn những gì thành viên gia đình có thể truy cập so với những gì đại diện di sản có thể truy cập. Hồ sơ sức khỏe tâm thần và lạm dụng chất gây nghiện có thể có hạn chế thêm.

Hồ Sơ Sức Khỏe Tâm Thần

Hồ sơ điều trị sức khỏe tâm thần (khác với ghi chú tâm lý trị liệu) được bao gồm trong hồ sơ y tế tiêu chuẩn, nhưng một số tiểu bang cung cấp bảo vệ riêng tư thêm:

Có thể yêu cầu ủy quyền riêng biệt
Nhà cung cấp có thể xem xét trước khi công bố để đảm bảo không có hại
Hồ sơ sức khỏe tâm thần của trẻ vị thành niên có thể có quy tắc đặc biệt

Ghi chú tâm lý trị liệu (ghi chú cá nhân của nhà trị liệu, không phải hồ sơ điều trị) được loại trừ cụ thể khỏi truy cập hồ sơ tiêu chuẩn và yêu cầu ủy quyền riêng biệt.

Hồ Sơ Điều Trị Lạm Dụng Chất Gây Nghiện

Luật liên bang (42 CFR Part 2) cung cấp bảo vệ đặc biệt cho hồ sơ điều trị lạm dụng chất gây nghiện ngoài HIPAA cho các chương trình được hỗ trợ liên bang:

Yêu cầu sự đồng ý bằng văn bản cụ thể
Sự đồng ý phải chi tiết thông tin gì, cho ai, cho mục đích gì
Không thể được công bố ngay cả với ủy quyền hồ sơ y tế chung
Áp dụng cho các chương trình được hỗ trợ liên bang

Đây là lĩnh vực luật phức tạp đã được sửa đổi nhiều lần. Tư vấn với cơ sở điều trị về những bảo vệ cụ thể nào áp dụng cho hồ sơ của họ, vì quy tắc khác nhau theo loại chương trình và tài trợ.

Nếu anh/chị yêu cầu hồ sơ hoàn chỉnh và đã có điều trị lạm dụng chất gây nghiện, anh/chị sẽ cần hoàn thành ủy quyền bổ sung cụ thể cho các hồ sơ đó.

Hồ Sơ từ Thực Hành Đã Đóng Cửa

Khi một thực hành y tế đóng cửa:

Hồ sơ có thể chuyển đến nhà cung cấp khác tiếp nhận bệnh nhân
Hồ sơ có thể đi đến công ty lưu trữ hồ sơ y tế
Hồ sơ có thể được gửi đến sở y tế tiểu bang
Thực hành nên thông báo cho bệnh nhân về nơi hồ sơ đã đi

Cách tìm chúng:

Kiểm tra xem thực hành có gửi thư khi đóng cửa không (liệt kê nơi hồ sơ đã được chuyển)
Gọi hội đồng y tế tiểu bang của anh/chị—họ có thể có thông tin về các thực hành đã đóng cửa
Liên hệ với công ty bảo hiểm của anh/chị—họ có thể biết nhà cung cấp nào đã tiếp quản
Tìm kiếm tên bác sĩ để xem liệu họ có gia nhập thực hành khác không
Liên hệ với phòng hồ sơ sở y tế tiểu bang của anh/chị

Lưu ý rằng các thực hành đã đóng cửa có thể tính phí cao hơn hoặc có thời gian xử lý dài hơn vì quản lý hồ sơ tích cực đã kết thúc.

Hồ Sơ Bệnh Viện vs. Nhà Cung Cấp Cá Nhân

Khi anh/chị nhận điều trị tại bệnh viện, hồ sơ được duy trì bởi cả:

Bệnh viện (khoa cấp cứu, phòng thí nghiệm, hình ảnh, ghi chú điều dưỡng)
Bác sĩ cá nhân (bác sĩ điều trị, tư vấn, chuyên gia)

Đối với hồ sơ nằm viện hoàn chỉnh, anh/chị có thể cần yêu cầu từ:

Phòng hồ sơ y tế bệnh viện (cho hồ sơ cơ sở)
Mỗi nhóm bác sĩ tư vấn riêng biệt (cho ghi chú bác sĩ)

Một số bệnh viện bao gồm tất cả ghi chú nhà cung cấp trong hệ thống hồ sơ của họ; những nơi khác giữ chúng riêng biệt. Hỏi phòng hồ sơ bệnh viện những gì được bao gồm trong bản sao của họ.

Hồ Sơ từ Nhiều Địa Điểm

Nếu anh/chị đã gặp nhà cung cấp tại nhiều địa điểm (các văn phòng khác nhau, bệnh viện liên kết), mỗi địa điểm có thể duy trì hồ sơ riêng biệt hoặc họ có thể sử dụng hệ thống thống nhất.

Hồ sơ điện tử thống nhất: Các hệ thống sức khỏe lớn thường có một hệ thống hồ sơ qua tất cả các địa điểm. Một yêu cầu nhận mọi thứ.

Địa điểm riêng biệt: Các văn phòng độc lập hoặc hệ thống cũ có thể giữ hồ sơ riêng biệt cho mỗi địa điểm. Anh/Chị sẽ cần yêu cầu từ mỗi nơi riêng biệt.

Hỏi phòng hồ sơ liệu yêu cầu của anh/chị có bao phủ tất cả các địa điểm nơi anh/chị đã được điều trị hay anh/chị cần yêu cầu riêng biệt cho mỗi nơi.

Phải Làm Gì Khi Anh/Chị Nhận Hồ Sơ

Nhận hồ sơ của anh/chị chỉ là bắt đầu—anh/chị cần xem xét và quản lý chúng hiệu quả.

Xem Xét Tính Đầy Đủ

Khi hồ sơ đến, kiểm tra ngay:

Phạm vi ngày: Nó có bao phủ khung thời gian anh/chị yêu cầu không?
Loại hồ sơ: Anh/Chị có nhận ghi chú thăm, kết quả xét nghiệm, báo cáo hình ảnh—mọi thứ anh/chị yêu cầu không?
Thăm thiếu: So sánh với hồ sơ hoặc lịch riêng của anh/chị. Tất cả các cuộc hẹn có được bao gồm không?
Tệp đính kèm: Kết quả xét nghiệm và báo cáo hình ảnh được tham chiếu có thực sự được đính kèm không?
Khả năng đọc: Anh/Chị có thể đọc ghi chú viết tay không? Bản sao có rõ ràng không?

Nếu có gì đó thiếu, liên hệ với phòng hồ sơ ngay lập tức với chi tiết cụ thể: "Tôi yêu cầu hồ sơ từ 2020-2024 nhưng chỉ nhận được 2022-2024" hoặc "Yêu cầu của tôi bao gồm báo cáo hình ảnh nhưng chúng không có trong gói này."

