چگونه سوابق پزشکی درخواست کنیم: راهنمای جامع برای دریافت اطلاعات بهداشتی شما

نوشته Sarah - مدیر برنامه و مدافع حقوق بیمار با تجربه در پزشکی عملکردی و هماهنگی مراقبت‌های مزمن.

راهنمای سریع:

• حقوق قانونی شما - اگر نیاز دارید حقوق HIPAA و تعهدات ارائه‌دهنده را درک کنید
• روش‌های درخواست - اگر می‌خواهید سریع‌ترین راه برای دریافت سوابق خود را بدانید
• فرایند گام‌به‌گام - اگر به دستورالعمل‌های دقیق برای درخواست سوابق نیاز دارید
• رفع مشکلات - اگر با تأخیر، رد درخواست یا هزینه‌های بیش از حد مواجه هستید

---

شما به سوابق پزشکی نیاز دارید. شاید در حال تعویض پزشک هستید و ارائه‌دهنده جدید شما به تاریخچه پزشکی‌تان نیاز دارد، یا در حال جستجوی نظر دوم درباره یک تشخیص هستید. شاید مراقبت را در بین چندین متخصص هماهنگ می‌کنید و نیاز دارید بدانید هر کدام چه کاری انجام می‌دهند. یا صرفاً می‌خواهید کپی‌های شخصی از اطلاعات سلامتی خود را نگه دارید.

هر دلیلی که داشته باشید، دریافت سوابق پزشکی شما باید ساده باشد—شما طبق قانون HIPAA حق قانونی به آن‌ها دارید. اما واقعیت اغلب پیچیده‌تر است. ارائه‌دهندگان از سیستم‌های مختلف استفاده می‌کنند، هزینه‌های متفاوت می‌گیرند، جدول زمانی متفاوت دارند و موانع مختلفی ایجاد می‌کنند.

این راهنما همه چیزی را که نیاز دارید درباره درخواست سوابق پزشکی بدانید به شما نشان می‌دهد: حقوق قانونی شما، مؤثرترین روش‌های درخواست، آنچه باید برای هزینه‌ها و جدول زمانی انتظار داشته باشید، و چگونه وقتی مشکلی پیش می‌آید آن را حل کنید.

چرا ممکن است به سوابق پزشکی خود نیاز داشته باشید

سوابق پزشکی فقط برای پزشکان نیست. دلایل مشروع زیادی وجود دارد که ممکن است به کپی‌هایی از اطلاعات بهداشتی خود نیاز داشته باشید:

نظرات دوم: متخصصی که پرونده شما را بررسی می‌کند به اطلاعات کامل نیاز دارد، نه فقط خلاصه شما از علائم و درمان‌ها.

تعویض ارائه‌دهندگان: پزشک جدید شما به تاریخچه پزشکی، نتایج آزمایش و داروهای فعلی شما نیاز دارد. در حالی که ارائه‌دهندگان می‌توانند مستقیماً سوابق را درخواست کنند، داشتن کپی‌های خودتان فرایند را سرعت می‌بخشد.

هماهنگی چندین متخصص: وقتی چندین متخصص را برای شرایط مرتبط می‌بینید، هر کدام باید بداند دیگران چه کار می‌کنند. برای استراتژی‌های مدیریت چندین متخصص، داشتن سوابق خودتان به شما کمک می‌کند مراقبت را هماهنگ کنید.

پیگیری سلامت شخصی: نگه داشتن کپی‌هایی از نتایج آزمایش، تشخیص‌ها و برنامه‌های درمانی به شما کمک می‌کند الگوها را پیگیری کنید و سلامت خود را در طول زمان درک کنید.

مسائل قانونی: ادعاهای ناتوانی، اختلافات بیمه، پرونده‌های سوء رفتار پزشکی و سایر اقدامات قانونی اغلب به مستندات پزشکی نیاز دارند.

نقل مکان یا سفر: داشتن سوابق در دست هنگام نقل مکان یا سفر، تداوم مراقبت را در صورت نیاز به مراقبت پزشکی تضمین می‌کند.

تاریخچه سلامت خانواده: درک تاریخچه پزشکی شما به اعضای خانواده کمک می‌کند خطرات سلامتی خود را ارزیابی کنند.

تأیید صحت: بررسی سوابق شما به شما امکان می‌دهد خطاها را تشخیص دهید—داروهای اشتباه، تشخیص‌های نادرست یا اطلاعات گم‌شده—قبل از اینکه مشکلی ایجاد کنند.

حقوق قانونی شما تحت قانون HIPAA

قانون قابلیت حمل و پاسخگویی بیمه سلامت (HIPAA) حقوق خاصی برای دسترسی به سوابق پزشکی شما به شما می‌دهد. درک این حقوق به شما کمک می‌کند تشخیص دهید چه زمانی ارائه‌دهندگان قانون را نقض می‌کنند و چه زمانی آن را رعایت می‌کنند.

حق دسترسی

شما حق دارید سوابق پزشکی خود را بازرسی کنید و کپی‌هایی از آن‌ها دریافت کنید. این شامل موارد زیر است:

• یادداشت‌های ویزیت پزشک
• نتایج آزمایش و کار آزمایشگاهی
• گزارش‌های تصویربرداری (اشعه ایکس، MRI، CT اسکن)
• سوابق نسخه و دارو
• اطلاعات صورتحساب
• سوابق واکسیناسیون
• تاریخچه‌های پزشکی گرفته شده توسط ارائه‌دهندگان

تنها سوابقی که معمولاً مستثنی هستند عبارتند از:

• یادداشت‌های روان‌درمانی (جدا از سوابق درمان بهداشت روان)
• اطلاعات جمع‌آوری شده برای اقدامات قانونی
• اطلاعات آزمایشگاهی خاص
• اطلاعات درباره افراد دیگر (مگر اینکه نماینده قانونی باشید)

الزامات جدول زمانی

تحت قانون HIPAA، ارائه‌دهندگان باید ظرف 30 روز به درخواست شما پاسخ دهند. اگر به زمان بیشتری نیاز دارند، می‌توانند این زمان را 30 روز دیگر تمدید کنند، اما باید به صورت کتبی شما را مطلع کنند و تأخیر را توضیح دهند.

سی روز حداکثر قانونی است. بسیاری از ارائه‌دهندگان بسیار سریع‌تر پاسخ می‌دهند، به‌ویژه اگر سوابق الکترونیکی را از طریق پورتال بیمار درخواست کنید. اما اگر 30 روز گذشت و پاسخی دریافت نکردید، ارائه‌دهنده HIPAA را نقض می‌کند.

محدودیت‌های هزینه

ارائه‌دهندگان می‌توانند هزینه‌های معقولی برای کپی کردن و ارسال سوابق دریافت کنند، اما این هزینه‌ها باید محدود به موارد زیر باشد:

• هزینه نیروی کار برای کپی کردن (اگر کپی الکترونیکی است، فقط برای ایجاد و ارسال)
• هزینه لوازم برای ایجاد رسانه کاغذی یا الکترونیکی
• هزینه پست اگر می‌خواهید سوابق پست شود
• آماده‌سازی توضیح یا خلاصه (فقط اگر خلاصه را به جای سوابق کامل درخواست کرده‌اید)

ارائه‌دهندگان نمی‌توانند برای جستجو یا بازیابی سوابق شما هزینه دریافت کنند—این بخشی از تعهد قانونی آن‌ها است. بسیاری از ایالت‌ها محدودیت‌های هزینه اضافی فراتر از الزامات فدرال HIPAA دارند.

