Lời nhắc lịch hẹn: Hướng dẫn đầy đủ về lời nhắc qua email, múi giờ và hướng dẫn chuẩn bị

Bởi Paul - Chuyên gia tư vấn công nghệ chăm sóc sức khỏe, chuyên về phần mềm thực hành y tế và trải nghiệm bệnh nhân.

Trước đây, Appointment Adder đưa lịch hẹn vào lịch của bạn và để việc nhắc nhở cho ứng dụng lịch bạn đang dùng. Cách đó hiệu quả cho đến khi không còn hiệu quả: lịch không đặt cảnh báo, cảnh báo đến chiếc điện thoại đang để im lặng, hoặc lịch hẹn là của cha mẹ bạn và nằm trong một lịch bạn không xem.

Giờ đây Appointment Adder có thể gửi email cho bạn trước lịch hẹn. Hướng dẫn này giải thích cách thiết lập lời nhắc, chọn mỗi email cho biết bao nhiêu và đảm bảo chúng đến đúng giờ.

Bạn sẽ học được gì

• Những gì cần có trước khi lời nhắc có thể được gửi
• Cách bật lời nhắc cho cả một bộ sưu tập cùng lúc
• Cách đặt, thay đổi hoặc tắt lời nhắc cho một lịch hẹn
• Cách chọn mức chi tiết trong email nhắc
• Vì sao mỗi lịch hẹn giờ có múi giờ riêng và cách đặt
• Nên ghi hướng dẫn chuẩn bị ở đâu để chúng xuất hiện trong lời nhắc
• Cách xem những gì đã lên lịch và đã gửi
• Mối liên hệ giữa lời nhắc qua email và cảnh báo trong tệp lịch bạn xuất

Trước khi bắt đầu

Lời nhắc được gửi qua email đến địa chỉ của tài khoản bạn, nên cần hai điều:

1. Bạn đã đăng nhập bằng địa chỉ email. Phiên tạm thời (khách) không có địa chỉ để gửi. Nếu bạn đang dùng ứng dụng mà không có tài khoản, hãy tạo tài khoản trước - lịch hẹn của bạn sẽ được giữ lại.
2. Địa chỉ email của bạn đã được xác minh. Nếu bạn đăng nhập bằng Google thì email đã được xác minh. Nếu bạn tạo tài khoản bằng email và mật khẩu, hãy mở email xác minh chúng tôi đã gửi khi bạn đăng ký.

Mỗi lịch hẹn cũng cần có múi giờ đã được xác nhận. Với lịch hẹn mới, việc này diễn ra tự động; với lịch hẹn lưu trước bản cập nhật này, xem Phần 5 bên dưới.

Phần 1: Lời nhắc hoạt động như thế nào

Lời nhắc được đặt ở hai nơi:

• Bộ sưu tập giữ thiết lập mặc định. Bật lời nhắc cho "Lịch hẹn của Mẹ" và mọi lịch hẹn trong bộ sưu tập đó đều nhận được, kể cả những lịch hẹn bạn thêm sau.
• Mỗi lịch hẹn quyết định có theo mặc định đó hay không. Trong biểu mẫu lịch hẹn, mục Lời nhắc có ba lựa chọn:
  • Dùng mặc định của bộ sưu tập - làm theo bộ sưu tập. Đây là lựa chọn ban đầu của mọi lịch hẹn.
  • Không nhắc - không bao giờ nhắc về lịch hẹn này, kể cả khi bộ sưu tập đang bật lời nhắc.
  • Đặt riêng cho lịch hẹn này - dùng thiết lập lời nhắc chỉ dành cho lần khám này.

Nhờ vậy bạn chỉ cần quyết định một lần cho hầu hết lịch hẹn và chỉ xử lý các ngoại lệ. Lời nhắc tắt cho đến khi bạn bật - không có email nào được gửi nếu bạn không yêu cầu.

Phần 2: Bật lời nhắc cho cả một bộ sưu tập

Đây là cách nhanh nhất để bao quát cả một nhóm lịch hẹn cùng lúc - ví dụ, mọi lịch hẹn của một thành viên trong gia đình.

Từng bước

1. Mở menu tài khoản (biểu tượng người ở góc trên bên phải) và chọn Quản lý Bộ sưu tập
2. Chọn nút chỉnh sửa của bộ sưu tập bạn muốn - ví dụ Lịch hẹn của tôi hoặc Bố
3. Trong mục Lời nhắc, đánh dấu Gửi lời nhắc cho các lịch hẹn trong bộ sưu tập này
4. Trong Gửi, chọn Trước 24 giờ, Trước 2 giờ hoặc cả hai
5. Trong Mức chi tiết, chọn mức chi tiết (xem Phần 4)
6. Lưu bộ sưu tập

Giờ đây mọi lịch hẹn trong bộ sưu tập đó đang đặt Dùng mặc định của bộ sưu tập sẽ nhận lời nhắc. Khi bạn chỉnh sửa một lịch hẹn trong bộ sưu tập đó, mục Lời nhắc cho biết bộ sưu tập sẽ làm gì - ví dụ, "Bộ sưu tập này nhắc bạn trước 24 giờ."