Tổ Chức và Lưu Trữ Hồ Sơ

Hồ sơ điện tử:

Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng (theo nhà cung cấp, theo năm, theo tình trạng)
Sử dụng tên tệp mô tả với ngày: "Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf"
Giữ sao lưu (lưu trữ đám mây, ổ đĩa ngoài, cả hai)
Xem xét bảo vệ mật khẩu cho hồ sơ nhạy cảm
Giữ tổ chức cùng với hệ thống theo dõi cuộc hẹn của anh/chị

Hồ sơ giấy:

Sử dụng bìa ba vòng với dấu phân cách theo nhà cung cấp hoặc ngày
Nộp theo thời gian trong mỗi phần
Giữ ở vị trí an toàn
Tạo bản sao trước khi đưa bản gốc cho nhà cung cấp khác
Quét tài liệu quan trọng như sao lưu điện tử

Chia Sẻ với Nhà Cung Cấp Mới

Khi chia sẻ hồ sơ với bác sĩ mới:

Trước cuộc hẹn:

Hỏi liệu họ muốn hồ sơ được gửi trước không (nhiều người thích điều này)
Hỏi phương pháp ưa thích (fax, tải lên cổng, mang đến cuộc hẹn)
Gửi hoặc giao 1-2 tuần trước cuộc hẹn đầu tiên nếu có thể

Tại cuộc hẹn:

Mang một bản sao (điện tử hoặc giấy) như sao lưu
Đánh dấu các phần liên quan nhất cho chuyến thăm này
Sẵn sàng tóm tắt các điểm chính bằng lời
Đừng giả định bác sĩ đã đọc mọi thứ trước cuộc hẹn

Sau cuộc hẹn:

Xác nhận nhà cung cấp mới đã nhận hồ sơ
Hỏi liệu họ có cần thêm gì không
Cập nhật hồ sơ riêng của anh/chị với ghi chú từ chuyến thăm này

Phát Hiện Lỗi và Yêu Cầu Sửa Chữa

Lỗi hồ sơ y tế phổ biến:

Thuốc hoặc liều lượng sai
Dị ứng không chính xác
Lịch sử gia đình sai
Chẩn đoán nhầm
Kết quả xét nghiệm trộn lẫn

Khi anh/chị phát hiện lỗi:

Ghi lại lỗi cụ thể (cái gì sai, cái gì nên đúng)
Liên hệ với phòng hồ sơ y tế của nhà cung cấp hoặc cổng thông tin bệnh nhân
Yêu cầu sửa đổi theo quyền HIPAA để sửa đổi
Cung cấp tài liệu hỗ trợ nếu có
Nếu nhà cung cấp từ chối sửa chữa, anh/chị có thể yêu cầu tuyên bố bất đồng được thêm vào hồ sơ của anh/chị

Quan trọng: Các nhà cung cấp có thể từ chối sửa chữa hồ sơ nếu họ tin rằng thông tin chính xác, nhưng họ phải thêm bất đồng của anh/chị vào tệp và bao gồm nó với các tiết lộ trong tương lai của hồ sơ đó.

Khắc Phục Các Vấn Đề Thường Gặp

Ngay cả với quyền hợp pháp, yêu cầu hồ sơ có thể gặp trở ngại. Đây là cách xử lý các vấn đề thường gặp.

Chậm Trễ Quá 30 Ngày

Nếu 30 ngày trôi qua mà không nhận được hồ sơ hoặc giải thích:

Bước 1: Liên hệ với phòng hồ sơ

Tham chiếu ngày yêu cầu và số xác nhận của anh/chị
Yêu cầu cập nhật trạng thái và ngày hoàn thành dự kiến
Hỏi liệu có vấn đề hoặc thông tin thiếu không
Ghi lại cuộc trò chuyện này (ngày, anh/chị đã nói chuyện với ai, họ nói gì)

Bước 2: Gửi theo dõi bằng văn bản (nếu không có phản hồi)

Gửi thư hoặc email nêu: ngày yêu cầu, rằng 30 ngày đã trôi qua, quyền HIPAA đối với hồ sơ, yêu cầu hành động ngay lập tức
Giữ bản sao của giao tiếp này

Bước 3: Nộp đơn khiếu nại HIPAA (nếu vẫn không có phản hồi)

Nộp trực tuyến với HHS Office for Civil Rights
Bao gồm: ngày, tài liệu, giải thích vi phạm
OCR xem xét khiếu nại và xác định liệu điều tra có được bảo đảm không
Nhiều khiếu nại được giải quyết thông qua hành động khắc phục của nhà cung cấp
OCR tập trung vào vi phạm hệ thống và có thể không theo đuổi các trường hợp cá nhân nếu nhà cung cấp sửa chữa vấn đề kịp thời

Yêu Cầu Bị Từ Chối

Nếu yêu cầu của anh/chị bị từ chối:

Hiểu tại sao: Các nhà cung cấp phải giải thích từ chối bằng văn bản. Lý do có thể là:

Hồ sơ không tồn tại (anh/chị không thực sự được điều trị ở đó)
Yêu cầu là cho thông tin bị loại trừ (ghi chú tâm lý trị liệu)
Mối quan tâm về nguy hiểm (hiếm khi được sử dụng)
Mẫu không đầy đủ hoặc không ký

Đối với mẫu không đầy đủ: Nộp lại với sửa chữa

Đối với từ chối thực chất:

Anh/Chị có quyền yêu cầu xem xét bởi một chuyên gia chăm sóc sức khỏe khác do nhà cung cấp chỉ định
Yêu cầu xem xét này bằng văn bản
Nếu xem xét duy trì từ chối, anh/chị có thể nộp đơn khiếu nại HIPAA với OCR

Hầu hết các từ chối là không đúng: HIPAA cho quyền truy cập rộng. Nếu anh/chị nghĩ từ chối không công bằng, theo đuổi xem xét và khiếu nại.

Phí Quá Cao

Nếu phí có vẻ quá mức:

Bước 1: Yêu cầu phân tích phí chi tiết cho thấy các khoản phí cụ thể (lấy, sao chép mỗi trang, phương tiện, bưu phí)

Bước 2: So sánh với giới hạn phí tiểu bang của anh/chị (tìm kiếm "[tiểu bang của anh/chị] medical records fees")

Bước 3: Nếu phí vượt quá giới hạn tiểu bang:

Chỉ ra điều này bằng văn bản cho phòng hồ sơ
Tham chiếu luật tiểu bang cụ thể
Yêu cầu giảm phí đến giới hạn hợp pháp

Bước 4: Nếu phí nằm trong giới hạn tiểu bang nhưng vẫn có vẻ quá mức:

Yêu cầu miễn phí dựa trên khó khăn tài chính (nếu áp dụng)
Nộp đơn khiếu nại với bộ phận bảo vệ người tiêu dùng tổng chưởng lý tiểu bang
Nộp đơn khiếu nại HIPAA nếu giới hạn liên bang bị vượt quá

Bước 5: Xem xét lựa chọn thay thế:

Yêu cầu bản sao điện tử (thường rẻ hơn)
Yêu cầu nhà cung cấp gửi trực tiếp đến bác sĩ mới (phải miễn phí hoặc chi phí tối thiểu)
Truy cập qua cổng thông tin bệnh nhân nếu có (miễn phí)

Hồ Sơ Không Đầy Đủ

Nếu hồ sơ thiếu thông tin anh/chị yêu cầu:

Bước 1: Cụ thể về những gì thiếu

So sánh những gì anh/chị nhận được với những gì anh/chị yêu cầu
Liệt kê ngày thăm cụ thể, xét nghiệm, hoặc thủ tục không được bao gồm
Tham chiếu yêu cầu gốc của anh/chị

Bước 2: Liên hệ với phòng hồ sơ với chi tiết cụ thể

"Tôi yêu cầu tất cả ghi chú thăm 2020-2024 nhưng chỉ nhận được 2022-2024"
"Yêu cầu của tôi bao gồm báo cáo MRI từ 6/15/2023 nhưng nó không ở đây"
Hỏi liệu phí bổ sung có cần cho các mục thiếu không

Bước 3: Nếu hồ sơ thực sự không tồn tại:

Hỏi liệu chúng có được duy trì ở nơi khác không (văn phòng khác, thực hành đã đóng cửa)
Hỏi liệu chúng có bị hủy không (chính sách lưu giữ hồ sơ khác nhau)
Yêu cầu xác nhận bằng văn bản về những gì không tồn tại