فرمت سوابق

شما می‌توانید سوابق را در فرمت الکترونیکی درخواست کنید اگر ارائه‌دهنده آن‌ها را به صورت الکترونیکی نگهداری می‌کند. می‌توانید فرمت را مشخص کنید (PDF، CD، USB، دانلود مستقیم) در حد معقول.

اگر می‌خواهید سوابق مستقیماً برای ارائه‌دهنده دیگری ارسال شود، درخواست باید رایگان باشد یا فقط با هزینه واقعی انتقال—ارائه‌دهندگان نمی‌توانند هزینه‌های کپی معمولی برای انتقال بین ارائه‌دهندگان دریافت کنند.

حق رد

ارائه‌دهندگان می‌توانند در شرایط محدودی دسترسی را رد کنند:

• اگر افشا شما یا شخص دیگری را به خطر بیندازد
• اگر اطلاعات به شخص دیگری اشاره کند (به غیر از ارائه‌دهنده بهداشتی)
• اگر درخواست برای یادداشت‌های روان‌درمانی باشد
• اگر اطلاعات تحت قول محرمانگی به دست آمده باشد

حتی اگر رد شود، شما حق دارید بررسی مجدد رد را توسط یک متخصص بهداشتی دارای مجوز تعیین شده توسط ارائه‌دهنده درخواست کنید.

روش‌های درخواست سوابق پزشکی

چندین راه برای درخواست سوابق پزشکی وجود دارد. بهترین روش بستگی دارد به اینکه چقدر سریع به سوابق نیاز دارید، چقدر درخواست می‌کنید و ارائه‌دهنده شما از چه سیستم‌هایی استفاده می‌کند.

دانلود از پورتال بیمار (سریع‌ترین برای سوابق اخیر)

اگر ارائه‌دهنده شما پورتال بیمار دارد، این معمولاً سریع‌ترین روش برای سوابق اخیر است.

مزایا:

• دسترسی فوری به سوابق موجود
• بدون هزینه برای دانلود الکترونیکی
• امکان دانلود چندباره در صورت نیاز
• معمولاً شامل یادداشت‌های ویزیت، نتایج آزمایش و واکسیناسیون‌ها

محدودیت‌ها:

• ممکن است شامل همه انواع سوابق نشود (تصویربرداری اغلب مستثنی است)
• معمولاً فقط سوابق اخیر را نشان می‌دهد (2-3 سال گذشته)
• یادداشت‌های ویزیت ممکن است به دلیل زمان بررسی ارائه‌دهنده تأخیر داشته باشد
• برای سوابق از ارائه‌دهندگان بدون پورتال کار نمی‌کند

چگونه از آن استفاده کنیم: وارد پورتال بیمار خود شوید، به بخش سوابق پزشکی یا اطلاعات سلامت بروید، سوابقی که می‌خواهید انتخاب کنید و دانلود کنید. برای اطلاعات بیشتر درباره مشکلات پورتال بیمار و راه‌حل‌ها، راهنمای جامع ما را ببینید.

فرم‌های درخواست کتبی (رسمی‌ترین)

بیشتر ارائه‌دهندگان بهداشتی فرم‌های رسمی آزادسازی سوابق پزشکی دارند. این روش سنتی است و اغلب برای سوابق کامل لازم است.

مزایا:

• ردپای کاغذی رسمی ایجاد می‌کند
• برای سوابق جامع لازم است
• امکان سفارشی‌سازی خاص را می‌دهد (بازه‌های تاریخ، انواع سوابق)
• برای درخواست‌های شخص ثالث (اعضای خانواده، وکلا) ضروری است

محدودیت‌ها:

• کندتر از دسترسی پورتال
• معمولاً شامل هزینه‌ها
• نیاز به فرم‌ها، امضاها، گاهی اوقات تأیید رسمی

چگونه از آن استفاده کنیم: با بخش سوابق پزشکی ارائه‌دهنده تماس بگیرید، فرم آزادسازی را درخواست کنید (اغلب در وب‌سایت آن‌ها موجود است)، همه فیلدها را با دقت پر کنید، کپی شناسایی را ضمیمه کنید، دقیقاً آنچه می‌خواهید مشخص کنید و از طریق پست، فکس یا حضوری ارسال کنید.

درخواست‌های تلفنی یا ایمیل (خوب برای درخواست‌های ساده)

برخی ارائه‌دهندگان درخواست‌های غیررسمی را از طریق تلفن یا ایمیل می‌پذیرند، به‌ویژه برای سوابق محدود.

مزایا:

• شروع سریع
• امکان پرسیدن سؤال درباره فرایند
• ممکن است برای درخواست‌های ساده کار کند (یک نتیجه آزمایش، سابقه واکسیناسیون)

محدودیت‌ها:

• همه ارائه‌دهندگان درخواست‌های غیررسمی را نمی‌پذیرند
• معمولاً به هر حال با الزام فرم رسمی دنبال می‌شود
• سخت‌تر است در صورت اختلافات بعدی مستند شود

چگونه از آن استفاده کنیم: با بخش سوابق پزشکی تماس بگیرید، آنچه نیاز دارید را شرح دهید، درباره فرایند آن‌ها بپرسید. احتمالاً فرمی را برای تکمیل برای شما ارسال می‌کنند، اما این کار را شروع می‌کند.

درخواست‌های حضوری (سریع‌ترین هنگام مجاز بودن)

حضور حضوری می‌تواند برای نیازهای فوری کار کند، اگرچه بسیاری از ارائه‌دهندگان نیاز به درخواست قبلی دارند.

مزایا:

• گاهی اوقات می‌توانید همان روز با سوابق بروید
• می‌توانید سوابق را قبل از کپی کردن در محل بررسی کنید
• می‌توانید سؤالات را فوراً روشن کنید

محدودیت‌ها:

• همیشه برای پردازش همان روز پذیرفته نمی‌شود
• هنوز به فرم‌های تکمیل شده و شناسایی نیاز دارد
• ممکن است شامل انتظار در حین آماده‌سازی سوابق باشد

چگونه از آن استفاده کنیم: ابتدا تماس بگیرید تا بپرسید آیا درخواست‌های حضوری پذیرفته می‌شود. اگر بله، فرم آزادسازی تکمیل شده، شناسایی دولتی و روش پرداخت را بیاورید. برخی از تسهیلات به شما اجازه می‌دهند منتظر بمانید در حالی که سوابق را آماده می‌کنند؛ دیگران همچنان ملزم می‌کنند بعداً برگردید.

مجوز شخص ثالث (برای نمایندگان)

اگر سوابق را از طرف شخص دیگری درخواست می‌کنید (فرزند، والد مسن، عضو خانواده متوفی)، به مجوز مناسب نیاز دارید.

الزامات:

• فرم آزادسازی تکمیل شده امضا شده توسط بیمار (یا نماینده قانونی)
• کپی شناسایی شما
• مدرک اختیار (وکالت، اسناد سرپرستی، گواهی فوت و غیره)
• مجوز خاص برای سوابقی که می‌توانید دسترسی داشته باشید

برای اطلاعات بیشتر درباره ملاحظات حریم خصوصی هنگام مدیریت بهداشت شخص دیگری، راهنمای ما را برای مراقبان خانواده ببینید.

