Comment demander des dossiers médicaux : Guide complet pour obtenir vos informations de santé

Par Sarah - Gestionnaire de programme et défenseure des patients avec une expérience en navigation de médecine fonctionnelle et coordination de soins chroniques.

Navigation rapide :

• Vos droits légaux - Si vous devez comprendre vos droits HIPAA et les obligations des fournisseurs
• Méthodes de demande - Si vous voulez connaître le moyen le plus rapide d'obtenir vos dossiers
• Processus étape par étape - Si vous avez besoin d'instructions détaillées pour demander des dossiers
• Dépannage - Si vous rencontrez des retards, des refus ou des frais excessifs

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Vous avez besoin de dossiers médicaux. Peut-être que vous changez de médecin et que votre nouveau fournisseur a besoin de vos antécédents, ou que vous cherchez un deuxième avis sur un diagnostic. Peut-être coordonnez-vous des soins entre plusieurs spécialistes et devez comprendre ce que chacun fait. Ou vous voulez simplement conserver des copies personnelles de vos propres informations de santé.

Quelle que soit votre raison, obtenir vos dossiers médicaux devrait être simple—vous avez un droit légal à ceux-ci en vertu du HIPAA. Mais la réalité est souvent plus compliquée. Les fournisseurs utilisent des systèmes différents, facturent des frais différents, ont des délais différents et créent des obstacles différents.

Ce guide vous accompagne à travers tout ce que vous devez savoir sur la demande de dossiers médicaux : vos droits légaux, les méthodes de demande les plus efficaces, à quoi vous attendre pour les coûts et les délais, et comment résoudre les problèmes lorsque les choses tournent mal.

Pourquoi vous pourriez avoir besoin de vos dossiers médicaux

Les dossiers médicaux ne sont pas seulement pour les médecins. Il y a de nombreuses raisons légitimes pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de copies de vos propres informations de santé :

Deuxièmes avis : Un spécialiste examinant votre cas a besoin d'informations complètes, pas seulement votre résumé de symptômes et de traitements.

Changement de fournisseurs : Votre nouveau médecin a besoin de vos antécédents médicaux, résultats de tests et médicaments actuels. Bien que les fournisseurs puissent demander les dossiers directement, avoir vos propres copies accélère le processus.

Coordination de plusieurs spécialistes : Lorsque vous consultez plusieurs spécialistes pour des conditions connexes, chacun doit savoir ce que les autres font. Pour des stratégies sur la gestion de plusieurs spécialistes, avoir vos propres dossiers vous aide à coordonner les soins.

Suivi de santé personnel : Conserver des copies des résultats de tests, diagnostics et plans de traitement vous aide à suivre les tendances et à comprendre votre santé au fil du temps.

Questions juridiques : Les demandes d'invalidité, les litiges d'assurance, les cas de faute médicale et d'autres procédures juridiques nécessitent souvent une documentation médicale.

Déménagement ou voyage : Avoir des dossiers à portée de main lorsque vous déménagez ou voyagez assure la continuité des soins si vous avez besoin d'attention médicale.

Antécédents familiaux de santé : Comprendre vos antécédents médicaux aide les membres de la famille à évaluer leurs propres risques de santé.

Vérification de l'exactitude : Examiner vos dossiers vous permet de détecter les erreurs—mauvais médicaments, diagnostics incorrects ou informations manquantes—avant qu'ils ne causent des problèmes.

Vos droits légaux en vertu du HIPAA

Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) vous donne des droits spécifiques pour accéder à vos dossiers médicaux. Comprendre ces droits vous aide à reconnaître quand les fournisseurs violent la loi par rapport à son respect.

Droit d'accès

Vous avez le droit d'inspecter et d'obtenir des copies de vos dossiers médicaux. Cela inclut :

• Notes de visite chez le médecin
• Résultats de tests et analyses de laboratoire
• Rapports d'imagerie (radiographies, IRM, tomodensitométries)
• Dossiers de prescriptions et de médicaments
• Informations de facturation
• Dossiers de vaccination
• Antécédents médicaux pris par les fournisseurs

Les seuls dossiers généralement exclus sont :

• Notes de psychothérapie (séparées des dossiers de traitement de santé mentale)
• Informations compilées pour des procédures juridiques
• Certaines informations de laboratoire
• Informations sur d'autres personnes (sauf si vous êtes un représentant légal)

Exigences de délai

En vertu du HIPAA, les fournisseurs doivent répondre à votre demande dans les 30 jours. S'ils ont besoin de plus de temps, ils peuvent prolonger de 30 jours supplémentaires, mais ils doivent vous notifier par écrit et expliquer le retard.