Bước 4: Nếu hồ sơ nên tồn tại nhưng không được cung cấp:

Nộp lại yêu cầu chính thức cụ thể cho các mục thiếu
Ghi lại phản hồi không đầy đủ
Xem xét khiếu nại HIPAA nếu nhà cung cấp không hợp tác

Nhà Cung Cấp Khẳng Định Hồ Sơ Không Tồn Tại

Nếu nhà cung cấp nói họ không có hồ sơ điều trị anh/chị:

Xác minh anh/chị đang liên hệ nhà cung cấp đúng:

Kiểm tra hóa đơn cũ, EOB bảo hiểm, hoặc xác nhận cuộc hẹn cho tên nhà cung cấp chính xác
Các thực hành thay đổi tên, sáp nhập, hoặc tách
Bác sĩ cá nhân di chuyển giữa các nhóm thực hành

Cung cấp thêm thông tin:

Bao gồm ngày điều trị
Tên bác sĩ anh/chị đã gặp
Loại điều trị đã nhận
Bất kỳ số bệnh nhân hoặc tài khoản anh/chị có

Kiểm tra xem thực hành có đóng cửa hoặc sáp nhập không:

Hồ sơ có thể đã chuyển đến một thực thể khác
Liên hệ với hội đồng y tế tiểu bang để biết thông tin về các thực hành đã đóng cửa

Nếu anh/chị chắc chắn họ đã điều trị anh/chị nhưng họ phủ nhận:

Thu thập bằng chứng (báo cáo thanh toán, yêu cầu bảo hiểm, chai thuốc từ nhà cung cấp đó)
Gửi yêu cầu chính thức với tài liệu hỗ trợ
Xem xét khiếu nại nếu họ rõ ràng đang cản trở

Nộp Đơn Khiếu Nại

Khi các nhà cung cấp vi phạm quyền HIPAA:

HHS Office for Civil Rights (Khiếu Nại HIPAA Liên Bang):

Nộp đơn khiếu nại với HHS Office for Civil Rights
Cho vi phạm: thời hạn 30 ngày, từ chối không đúng, phí quá mức, không cung cấp truy cập
OCR điều tra và có thể áp đặt tiền phạt
Nộp trong vòng 180 ngày kể từ khi anh/chị biết về vi phạm

Tổng Chưởng Lý Tiểu Bang hoặc Sở Y Tế:

Cho vi phạm giới hạn phí tiểu bang
Cho các vấn đề bảo vệ người tiêu dùng chung
Khiếu nại thường giải quyết nhanh hơn quy trình liên bang

Hội Đồng Y Tế Tiểu Bang:

Cho hành vi không chuyên nghiệp của bác sĩ cá nhân
Ít hiệu quả hơn cho các vấn đề hồ sơ hành chính
Tốt hơn cho khiếu nại chăm sóc lâm sàng

Bao gồm trong khiếu nại của anh/chị:

Dòng thời gian sự kiện với ngày
Bản sao yêu cầu của anh/chị
Phản hồi của nhà cung cấp (hoặc thiếu phản hồi)
Giải thích quyền nào bị vi phạm
Những gì anh/chị yêu cầu như giải quyết

Các Câu Hỏi Thường Gặp

Mất bao lâu để nhận hồ sơ y tế? Theo HIPAA, các nhà cung cấp phải phản hồi trong vòng 30 ngày, với có thể kéo dài 30 ngày nếu cần. Trong thực tế, hồ sơ điện tử thường đến trong 3-10 ngày, trong khi hồ sơ giấy toàn diện có thể mất 2-4 tuần. Tải xuống cổng thông tin bệnh nhân có thể ngay lập tức.

Chi phí bao nhiêu để nhận bản sao hồ sơ y tế? Chi phí khác nhau theo tiểu bang và nhà cung cấp. Tải xuống cổng điện tử thường miễn phí. Hồ sơ giấy thường có giá $0.50-$1.00 mỗi trang cộng với phí xử lý $10-$25 và bưu phí. Hồ sơ hoàn chỉnh có thể chạy $50-$400 tùy thuộc kích thước. Nhiều tiểu bang đặt giới hạn phí dưới các số tiền này.

Tôi có thể yêu cầu hồ sơ y tế cho thành viên gia đình không? Đối với trẻ vị thành niên, cha mẹ/người giám hộ có thể yêu cầu hồ sơ. Đối với người lớn, anh/chị cần ủy quyền bằng văn bản từ bệnh nhân hoặc thẩm quyền hợp pháp (power of attorney, giám hộ). Đối với thành viên gia đình đã mất, anh/chị cần bằng chứng về thẩm quyền (tư cách người thực hiện, giấy chứng tử, quan hệ gia đình).

Điều gì xảy ra nếu bác sĩ của tôi nghỉ hưu hoặc thực hành đóng cửa? Hồ sơ có thể đã chuyển đến nhà cung cấp khác, đi đến công ty lưu trữ hồ sơ y tế, hoặc được gửi đến sở y tế tiểu bang của anh/chị. Liên hệ với hội đồng y tế tiểu bang của anh/chị để được hướng dẫn về việc định vị hồ sơ từ các thực hành đã đóng cửa. Thực hành nên đã thông báo cho bệnh nhân về nơi hồ sơ đã được chuyển.

Tôi có thể nhận hồ sơ y tế từ 20 năm trước không? Nó phụ thuộc vào yêu cầu lưu giữ hồ sơ trong tiểu bang của anh/chị và liệu hồ sơ vẫn tồn tại. Nhiều tiểu bang yêu cầu các nhà cung cấp giữ hồ sơ trong 7-10 năm sau điều trị cuối cùng. Hồ sơ cũ hơn có thể đã bị hủy hợp pháp hoặc có thể khó truy cập nếu chỉ được duy trì trên giấy trong các thực hành cũ hơn.

Tôi có phải giải thích tại sao tôi muốn hồ sơ y tế của mình không? Không. Theo HIPAA, anh/chị có quyền đối với hồ sơ của anh/chị mà không cần biện minh hoặc giải thích tại sao anh/chị muốn chúng. Hầu hết các mẫu hỏi "mục đích" nhưng "personal use" là đủ. Các nhà cung cấp không thể từ chối truy cập dựa trên mục đích đã nêu của anh/chị.

Điều gì xảy ra nếu hồ sơ y tế của tôi chứa lỗi? Anh/Chị có quyền HIPAA để yêu cầu sửa đổi hồ sơ của anh/chị. Nộp yêu cầu bằng văn bản giải thích lỗi và cái gì nên được sửa chữa. Nếu nhà cung cấp từ chối, họ phải thêm tuyên bố bất đồng của anh/chị vào hồ sơ và bao gồm nó với các tiết lộ trong tương lai.

Tôi có thể nhận hồ sơ y tế của mình được gửi trực tiếp đến bác sĩ khác không? Có, và điều này thường miễn phí hoặc chi phí thấp. Chuyển giao giữa các nhà cung cấp không thể được tính phí sao chép tiêu chuẩn theo HIPAA—chỉ chi phí truyền thực tế. Bao gồm tên nhà cung cấp nhận, địa chỉ, và số fax trong yêu cầu của anh/chị.

Làm thế nào để tôi nhận hình ảnh như X-ray hoặc MRI? Báo cáo hình ảnh (giải thích bằng văn bản của bác sĩ X quang) được bao gồm trong hồ sơ tiêu chuẩn. Hình ảnh thực tế (phim hoặc tệp kỹ thuật số) yêu cầu yêu cầu riêng biệt, thường được cung cấp trên CD hoặc DVD. Có thể có phí bổ sung cho phương tiện và để ghi hình ảnh.