چه چیزی درخواست کنیم

دانستن دقیق اینکه چه چیزی درخواست کنید به شما کمک می‌کند اطلاعات کامل را بدون تأخیر یا هزینه‌های غیرضروری دریافت کنید.

سابقه پزشکی کامل در مقابل اقلام خاص

سابقه پزشکی کامل شامل همه چیز است: همه یادداشت‌های ویزیت، نتایج آزمایش، گزارش‌های تصویربرداری، لیست داروها، واکسیناسیون‌ها، صورتحساب‌ها و غیره. این را درخواست کنید وقتی:

• به ارائه‌دهنده مراقبت اولیه جدید منتقل می‌شوید
• به دنبال نظر دوم جامع هستید
• در مسائل قانونی که نیاز به مستندات کامل دارند درگیر هستید
• مراقبت را با چندین متخصص جدید برقرار می‌کنید

اقلام خاص درخواست را به سوابق خاصی محدود می‌کند. اقلام خاص را درخواست کنید وقتی:

• فقط به نتایج آزمایش اخیر نیاز دارید
• تصویربرداری از یک روش خاص را می‌خواهید
• به سوابق واکسیناسیون برای مدرسه/کار نیاز دارید
• شرایط خاص را در طول زمان پیگیری می‌کنید

انواع رایج سوابق

یادداشت‌های ویزیت (همچنین یادداشت‌های پیشرفت یا یادداشت‌های بالینی نامیده می‌شوند): آنچه در طول هر نوبت اتفاق افتاد را مستند می‌کنند—علائم، یافته‌های معاینه، ارزیابی، برنامه.

نتایج آزمایش: کار آزمایشگاهی (آزمایش خون، آنالیز ادرار)، گزارش‌های تصویربرداری (اشعه ایکس، MRI، CT اسکن، سونوگرافی)، آزمایش‌های تشخیصی (نوار قلب، تست استرس، کولونوسکوپی).

سوابق دارو: نسخه‌های فعلی، داروهای گذشته، تغییرات دوز، واکنش‌های نامطلوب، اطلاعات داروخانه.

سوابق واکسیناسیون: تاریخ و انواع همه واکسن‌های دریافتی. اغلب برای مدرسه، کار یا سفر مورد نیاز است.

سوابق روش‌ها: گزارش‌های عملیاتی برای جراحی‌ها، یادداشت‌های روش برای آندوسکوپی‌ها یا بیوپسی‌ها، گزارش‌های پاتولوژی.

سوابق صورتحساب: صورتحساب‌های تفصیلی، ادعاهای بیمه، تاریخچه پرداخت. مفید برای مخالفت با هزینه‌ها یا پیگیری پوشش بیمه.

مکاتبات: نامه‌ها بین ارائه‌دهندگان، یادداشت‌های ارجاع، گزارش‌های مشاوره. مهم برای درک هماهنگی مراقبت.

چقدر به عقب درخواست کنیم

پاسخ بستگی به نیازهای شما دارد:

2-3 سال گذشته: معمولاً برای مراقبت مداوم با ارائه‌دهنده جدید کافی است، روندهای آزمایش اخیر و درمان فعلی را پوشش می‌دهد.

5-10 سال گذشته: بهتر برای شرایط مزمن، تصویر کامل‌تری از پیشرفت بیماری و تاریخچه درمان می‌دهد.

تاریخچه کامل: برای مسائل قانونی ضروری است، به ایجاد الگوهای بلندمدت کمک می‌کند، برای شرایط پیچیده چند سیستمی مفید است.

در نظر بگیرید که سوابق قدیمی‌تر ممکن است سخت‌تر به دست آیند (به‌ویژه از مطب‌هایی که بسته شده‌اند یا در میانه کار به سیستم‌های الکترونیکی تبدیل شده‌اند). کامل بودن را با عملی بودن متعادل کنید.

فرایند درخواست گام‌به‌گام

در اینجا دقیقاً نحوه درخواست سوابق پزشکی، از شروع تا پایان آمده است.

گام 1: شناسایی مخاطب صحیح

درخواست‌های سوابق پزشکی به بخش سوابق پزشکی یا بخش مدیریت اطلاعات سلامت (HIM) ارائه‌دهنده می‌رود، نه مستقیماً به مطب پزشک شما.

برای پزشکان فردی: با شماره مطب اصلی تماس بگیرید، بخش سوابق پزشکی را بخواهید. در مطب‌های کوچک، این ممکن است مدیر مطب باشد.

برای بیمارستان‌ها: در وب‌سایت بیمارستان به دنبال "سوابق پزشکی" یا "اطلاعات سلامت" بگردید. بیمارستان‌ها معمولاً بخش‌های اختصاصی دارند که همه درخواست‌های سوابق را انجام می‌دهند.

برای سیستم‌های بهداشتی بزرگ: هر بیمارستان یا کلینیک در سیستم ممکن است بخش‌های سوابق جداگانه داشته باشد، یا ممکن است یک بخش متمرکز برای کل سیستم وجود داشته باشد.

برای مطب‌های بسته: اگر مطبی بسته شده است، سوابق ممکن است به ارائه‌دهنده دیگری منتقل شده، در یک شرکت سوابق پزشکی ذخیره شده یا به بخش بهداشت ایالتی ارسال شده باشد. برای راهنمایی در مورد یافتن سوابق از مطب‌های بسته با هیئت پزشکی ایالت خود تماس بگیرید.

گام 2: دریافت و تکمیل فرم آزادسازی

بیشتر ارائه‌دهندگان به فرم آزادسازی خاص خود نیاز دارند (اگرچه از نظر قانونی باید جایگزین‌های معقول را بپذیرند).

یافتن فرم: وب‌سایت ارائه‌دهنده را تحت "سوابق پزشکی" یا "فرم‌های بیمار" بررسی کنید. اگر آنلاین نیست، تماس بگیرید و از آن‌ها بخواهید آن را پست کنند یا ایمیل کنند.

تکمیل دقیق همه فیلدها:

• نام قانونی کامل شما (همان‌طور که در سوابق پزشکی ظاهر می‌شود)
• تاریخ تولد
• آدرسی که سوابق باید به آن ارسال شود
• شماره تلفن
• شماره حساب بیمار یا شماره سابقه پزشکی (در صورت دانستن)
• سوابق خاص درخواست شده (بازه‌های تاریخ، انواع)
• هدف درخواست (معمولاً "استفاده شخصی" یا "ادامه مراقبت")
• امضا و تاریخ
• امضای دوم اگر فرم به شاهد نیاز دارد

اشتباهات رایج که باید اجتناب کنید:

• استفاده از نام مستعار به جای نام قانونی
• فراموش کردن تاریخ‌گذاری امضا
• مشخص نکردن بازه تاریخ (سوابق بیشتری از آنچه نیاز دارید به شما می‌دهد)
• کپی شناسایی مورد نیاز گم شده
• آدرس قدیمی

گام 3: ارائه شناسایی

بیشتر درخواست‌ها به کپی شناسایی عکس‌دار صادر شده توسط دولت برای تأیید هویت شما نیاز دارند:

• گواهینامه رانندگی
• پاسپورت
• کارت شناسایی ایالتی
• شناسایی نظامی

کپی عکس ضمیمه کنید—شناسایی اصلی خود را ارسال نکنید. مطمئن شوید کپی خوانا است.