Trente jours est le maximum légal. De nombreux fournisseurs répondent beaucoup plus rapidement, surtout si vous demandez des dossiers électroniques via un portail patient. Mais si vous dépassez 30 jours sans réponse, le fournisseur viole le HIPAA.

Limitations de frais

Les fournisseurs peuvent facturer des frais raisonnables pour copier et envoyer les dossiers, mais ces frais doivent être limités à :

• Coût de la main-d'œuvre pour copier (si copies électroniques, seulement pour créer et transmettre)
• Coût des fournitures pour créer des supports papier ou électroniques
• Frais d'affranchissement si vous voulez que les dossiers soient envoyés par courrier
• Préparation d'une explication ou d'un résumé (seulement si vous avez demandé un résumé au lieu des dossiers complets)

Les fournisseurs ne peuvent pas vous facturer pour chercher ou récupérer vos dossiers—c'est partie de leur obligation légale. De nombreux États ont des limites de frais supplémentaires au-delà des exigences fédérales du HIPAA.

Format des dossiers

Vous pouvez demander des dossiers en format électronique si le fournisseur les conserve électroniquement. Vous pouvez spécifier le format (PDF, CD, clé USB, téléchargement direct) dans la mesure du raisonnable.

Si vous voulez que les dossiers soient envoyés directement à un autre fournisseur, la demande doit être gratuite ou facturée uniquement au coût réel de transmission—les fournisseurs ne peuvent pas facturer les frais de copie normaux pour les transferts entre fournisseurs.

Droit de refus

Les fournisseurs peuvent refuser l'accès dans des circonstances limitées :

• Si la divulgation vous mettrait en danger, vous ou quelqu'un d'autre
• Si les informations font référence à quelqu'un d'autre (autre qu'un fournisseur de soins de santé)
• Si la demande concerne des notes de psychothérapie
• Si les informations ont été obtenues sous promesse de confidentialité

Même en cas de refus, vous avez le droit de demander un examen du refus par un professionnel de la santé agréé désigné par le fournisseur.

Méthodes pour demander des dossiers médicaux

Il existe plusieurs façons de demander des dossiers médicaux. La meilleure méthode dépend de la rapidité dont vous avez besoin des dossiers, de la quantité que vous demandez et des systèmes utilisés par votre fournisseur.

Téléchargements du portail patient (le plus rapide pour les dossiers récents)

Si votre fournisseur a un portail patient, c'est généralement la méthode la plus rapide pour les dossiers récents.

Avantages :

• Accès instantané aux dossiers disponibles
• Aucun frais pour le téléchargement électronique
• Peut télécharger plusieurs fois si nécessaire
• Inclut généralement les notes de visite, résultats de tests et vaccinations

Limitations :

• Peut ne pas inclure tous les types de dossiers (l'imagerie est souvent exclue)
• Affiche généralement seulement les dossiers récents (2-3 dernières années)
• Les notes de visite peuvent être retardées par le temps d'examen du fournisseur
• Ne fonctionne pas pour les dossiers de fournisseurs sans portails

Comment l'utiliser : Connectez-vous à votre portail patient, naviguez vers la section dossiers médicaux ou informations de santé, sélectionnez les dossiers que vous voulez et téléchargez. Pour plus d'informations sur les problèmes de portail patient et solutions de contournement, consultez notre guide complet.

Formulaires de demande écrits (le plus officiel)

La plupart des fournisseurs de soins de santé ont des formulaires d'autorisation de dossiers médicaux formels. C'est la méthode traditionnelle et souvent requise pour des dossiers complets.

Avantages :

• Crée une trace papier formelle
• Requis pour des dossiers complets
• Permet une personnalisation spécifique (plages de dates, types de dossiers)
• Nécessaire pour les demandes de tiers (membres de la famille, avocats)

Limitations :

• Plus lent que l'accès au portail
• Implique généralement des frais
• Nécessite des formulaires, des signatures, parfois une notarisation

Comment l'utiliser : Contactez le service des dossiers médicaux du fournisseur, demandez le formulaire d'autorisation (souvent disponible sur leur site Web), remplissez tous les champs soigneusement, incluez une copie de pièce d'identité, spécifiez exactement ce que vous voulez et soumettez par courrier, fax ou en personne.

Demandes par téléphone ou courriel (bon pour les demandes simples)

Certains fournisseurs acceptent des demandes informelles par téléphone ou courriel, en particulier pour des dossiers limités.