Điều gì xảy ra nếu tôi cần hồ sơ khẩn cấp cho cuộc hẹn sắp tới? Nói với phòng hồ sơ khi anh/chị nộp yêu cầu rằng anh/chị có nhu cầu khẩn cấp. Một số nhà cung cấp cung cấp xử lý nhanh với phí bổ sung. Hoặc, truy cập hồ sơ gần đây qua cổng thông tin bệnh nhân nếu có, hoặc để các nhà cung cấp yêu cầu hồ sơ trực tiếp từ nhau.

Các Bài Viết Liên Quan

Quản lý hồ sơ y tế của anh/chị là thiết yếu để điều phối chăm sóc qua các nhà cung cấp. Appointment Adder giúp anh/chị theo dõi các cuộc hẹn và tổ chức thông tin chăm sóc sức khỏe ở một nơi. Dùng thử miễn phí tại appointmentadder.com

Điều Hướng Nhanh:

Quyền Hợp Pháp Của Anh/Chị - Nếu anh/chị cần hiểu quyền HIPAA và nghĩa vụ của nhà cung cấp
Phương Pháp Yêu Cầu - Nếu anh/chị muốn biết cách nhanh nhất để nhận hồ sơ
Quy Trình Từng Bước - Nếu anh/chị cần hướng dẫn chi tiết để yêu cầu hồ sơ
Khắc Phục Sự Cố - Nếu anh/chị đang gặp chậm trễ, từ chối, hoặc phí quá cao

Tại Sao Anh/Chị Có Thể Cần Hồ Sơ Y Tế

Hồ sơ y tế không chỉ dành cho bác sĩ. Có nhiều lý do chính đáng anh/chị có thể cần bản sao thông tin chăm sóc sức khỏe của riêng anh/chị:

Di chuyển hoặc du lịch: Có hồ sơ sẵn sàng khi anh/chị di chuyển hoặc du lịch đảm bảo tính liên tục của chăm sóc nếu anh/chị cần chú ý y tế.

Lịch sử sức khỏe gia đình (family health history): Hiểu lịch sử y tế của anh/chị giúp các thành viên gia đình đánh giá rủi ro sức khỏe riêng của họ.

Quyền Hợp Pháp Của Anh/Chị Theo HIPAA

Quyền Truy Cập

Anh/Chị có quyền kiểm tra và nhận bản sao hồ sơ y tế của anh/chị. Điều này bao gồm:

Ghi chú thăm bác sĩ (doctor visit notes)
Kết quả xét nghiệm và công việc phòng thí nghiệm (test results and lab work)
Báo cáo hình ảnh (X-rays, MRIs, CT scans)
Hồ sơ đơn thuốc và thuốc
Thông tin thanh toán
Hồ sơ tiêm chủng (immunization records)
Lịch sử y tế do nhà cung cấp thực hiện

Các hồ sơ duy nhất thường bị loại trừ là:

Ghi chú tâm lý trị liệu (psychotherapy notes) (tách biệt với hồ sơ điều trị sức khỏe tâm thần)
Thông tin được biên soạn cho thủ tục pháp lý
Thông tin phòng thí nghiệm nhất định
Thông tin về người khác (trừ khi anh/chị là đại diện hợp pháp)

Yêu Cầu Thời Gian

Giới Hạn Phí

Các nhà cung cấp có thể tính phí hợp lý cho việc sao chép và gửi thư hồ sơ, nhưng các khoản phí này phải giới hạn ở:

Chi phí lao động để sao chép (nếu là bản sao điện tử, chỉ để tạo và truyền)
Chi phí vật tư để tạo phương tiện giấy hoặc điện tử
Bưu phí nếu anh/chị muốn hồ sơ được gửi thư
Chuẩn bị giải thích hoặc tóm tắt (chỉ khi anh/chị yêu cầu tóm tắt thay vì hồ sơ đầy đủ)

Định Dạng Hồ Sơ

Quyền Từ Chối

Các nhà cung cấp có thể từ chối truy cập trong các trường hợp hạn chế:

Nếu tiết lộ sẽ gây nguy hiểm cho anh/chị hoặc người khác
Nếu thông tin tham chiếu người khác (không phải nhà cung cấp chăm sóc sức khỏe)
Nếu yêu cầu là cho ghi chú tâm lý trị liệu
Nếu thông tin được thu thập theo lời hứa bảo mật

Ngay cả khi bị từ chối, anh/chị có quyền yêu cầu xem xét lại việc từ chối bởi một chuyên gia chăm sóc sức khỏe có giấy phép do nhà cung cấp chỉ định.

Phương Pháp Yêu Cầu Hồ Sơ Y Tế

Tải Xuống Cổng Thông Tin Bệnh Nhân (Nhanh Nhất cho Hồ Sơ Gần Đây)

Nếu nhà cung cấp của anh/chị có cổng thông tin bệnh nhân (patient portal), đây thường là phương pháp nhanh nhất cho hồ sơ gần đây.

Ưu điểm:

Truy cập tức thì đến hồ sơ có sẵn
Không có phí cho tải xuống điện tử
Có thể tải xuống nhiều lần nếu cần
Thường bao gồm ghi chú thăm, kết quả xét nghiệm, và tiêm chủng

Giới hạn:

Có thể không bao gồm tất cả các loại hồ sơ (hình ảnh thường bị loại trừ)
Thường chỉ hiển thị hồ sơ gần đây (2-3 năm qua)
Ghi chú thăm có thể bị trì hoãn bởi thời gian xem xét của nhà cung cấp
Không hoạt động cho hồ sơ từ các nhà cung cấp không có cổng

Mẫu Yêu Cầu Bằng Văn Bản (Chính Thức Nhất)

Ưu điểm:

Tạo dấu vết giấy tờ chính thức
Yêu cầu cho hồ sơ toàn diện
Cho phép tùy chỉnh cụ thể (phạm vi ngày, loại hồ sơ)
Cần thiết cho yêu cầu bên thứ ba (thành viên gia đình, luật sư)

Giới hạn:

Chậm hơn truy cập cổng
Thường liên quan đến phí
Yêu cầu mẫu, chữ ký, đôi khi công chứng (notarization)

Yêu Cầu Qua Điện Thoại hoặc Email (Tốt cho Yêu Cầu Đơn Giản)

Một số nhà cung cấp chấp nhận yêu cầu không chính thức qua điện thoại hoặc email, đặc biệt cho hồ sơ hạn chế.

Ưu điểm:

Nhanh để bắt đầu
Có thể hỏi câu hỏi về quy trình
Có thể hoạt động cho yêu cầu đơn giản (một kết quả xét nghiệm, hồ sơ tiêm chủng)

Giới hạn:

Không phải tất cả nhà cung cấp chấp nhận yêu cầu không chính thức
Thường được theo sau bằng yêu cầu mẫu chính thức
Khó hơn để ghi lại nếu có tranh chấp sau này

Yêu Cầu Trực Tiếp (Nhanh Nhất Khi Được Cho Phép)

Đến trực tiếp có thể hoạt động cho nhu cầu tức thì, mặc dù nhiều nhà cung cấp yêu cầu yêu cầu trước.

Ưu điểm:

Đôi khi có thể rời đi với hồ sơ cùng ngày
Có thể xem xét hồ sơ tại chỗ trước khi sao chép
Có thể làm rõ câu hỏi ngay lập tức

Giới hạn:

Không phải lúc nào cũng được chấp nhận cho xử lý cùng ngày
Vẫn yêu cầu mẫu đã hoàn thành và ID
Có thể liên quan đến chờ đợi trong khi hồ sơ được chuẩn bị

Ủy Quyền Bên Thứ Ba (Cho Đại Diện)

Nếu anh/chị yêu cầu hồ sơ thay mặt cho người khác (trẻ em, cha mẹ già, thành viên gia đình đã mất), anh/chị cần ủy quyền thích hợp.