Mẹo: Nếu bạn quản lý lịch hẹn cho nhiều người, hãy tạo cho mỗi người một bộ sưu tập riêng. Khi đó bạn có thể chọn lời nhắc theo từng người - chẳng hạn nhắc trước 24 giờ và 2 giờ cho cha mẹ cần đưa đón, và không nhắc cho các lần khám định kỳ của chính bạn.

Phần 3: Đặt lời nhắc cho một lịch hẹn

Từng bước

1. Thêm lịch hẹn mới, hoặc chọn nút chỉnh sửa (bút chì) của một lịch hẹn có sẵn trong nhật ký lịch hẹn
2. Tìm mục Lời nhắc ở cột bên phải của biểu mẫu (bên dưới các trường khác trên điện thoại)
3. Chọn một trong ba tùy chọn:
   • Dùng mặc định của bộ sưu tập để theo bộ sưu tập
   • Không nhắc để tắt lời nhắc chỉ cho lịch hẹn này
   • Đặt riêng cho lịch hẹn này để chọn thời điểm và mức chi tiết cho lần khám này
4. Nếu bạn chọn Đặt riêng cho lịch hẹn này, hãy chọn khi nào gửi (trước 24 giờ, trước 2 giờ hoặc cả hai) và mức chi tiết
5. Chọn Lưu Cuộc hẹn hoặc Cập nhật Cuộc hẹn

Khi nào dùng "Không nhắc"

Có những lịch hẹn bạn không muốn thông báo trong hộp thư - một lần khám bạn muốn giữ riêng tư, hoặc lịch hẹn trên tài khoản gia đình dùng chung. Chọn Không nhắc giữ cho lịch hẹn đó im lặng, kể cả khi phần còn lại của bộ sưu tập vẫn gửi lời nhắc.

Lịch hẹn lặp lại

Khi bạn tạo một chuỗi lặp lại, mỗi lần khám trong chuỗi sẽ nhận thiết lập lời nhắc bạn đã chọn. Mỗi lần khám vẫn là một lịch hẹn riêng, nên sau này bạn có thể tắt lời nhắc của một lần mà không ảnh hưởng đến các lần khác.

Phần 4: Chọn lời nhắc cho biết bao nhiêu

Email không phải lúc nào cũng riêng tư. Lời nhắc có thể đến máy tính dùng chung của gia đình, điện thoại công ty, hoặc màn hình khóa có hiển thị bản xem trước. Vì vậy bạn chọn mỗi lời nhắc tiết lộ bao nhiêu:

Tùy chọn	Email gồm những gì
Chỉ ngày và giờ	Thời điểm của lịch hẹn. Tiêu đề chỉ ghi "Nhắc lịch hẹn" kèm ngày và giờ.
Thêm bác sĩ và địa điểm	Ngày giờ, cùng với bác sĩ hoặc cơ sở y tế và địa chỉ.
Thêm phần chuẩn bị và ghi chú	Tất cả những điều trên, cùng hướng dẫn chuẩn bị và ghi chú của bạn.

Một vài gợi ý:

• Chỉ ngày và giờ phù hợp với những lịch hẹn bạn muốn giữ riêng tư. Ai nhìn thấy tiêu đề chỉ biết bạn có một lịch hẹn.
• Thêm bác sĩ và địa điểm hữu ích khi bạn đưa ai đó đi và cần địa chỉ ngay trong tầm tay.
• Thêm phần chuẩn bị và ghi chú tốt nhất khi việc chuẩn bị quan trọng - nhịn ăn trước khi xét nghiệm máu, ngưng một loại thuốc, mang giấy tờ. Lời nhắc đặt những hướng dẫn đó trước mắt bạn từ hôm trước, khi bạn vẫn còn kịp làm.

Phần 5: Múi giờ

Vì sao lịch hẹn có múi giờ riêng

Lời nhắc phải được gửi vào một thời điểm thực, nên Appointment Adder cần biết lịch hẹn diễn ra ở đâu. Nếu bạn sống ở Raleigh và quản lý lịch hẹn của bố ở Phoenix, lịch hẹn 9:00 AM của ông là 9:00 AM tại Phoenix - đó là những gì bạn thấy, là những gì bản xuất lịch ghi, và là mốc để gửi lời nhắc.