Avantages :

• Rapide à initier
• Peut poser des questions sur le processus
• Peut fonctionner pour des demandes simples (résultat de test unique, dossier de vaccination)

Limitations :

• Tous les fournisseurs n'acceptent pas les demandes informelles
• Généralement suivi d'une exigence de formulaire formel de toute façon
• Plus difficile à documenter en cas de litiges ultérieurs

Comment l'utiliser : Appelez le service des dossiers médicaux, décrivez ce dont vous avez besoin, renseignez-vous sur leur processus. Ils vous enverront probablement un formulaire à compléter, mais cela fait avancer les choses.

Demandes en personne (le plus rapide lorsque autorisé)

Se présenter en personne peut fonctionner pour des besoins immédiats, bien que de nombreux fournisseurs exigent une demande préalable.

Avantages :

• Peut parfois repartir avec les dossiers le jour même
• Peut examiner les dossiers sur place avant de copier
• Peut clarifier les questions immédiatement

Limitations :

• Pas toujours accepté pour un traitement le jour même
• Nécessite toujours des formulaires complétés et une pièce d'identité
• Peut impliquer d'attendre pendant que les dossiers sont préparés

Comment l'utiliser : Appelez d'abord pour demander si les demandes en personne sont acceptées. Si oui, apportez le formulaire d'autorisation complété, une pièce d'identité gouvernementale et un moyen de paiement. Certaines installations vous permettent d'attendre pendant qu'ils préparent les dossiers ; d'autres vous demanderont toujours de revenir plus tard.

Autorisation de tiers (pour les représentants)

Si vous demandez des dossiers au nom de quelqu'un d'autre (enfant, parent âgé, membre de la famille décédé), vous avez besoin d'une autorisation appropriée.

Exigences :

• Formulaire d'autorisation complété signé par le patient (ou représentant légal)
• Copie de votre pièce d'identité
• Preuve d'autorité (procuration, documents de tutelle, certificat de décès, etc.)
• Autorisation spécifique pour quels dossiers vous pouvez accéder

Pour plus d'informations sur les considérations de confidentialité lors de la gestion des soins de santé de quelqu'un d'autre, consultez notre guide pour les aidants familiaux.

Quoi demander

Savoir exactement quoi demander vous aide à obtenir des informations complètes sans retards ou coûts inutiles.

Dossier médical complet vs éléments spécifiques

Dossier médical complet inclut tout : toutes les notes de visite, résultats de tests, rapports d'imagerie, listes de médicaments, vaccinations, facturation, etc. Demandez cela lorsque :

• Vous changez pour un nouveau médecin de soins primaires
• Vous cherchez un deuxième avis complet
• Vous êtes impliqué dans des questions juridiques nécessitant une documentation complète
• Vous établissez des soins avec plusieurs nouveaux spécialistes

Éléments spécifiques limite la demande à des dossiers particuliers. Demandez des éléments spécifiques lorsque :

• Vous avez seulement besoin de résultats de tests récents
• Vous voulez l'imagerie d'une procédure spécifique
• Vous avez besoin de dossiers de vaccination pour l'école/le travail
• Vous suivez des conditions spécifiques au fil du temps

Types de dossiers courants

Notes de visite (également appelées notes d'évolution ou notes cliniques) : Documentent ce qui s'est passé lors de chaque rendez-vous—symptômes, résultats d'examen, évaluation, plan.

Résultats de tests : Analyses de laboratoire (tests sanguins, analyse d'urine), rapports d'imagerie (radiographies, IRM, tomodensitométries, échographies), tests diagnostiques (ECG, tests d'effort, coloscopies).

Dossiers de médicaments : Prescriptions actuelles, médicaments passés, changements de dosage, réactions indésirables, informations de pharmacie.

Dossiers de vaccination : Dates et types de toutes les vaccinations reçues. Souvent nécessaires pour l'école, le travail ou les voyages.

Dossiers de procédures : Rapports opératoires pour les chirurgies, notes de procédure pour les endoscopies ou biopsies, rapports de pathologie.

Dossiers de facturation : Factures détaillées, demandes d'assurance, historique de paiement. Utiles pour contester les frais ou suivre la couverture d'assurance.

Correspondance : Lettres entre fournisseurs, notes de référence, rapports de consultation. Importantes pour comprendre la coordination des soins.

Jusqu'où remonter dans le temps

La réponse dépend de vos besoins :

2-3 dernières années : Généralement suffisant pour des soins continus avec un nouveau fournisseur, couvre les tendances de tests récentes et le traitement actuel.

5-10 dernières années : Mieux pour les conditions chroniques, donne une image plus complète de la progression de la maladie et de l'historique de traitement.