Yêu cầu:

Mẫu đã hoàn thành được ký bởi bệnh nhân (hoặc đại diện hợp pháp)
Bản sao ID của anh/chị
Bằng chứng về thẩm quyền (power of attorney, giấy tờ giám hộ, giấy chứng tử, v.v.)
Ủy quyền cụ thể cho những hồ sơ anh/chị có thể truy cập

Để biết thêm về cân nhắc riêng tư khi quản lý chăm sóc sức khỏe của người khác, xem hướng dẫn của chúng tôi cho người chăm sóc gia đình.

Nên Yêu Cầu Gì

Biết chính xác những gì cần yêu cầu giúp anh/chị nhận được thông tin hoàn chỉnh mà không có sự chậm trễ hoặc chi phí không cần thiết.

Hồ Sơ Y Tế Hoàn Chỉnh vs. Mục Cụ Thể

Chuyển sang nhà cung cấp chăm sóc chính mới
Tìm kiếm ý kiến thứ hai toàn diện
Liên quan đến vấn đề pháp lý yêu cầu tài liệu đầy đủ
Thiết lập chăm sóc với nhiều chuyên gia mới

Mục cụ thể giới hạn yêu cầu cho các hồ sơ cụ thể. Yêu cầu mục cụ thể khi:

Anh/Chị chỉ cần kết quả xét nghiệm gần đây
Anh/Chị muốn hình ảnh từ một thủ tục cụ thể
Anh/Chị cần hồ sơ tiêm chủng cho trường/công việc
Anh/Chị đang theo dõi các tình trạng cụ thể theo thời gian

Các Loại Hồ Sơ Thường Gặp

Hồ sơ thuốc (medication records): Đơn thuốc hiện tại, thuốc trong quá khứ, thay đổi liều lượng, phản ứng bất lợi, thông tin nhà thuốc.

Hồ sơ tiêm chủng: Ngày và loại của tất cả các loại vắc-xin đã nhận. Thường cần cho trường, công việc, hoặc du lịch.

Hồ sơ thủ tục (procedure records): Báo cáo phẫu thuật cho các ca phẫu thuật, ghi chú thủ tục cho nội soi hoặc sinh thiết, báo cáo bệnh lý.

Hồ sơ thanh toán (billing records): Hóa đơn chi tiết, yêu cầu bảo hiểm, lịch sử thanh toán. Hữu ích cho việc tranh chấp phí hoặc theo dõi bảo hiểm.

Thư từ (correspondence): Thư giữa các nhà cung cấp, ghi chú giới thiệu, báo cáo tư vấn. Quan trọng để hiểu điều phối chăm sóc.

Yêu Cầu Quay Lại Bao Xa

Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu của anh/chị:

2-3 năm qua: Thường đủ cho chăm sóc liên tục với nhà cung cấp mới, bao phủ xu hướng xét nghiệm gần đây và điều trị hiện tại.

5-10 năm qua: Tốt hơn cho các tình trạng mãn tính, cho bức tranh đầy đủ hơn về tiến triển bệnh và lịch sử điều trị.

Lịch sử hoàn chỉnh: Cần thiết cho vấn đề pháp lý, giúp thiết lập mẫu dài hạn, hữu ích cho các tình trạng đa hệ thống phức tạp.

Quy Trình Yêu Cầu Từng Bước

Đây chính xác là cách yêu cầu hồ sơ y tế, từ đầu đến cuối.

Bước 1: Xác Định Liên Hệ Đúng

Đối với bác sĩ cá nhân: Gọi số văn phòng chính, hỏi phòng hồ sơ y tế. Trong các thực hành nhỏ, đây có thể là quản lý văn phòng.

Bước 2: Lấy và Hoàn Thành Mẫu

Hầu hết các nhà cung cấp yêu cầu mẫu cụ thể của họ (mặc dù hợp pháp họ phải chấp nhận các lựa chọn thay thế hợp lý).

Tìm mẫu: Kiểm tra website của nhà cung cấp dưới "medical records" hoặc "patient forms." Nếu không trực tuyến, gọi và yêu cầu họ gửi thư hoặc email nó.

Hoàn thành tất cả các trường cẩn thận:

Tên hợp pháp đầy đủ của anh/chị (như nó xuất hiện trong hồ sơ y tế)
Ngày sinh
Địa chỉ nơi hồ sơ nên được gửi
Số điện thoại
Số tài khoản bệnh nhân hoặc số hồ sơ y tế (nếu biết)
Hồ sơ cụ thể được yêu cầu (phạm vi ngày, loại)
Mục đích của yêu cầu (thường là "personal use" hoặc "continuing care")
Chữ ký và ngày
Chữ ký thứ hai nếu mẫu yêu cầu nhân chứng

Lỗi thường gặp cần tránh:

Sử dụng biệt danh thay vì tên hợp pháp
Quên ghi ngày trên chữ ký
Không chỉ định phạm vi ngày (nhận nhiều hồ sơ hơn cần thiết)
Thiếu bản sao ID yêu cầu
Địa chỉ cũ

Bước 3: Cung Cấp Giấy Tờ Tùy Thân

Hầu hết các yêu cầu yêu cầu bản sao ID có ảnh do chính phủ cấp để xác minh danh tính của anh/chị:

Bằng lái xe (driver's license)
Hộ chiếu (passport)
Thẻ ID tiểu bang (state ID card)
ID quân sự (military ID)

Đính kèm bản photocopy—đừng gửi ID gốc của anh/chị. Đảm bảo bản sao dễ đọc.

Bước 4: Chỉ Định Phương Thức Giao Hàng

Anh/Chị sẽ cần chỉ ra cách anh/chị muốn hồ sơ được giao:

Giao hàng điện tử (electronic delivery) (nếu có):

Email (kiểm tra xem nhà cung cấp có hỗ trợ email an toàn không)
Truy cập cổng thông tin bệnh nhân
CD hoặc USB drive gửi thư cho anh/chị
Liên kết tải xuống trực tiếp

Giao hàng giấy (paper delivery):

Gửi thư đến địa chỉ của anh/chị
Nhận trực tiếp
Fax (thường cho chuyển giao giữa các nhà cung cấp)

Chuyển giao nhà cung cấp trực tiếp:

Nếu anh/chị muốn hồ sơ được gửi đến bác sĩ khác, bao gồm tên nhà cung cấp đó, địa chỉ, số fax

Điện tử thường nhanh hơn và rẻ hơn, nhưng một số hồ sơ (như hình ảnh) có thể cần ở trên phương tiện vật lý.

Bước 5: Nộp Yêu Cầu

Làm theo phương pháp nộp ưa thích của nhà cung cấp:

Thư: Gửi mẫu đã hoàn thành, bản sao ID, và thanh toán (nếu yêu cầu trước) đến địa chỉ hồ sơ y tế
Fax: Fax mẫu và ID đến số fax hồ sơ y tế (không phải fax lâm sàng)
Email: Sử dụng email cổng an toàn nếu có; email thông thường có thể không được chấp nhận vì lý do riêng tư
Trực tiếp: Giao đến phòng hồ sơ y tế

Nhận xác nhận: Yêu cầu số xác nhận hoặc biên nhận. Đây là bằng chứng yêu cầu đã được nộp và bắt đầu đồng hồ 30 ngày HIPAA.