گام 4: مشخص کردن روش تحویل

باید مشخص کنید چگونه می‌خواهید سوابق تحویل داده شود:

تحویل الکترونیکی (در صورت وجود):

• ایمیل (بررسی کنید آیا ارائه‌دهنده از ایمیل امن پشتیبانی می‌کند)
• دسترسی پورتال بیمار
• CD یا USB پست شده به شما
• لینک دانلود مستقیم

تحویل کاغذی:

• پست به آدرس شما
• دریافت حضوری
• فکس (معمولاً برای ارائه‌دهنده به ارائه‌دهنده)

انتقال مستقیم ارائه‌دهنده:

• اگر می‌خواهید سوابق برای پزشک دیگری ارسال شود، نام، آدرس، شماره فکس آن ارائه‌دهنده را شامل کنید

الکترونیکی معمولاً سریع‌تر و ارزان‌تر است، اما برخی سوابق (مانند تصویربرداری) ممکن است نیاز به رسانه فیزیکی داشته باشند.

گام 5: ارسال درخواست

روش ارسال ترجیحی ارائه‌دهنده را دنبال کنید:

• پست: فرم تکمیل شده، کپی شناسایی و پرداخت (در صورت نیاز قبلی) را به آدرس سوابق پزشکی ارسال کنید
• فکس: فرم و شناسایی را به شماره فکس سوابق پزشکی فکس کنید (نه فکس بالینی)
• ایمیل: در صورت وجود از ایمیل پورتال امن استفاده کنید؛ ایمیل معمولی ممکن است به دلایل حریم خصوصی پذیرفته نشود
• حضوری: به بخش سوابق پزشکی تحویل دهید

دریافت تأیید: شماره تأیید یا رسید بخواهید. این مدرک شماست که درخواست ارسال شده و ساعت 30 روزه HIPAA را شروع می‌کند.

گام 6: پیگیری

اگر در 10-14 روز چیزی نشنیدید، پیگیری کنید:

• با بخش سوابق پزشکی تماس بگیرید
• تاریخ درخواست و شماره تأیید خود را ذکر کنید
• درباره وضعیت و تاریخ تکمیل تخمینی بپرسید
• با چه کسی صحبت کردید و چه گفت را مستند کنید

اگر 30 روز بدون پاسخ یا توضیح گذشت، ارائه‌دهنده HIPAA را نقض می‌کند. می‌توانید شکایت کنید (بخش رفع مشکلات را ببینید).

هزینه‌ها و جدول زمانی

درک هزینه‌ها و جدول زمانی معمولی به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی کنید و تشخیص دهید چه زمانی هزینه‌ها یا تأخیرها بیش از حد هستند.

هزینه‌های معمولی

هزینه‌ها بسته به ایالت (بسیاری از ایالت‌ها محدودیت‌های خاص دارند) و ارائه‌دهنده متفاوت است، اما در اینجا محدوده‌های کلی آمده است:

هزینه بازیابی/پردازش: $0-$25 (هزینه یک‌باره صرف‌نظر از اندازه سوابق)

کپی هر صفحه: $0.50-$1.00 هر صفحه برای کپی‌های کاغذی

سوابق الکترونیکی: $0-$10 (قانون فدرال هزینه‌های کپی الکترونیکی را به هزینه‌های نیروی کار و رسانه محدود می‌کند)

CD یا USB: $5-$15 برای رسانه

هزینه پست: هزینه واقعی پست (معمولاً $5-$15 بسته به اندازه سوابق)

کپی‌های تأیید شده: $5-$10 اضافی به ازای هر سند برای کپی‌های تأیید شده/محضری (معمولاً فقط برای اهداف قانونی لازم است)

نمونه هزینه‌های کل:

• دانلود پورتال الکترونیکی: $0
• سوابق الکترونیکی در CD، پست شده: $10-$20
• سوابق کاغذی 100 صفحه‌ای، پست شده: $60-$125
• سابقه کاغذی کامل (بیش از 500 صفحه): $250-$400

محدودیت‌های هزینه خاص ایالت

بسیاری از ایالت‌ها سقف هزینه‌های سوابق پزشکی را زیر محدودیت‌های فدرال HIPAA تعیین می‌کنند و این‌ها به طور قابل توجهی بسته به ایالت متفاوت است. محدودیت‌ها بسته به ایالت متفاوت است — جداول هزینه فعلی را با بخش بهداشت ایالت خود تأیید کنید قبل از مخالفت با هزینه‌ها، زیرا سقف‌های قانونی هزینه اغلب از طریق قانون‌گذاری تغییر می‌کنند. وب‌سایت رسمی بخش بهداشت ایالت خود را برای به‌روزترین جداول هزینه بررسی کنید.

چه زمانی سوابق باید رایگان باشد

ارائه‌دهندگان باید هزینه‌ها را معاف کنند یا کاهش دهند برای:

• انتقال‌های ارائه‌دهنده به ارائه‌دهنده (فقط باید هزینه واقعی انتقال را دریافت کنند)
• سوابق مورد نیاز برای درخواست تجدیدنظر یا شکایات علیه ارائه‌دهنده
• سوابق برای بیمارانی که مشکل مالی را نشان می‌دهند (صلاحدید ارائه‌دهنده)

برخی ایالت‌ها سوابق رایگان را در شرایط اضافی الزامی می‌کنند (ادعاهای ناتوانی، اهداف بهداشت عمومی).

انتظارات جدول زمانی

دانلودهای پورتال بیمار: فوری تا 7 روز (اگر یادداشت‌ها نیاز به بررسی ارائه‌دهنده دارند)

درخواست‌های ساده (سوابق اخیر، الکترونیکی): 3-10 روز کاری

درخواست‌های استاندارد (کاغذی، چند سال): 2-4 هفته

درخواست‌های پیچیده (سوابق کامل، چندین مکان): 3-4 هفته

حداکثر قانونی: 30 روز، با امکان تمدید 30 روزه در صورت توجیه

اگر به سوابق فوری نیاز دارید (برای نوبت آینده، ضرب‌الاجل قانونی حساس به زمان)، هنگام ارسال درخواست به بخش سوابق بگویید. برخی ارائه‌دهندگان پردازش سریع را با هزینه‌های اضافی ارائه می‌دهند.

به چالش کشیدن هزینه‌های بیش از حد

اگر هزینه‌ها نامعقول به نظر می‌رسند:

1. تفکیک تفصیلی هزینه‌ها را بخواهید
2. با محدودیت‌های هزینه ایالت خود مقایسه کنید
3. درخواست معافیت هزینه کنید اگر با مشکل مالی روبرو هستید
4. در صورت نقض قانون ایالتی توسط هزینه‌ها، شکایت را به دادستان کل ایالت یا بخش بهداشت ارائه دهید
5. اگر هزینه‌ها تحت قانون فدرال بیش از حد هستند، شکایت HIPAA را به دفتر حقوق مدنی HHS ارائه دهید

گزینه‌های فرمت و تحویل

نحوه دریافت سوابق بر قابلیت استفاده، هزینه و سرعت دریافت آن‌ها تأثیر می‌گذارد.