Chọn múi giờ

Lịch hẹn mới bắt đầu với múi giờ của thiết bị bạn, thường là đúng. Để thay đổi:

1. Chọn trường Múi giờ trong biểu mẫu lịch hẹn, ngay bên dưới Giờ
2. Các múi giờ phổ biến nhất của Hoa Kỳ hiện ở đầu - Miền Đông, Miền Trung, Miền Núi, Arizona, Thái Bình Dương, Alaska, Hawaii và Puerto Rico
3. Với những nơi khác, hãy bắt đầu gõ. Bạn có thể tìm theo thành phố ("Chicago", "Ho Chi Minh"), theo tên ("Pacific"), theo chữ viết tắt ("PST", "EDT") hoặc theo độ lệch giờ ("GMT-5")
4. Dùng phím mũi tên và Enter, hoặc nhấp chuột, để chọn

Lịch hẹn lưu trước bản cập nhật này

Lịch hẹn tạo trước khi có múi giờ thì chưa có múi giờ. Khi bạn chỉnh sửa một lịch hẹn như vậy, biểu mẫu sẽ điền múi giờ của thiết bị và hiện ghi chú: "Lịch hẹn này được lưu trước khi múi giờ được theo dõi." Hãy kiểm tra múi giờ đúng chưa rồi chọn Cập nhật Cuộc hẹn. Trước khi làm vậy, lịch hẹn đó không thể có lời nhắc - Appointment Adder sẽ không đoán múi giờ và mạo hiểm gửi email cho bạn sai giờ.

Giờ mùa hè

Nếu bạn chọn một giờ không tồn tại vào ngày chỉnh đồng hồ sớm lên (ví dụ 2:30 AM), biểu mẫu sẽ báo cho bạn và giải thích giờ nào sẽ được lưu thay thế. Nếu bạn chọn một giờ xảy ra hai lần khi đồng hồ lùi lại, lần đầu tiên sẽ được dùng. Bạn hiếm khi thấy những thông báo này, nhưng chúng giúp lời nhắc không bao giờ lệch một giờ mà không báo trước.

Phần 6: Hướng dẫn chuẩn bị

Biểu mẫu lịch hẹn giờ có trường Chuẩn bị, bên cạnh Ghi chú. Dùng nó cho những việc bạn cần làm trước lần khám:

• "Không ăn uống gì sau nửa đêm"
• "Mang danh sách thuốc và thẻ bảo hiểm"
• "Ngưng thuốc chống đông ba ngày trước - xác nhận với bác sĩ Patel"
• "Đến sớm 20 phút để làm giấy tờ"

Hướng dẫn chuẩn bị hiện phía trên ghi chú chung khi bạn xem lịch hẹn, ở đầu phần mô tả trong tệp lịch bạn xuất, và trong lời nhắc đặt ở mức Thêm phần chuẩn bị và ghi chú. Vì tách riêng khỏi ghi chú chung, chúng không bị lẫn trong một đoạn văn về chỗ đậu xe.

Phần 7: Kiểm tra những gì đã lên lịch

Để xem từng lời nhắc và điều gì đã xảy ra với nó, mở menu tài khoản và chọn Quản lý Lời nhắc. Mục này xuất hiện với tài khoản đã đăng nhập khi lời nhắc qua email có sẵn cho tài khoản đó. Mỗi mục cho biết lời nhắc dành cho lịch hẹn nào, khi nào được lên lịch hoặc đã gửi, và trạng thái:

Trạng thái	Ý nghĩa
Đã đặt	Đang chờ gửi vào thời điểm hiển thị
Đã gửi	Đã gửi đến địa chỉ email của bạn
Đã nhận	Nhà cung cấp email của bạn đã chấp nhận
Đã hủy	Lịch hẹn đã bị thay đổi hoặc xóa, nên lời nhắc này đã được thay thế hoặc bỏ đi
Không gửi	Thời điểm gửi đã qua khi lời nhắc được thiết lập, hoặc không có địa chỉ đã xác minh để gửi
Thất bại / Gửi thất bại	Đã xảy ra sự cố khi gửi

Không gửi rất thường gặp và thường là điều bình thường. Appointment Adder ghi nhận lời nhắc thay vì gửi muộn chỉ khi thời điểm đã lên lịch đã qua. Lịch hẹn buổi sáng được thêm vào tối hôm trước sẽ lỡ lời nhắc trước 24 giờ; cùng lịch hẹn đó nếu thêm khi còn hơn 24 giờ thì không lỡ. Lời nhắc trước 2 giờ, nếu bạn đã chọn, vẫn được gửi khi thời điểm của nó chưa qua.