Bước 6: Theo Dõi

Nếu anh/chị chưa nghe gì trong 10-14 ngày, theo dõi:

Gọi phòng hồ sơ y tế
Tham chiếu ngày yêu cầu và số xác nhận của anh/chị
Hỏi về trạng thái và ngày hoàn thành ước tính
Ghi lại anh/chị đã nói chuyện với ai và họ nói gì

Nếu 30 ngày trôi qua không có phản hồi hoặc giải thích, nhà cung cấp đang vi phạm HIPAA. Anh/Chị có thể nộp đơn khiếu nại (xem phần Khắc Phục Sự Cố).

Chi Phí và Thời Gian

Hiểu chi phí và thời gian điển hình giúp anh/chị lập kế hoạch và nhận ra khi phí hoặc chậm trễ quá mức.

Phí Điển Hình

Phí khác nhau theo tiểu bang (nhiều tiểu bang có giới hạn cụ thể) và theo nhà cung cấp, nhưng đây là phạm vi chung:

Phí lấy/xử lý (retrieval/processing fee): $0-$25 (phí một lần bất kể kích thước hồ sơ)

Sao chép mỗi trang (per-page copying): $0.50-$1.00 mỗi trang cho bản sao giấy

Hồ sơ điện tử (electronic records): $0-$10 (luật liên bang giới hạn phí bản sao điện tử ở chi phí lao động và phương tiện)

CD hoặc USB drive: $5-$15 cho phương tiện

Bưu phí (postage): Chi phí bưu phí thực tế (thường $5-$15 tùy thuộc kích thước hồ sơ)

Bản sao được chứng nhận (certified copies): Thêm $5-$10 mỗi tài liệu cho bản sao được chứng nhận/công chứng (thường chỉ cần cho mục đích pháp lý)

Tổng chi phí ví dụ:

Tải xuống cổng điện tử: $0
Hồ sơ điện tử trên CD, gửi thư: $10-$20
Hồ sơ giấy 100 trang, gửi thư: $60-$125
Hồ sơ giấy hoàn chỉnh (500+ trang): $250-$400

Giới Hạn Phí Cụ Thể Theo Tiểu Bang

Khi Nào Hồ Sơ Nên Miễn Phí

Các nhà cung cấp phải miễn hoặc giảm phí cho:

Chuyển giao giữa các nhà cung cấp (phải chỉ tính chi phí truyền thực tế)
Hồ sơ cần thiết cho kháng cáo hoặc khiếu nại chống lại nhà cung cấp
Hồ sơ cho bệnh nhân chứng minh khó khăn tài chính (quyết định của nhà cung cấp)

Một số tiểu bang yêu cầu hồ sơ miễn phí trong các trường hợp bổ sung (yêu cầu khuyết tật, mục đích y tế công cộng).

Kỳ Vọng Thời Gian

Tải xuống cổng thông tin bệnh nhân: Tức thì đến 7 ngày (nếu ghi chú cần xem xét của nhà cung cấp)

Yêu cầu đơn giản (hồ sơ gần đây, điện tử): 3-10 ngày làm việc

Yêu cầu tiêu chuẩn (giấy, nhiều năm): 2-4 tuần

Yêu cầu phức tạp (hồ sơ hoàn chỉnh, nhiều địa điểm): 3-4 tuần

Tối đa hợp pháp: 30 ngày, với có thể kéo dài 30 ngày nếu có lý do

Thách Thức Phí Quá Cao

Nếu phí có vẻ không hợp lý:

Yêu cầu phân tích chi tiết các khoản phí
So sánh với giới hạn phí của tiểu bang anh/chị
Yêu cầu miễn phí nếu anh/chị đối mặt với khó khăn tài chính
Nộp đơn khiếu nại với tổng chưởng lý tiểu bang hoặc sở y tế nếu phí vi phạm luật tiểu bang
Nộp đơn khiếu nại HIPAA với HHS Office for Civil Rights nếu phí quá mức theo luật liên bang

Định Dạng và Tùy Chọn Giao Hàng

Cách anh/chị nhận hồ sơ ảnh hưởng đến khả năng sử dụng, chi phí, và anh/chị nhận chúng nhanh như thế nào.

Định Dạng Điện Tử

Tải xuống PDF (phổ biến nhất):

Dễ xem trên bất kỳ thiết bị nào
Có thể in nếu cần
Chiếm không gian lưu trữ tối thiểu
Dễ email hoặc chia sẻ
Có thể được tổ chức với các tài liệu khác

Truy cập cổng thông tin bệnh nhân:

Không chờ giao hàng
Có thể xem nhiều lần
Thường miễn phí
Giới hạn ở những gì cổng bao gồm
Yêu cầu đăng nhập cổng

CD hoặc DVD:

Tốt cho hình ảnh (X-rays, MRIs)
Có thể bao gồm trình xem tương tác
Sao lưu vật lý
Yêu cầu ổ đĩa quang để xem
Có thể bị mất hoặc hư hỏng

USB drive:

Tương tự CD nhưng đa năng hơn
Dễ xem trên máy tính hiện đại hơn
Có thể thêm các tệp khác
Đắt hơn CD

Truyền điện tử trực tiếp:

Nhà cung cấp gửi trực tiếp đến bác sĩ mới của anh/chị
Thường là phương pháp mã hóa an toàn
Nhanh nhất cho chuyển giao giữa các nhà cung cấp
Anh/Chị không nhận được bản sao cá nhân

Định Dạng Giấy

In và gửi thư:

Tùy chọn đắt nhất
Cồng kềnh cho hồ sơ lớn
Có thể hư hỏng theo thời gian
Khó chia sẻ với nhiều nhà cung cấp
Có thể cần thiết nếu anh/chị cần bản sao được chứng nhận

Nhận trực tiếp:

Tiết kiệm chi phí bưu phí
Nhận hồ sơ ngay khi sẵn sàng
Có thể yêu cầu quay lại
Yêu cầu chuyến đi đến cơ sở

Ưu và Nhược Điểm Theo Định Dạng

Điện tử thắng cho:

Tốc độ
Chi phí
Tính di động
Chia sẻ dễ dàng
Không gian lưu trữ

Giấy thắng cho:

Thủ tục pháp lý (bản sao được chứng nhận)
Các nhà cung cấp không chấp nhận hồ sơ điện tử
Sở thích cá nhân cho tài liệu vật lý
Không có rào cản công nghệ

Tình Huống Đặc Biệt

Một số yêu cầu hồ sơ liên quan đến các biến chứng ngoài thủ tục tiêu chuẩn.