فرمت‌های الکترونیکی

دانلود PDF (رایج‌ترین):

• مشاهده آسان در هر دستگاه
• در صورت نیاز می‌توان چاپ کرد
• فضای ذخیره‌سازی کمی اشغال می‌کند
• ایمیل یا اشتراک‌گذاری آسان
• می‌توان با سایر اسناد سازماندهی کرد

دسترسی پورتال بیمار:

• بدون انتظار برای تحویل
• امکان مشاهده مکرر
• معمولاً رایگان
• محدود به آنچه پورتال شامل می‌شود
• نیاز به ورود به پورتال دارد

CD یا DVD:

• برای تصویربرداری (اشعه ایکس، MRI) خوب است
• می‌تواند شامل نمایشگرهای تعاملی باشد
• پشتیبان فیزیکی
• برای مشاهده به درایو نوری نیاز دارد
• می‌تواند گم شود یا آسیب ببیند

درایو USB:

• مشابه CD اما همه‌کاره‌تر
• مشاهده آسان‌تر در رایانه‌های مدرن
• امکان اضافه کردن فایل‌های دیگر
• گران‌تر از CD

انتقال الکترونیکی مستقیم:

• ارائه‌دهنده مستقیماً برای پزشک جدید شما ارسال می‌کند
• معمولاً روش رمزگذاری شده امن
• سریع‌ترین برای ارائه‌دهنده به ارائه‌دهنده
• شما کپی شخصی دریافت نمی‌کنید

فرمت‌های کاغذی

چاپ شده و پست شده:

• گران‌ترین گزینه
• برای سوابق بزرگ حجیم است
• می‌تواند در طول زمان خراب شود
• به اشتراک‌گذاری با چندین ارائه‌دهنده سخت است
• ممکن است در صورت نیاز به کپی‌های تأیید شده ضروری باشد

دریافت حضوری:

• هزینه‌های پستی را صرفه‌جویی می‌کند
• سوابق را فوراً هنگام آماده شدن دریافت می‌کنید
• ممکن است نیاز به بازگشت مجدد داشته باشد
• نیاز به سفر به تسهیلات دارد

مزایا و معایب بر اساس فرمت

الکترونیکی برنده است برای:

• سرعت
• هزینه
• قابلیت حمل
• اشتراک‌گذاری آسان
• فضای ذخیره‌سازی

کاغذی برنده است برای:

• اقدامات قانونی (کپی‌های تأیید شده)
• ارائه‌دهندگانی که سوابق الکترونیکی را قبول نمی‌کنند
• ترجیح شخصی برای اسناد فیزیکی
• بدون موانع فناوری

بهترین روش: در صورت امکان الکترونیکی درخواست کنید، اما اگر به کپی‌های رسمی تأیید شده برای استفاده قانونی نیاز دارید یا اگر ارائه‌دهنده جدید شما به طور خاص سوابق کاغذی را نیاز دارد، کاغذی درخواست کنید.

موقعیت‌های خاص

برخی درخواست‌های سوابق شامل پیچیدگی‌هایی فراتر از روش‌های استاندارد هستند.

درخواست سوابق برای اعضای خانواده متوفی

اگر موارد زیر باشید می‌توانید سوابق پزشکی اعضای خانواده متوفی را درخواست کنید:

• نماینده شخصی ترکه (مجری/مدیر)
• نزدیک‌ترین بستگان یا درگیر در مراقبت از متوفی (بسته به ایالت متفاوت است)
• مجاز تحت قانون ایالتی

الزامات:

• گواهی فوت
• اثبات اختیار (نامه‌های مدیریت، وصیت‌نامه، مستندات رابطه خانوادگی)
• فرم آزادسازی تکمیل شده با توضیح رابطه
• شناسایی معتبر

محدودیت‌ها: برخی ایالت‌ها محدود می‌کنند اعضای خانواده چه چیزی می‌توانند دسترسی داشته باشند در مقابل آنچه نمایندگان ترکه می‌توانند دسترسی داشته باشند. سوابق بهداشت روان و سوء مصرف مواد ممکن است محدودیت‌های اضافی داشته باشند.

سوابق بهداشت روان

سوابق درمان بهداشت روان (متفاوت از یادداشت‌های روان‌درمانی) در سوابق پزشکی استاندارد گنجانده شده‌اند، اما برخی ایالت‌ها حفاظت‌های حریم خصوصی اضافی ارائه می‌دهند:

• ممکن است به مجوز جداگانه نیاز داشته باشد
• ارائه‌دهنده ممکن است قبل از آزادسازی بررسی کند تا اطمینان حاصل کند آسیبی وجود ندارد
• سوابق بهداشت روان نوجوانان ممکن است قوانین خاصی داشته باشد

یادداشت‌های روان‌درمانی (یادداشت‌های شخصی درمانگر، نه سوابق درمان) به طور خاص از دسترسی به سوابق استاندارد مستثنی شده‌اند و نیاز به مجوز جداگانه دارند.

سوابق درمان سوء مصرف مواد

قانون فدرال (42 CFR Part 2) حفاظت ویژه‌ای برای سوابق درمان سوء مصرف مواد فراتر از HIPAA برای برنامه‌های با کمک فدرال فراهم می‌کند:

• نیاز به رضایت کتبی خاص
• رضایت باید جزئیات چه اطلاعاتی، به چه کسی، برای چه هدفی را داشته باشد
• نمی‌تواند حتی با مجوز کلی سوابق پزشکی آزاد شود
• برای برنامه‌های با کمک فدرال اعمال می‌شود

این حوزه پیچیده‌ای از قانون است که چندین بار اصلاح شده است. درباره اینکه چه حفاظت‌های خاصی برای سوابق آن‌ها اعمال می‌شود با مرکز درمانی مشورت کنید، زیرا قوانین بسته به نوع برنامه و بودجه متفاوت است.

اگر سوابق کامل را درخواست می‌کنید و درمان سوء مصرف مواد داشته‌اید، باید یک مجوز اضافی به طور خاص برای آن سوابق تکمیل کنید.

سوابق از مطب‌های بسته

وقتی یک مطب پزشکی بسته می‌شود:

• سوابق ممکن است به ارائه‌دهنده دیگری که بیماران را می‌پذیرد منتقل شود
• سوابق ممکن است به یک شرکت ذخیره‌سازی سوابق پزشکی برود
• سوابق ممکن است به بخش بهداشت ایالت ارسال شود
• مطب باید بیماران را از جایی که سوابق رفته‌اند مطلع کند

نحوه یافتن آن‌ها:

1. بررسی کنید آیا مطب هنگام بسته شدن نامه‌ای ارسال کرده است (فهرست جایی که سوابق منتقل شده‌اند)
2. با هیئت پزشکی ایالت خود تماس بگیرید—آن‌ها ممکن است اطلاعاتی درباره مطب‌های بسته داشته باشند
3. با شرکت بیمه خود تماس بگیرید—آن‌ها ممکن است بدانند کدام ارائه‌دهنده کار را به عهده گرفته است
4. نام پزشک را جستجو کنید تا ببینید آیا به مطب دیگری پیوسته است
5. با بخش سوابق بخش بهداشت ایالت خود تماس بگیرید

آگاه باشید که مطب‌های بسته ممکن است هزینه‌های بالاتر یا زمان پردازش طولانی‌تری داشته باشند زیرا مدیریت فعال سوابق پایان یافته است.

