二度と医療予約を逃さない：実用的なシステム

Paul著 - 医療実践ソフトウェアと患者体験を専門とする医療技術コンサルタント。

午前9時15分に電話が鳴ります。あなたがどこにいるかを尋ねるのはあなたの医者のオフィスです。あなたの予約は午前9時でした。あなたはパニックでカレンダーをチェックします—何もありません。あなたはメールをチェックします—確認は200の未読メッセージの下に埋もれています。あなたは前回の訪問で彼らがあなたに渡した予約カードをチェックします—それはキッチンカウンターの紙の山のどこかにあります。たぶん。

あなたは別の予約を逃しました。また。

医療予約を逃すことは単に恥ずかしいだけではありません。それは介護を遅らせ、逃した予約料でお金がかかり、医療提供者をイライラさせ、厳格な無断欠席ポリシーを持つ診療所からあなたを退院させる可能性があります。慢性状態を管理している人々にとって、逃した予約は深刻な健康上の結果を意味する可能性があります。

しかし、人々は絶えず予約を逃します。研究は、すべての医療予約の15〜30％が逃されることを示しています。それは医療の最大の問題の1つです—そして、適切なシステムがあれば完全に防ぐことができます。

完璧な記憶や高価な技術は必要ありません。予約が亀裂をすり抜ける前にキャッチし、実際に現れるのに十分な警告でリマインドする信頼できるシステムが必要です。

クイック解決策：信頼できる予約システムを構築する {#quick-kaiketsu}

もう二度と予約を逃さないシステムが必要な場合：

すべての予約のために1つのカレンダーを選択します（携帯電話のカレンダー、Google Calendar、Apple Calendar）
鉄則を作成します：スケジュールされたときにすぐに予約を入力し、オフィスを出るかポータルを閉じる前に
完全な詳細を入力します：医療提供者名、場所の住所、準備要件、確認番号
各予約に複数のリマインダーを設定します（1週間前、24時間前、1時間前）
週次カレンダーレビュー（日曜日の夜）を追加して、今後の週の予約をチェックします
オフィスに電話するかポータルをチェックして、48時間前に予約を再確認します

必要な時間： 予約ごとに入力に5分+週次レビューに10分 必要なツール： カレンダーアプリ（無料、すでにあなたの携帯電話にあります） 結果： ゼロの逃した予約、適切な準備時間、土壇場でのスクランブルなし

重要な成功要因： 予約をすぐに入力します。最も一般的な失敗は「後で追加します」と考えて忘れることです。ポータルを閉じたり、電話を切ったりする前に、カレンダーに入っていることを確認してください。

詳細なリマインダー戦略とバックアップシステムの完全ガイドは以下 ↓

なぜ人々は予約を逃すのか {#naze-yoyaku-wo-nogasu-no-ka}

予約が逃される理由を理解することは、それを防ぐためのシステムを設計するのに役立ちます。

スケジューリングギャップ： 予約は数週間または数か月前にスケジュールされます。その時間に、予約は簡単に忘れられたり、日常生活のシャッフルで失われたりする可能性があります。

情報ギャップ： 予約情報は複数の形式にわたって散在します—ポータル確認、メールメッセージ、テキストリマインダー、紙のカード。どこを見るべきかわからない場合、それを見つけません。カレンダーにエクスポートしない患者ポータルはこの問題を悪化させます。

リマインダーギャップ： 予約情報がアクセス可能であっても、適切な時間にそれを見ない場合、現れることを覚えていません。

準備ギャップ： 予約が存在することを覚えていますが、断食したり、薬を止めたり、特定のドキュメントを持参したりする必要があることを忘れます。準備されていない状態で現れることは、無駄な予約を意味する可能性があります。

調整ギャップ： 複数の人のために予約を管理する場合、誰がいつ何を持っているかを混同したり、重複する予約をスケジュールしたりするのは簡単です。

逃した予約を防ぐシステムは、これらすべてのギャップに対処します。

基礎：1つの中心的なカレンダー

すべては、すべての予約が存在する1つの場所を持つことから始まります。3つの異なるカレンダーではありません。ポータル、メール、紙にわたって散在する情報ではありません。1つのシステム。