Yêu Cầu Hồ Sơ cho Thành Viên Gia Đình Đã Mất

Anh/Chị có thể yêu cầu hồ sơ y tế của thành viên gia đình đã mất nếu anh/chị là:

Đại diện cá nhân của di sản (người thực hiện/quản trị viên)
Người thân hoặc tham gia vào chăm sóc người đã mất (khác nhau theo tiểu bang)
Được ủy quyền theo luật tiểu bang

Yêu cầu:

Giấy chứng tử (death certificate)
Bằng chứng về thẩm quyền (thư quản lý, di chúc, tài liệu quan hệ gia đình)
Mẫu đã hoàn thành giải thích quan hệ
ID hợp lệ

Hồ Sơ Sức Khỏe Tâm Thần

Có thể yêu cầu ủy quyền riêng biệt
Nhà cung cấp có thể xem xét trước khi công bố để đảm bảo không có hại
Hồ sơ sức khỏe tâm thần của trẻ vị thành niên có thể có quy tắc đặc biệt

Hồ Sơ Điều Trị Lạm Dụng Chất Gây Nghiện

Luật liên bang (42 CFR Part 2) cung cấp bảo vệ đặc biệt cho hồ sơ điều trị lạm dụng chất gây nghiện ngoài HIPAA cho các chương trình được hỗ trợ liên bang:

Yêu cầu sự đồng ý bằng văn bản cụ thể
Sự đồng ý phải chi tiết thông tin gì, cho ai, cho mục đích gì
Không thể được công bố ngay cả với ủy quyền hồ sơ y tế chung
Áp dụng cho các chương trình được hỗ trợ liên bang

Hồ Sơ từ Thực Hành Đã Đóng Cửa

Khi một thực hành y tế đóng cửa:

Hồ sơ có thể chuyển đến nhà cung cấp khác tiếp nhận bệnh nhân
Hồ sơ có thể đi đến công ty lưu trữ hồ sơ y tế
Hồ sơ có thể được gửi đến sở y tế tiểu bang
Thực hành nên thông báo cho bệnh nhân về nơi hồ sơ đã đi

Cách tìm chúng:

Kiểm tra xem thực hành có gửi thư khi đóng cửa không (liệt kê nơi hồ sơ đã được chuyển)
Gọi hội đồng y tế tiểu bang của anh/chị—họ có thể có thông tin về các thực hành đã đóng cửa
Liên hệ với công ty bảo hiểm của anh/chị—họ có thể biết nhà cung cấp nào đã tiếp quản
Tìm kiếm tên bác sĩ để xem liệu họ có gia nhập thực hành khác không
Liên hệ với phòng hồ sơ sở y tế tiểu bang của anh/chị

Lưu ý rằng các thực hành đã đóng cửa có thể tính phí cao hơn hoặc có thời gian xử lý dài hơn vì quản lý hồ sơ tích cực đã kết thúc.

Hồ Sơ Bệnh Viện vs. Nhà Cung Cấp Cá Nhân

Khi anh/chị nhận điều trị tại bệnh viện, hồ sơ được duy trì bởi cả:

Bệnh viện (khoa cấp cứu, phòng thí nghiệm, hình ảnh, ghi chú điều dưỡng)
Bác sĩ cá nhân (bác sĩ điều trị, tư vấn, chuyên gia)

Đối với hồ sơ nằm viện hoàn chỉnh, anh/chị có thể cần yêu cầu từ:

Phòng hồ sơ y tế bệnh viện (cho hồ sơ cơ sở)
Mỗi nhóm bác sĩ tư vấn riêng biệt (cho ghi chú bác sĩ)

Hồ Sơ từ Nhiều Địa Điểm

Hồ sơ điện tử thống nhất: Các hệ thống sức khỏe lớn thường có một hệ thống hồ sơ qua tất cả các địa điểm. Một yêu cầu nhận mọi thứ.

Phải Làm Gì Khi Anh/Chị Nhận Hồ Sơ

Nhận hồ sơ của anh/chị chỉ là bắt đầu—anh/chị cần xem xét và quản lý chúng hiệu quả.

Xem Xét Tính Đầy Đủ

Khi hồ sơ đến, kiểm tra ngay:

Phạm vi ngày: Nó có bao phủ khung thời gian anh/chị yêu cầu không?
Loại hồ sơ: Anh/Chị có nhận ghi chú thăm, kết quả xét nghiệm, báo cáo hình ảnh—mọi thứ anh/chị yêu cầu không?
Thăm thiếu: So sánh với hồ sơ hoặc lịch riêng của anh/chị. Tất cả các cuộc hẹn có được bao gồm không?
Tệp đính kèm: Kết quả xét nghiệm và báo cáo hình ảnh được tham chiếu có thực sự được đính kèm không?
Khả năng đọc: Anh/Chị có thể đọc ghi chú viết tay không? Bản sao có rõ ràng không?

Tổ Chức và Lưu Trữ Hồ Sơ

Hồ sơ điện tử:

Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng (theo nhà cung cấp, theo năm, theo tình trạng)
Sử dụng tên tệp mô tả với ngày: "Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf"
Giữ sao lưu (lưu trữ đám mây, ổ đĩa ngoài, cả hai)
Xem xét bảo vệ mật khẩu cho hồ sơ nhạy cảm
Giữ tổ chức cùng với hệ thống theo dõi cuộc hẹn của anh/chị

Hồ sơ giấy:

Sử dụng bìa ba vòng với dấu phân cách theo nhà cung cấp hoặc ngày
Nộp theo thời gian trong mỗi phần
Giữ ở vị trí an toàn
Tạo bản sao trước khi đưa bản gốc cho nhà cung cấp khác
Quét tài liệu quan trọng như sao lưu điện tử

Chia Sẻ với Nhà Cung Cấp Mới

Khi chia sẻ hồ sơ với bác sĩ mới:

Trước cuộc hẹn:

Hỏi liệu họ muốn hồ sơ được gửi trước không (nhiều người thích điều này)
Hỏi phương pháp ưa thích (fax, tải lên cổng, mang đến cuộc hẹn)
Gửi hoặc giao 1-2 tuần trước cuộc hẹn đầu tiên nếu có thể

Tại cuộc hẹn:

Mang một bản sao (điện tử hoặc giấy) như sao lưu
Đánh dấu các phần liên quan nhất cho chuyến thăm này
Sẵn sàng tóm tắt các điểm chính bằng lời
Đừng giả định bác sĩ đã đọc mọi thứ trước cuộc hẹn

Sau cuộc hẹn:

Xác nhận nhà cung cấp mới đã nhận hồ sơ
Hỏi liệu họ có cần thêm gì không
Cập nhật hồ sơ riêng của anh/chị với ghi chú từ chuyến thăm này

Phát Hiện Lỗi và Yêu Cầu Sửa Chữa

Lỗi hồ sơ y tế phổ biến:

Thuốc hoặc liều lượng sai
Dị ứng không chính xác
Lịch sử gia đình sai
Chẩn đoán nhầm
Kết quả xét nghiệm trộn lẫn

Khi anh/chị phát hiện lỗi:

Ghi lại lỗi cụ thể (cái gì sai, cái gì nên đúng)
Liên hệ với phòng hồ sơ y tế của nhà cung cấp hoặc cổng thông tin bệnh nhân
Yêu cầu sửa đổi theo quyền HIPAA để sửa đổi
Cung cấp tài liệu hỗ trợ nếu có
Nếu nhà cung cấp từ chối sửa chữa, anh/chị có thể yêu cầu tuyên bố bất đồng được thêm vào hồ sơ của anh/chị

Khắc Phục Các Vấn Đề Thường Gặp

Ngay cả với quyền hợp pháp, yêu cầu hồ sơ có thể gặp trở ngại. Đây là cách xử lý các vấn đề thường gặp.