سوابق بیمارستان در مقابل سوابق ارائه‌دهنده فردی

وقتی در بیمارستان درمان دریافت می‌کنید، سوابق توسط هر دو نگهداری می‌شوند:

• خود بیمارستان (بخش اورژانس، آزمایشگاه، تصویربرداری، یادداشت‌های پرستاری)
• پزشکان فردی (پزشکان معالج، مشاوران، متخصصان)

برای سوابق کامل بستری در بیمارستان، ممکن است نیاز باشد از موارد زیر درخواست کنید:

1. بخش سوابق پزشکی بیمارستان (برای سوابق تسهیلات)
2. هر گروه پزشک مشاور به طور جداگانه (برای یادداشت‌های پزشک)

برخی بیمارستان‌ها همه یادداشت‌های ارائه‌دهنده را در سیستم سوابق خود گنجانده‌اند؛ دیگران آن‌ها را جدا نگه می‌دارند. از بخش سوابق بیمارستان بپرسید چه چیزی در کپی آن‌ها گنجانده شده است.

سوابق از چندین مکان

اگر ارائه‌دهنده را در چندین مکان دیده‌اید (مطب‌های مختلف، بیمارستان‌های وابسته)، هر مکان ممکن است سوابق جداگانه نگهداری کند یا ممکن است از یک سیستم یکپارچه استفاده کنند.

سوابق الکترونیکی یکپارچه: سیستم‌های بهداشتی بزرگ اغلب یک سیستم سوابق در همه مکان‌ها دارند. یک درخواست همه چیز را دریافت می‌کند.

مکان‌های جداگانه: مطب‌های مستقل یا سیستم‌های قدیمی‌تر ممکن است سوابق جداگانه در هر مکان نگه دارند. باید از هر کدام به طور جداگانه درخواست کنید.

از بخش سوابق بپرسید آیا درخواست شما همه مکان‌هایی که در آن‌ها درمان شده‌اید را پوشش می‌دهد یا اگر نیاز به درخواست‌های جداگانه برای هر کدام دارید.

چه کاری انجام دهیم وقتی سوابق را دریافت می‌کنیم

دریافت سوابق شما فقط شروع است—باید آن‌ها را به طور مؤثر بررسی و مدیریت کنید.

بررسی برای کامل بودن

وقتی سوابق می‌رسند، فوراً بررسی کنید:

• بازه تاریخ: آیا بازه زمانی که درخواست کردید را پوشش می‌دهد؟
• انواع سوابق: آیا یادداشت‌های ویزیت، نتایج آزمایش، گزارش‌های تصویربرداری—همه چیزی که درخواست کردید را دریافت کردید؟
• ویزیت‌های گم شده: با سوابق یا تقویم خودتان مقایسه کنید. آیا همه نوبت‌ها گنجانده شده‌اند؟
• پیوست‌ها: آیا نتایج آزمایش و گزارش‌های تصویربرداری ارجاع شده واقعاً پیوست شده‌اند؟
• خوانایی: آیا می‌توانید یادداشت‌های دست‌نویس را بخوانید؟ آیا کپی‌ها واضح هستند؟

اگر چیزی گم شده است، فوراً با بخش سوابق با جزئیات خاص تماس بگیرید: "سوابق از 2020-2024 را درخواست کردم اما فقط 2022-2024 را دریافت کردم" یا "درخواستم شامل گزارش‌های تصویربرداری بود اما در این بسته نیستند."

سازماندهی و ذخیره‌سازی سوابق

سوابق الکترونیکی:

• یک ساختار پوشه واضح ایجاد کنید (بر اساس ارائه‌دهنده، سال، شرایط)
• از نام‌های فایل توصیفی با تاریخ استفاده کنید: "Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf"
• پشتیبان نگه دارید (فضای ذخیره‌سازی ابری، درایو خارجی، هر دو)
• در نظر بگیرید سوابق حساس را با رمز عبور محافظت کنید
• در کنار سیستم پیگیری نوبت خود سازماندهی شده نگه دارید

سوابق کاغذی:

• از یک کلاسور سه حلقه‌ای با جداکننده‌ها بر اساس ارائه‌دهنده یا تاریخ استفاده کنید
• به صورت زمانی در هر بخش بایگانی کنید
• در مکان امنی نگه دارید
• قبل از دادن اصل به ارائه‌دهنده دیگر کپی بگیرید
• اسناد مهم را به عنوان پشتیبان الکترونیکی اسکن کنید

اشتراک‌گذاری با ارائه‌دهندگان جدید

وقتی سوابق را با پزشک جدید به اشتراک می‌گذارید:

قبل از نوبت:

• بپرسید آیا می‌خواهند سوابق از قبل ارسال شود (بسیاری این را ترجیح می‌دهند)
• روش ترجیحی را بپرسید (فکس، بارگذاری پورتال، آوردن به نوبت)
• در صورت امکان 1-2 هفته قبل از اولین نوبت ارسال یا تحویل دهید

در نوبت:

• یک کپی (الکترونیکی یا کاغذی) به عنوان پشتیبان بیاورید
• بخش‌های مرتبط‌تر را برای این ویزیت برجسته کنید
• آماده باشید نکات کلیدی را به صورت شفاهی خلاصه کنید
• فرض نکنید پزشک همه چیز را قبل از نوبت خوانده است

بعد از نوبت:

• تأیید کنید ارائه‌دهنده جدید سوابق را دریافت کرده است
• بپرسید آیا به چیز اضافی نیاز دارند
• سوابق خود را با یادداشت‌ها از این ویزیت به‌روزرسانی کنید

تشخیص خطاها و درخواست اصلاحات

خطاهای سوابق پزشکی رایج هستند:

• داروها یا دوزهای اشتباه
• آلرژی‌های نادرست
• تاریخچه خانوادگی اشتباه
• تشخیص‌های اشتباه
• نتایج آزمایش اشتباه

وقتی خطا را تشخیص می‌دهید:

1. خطا را به طور خاص مستند کنید (چه چیزی اشتباه است، چه چیزی باید صحیح باشد)
2. با بخش سوابق پزشکی ارائه‌دهنده یا پورتال بیمار تماس بگیرید
3. یک اصلاح تحت حق اصلاح HIPAA درخواست کنید
4. در صورت وجود مستندات پشتیبان ارائه دهید
5. اگر ارائه‌دهنده از اصلاح خودداری کند، می‌توانید درخواست کنید یک بیانیه اختلاف نظر به سابقه شما اضافه شود

مهم: ارائه‌دهندگان می‌توانند از اصلاح سوابق خودداری کنند اگر معتقد باشند اطلاعات دقیق است، اما باید اختلاف نظر شما را به پرونده اضافه کنند و آن را با افشای آینده آن سابقه شامل کنند.

رفع مشکلات رایج

حتی با حقوق قانونی، درخواست‌های سوابق می‌توانند با مشکلاتی مواجه شوند. در اینجا نحوه رسیدگی به مسائل رایج آمده است.