ほとんどの人にとって、これは彼らの携帯電話のカレンダーアプリです。それは常に彼らと一緒にあり、デバイス間で同期し、リマインダーをサポートし、毎日チェックする習慣がすでにあります。

選択するカレンダーシステムは、これらの要件を満たす必要があります：

どこにいてもアクセス可能（携帯電話、コンピューター、タブレット）
複数のリマインダー時間をサポート
他の人のために調整する場合は共有を許可
自動的に同期（手動更新なし）
実際に気付くリマインダー/通知と統合

一部の人々は紙のカレンダーやプランナーを好みます。毎日確実にチェックする場合はそれで構いません。デジタルカレンダーはリマインダーの利点を提供しますが、それがあなたの習慣である場合は紙が機能します。

重要なポイント：すべてのための1つのカレンダー。チェックするのを忘れる別のカレンダーに「医療予約」を分離しないでください。医療予約は、仕事の会議、子供の活動、およびその他すべてと同じカレンダーに入ります。医療調整システムを作成する実際のカレンダーと統合することで、情報サイロを防ぎます。

入力プロトコル：すぐに入れる

予約は、カレンダーに決して入らないために逃されます。スケジュールされたときにすぐに予約を入力することでこれを防ぎます。

鉄則を作成します：ポータルからログアウトする前、スケジューラとの電話を切る前、医療オフィスを出る前に、予約がカレンダーに入力されます。例外はありません。「後でやります」はありません。

予約をスケジュールするとき：スケジューラがまだ電話中かポータルがまだ開いている間にカレンダーに入力し、すべての詳細を入力します（医療提供者、場所、準備要件、確認番号）、複数のリマインダーを設定し、正しく表示されることを確認してエントリを検証します。

この即座の入力プロトコルは、最も一般的な失敗モードを防ぎます：予約をスケジュールしてから、見つけられる場所に記録することを忘れる。

遠い将来（6か月後）にスケジュールされた予約の場合、二重入力を検討してください。スケジュールされたときに予約を入力し、次に1か月前にリマインダーを追加して、まだ正確であることを再確認します。

層状リマインダーシステム

1つのリマインダーでは不十分です。人々は「覚えています」と考えてリマインダーを却下し、すぐに忘れます。

戦略的な間隔で複数のアラートを使用して層状リマインダーシステムを作成します：

1か月前：準備が必要な予約（大腸内視鏡検査など）の場合
1週間前：交通手段を手配したりスケジュールを調整したりする時間を許可します
48時間前：予約がまだ行われていることの最終チェック
24時間前：資料を準備し、交通手段を確認します
当日の朝：最終準備リマインダー
1時間前：出発する時間

すべての予約にこれらすべてのリマインダーが必要なわけではありません。ルーチンの健診は24時間前と1時間前だけが必要かもしれません。複雑な処置には完全なリマインダーカスケードが必要です。

最大の有用性のためにリマインダーコンテンツをカスタマイズします。単に「医者の予約」を設定しないでください。「循環器科予約 - 薬リストと最近の血圧測定値を持参」を設定します。

複数のリマインダー方法を使用します。カレンダーアラートプラス電話通知プラステキストメッセージは冗長性を生み出します。1つを却下しても、他のものがまだあなたにリマインドします。

確認プロトコル

予約情報は古くなる可能性があります。オフィスは再スケジュール、キャンセル、または詳細を変更します。信頼できるシステムには確認プロトコルが含まれます。

ルーチン予約の場合：予約の2〜3日前に医療提供者のポータルをチェックして、まだスケジュールされていることを確認し、疑問がある場合はオフィスに電話し、交通手段の取り決めを再確認し、予約がカレンダーに正しく表示されていることを確認します。

重要な予約の場合：1週間前に確認し、48時間前に再度確認し、何も変更されていないことを当日確認します。

ほとんどの逃した予約は、人々が変更について知らないために起こります。医療提供者はキャンセルまたは再スケジュールしますが、通知が失われます。定期的な確認チェックはこれらの変更をキャッチします。