Historique complet : Nécessaire pour les questions juridiques, aide à établir des modèles à long terme, utile pour les conditions multi-systèmes complexes.

Considérez que les dossiers plus anciens peuvent être plus difficiles à obtenir (surtout des cabinets qui ont fermé ou converti aux systèmes électroniques à mi-parcours). Équilibrez l'exhaustivité avec la praticité.

Le processus de demande étape par étape

Voici exactement comment demander des dossiers médicaux, du début à la fin.

Étape 1 : Identifier le bon contact

Les demandes de dossiers médicaux vont au service des dossiers médicaux du fournisseur ou au service de gestion de l'information sur la santé (GIS), pas directement au cabinet de votre médecin.

Pour les médecins individuels : Appelez le numéro principal du cabinet, demandez le service des dossiers médicaux. Dans les petits cabinets, cela pourrait être le directeur du cabinet.

Pour les hôpitaux : Cherchez sur le site Web de l'hôpital « dossiers médicaux » ou « information sur la santé ». Les hôpitaux ont généralement des services dédiés qui gèrent toutes les demandes de dossiers.

Pour les grands systèmes de santé : Chaque hôpital ou clinique du système peut avoir des services de dossiers séparés, ou il peut y avoir un service centralisé pour l'ensemble du système.

Pour les cabinets fermés : Si un cabinet a fermé, les dossiers peuvent avoir été transférés à un autre fournisseur, stockés chez une entreprise de dossiers médicaux, ou envoyés au département de santé de l'État. Appelez le conseil médical de votre État pour obtenir des conseils sur la localisation des dossiers de cabinets fermés.

Étape 2 : Obtenir et compléter le formulaire d'autorisation

La plupart des fournisseurs exigent leur formulaire d'autorisation spécifique (bien que légalement ils doivent accepter des alternatives raisonnables).

Trouver le formulaire : Vérifiez le site Web du fournisseur sous « dossiers médicaux » ou « formulaires patients ». Si non disponible en ligne, appelez et demandez qu'ils l'envoient par courrier ou courriel.

Compléter tous les champs soigneusement :

• Votre nom légal complet (tel qu'il apparaît dans les dossiers médicaux)
• Date de naissance
• Adresse où les dossiers devraient être envoyés
• Numéro de téléphone
• Numéro de compte patient ou numéro de dossier médical (si connu)
• Dossiers spécifiques demandés (plages de dates, types)
• Objet de la demande (généralement « usage personnel » ou « soins continus »)
• Signature et date
• Deuxième signature si le formulaire exige un témoin

Erreurs courantes à éviter :

• Utiliser un surnom au lieu du nom légal
• Oublier de dater la signature
• Ne pas spécifier la plage de dates (vous obtenez plus de dossiers que nécessaire)
• Copie de pièce d'identité requise manquante
• Ancienne adresse

Étape 3 : Fournir une identification

La plupart des demandes nécessitent une copie d'une pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement pour vérifier votre identité :

• Permis de conduire
• Passeport
• Carte d'identité d'État
• Carte d'identité militaire

Joignez une photocopie—n'envoyez pas votre pièce d'identité originale. Assurez-vous que la copie est lisible.

Étape 4 : Spécifier le mode de livraison

Vous devrez indiquer comment vous voulez que les dossiers soient livrés :

Livraison électronique (si disponible) :

• Courriel (vérifiez si le fournisseur prend en charge le courriel sécurisé)
• Accès au portail patient
• CD ou clé USB envoyé par courrier
• Lien de téléchargement direct

Livraison papier :

• Courrier à votre adresse
• Ramassage en personne
• Fax (généralement pour fournisseur à fournisseur)

Transfert direct au fournisseur :

• Si vous voulez que les dossiers soient envoyés à un autre médecin, incluez le nom, l'adresse, le numéro de fax de ce fournisseur

L'électronique est généralement plus rapide et moins cher, mais certains dossiers (comme l'imagerie) peuvent nécessiter d'être sur support physique.

Étape 5 : Soumettre la demande

Suivez la méthode de soumission préférée du fournisseur :

• Courrier : Envoyez le formulaire complété, la copie de pièce d'identité et le paiement (si requis d'avance) à l'adresse des dossiers médicaux
• Fax : Faxez le formulaire et la pièce d'identité au numéro de fax des dossiers médicaux (pas le fax clinique)
• Courriel : Utilisez le courriel du portail sécurisé si disponible ; le courriel ordinaire peut ne pas être accepté pour des raisons de confidentialité
• En personne : Livrez au service des dossiers médicaux

Obtenez une confirmation : Demandez un numéro de confirmation ou un reçu. C'est votre preuve que la demande a été soumise et démarre l'horloge HIPAA de 30 jours.