Nếu các lời nhắc bạn mong đợi hiện Không gửi, hãy kiểm tra bạn đã đăng nhập bằng địa chỉ email đã xác minh (xem "Trước khi bắt đầu").

Khi kế hoạch thay đổi

• Bạn chỉnh sửa lịch hẹn: các lời nhắc chưa gửi bị hủy và lời nhắc mới được lên lịch theo ngày, giờ hoặc múi giờ mới. Điều tương tự xảy ra nếu bạn đổi bộ sưu tập hoặc thiết lập lời nhắc của lịch hẹn.
• Bạn xóa lịch hẹn: các lời nhắc chưa gửi của nó bị hủy.
• Bạn thay đổi thiết lập lời nhắc của bộ sưu tập: các lịch hẹn đang theo mặc định của bộ sưu tập sẽ áp dụng thiết lập mới.

Lời nhắc qua email và cảnh báo lịch

Khi xuất lịch hẹn sang lịch, bạn sẽ thấy bên cạnh nút xuất một ô đánh dấu có nhãn Thêm cảnh báo trước 24 giờ vào tệp lịch được xuất. Đây là thứ khác với lời nhắc qua email:

• Lời nhắc qua email do Appointment Adder gửi và được đặt trong biểu mẫu lịch hẹn hoặc trong bộ sưu tập.
• Ô đánh dấu khi xuất thêm một cảnh báo ngay trong tệp lịch, để ứng dụng lịch của bạn (Apple Calendar, Google Calendar, Outlook) tự hiện cảnh báo trước 24 giờ. Appointment Adder không gửi gì cho việc này.

Ô này được đánh dấu mặc định và lựa chọn của bạn được ghi nhớ trên từng thiết bị. Nếu bạn dùng lời nhắc qua email và không muốn một cảnh báo thứ hai cùng lúc, hãy bỏ đánh dấu trước khi xuất. Nếu bạn chỉ muốn dựa vào ứng dụng lịch, hãy để ô được đánh dấu và tắt lời nhắc qua email.

Đăng ký lịch (tính năng cao cấp) không bao giờ tự thêm cảnh báo - việc đó do thiết lập của ứng dụng lịch quyết định.

Câu hỏi thường gặp

Lời nhắc có tốn phí không? Không. Lời nhắc qua email có sẵn cho mọi tài khoản đã đăng nhập.

Ai nhận lời nhắc - tôi, hay người có lịch hẹn? Lời nhắc được gửi đến địa chỉ email của tài khoản sở hữu lịch hẹn. Những người bạn chia sẻ bộ sưu tập không nhận được.

Tôi có thể nhận tin nhắn SMS hoặc thông báo trên điện thoại thay vì email không? Chưa. Hiện tại lời nhắc chỉ được gửi qua email.

Tôi có thể chọn thời điểm khác, như trước 3 ngày không? Hiện tại có hai lựa chọn là trước 24 giờ và trước 2 giờ. Nhiều người chọn cả hai.

Vì sao tôi không nhận được lời nhắc? Mở Quản lý Lời nhắc và xem trạng thái của lời nhắc. Những lý do phổ biến nhất: thời điểm gửi đã qua khi lịch hẹn được thêm, lịch hẹn đang đặt Không nhắc, bộ sưu tập của nó đang tắt lời nhắc, hoặc địa chỉ email của bạn chưa được xác minh. Hãy kiểm tra cả thư mục thư rác và cân nhắc thêm người gửi vào danh bạ.

Tôi hay đi du lịch. Lời nhắc có theo tôi không? Lời nhắc theo lịch hẹn, không theo bạn. Lịch hẹn ở Chicago lúc 10:00 AM sẽ được nhắc trước 24 giờ so với 10:00 AM giờ Chicago, dù bạn đang ở đâu.

Tôi có thể trả lời lời nhắc không? Không - thư trả lời không được đọc. Để thay đổi lời nhắc, hãy dùng liên kết Quản lý lời nhắc của bạn trong email, hoặc chỉnh sửa lịch hẹn trong ứng dụng.

Bài viết Liên quan

• Mới: Lời nhắc qua email, múi giờ và hướng dẫn chuẩn bị
• Không Bao Giờ Bỏ Lỡ Cuộc Hẹn Y Tế Nữa: Một Hệ Thống Thực Tế
• Tổ chức Cuộc hẹn Gia đình: Hướng dẫn Đầy đủ về Bộ sưu tập, Organizations và Locations
• Danh Sách Kiểm Tra Chuẩn Bị Cuộc Hẹn Chăm Sóc Sức Khỏe: Hướng Dẫn Toàn Diện để Làm Cho Mỗi Chuyến Thăm Có Ý Nghĩa
• Cuộc hẹn Lặp lại và Chế độ xem Lịch: Hướng dẫn Đầy đủ