تأخیرها فراتر از 30 روز

اگر 30 روز بدون دریافت سوابق یا توضیح گذشت:

گام 1: با بخش سوابق تماس بگیرید

• تاریخ درخواست و شماره تأیید خود را ذکر کنید
• درخواست به‌روزرسانی وضعیت و تاریخ تکمیل تخمینی کنید
• بپرسید آیا مشکلی یا اطلاعات گم شده وجود دارد
• این مکالمه را مستند کنید (تاریخ، با چه کسی صحبت کردید، چه گفتند)

گام 2: پیگیری کتبی ارسال کنید (در صورت عدم پاسخ)

• نامه یا ایمیل ارسال کنید که بیان کند: تاریخ درخواست، اینکه 30 روز گذشته، استحقاق HIPAA برای سوابق، درخواست اقدام فوری
• کپی این ارتباط را نگه دارید

گام 3: شکایت HIPAA ارائه دهید (در صورت عدم پاسخ)

• آنلاین با دفتر حقوق مدنی HHS ارائه دهید
• شامل: تاریخ‌ها، مستندات، توضیح نقض
• OCR شکایات را بررسی می‌کند و تعیین می‌کند آیا تحقیق توجیه‌پذیر است
• بسیاری از شکایات از طریق اقدام اصلاحی ارائه‌دهنده حل می‌شوند
• OCR بر نقض‌های سیستماتیک تمرکز می‌کند و ممکن است پرونده‌های فردی را دنبال نکند اگر ارائه‌دهنده مشکل را به سرعت اصلاح کند

درخواست‌های رد شده

اگر درخواست شما رد شد:

بفهمید چرا: ارائه‌دهندگان باید رد را به صورت کتبی توضیح دهند. دلایل ممکن است باشد:

• سوابق وجود ندارد (شما واقعاً در آنجا درمان نشده‌اید)
• درخواست برای اطلاعات مستثنی است (یادداشت‌های روان‌درمانی)
• نگرانی خطر (به ندرت استفاده می‌شود)
• فرم ناقص یا بدون امضا

برای فرم‌های ناقص: با اصلاحات مجدداً ارسال کنید

برای رد اساسی:

• حق دارید بررسی توسط یک متخصص بهداشتی دیگر تعیین شده توسط ارائه‌دهنده را درخواست کنید
• این بررسی را به صورت کتبی درخواست کنید
• اگر بررسی رد را تأیید کند، می‌توانید شکایت HIPAA با OCR ارائه دهید

بیشتر ردها نامناسب هستند: HIPAA حقوق دسترسی گسترده‌ای می‌دهد. اگر فکر می‌کنید رد ناموجه است، بررسی و شکایت را دنبال کنید.

هزینه‌های بیش از حد

اگر هزینه‌ها بیش از حد به نظر می‌رسند:

گام 1: تفکیک تفصیلی هزینه که نشان دهنده هزینه‌های خاص (بازیابی، کپی در هر صفحه، رسانه، پست) را درخواست کنید

گام 2: با محدودیت‌های هزینه ایالت خود مقایسه کنید ("[ایالت شما] هزینه‌های سوابق پزشکی" را جستجو کنید)

گام 3: اگر هزینه‌ها از محدودیت‌های ایالتی فراتر می‌روند:

• این را به صورت کتبی به بخش سوابق اشاره کنید
• به قانون خاص ایالتی اشاره کنید
• درخواست کاهش هزینه به محدودیت‌های قانونی کنید

گام 4: اگر هزینه‌ها در محدودیت‌های ایالتی هستند اما همچنان بیش از حد به نظر می‌رسند:

• درخواست معافیت هزینه بر اساس مشکل مالی کنید (در صورت کاربرد)
• شکایت با بخش حمایت از مصرف‌کننده دادستان کل ایالت ارائه دهید
• شکایت HIPAA ارائه دهید اگر محدودیت‌های فدرال فراتر رفته است

گام 5: جایگزین‌ها را در نظر بگیرید:

• کپی‌های الکترونیکی درخواست کنید (معمولاً ارزان‌تر)
• درخواست کنید ارائه‌دهنده مستقیماً برای پزشک جدید ارسال کند (باید رایگان یا با هزینه حداقلی باشد)
• در صورت وجود از طریق پورتال بیمار دسترسی داشته باشید (رایگان)

سوابق ناقص

اگر سوابق اطلاعاتی که درخواست کردید را ندارند:

گام 1: درباره آنچه گم شده خاص باشید

• آنچه دریافت کردید با آنچه درخواست کردید مقایسه کنید
• تاریخ‌های ویزیت، آزمایش یا روش‌های خاص که شامل نشده‌اند را فهرست کنید
• به درخواست اصلی خود اشاره کنید

گام 2: با بخش سوابق با جزئیات خاص تماس بگیرید

• "همه یادداشت‌های ویزیت 2020-2024 را درخواست کردم اما فقط 2022-2024 را دریافت کردم"
• "درخواستم شامل گزارش MRI از 6/15/2023 بود اما اینجا نیست"
• بپرسید آیا هزینه اضافی برای اقلام گم شده مورد نیاز است

گام 3: اگر سوابق واقعاً وجود ندارند:

• بپرسید آیا در جای دیگری نگهداری شده‌اند (مطب متفاوت، مطب بسته)
• بپرسید آیا از بین رفته‌اند (سیاست‌های نگهداری سوابق متفاوت است)
• تأیید کتبی از آنچه وجود ندارد را درخواست کنید

گام 4: اگر سوابق باید وجود داشته باشند اما ارائه نشده‌اند:

• درخواست رسمی را به طور خاص برای اقلام گم شده مجدداً ارسال کنید
• پاسخ ناقص را مستند کنید
• اگر ارائه‌دهنده همکاری نمی‌کند شکایت HIPAA را در نظر بگیرید

ارائه‌دهنده ادعا می‌کند سوابق وجود ندارند

اگر ارائه‌دهنده می‌گوید سابقه‌ای از درمان شما ندارند:

تأیید کنید با ارائه‌دهنده صحیح تماس می‌گیرید:

• صورتحساب‌های قدیمی، EOB بیمه یا تأییدیه‌های نوبت را برای نام دقیق ارائه‌دهنده بررسی کنید
• مطب‌ها نام‌ها را تغییر می‌دهند، ادغام می‌شوند یا جدا می‌شوند
• پزشکان فردی بین گروه‌های مطب جابه‌جا می‌شوند

اطلاعات بیشتری ارائه دهید:

• تاریخ‌های درمان را شامل کنید
• نام پزشکانی که دیده‌اید
• انواع درمان دریافت شده
• هر شماره بیمار یا حسابی که دارید

بررسی کنید آیا مطب بسته یا ادغام شده است:

• سوابق ممکن است به نهاد متفاوتی منتقل شده باشند
• برای اطلاعات درباره مطب‌های بسته با هیئت پزشکی ایالت تماس بگیرید

اگر مطمئن هستید آن‌ها شما را درمان کرده‌اند اما آن‌ها انکار می‌کنند:

• شواهد جمع‌آوری کنید (صورتحساب‌های صورتحساب، ادعاهای بیمه، بطری‌های نسخه از آن ارائه‌دهنده)
• درخواست رسمی با مستندات پشتیبان ارسال کنید
• اگر آشکارا مانع‌تراشی می‌کنند شکایت را در نظر بگیرید