Étape 6 : Faire un suivi

Si vous n'avez rien entendu en 10-14 jours, faites un suivi :

• Appelez le service des dossiers médicaux
• Référez-vous à votre date de demande et numéro de confirmation
• Demandez l'état et la date d'achèvement estimée
• Documentez avec qui vous avez parlé et ce qu'ils ont dit

Si 30 jours passent sans réponse ou explication, le fournisseur viole le HIPAA. Vous pouvez déposer une plainte (voir section Dépannage).

Coûts et délais

Comprendre les coûts et délais typiques vous aide à planifier et à reconnaître quand les frais ou retards sont excessifs.

Frais typiques

Les frais varient selon l'État (de nombreux États ont des limites spécifiques) et selon le fournisseur, mais voici des fourchettes générales :

Frais de récupération/traitement : 0-25 $ (frais unique quel que soit la taille du dossier)

Copie par page : 0,50-1,00 $ par page pour les copies papier

Dossiers électroniques : 0-10 $ (la loi fédérale limite les frais de copie électronique aux coûts de main-d'œuvre et de support)

CD ou clé USB : 5-15 $ pour le support

Affranchissement : Coût d'affranchissement réel (généralement 5-15 $ selon la taille du dossier)

Copies certifiées : 5-10 $ supplémentaires par document pour les copies certifiées/notariées (généralement nécessaires seulement à des fins juridiques)

Exemples de coûts totaux :

• Téléchargement du portail électronique : 0 $
• Dossiers électroniques sur CD, envoyés par courrier : 10-20 $
• 100 pages de dossiers papier, envoyés par courrier : 60-125 $
• Dossier papier complet (500+ pages) : 250-400 $

Limites de frais spécifiques à l'État

De nombreux États plafonnent les frais de dossiers médicaux en dessous des limites fédérales du HIPAA, et ceux-ci varient considérablement selon l'État. Les limites varient selon l'État — vérifiez les barèmes de frais actuels auprès de votre département de santé d'État avant de contester les frais, car les plafonds statutaires de frais changent fréquemment par la législation. Consultez le site Web officiel de votre département de santé d'État pour les barèmes de frais les plus récents.

Quand les dossiers devraient être gratuits

Les fournisseurs doivent renoncer ou réduire les frais pour :

• Transferts de fournisseur à fournisseur (doivent facturer seulement le coût réel de transmission)
• Dossiers nécessaires pour des appels ou griefs contre le fournisseur
• Dossiers pour les patients qui démontrent des difficultés financières (à la discrétion du fournisseur)

Certains États exigent des dossiers gratuits dans des circonstances supplémentaires (demandes d'invalidité, fins de santé publique).

Attentes de délai

Téléchargements du portail patient : Immédiat à 7 jours (si les notes nécessitent un examen du fournisseur)

Demandes simples (dossiers récents, électroniques) : 3-10 jours ouvrables

Demandes standard (papier, plusieurs années) : 2-4 semaines

Demandes complexes (dossiers complets, plusieurs emplacements) : 3-4 semaines

Maximum légal : 30 jours, avec prolongation possible de 30 jours si justifiée

Si vous avez besoin de dossiers de toute urgence (pour un rendez-vous à venir, échéance légale urgente), dites-le au service des dossiers lors de la soumission de la demande. Certains fournisseurs offrent un traitement accéléré moyennant des frais supplémentaires.

Contester les frais excessifs

Si les frais semblent déraisonnables :

1. Demandez une ventilation détaillée des frais
2. Comparez aux limites de frais de votre État
3. Demandez une renonciation des frais si vous faites face à des difficultés financières
4. Déposez une plainte auprès du procureur général de votre État ou du département de santé si les frais violent la loi d'État
5. Déposez une plainte HIPAA auprès du Bureau des droits civils du HHS si les frais sont excessifs en vertu de la loi fédérale

Options de format et de livraison

La façon dont vous recevez les dossiers affecte l'utilisabilité, le coût et la rapidité avec laquelle vous les obtenez.