準備チェックリスト

予約を覚えることは戦いの半分です。準備された状態で現れることは残りの半分です。

カレンダーに予約を入力するとき、イベントの詳細に準備要件を含めます：断食要件（および断食がいつ始まるか）、服用を止める薬、持参するドキュメント（保険カード、薬リスト、以前の検査結果）、事前に完成させるフォーム、および駐車/場所の詳細。

複雑な準備の場合、別のリマインダータスクを作成します。大腸内視鏡検査には、数日前から始まる特定の準備が必要です。予約リマインダーに加えて、「準備ダイエットを開始」と「準備薬を開始」のタスクを作成します。

複数のリマインダーポイントで準備要件をレビューします。1週間前のリマインダーは、準備ニーズをレビューすることをトリガーする必要があります。前日のリマインダーは、実際の準備をトリガーする必要があります。

交通プロトコル

多くの逃した予約は、交通手段が失敗したために起こります。

すべての予約について、予約がスケジュールされたときに交通手段の取り決めを決定し、前日ではありません。自分で運転する場合は、カレンダーに適切な移動時間をブロックします。他の誰かが運転する場合は、すぐに彼らの利用可能性を確認します。

駐車、オフィスを見つける、チェックインのためのバッファー時間を組み込みます。到着時間は、場所の複雑さに応じて、実際の予約時間の15〜30分前である必要があります。

バックアップ交通計画を作成します。あなたの主要な交通手段があなたを運転する家族である場合、その日に彼らが病気になった場合はどうなりますか？予約前に特定されたバックアップ計画を持ってください。

鎮静を必要とする予約または後で運転できない場合は、予約をスケジュールするときに帰りの乗り物を手配します。交通手段が必要であることに気付くために前日まで待たないでください。

複数の人の予約を管理する

複数の家族のために予約を調整することは、複雑さと逃した予約リスクを倍増させます。高齢の親の予約を管理しているか、家族全員のために調整しているかにかかわらず、体系的なアプローチは混乱を防ぎます。

共有カレンダーで色分けを使用します。親には青、あなた自身には赤、ティーンエイジャーには緑。この視覚的な区別は、誰の予約が起こっているかを混同することを防ぎます。

予約の説明に人の名前を含めます：単に「循環器科」ではなく「父さん - 循環器科」。明白に見えますが、予約を素早く入力するときに忘れやすいです。

適切な人に届くリマインダーを設定します。あなたの親の予約リマインダーはあなた（調整している場合）に行く必要がありますが、彼らにも行く必要があります。あなたのティーンエイジャーの予約は彼らとあなたにリマインドする必要があります。

みんなの今後の予約を検証する調整チェックポイントを作成します。日曜日の夜の家族カレンダーレビューは、忘れられたり決して入力されなかったりした可能性のある予約をキャッチします。

技術スタック

システムは完全に技術に依存すべきではありませんが、適切なツールは大幅に役立ちます。

最低限、良いリマインダー機能を持つカレンダーアプリを使用します。ほとんどの携帯電話のカレンダーアプリはうまく機能します。Google Calendar、Apple Calendar、およびOutlook Calendarはすべて必要な機能をサポートしています。

医療専用に設計された予約追跡アプリを検討してください。一部は複数のカレンダーと統合し、独自のリマインダーを送信し、準備要件を追跡します。

利用可能な場合は医療提供者のテキストリマインダーを使用しますが、唯一のリマインダーシステムとしてそれらに依存しないでください。それらはあなた自身のリマインダーへのバックアップであり、代替ではありません。

複雑な医療状況を管理している人々にとって、専用の医療組織アプリは調査する価値があるかもしれません。これらはしばしば、薬のリマインダーと健康記録ストレージとともに予約追跡を統合します。

紙のバックアップシステム

デジタルシステムは失敗します。携帯電話は死にます。アプリはクラッシュします。クラウドサービスはダウンします。

主要なシステムがデジタルであっても、予約のために紙のバックアップを維持します。これは次のようなものかもしれません：デジタルに入力した後に壁のカレンダーに予約を書く、フォルダーに予約確認書類を保管する、カレンダーから週次予約要約を印刷する、またはデジタルカレンダーに並行して紙のプランナーを維持する。