ارائه شکایت

وقتی ارائه‌دهندگان حقوق HIPAA را نقض می‌کنند:

دفتر حقوق مدنی HHS (شکایات فدرال HIPAA):

• شکایت با دفتر حقوق مدنی HHS ارائه دهید
• برای نقض: ضرب‌الاجل 30 روزه، رد نامناسب، هزینه‌های بیش از حد، عدم ارائه دسترسی
• OCR تحقیق می‌کند و می‌تواند جریمه تحمیل کند
• ظرف 180 روز پس از اینکه از نقض مطلع شدید ارائه دهید

دادستان کل ایالت یا بخش بهداشت:

• برای نقض محدودیت‌های هزینه ایالتی
• برای مسائل عمومی حمایت از مصرف‌کننده
• شکایات اغلب سریع‌تر از فرایند فدرال حل می‌شوند

هیئت پزشکی ایالت:

• برای رفتار غیرحرفه‌ای توسط پزشکان فردی
• کمتر مؤثر برای مسائل اداری سوابق
• بهتر برای شکایات مراقبت بالینی

در شکایت خود شامل کنید:

• جدول زمانی رویدادها با تاریخ‌ها
• کپی‌های درخواست‌های شما
• پاسخ‌های ارائه‌دهنده (یا فقدان آن)
• توضیح اینکه کدام حقوق نقض شده‌اند
• آنچه به عنوان راه‌حل درخواست می‌کنید

سؤالات متداول

دریافت سوابق پزشکی چقدر طول می‌کشد؟ تحت HIPAA، ارائه‌دهندگان باید ظرف 30 روز پاسخ دهند، با امکان تمدید 30 روزه در صورت نیاز. در عمل، سوابق الکترونیکی اغلب در 3-10 روز می‌رسند، در حالی که سوابق کاغذی جامع ممکن است 2-4 هفته طول بکشد. دانلودهای پورتال بیمار می‌توانند فوری باشند.

دریافت کپی از سوابق پزشکی چقدر هزینه دارد؟ هزینه‌ها بسته به ایالت و ارائه‌دهنده متفاوت است. دانلودهای پورتال الکترونیکی اغلب رایگان هستند. سوابق کاغذی معمولاً $0.50-$1.00 هر صفحه به علاوه هزینه پردازش $10-$25 و پست. سوابق کامل می‌توانند $50-$400 بسته به اندازه باشند. بسیاری از ایالت‌ها هزینه‌ها را زیر این مبالغ محدود می‌کنند.

آیا می‌توانم سوابق پزشکی یک عضو خانواده را درخواست کنم؟ برای کودکان خردسال، والدین/سرپرستان می‌توانند سوابق را درخواست کنند. برای بزرگسالان، به مجوز کتبی از بیمار یا اختیار قانونی (وکالت، سرپرستی) نیاز دارید. برای اعضای خانواده متوفی، به اثبات اختیار (وضعیت مجری، گواهی فوت، رابطه خانوادگی) نیاز دارید.

اگر پزشکم بازنشسته شد یا مطب بسته شد چه؟ سوابق ممکن است به ارائه‌دهنده دیگری منتقل شده، به یک شرکت ذخیره‌سازی سوابق پزشکی رفته یا به بخش بهداشت ایالت شما ارسال شده باشند. برای راهنمایی در مورد یافتن سوابق از مطب‌های بسته با هیئت پزشکی ایالت خود تماس بگیرید. مطب باید بیماران را از جایی که سوابق منتقل شده‌اند مطلع کرده باشد.

آیا می‌توانم سوابق پزشکی از 20 سال پیش را دریافت کنم؟ بستگی به الزامات نگهداری سوابق در ایالت شما و اینکه آیا سوابق همچنان وجود دارند دارد. بسیاری از ایالت‌ها از ارائه‌دهندگان می‌خواهند سوابق را به مدت 7-10 سال پس از آخرین درمان نگه دارند. سوابق قدیمی‌تر ممکن است به صورت قانونی از بین رفته باشند یا اگر فقط بر روی کاغذ در مطب‌های قدیمی‌تر نگهداری شده‌اند سخت دسترسی باشند.

آیا باید توضیح دهم چرا سوابق پزشکی خود را می‌خواهم؟ خیر. تحت HIPAA، حق دارید سوابق خود را بدون نیاز به توجیه یا توضیح اینکه چرا می‌خواهید آن‌ها را داشته باشید. بیشتر فرم‌ها "هدف" را می‌پرسند اما "استفاده شخصی" کافی است. ارائه‌دهندگان نمی‌توانند دسترسی را بر اساس هدف بیان شده شما رد کنند.

اگر سوابق پزشکی من شامل خطاها باشد چه؟ حق HIPAA دارید درخواست اصلاحات سوابق خود را داشته باشید. یک درخواست کتبی ارسال کنید که خطا و آنچه باید اصلاح شود را توضیح دهد. اگر ارائه‌دهنده خودداری کند، باید بیانیه اختلاف نظر شما را به سابقه اضافه کنند و آن را با افشای آینده شامل کنند.

آیا می‌توانم سوابق پزشکی خود را مستقیماً برای پزشک دیگر ارسال کنم؟ بله، و این اغلب رایگان یا کم‌هزینه است. انتقال‌های ارائه‌دهنده به ارائه‌دهنده نمی‌توانند هزینه‌های کپی استاندارد را تحت HIPAA دریافت کنند—فقط هزینه‌های واقعی انتقال. نام، آدرس و شماره فکس ارائه‌دهنده دریافت‌کننده را در درخواست خود شامل کنید.

چگونه تصویربرداری مانند اشعه ایکس یا MRI را دریافت می‌کنم؟ گزارش‌های تصویربرداری (تفسیر کتبی رادیولوژیست) در سوابق استاندارد گنجانده شده‌اند. تصاویر واقعی (فیلم‌ها یا فایل‌های دیجیتال) نیاز به درخواست جداگانه دارند، معمولاً در CD یا DVD ارائه می‌شوند. ممکن است هزینه‌های اضافی برای رسانه و سوزاندن تصاویر وجود داشته باشد.

اگر به سرعت برای یک نوبت آینده به سوابق نیاز دارم چه؟ هنگام ارسال درخواست به بخش سوابق بگویید که نیاز فوری دارید. برخی ارائه‌دهندگان پردازش سریع را با هزینه‌های اضافی ارائه می‌دهند. به طور جایگزین، اگر در دسترس است از طریق پورتال بیمار به سوابق اخیر دسترسی داشته باشید، یا ارائه‌دهندگان را وادار کنید مستقیماً از یکدیگر سوابق را درخواست کنند.

---

مقالات مرتبط

• پورتال‌های بیمار: راهنمای جامع مشکلات و راه‌حل‌های عملی
• دیگر هرگز یک نوبت پزشکی را از دست ندهید: یک سیستم عملی
• مدیریت چندین متخصص: نکات سازماندهی برای شرایط مزمن
• ملاحظات حریم خصوصی هنگام مدیریت بهداشت والد خود
• چگونه نوبت‌های پزشکی را در بین اعضای خانواده به طور ایمن به اشتراک بگذاریم

---