Formats électroniques

Téléchargement PDF (le plus courant) :

• Facile à visualiser sur n'importe quel appareil
• Peut être imprimé si nécessaire
• Prend un espace de stockage minimal
• Facile à envoyer par courriel ou partager
• Peut être organisé avec d'autres documents

Accès au portail patient :

• Pas d'attente de livraison
• Peut visualiser à répétition
• Généralement gratuit
• Limité à ce que le portail inclut
• Nécessite une connexion au portail

CD ou DVD :

• Bon pour l'imagerie (radiographies, IRM)
• Peut inclure des visualiseurs interactifs
• Sauvegarde physique
• Nécessite un lecteur optique pour visualiser
• Peut être perdu ou endommagé

Clé USB :

• Similaire au CD mais plus polyvalent
• Plus facile à visualiser sur les ordinateurs modernes
• Peut ajouter d'autres fichiers
• Plus cher que le CD

Transmission électronique directe :

• Le fournisseur envoie directement à votre nouveau médecin
• Généralement méthode chiffrée sécurisée
• Le plus rapide pour fournisseur à fournisseur
• Vous n'obtenez pas de copie personnelle

Formats papier

Imprimé et envoyé par courrier :

• Option la plus chère
• Encombrant pour les grands dossiers
• Peut se détériorer avec le temps
• Difficile à partager avec plusieurs fournisseurs
• Peut être nécessaire si vous avez besoin de copies certifiées

Ramassage en personne :

• Économise les frais d'affranchissement
• Obtenez les dossiers immédiatement lorsqu'ils sont prêts
• Peut nécessiter une visite de retour
• Nécessite un déplacement à l'établissement

Avantages et inconvénients par format

L'électronique gagne pour :

• Rapidité
• Coût
• Portabilité
• Partage facile
• Espace de stockage

Le papier gagne pour :

• Procédures juridiques (copies certifiées)
• Fournisseurs qui n'acceptent pas les dossiers électroniques
• Préférence personnelle pour les documents physiques
• Aucun obstacle technologique

Meilleure pratique : Demandez l'électronique quand possible, mais demandez le papier si vous avez besoin de copies certifiées officielles pour usage juridique ou si votre nouveau fournisseur exige spécifiquement des dossiers papier.

Situations spéciales

Certaines demandes de dossiers impliquent des complications au-delà des procédures standard.

Demander des dossiers pour des membres de la famille décédés

Vous pouvez demander des dossiers médicaux de membres de la famille décédés si vous êtes :

• Représentant personnel de la succession (exécuteur/administrateur)
• Proche parent ou impliqué dans les soins du défunt (varie selon l'État)
• Autorisé en vertu de la loi d'État

Exigences :

• Certificat de décès
• Preuve d'autorité (lettres d'administration, testament, documentation de relation familiale)
• Formulaire d'autorisation complété expliquant la relation
• Pièce d'identité valide

Limitations : Certains États limitent ce que les membres de la famille peuvent accéder par rapport à ce que les représentants de la succession peuvent accéder. Les dossiers de santé mentale et d'abus de substances peuvent avoir des restrictions supplémentaires.

Dossiers de santé mentale

Les dossiers de traitement de santé mentale (différents des notes de psychothérapie) sont inclus dans les dossiers médicaux standard, mais certains États fournissent des protections de confidentialité supplémentaires :

• Peuvent nécessiter une autorisation séparée
• Le fournisseur peut examiner avant de divulguer pour s'assurer qu'il n'y a pas de préjudice
• Les dossiers de santé mentale des mineurs peuvent avoir des règles spéciales

Notes de psychothérapie (notes personnelles du thérapeute, pas les dossiers de traitement) sont spécifiquement exclues de l'accès aux dossiers standard et nécessitent une autorisation séparée.

Dossiers de traitement d'abus de substances

La loi fédérale (42 CFR Part 2) fournit une protection spéciale pour les dossiers de traitement d'abus de substances au-delà du HIPAA pour les programmes assistés par le gouvernement fédéral :

• Nécessite un consentement écrit spécifique
• Le consentement doit détailler quelles informations, à qui, dans quel but
• Ne peut pas être divulgué même avec une autorisation de dossiers médicaux générale
• S'applique aux programmes assistés par le gouvernement fédéral

C'est un domaine complexe de la loi qui a été révisé plusieurs fois. Consultez l'établissement de traitement sur quelles protections spécifiques s'appliquent à leurs dossiers, car les règles varient selon le type de programme et le financement.

Si vous demandez des dossiers complets et que vous avez eu un traitement d'abus de substances, vous devrez compléter une autorisation supplémentaire spécifiquement pour ces dossiers.