紙のバックアップは冗長性を提供します。デジタルシステムが失敗したとき、紙は他の方法で逃されたものをキャッチします。

紙のシステムは精巧である必要はありません。冷蔵庫にテープで貼られた今後の予約のシンプルなリストが機能します。

週次レビュー儀式

最良の入力およびリマインダーシステムでさえ、時々物事を逃します。週次レビューは、逃した予約を引き起こす前にギャップをキャッチします。

週次予約レビューのために一貫した時間を設定します。日曜日の夜は多くの人にとって機能します。このレビュー中：今後の週の予約のためにカレンダーをチェックし、各予約がまだスケジュールされていることを確認します（ポータルチェックまたは電話）、交通手段の取り決めを確認し、準備要件をレビューし、不足しているリマインダーを追加し、スケジューリングの衝突をチェックします。

この10〜15分の週次儀式は問題をキャッチします：カレンダーに決して入らなかった予約、あなたが知らなかった変更、気付かなかった準備要件、および手配されなかった交通調整。

週次レビューは、他の人のために調整しているか、複雑な医療を管理している場合に特に重要です。

予約が衝突する場合

衝突を防ぐことは、それらを解決するよりも簡単です。新しい予約時間を受け入れる前に、カレンダーで次のものとの衝突をチェックします：既存の予約、移動できないコミットメント、交通手段の利用可能性、および衝突する可能性のある準備要件。

衝突が発生した場合は、すぐに解決します。決定を延期しないでください。より柔軟なスケジューリングを持つどちらかの医療提供者に電話して、再スケジュールします。

スケジュールにスラックを構築します。バッファー時間なしで予約を連続して予約しないでください。柔軟性がある場合は、既知の忙しい期間中に予約をスケジュールしないでください。

システムを他の人に教える

誰かが逃した予約なしのシステムを確立するのを助けている場合、彼らはあなたにそれを管理させるだけでなく、それを所有する必要があります（彼らが本当に不可能でない限り）。

彼らとシステムを歩きます。次のことを示します：スケジュールされたときにすぐに予約を入力する方法、層状リマインダーを設定する方法、週次レビューを行う方法、および紙のバックアップを使用する方法。

一緒に練習します。模擬予約をスケジュールし、プロセス全体を進みます。自動的になるまでこれを数回行います。

システムがどのように機能しているかについて定期的にチェックインします。彼らは実際にそれを使用していますか？どの部分が失敗していますか？彼らはどこでより多くのサポートが必要ですか？

失敗に忍耐強くなってください。新しい習慣を構築するには時間がかかります。目標は即座の完璧ではなく、段階的な改善です。

とにかく予約を逃す場合

優れたシステムがあっても、時折の逃した予約は起こります。重要なのは、それらをどのように処理するかです。

予約を逃したとき：医療提供者にすぐに電話して謝罪し、再スケジュールし、文句を言わずに逃した予約料を支払い、システムで何が間違っていたかを分析し、逃しを許したギャップを修正します。

医療提供者に言い訳をしないでください。「予約を逃して申し訳ありません」で十分です。彼らは説明を必要としません。

ほとんどの医療提供者は時々の逃しを理解します。彼らが容認しないのは、説明責任なしの逃した予約のパターンです。

逃した予約の後、システムを強化します。おそらくより積極的なリマインダーが必要です。おそらく週次レビューはより徹底的である必要があります。おそらく追加の紙のバックアップが必要です。

逃した予約のコスト

逃した予約の実際のコストを理解することは、予防システムを使用することを動機付けます。

財務コスト：逃した予約料（発生ごとに25〜100ドル以上）、介護を遅らせることは後でより高価な介入につながる、急いだ再スケジューリングのための無駄なコペイ、および土壇場でのスケジュールジャグリングからの失われた収入。