Chậm Trễ Quá 30 Ngày

Nếu 30 ngày trôi qua mà không nhận được hồ sơ hoặc giải thích:

Bước 1: Liên hệ với phòng hồ sơ

Tham chiếu ngày yêu cầu và số xác nhận của anh/chị
Yêu cầu cập nhật trạng thái và ngày hoàn thành dự kiến
Hỏi liệu có vấn đề hoặc thông tin thiếu không
Ghi lại cuộc trò chuyện này (ngày, anh/chị đã nói chuyện với ai, họ nói gì)

Bước 2: Gửi theo dõi bằng văn bản (nếu không có phản hồi)

Gửi thư hoặc email nêu: ngày yêu cầu, rằng 30 ngày đã trôi qua, quyền HIPAA đối với hồ sơ, yêu cầu hành động ngay lập tức
Giữ bản sao của giao tiếp này

Bước 3: Nộp đơn khiếu nại HIPAA (nếu vẫn không có phản hồi)

Nộp trực tuyến với HHS Office for Civil Rights
Bao gồm: ngày, tài liệu, giải thích vi phạm
OCR xem xét khiếu nại và xác định liệu điều tra có được bảo đảm không
Nhiều khiếu nại được giải quyết thông qua hành động khắc phục của nhà cung cấp
OCR tập trung vào vi phạm hệ thống và có thể không theo đuổi các trường hợp cá nhân nếu nhà cung cấp sửa chữa vấn đề kịp thời

Yêu Cầu Bị Từ Chối

Nếu yêu cầu của anh/chị bị từ chối:

Hiểu tại sao: Các nhà cung cấp phải giải thích từ chối bằng văn bản. Lý do có thể là:

Hồ sơ không tồn tại (anh/chị không thực sự được điều trị ở đó)
Yêu cầu là cho thông tin bị loại trừ (ghi chú tâm lý trị liệu)
Mối quan tâm về nguy hiểm (hiếm khi được sử dụng)
Mẫu không đầy đủ hoặc không ký

Đối với mẫu không đầy đủ: Nộp lại với sửa chữa

Đối với từ chối thực chất:

Anh/Chị có quyền yêu cầu xem xét bởi một chuyên gia chăm sóc sức khỏe khác do nhà cung cấp chỉ định
Yêu cầu xem xét này bằng văn bản
Nếu xem xét duy trì từ chối, anh/chị có thể nộp đơn khiếu nại HIPAA với OCR

Hầu hết các từ chối là không đúng: HIPAA cho quyền truy cập rộng. Nếu anh/chị nghĩ từ chối không công bằng, theo đuổi xem xét và khiếu nại.

Phí Quá Cao

Nếu phí có vẻ quá mức:

Bước 1: Yêu cầu phân tích phí chi tiết cho thấy các khoản phí cụ thể (lấy, sao chép mỗi trang, phương tiện, bưu phí)

Bước 2: So sánh với giới hạn phí tiểu bang của anh/chị (tìm kiếm "[tiểu bang của anh/chị] medical records fees")

Bước 3: Nếu phí vượt quá giới hạn tiểu bang:

Chỉ ra điều này bằng văn bản cho phòng hồ sơ
Tham chiếu luật tiểu bang cụ thể
Yêu cầu giảm phí đến giới hạn hợp pháp

Bước 4: Nếu phí nằm trong giới hạn tiểu bang nhưng vẫn có vẻ quá mức:

Yêu cầu miễn phí dựa trên khó khăn tài chính (nếu áp dụng)
Nộp đơn khiếu nại với bộ phận bảo vệ người tiêu dùng tổng chưởng lý tiểu bang
Nộp đơn khiếu nại HIPAA nếu giới hạn liên bang bị vượt quá

Bước 5: Xem xét lựa chọn thay thế:

Yêu cầu bản sao điện tử (thường rẻ hơn)
Yêu cầu nhà cung cấp gửi trực tiếp đến bác sĩ mới (phải miễn phí hoặc chi phí tối thiểu)
Truy cập qua cổng thông tin bệnh nhân nếu có (miễn phí)

Hồ Sơ Không Đầy Đủ

Nếu hồ sơ thiếu thông tin anh/chị yêu cầu:

Bước 1: Cụ thể về những gì thiếu

So sánh những gì anh/chị nhận được với những gì anh/chị yêu cầu
Liệt kê ngày thăm cụ thể, xét nghiệm, hoặc thủ tục không được bao gồm
Tham chiếu yêu cầu gốc của anh/chị

Bước 2: Liên hệ với phòng hồ sơ với chi tiết cụ thể

"Tôi yêu cầu tất cả ghi chú thăm 2020-2024 nhưng chỉ nhận được 2022-2024"
"Yêu cầu của tôi bao gồm báo cáo MRI từ 6/15/2023 nhưng nó không ở đây"
Hỏi liệu phí bổ sung có cần cho các mục thiếu không

Bước 3: Nếu hồ sơ thực sự không tồn tại:

Hỏi liệu chúng có được duy trì ở nơi khác không (văn phòng khác, thực hành đã đóng cửa)
Hỏi liệu chúng có bị hủy không (chính sách lưu giữ hồ sơ khác nhau)
Yêu cầu xác nhận bằng văn bản về những gì không tồn tại

Bước 4: Nếu hồ sơ nên tồn tại nhưng không được cung cấp:

Nộp lại yêu cầu chính thức cụ thể cho các mục thiếu
Ghi lại phản hồi không đầy đủ
Xem xét khiếu nại HIPAA nếu nhà cung cấp không hợp tác

Nhà Cung Cấp Khẳng Định Hồ Sơ Không Tồn Tại

Nếu nhà cung cấp nói họ không có hồ sơ điều trị anh/chị:

Xác minh anh/chị đang liên hệ nhà cung cấp đúng:

Kiểm tra hóa đơn cũ, EOB bảo hiểm, hoặc xác nhận cuộc hẹn cho tên nhà cung cấp chính xác
Các thực hành thay đổi tên, sáp nhập, hoặc tách
Bác sĩ cá nhân di chuyển giữa các nhóm thực hành

Cung cấp thêm thông tin:

Bao gồm ngày điều trị
Tên bác sĩ anh/chị đã gặp
Loại điều trị đã nhận
Bất kỳ số bệnh nhân hoặc tài khoản anh/chị có

Kiểm tra xem thực hành có đóng cửa hoặc sáp nhập không:

Hồ sơ có thể đã chuyển đến một thực thể khác
Liên hệ với hội đồng y tế tiểu bang để biết thông tin về các thực hành đã đóng cửa

Nếu anh/chị chắc chắn họ đã điều trị anh/chị nhưng họ phủ nhận:

Thu thập bằng chứng (báo cáo thanh toán, yêu cầu bảo hiểm, chai thuốc từ nhà cung cấp đó)
Gửi yêu cầu chính thức với tài liệu hỗ trợ
Xem xét khiếu nại nếu họ rõ ràng đang cản trở

Nộp Đơn Khiếu Nại

Khi các nhà cung cấp vi phạm quyền HIPAA:

HHS Office for Civil Rights (Khiếu Nại HIPAA Liên Bang):

Nộp đơn khiếu nại với HHS Office for Civil Rights
Cho vi phạm: thời hạn 30 ngày, từ chối không đúng, phí quá mức, không cung cấp truy cập
OCR điều tra và có thể áp đặt tiền phạt
Nộp trong vòng 180 ngày kể từ khi anh/chị biết về vi phạm

Tổng Chưởng Lý Tiểu Bang hoặc Sở Y Tế:

Cho vi phạm giới hạn phí tiểu bang
Cho các vấn đề bảo vệ người tiêu dùng chung
Khiếu nại thường giải quyết nhanh hơn quy trình liên bang

Hội Đồng Y Tế Tiểu Bang:

Cho hành vi không chuyên nghiệp của bác sĩ cá nhân
Ít hiệu quả hơn cho các vấn đề hồ sơ hành chính
Tốt hơn cho khiếu nại chăm sóc lâm sàng

Bao gồm trong khiếu nại của anh/chị:

Dòng thời gian sự kiện với ngày
Bản sao yêu cầu của anh/chị
Phản hồi của nhà cung cấp (hoặc thiếu phản hồi)
Giải thích quyền nào bị vi phạm
Những gì anh/chị yêu cầu như giải quyết

Sẵn sàng đơn giản hóa các cuộc hẹn chăm sóc sức khỏe của bạn?

Sẵn sàng đơn giản hóa các cuộc hẹn chăm sóc sức khỏe của bạn?