Dossiers de cabinets fermés

Lorsqu'un cabinet médical ferme :

• Les dossiers peuvent être transférés à un autre fournisseur qui prend en charge les patients
• Les dossiers peuvent aller à une entreprise de stockage de dossiers médicaux
• Les dossiers peuvent être envoyés au département de santé de l'État
• Le cabinet devrait notifier les patients de l'endroit où les dossiers sont allés

Comment les trouver :

1. Vérifiez si le cabinet a envoyé une lettre lors de la fermeture (listant où les dossiers ont été transférés)
2. Appelez le conseil médical de votre État—ils peuvent avoir des informations sur les cabinets fermés
3. Contactez votre compagnie d'assurance—ils peuvent savoir quel fournisseur a pris la relève
4. Cherchez le nom du médecin pour voir s'il a rejoint un autre cabinet
5. Contactez la division des dossiers du département de santé de votre État

Sachez que les cabinets fermés peuvent facturer des frais plus élevés ou avoir des délais de traitement plus longs puisque la gestion active des dossiers a pris fin.

Dossiers d'hôpital vs dossiers de fournisseur individuel

Lorsque vous recevez un traitement dans un hôpital, les dossiers sont conservés à la fois par :

• L'hôpital lui-même (service d'urgence, laboratoire, imagerie, notes infirmières)
• Les médecins individuels (médecins traitants, consultants, spécialistes)

Pour des dossiers complets de séjour hospitalier, vous devrez peut-être demander à :

1. Service des dossiers médicaux de l'hôpital (pour les dossiers de l'établissement)
2. Chaque groupe de médecins consultants séparément (pour les notes de médecin)

Certains hôpitaux incluent toutes les notes de fournisseurs dans leur système de dossiers ; d'autres les gardent séparés. Demandez au service des dossiers de l'hôpital ce qui est inclus dans leur copie.

Dossiers de plusieurs emplacements

Si vous avez vu un fournisseur à plusieurs emplacements (différents bureaux, hôpitaux affiliés), chaque emplacement peut maintenir des dossiers séparés ou ils peuvent utiliser un système unifié.

Dossiers électroniques unifiés : Les grands systèmes de santé ont souvent un système de dossiers pour tous les emplacements. Une demande obtient tout.

Emplacements séparés : Les bureaux indépendants ou les systèmes plus anciens peuvent garder des dossiers séparés par emplacement. Vous devrez demander à chacun séparément.

Demandez au service des dossiers si votre demande couvre tous les emplacements où vous avez été traité ou si vous avez besoin de demandes séparées pour chacun.

Que faire lorsque vous recevez les dossiers

Obtenir vos dossiers n'est que le début—vous devez les examiner et les gérer efficacement.

Examen de l'exhaustivité

Lorsque les dossiers arrivent, vérifiez immédiatement :

• Plage de dates : Couvre-t-elle la période que vous avez demandée ?
• Types de dossiers : Avez-vous obtenu les notes de visite, résultats de tests, rapports d'imagerie—tout ce que vous avez demandé ?
• Visites manquantes : Comparez à vos propres dossiers ou calendrier. Tous les rendez-vous sont-ils inclus ?
• Pièces jointes : Les résultats de tests et rapports d'imagerie référencés sont-ils réellement joints ?
• Lisibilité : Pouvez-vous lire les notes manuscrites ? Les copies sont-elles claires ?

Si quelque chose manque, contactez immédiatement le service des dossiers avec des détails précis : « J'ai demandé des dossiers de 2020-2024 mais j'ai seulement reçu 2022-2024 » ou « Ma demande incluait des rapports d'imagerie mais ils ne sont pas dans ce paquet ».

Organisation et stockage des dossiers

Dossiers électroniques :

• Créez une structure de dossiers claire (par fournisseur, par année, par condition)
• Utilisez des noms de fichiers descriptifs avec dates : « Smith_Cardiologie_Visite_2024-03-15.pdf »
• Gardez des sauvegardes (stockage cloud, disque externe, les deux)
• Envisagez de protéger par mot de passe les dossiers sensibles
• Gardez organisé aux côtés de votre système de suivi des rendez-vous

Dossiers papier :

• Utilisez un classeur à trois anneaux avec séparateurs par fournisseur ou date
• Classez chronologiquement dans chaque section
• Gardez dans un endroit sécurisé
• Faites des copies avant de donner l'original à un autre fournisseur
• Numérisez les documents importants comme sauvegarde électronique

Partager avec de nouveaux fournisseurs

Lors du partage de dossiers avec un nouveau médecin :

Avant le rendez-vous :

• Demandez s'ils veulent que les dossiers soient envoyés à l'avance (beaucoup le préfèrent)
• Demandez la méthode préférée (fax, téléchargement sur portail, apporter au rendez-vous)
• Envoyez ou livrez 1-2 semaines avant le premier rendez-vous si possible

Au rendez-vous :