医療コスト：診断と治療の遅延、状態の悪化、薬管理のギャップ、および医療提供者関係の損傷。

時間コスト：再スケジューリングに費やされた時間、逃したものを補うための追加の予約、および予約の混沌を管理する精神的エネルギー。

逃した予約を防ぐシステムは、回避されたコストとより良い健康結果で何度も自分自身を支払います。

システムを維持する

課題はシステムを作成することではありません—それは何か月、何年も後にそれを維持することです。

システムを可能な限り自動的にします。意識的な意思決定を必要とするステップが多いほど、ストレスを受けているか忙しいときに失敗する可能性が高くなります。

定期的にシステムの有効性をレビューします。数か月ごとに評価します：予約はまだ逃されていますか、リマインダーはまだあなたの注意を引きますか、カレンダーは更新されたままですか、および週次レビューはまだ起こっていますか？

生活が変わるにつれてシステムを調整します。自分自身の予約を管理するだけでうまくいったものは、高齢の親のために調整するときにうまくいかないかもしれません。幼い子供でうまくいったものは、ティーンエイジャーでうまくいかないかもしれません。

最良のシステムは、2週間後に放棄する理論的に完璧なシステムではなく、実際に一貫して使用するものです。

ボトムライン

予約を決して逃さないことは、完璧な記憶や高価な技術を持つことではありません。それは、予約を忘れることを不可能にし、覚えることを簡単にする信頼できるシステムを持つことです。

1つの中心的なカレンダー。即座の入力プロトコル。層状リマインダー。週次レビュー。紙のバックアップ。これらのコンポーネントは、予約が滑り落ちる前にキャッチする冗長で重複するセーフティネットを作成します。

機能するシステムは、あなたの実際の習慣と能力に一致するものです。自然に操作する方法に合わない方法を使用することを自分に強制しないでください。

あなたの健康は、逃した予約に失うには重要すぎます。あなたのために機能するシステムを構築し、次にそれを信頼してください。

医療予約にいくつのリマインダーアラートを設定すべきですか？ 少なくとも3つ設定します：24時間前（最終準備のため）、当日の朝（準備ができていることを確認するため）、および1時間前（出発する時間）。複雑な予約または処置の場合、1週間前（交通手段/スケジューリング）、および1か月前（事前準備を必要とする処置のため）にリマインダーを追加します。冗長な方法を使用します—カレンダーアラート、電話通知、およびテキストリマインダー—1つを却下してもすべての警告が排除されないようにします。

医療予約を追跡するための最良のカレンダーアプリは何ですか？ 最良のアプリは、すでに毎日チェックしているものです。ほとんどの人は、自動的に同期し、他の電話機能と統合するため、携帯電話のデフォルトカレンダー（Apple CalendarまたはGoogle Calendar）を使用する必要があります。チェックするのを忘れる別の医療カレンダーアプリを作成しないでください—医療予約を主要なカレンダーに追加します。重要なのは、専門的な機能ではなく、信頼できる毎日のチェックです。

カレンダーにすぐに予約を入力することをどのように覚えますか？ 鉄則にします：ポータルを閉じたり、電話を切ったり、オフィスを出たりする前に、予約がカレンダーに入るまで。電話でスケジュールする場合は、入力している間ラインにとどまります。ポータルでスケジュールする場合は、カレンダーエントリが完了するまでポータルを開いたままにします。紙の予約カードを渡された場合、駐車場を出る前にすぐに写真を撮り、カレンダーに追加します。

デジタルカレンダーを使用している場合でも紙のバックアップを保管すべきですか？ はい—デジタルシステムは最悪のタイミングで失敗します。冗長性として壁のカレンダーに予約を書くか、冷蔵庫にシンプルなリストを保管します。これは精巧である必要はありません；来週の予約を含む手書きの付箋でさえ、携帯電話が死んだりカレンダーアプリがクラッシュしたりしたときにバックアップを提供します。紙のバックアップは、技術的な失敗の間に数え切れないほどの人々を逃した予約から救いました。

予約を逃した後、再び起こらないようにするために何をすべきですか？ すぐに電話して再スケジュールし、謝罪します。文句を言わずに逃した予約料を支払います。次にあなたのシステムを分析します：予約を決して入力しませんでしたか？より良い入力プロトコルを設定します。リマインダーがあなたの注意を引きませんでしたか？それらをより積極的にします。カレンダーをチェックするのを忘れましたか？より多くのリマインダーを設定します。各逃した予約はあなたのシステムのギャップを明らかにします—再発を防ぐためにその特定のギャップを修正します。

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