• Apportez une copie (électronique ou papier) comme sauvegarde
• Mettez en évidence les sections les plus pertinentes pour cette visite
• Soyez prêt à résumer verbalement les points clés
• Ne supposez pas que le médecin a tout lu avant le rendez-vous

Après le rendez-vous :

• Confirmez que le nouveau fournisseur a reçu les dossiers
• Demandez s'ils ont besoin de quelque chose d'additionnel
• Mettez à jour vos propres dossiers avec les notes de cette visite

Repérer les erreurs et demander des corrections

Les erreurs dans les dossiers médicaux sont courantes :

• Mauvais médicaments ou dosages
• Allergies incorrectes
• Mauvais antécédents familiaux
• Diagnostics erronés
• Résultats de tests confondus

Lorsque vous repérez une erreur :

1. Documentez l'erreur spécifiquement (ce qui est faux, ce qui devrait être correct)
2. Contactez le service des dossiers médicaux du fournisseur ou le portail patient
3. Demandez une modification en vertu du droit de modification du HIPAA
4. Fournissez une documentation justificative si disponible
5. Si le fournisseur refuse de corriger, vous pouvez demander qu'une déclaration de désaccord soit ajoutée à votre dossier

Important : Les fournisseurs peuvent refuser de corriger les dossiers s'ils croient que les informations sont exactes, mais ils doivent ajouter votre désaccord au dossier et l'inclure avec les divulgations futures de ce dossier.

Dépannage des problèmes courants

Même avec des droits légaux, les demandes de dossiers peuvent rencontrer des obstacles. Voici comment gérer les problèmes courants.

Retards au-delà de 30 jours

Si 30 jours passent sans recevoir les dossiers ou explication :

Étape 1 : Contactez le service des dossiers

• Référez-vous à votre date de demande et numéro de confirmation
• Demandez une mise à jour de l'état et la date d'achèvement prévue
• Demandez s'il y a un problème ou des informations manquantes
• Documentez cette conversation (date, avec qui vous avez parlé, ce qu'ils ont dit)

Étape 2 : Envoyez un suivi écrit (si pas de réponse)

• Envoyez une lettre ou courriel déclarant : date de demande, que 30 jours sont passés, droit HIPAA aux dossiers, demandez une action immédiate
• Gardez une copie de cette communication

Étape 3 : Déposez une plainte HIPAA (si toujours pas de réponse)

• Déposez en ligne auprès du Bureau des droits civils du HHS
• Incluez : dates, documentation, explication de la violation
• Le BCR examine les plaintes et détermine si une enquête est justifiée
• De nombreuses plaintes sont résolues par l'action corrective du fournisseur
• Le BCR se concentre sur les violations systémiques et peut ne pas poursuivre les cas individuels si le fournisseur corrige le problème rapidement

Demandes refusées

Si votre demande est refusée :

Comprendre pourquoi : Les fournisseurs doivent expliquer les refus par écrit. Les raisons pourraient être :

• Les dossiers n'existent pas (vous n'avez pas été réellement traité là-bas)
• La demande concerne des informations exclues (notes de psychothérapie)
• Préoccupation de mise en danger (rarement utilisé)
• Formulaire incomplet ou non signé

Pour les formulaires incomplets : Resoumettez avec corrections

Pour les refus de fond :

• Vous avez le droit de demander un examen par un autre professionnel de la santé désigné par le fournisseur
• Demandez cet examen par écrit
• Si l'examen confirme le refus, vous pouvez déposer une plainte HIPAA auprès du BCR

La plupart des refus sont inappropriés : Le HIPAA donne de larges droits d'accès. Si vous pensez qu'un refus est injustifié, poursuivez l'examen et la plainte.

Frais excessifs

Si les frais semblent excessifs :

Étape 1 : Demandez une ventilation détaillée des frais montrant les frais spécifiques (récupération, copie par page, support, affranchissement)

Étape 2 : Comparez aux limites de frais de votre État (cherchez « [votre État] frais dossiers médicaux »)

Étape 3 : Si les frais dépassent les limites d'État :

• Signalez-le par écrit au service des dossiers
• Référez-vous à la loi d'État spécifique
• Demandez une réduction des frais aux limites légales

Étape 4 : Si les frais sont dans les limites d'État mais semblent toujours excessifs :

• Demandez une renonciation des frais basée sur des difficultés financières (si applicable)
• Déposez une plainte auprès de la division de protection des consommateurs du procureur général de l'État
• Déposez une plainte HIPAA si les limites fédérales sont dépassées

Étape 5 : Envisagez des alternatives :

• Demandez des copies électroniques (généralement moins cher)
• Demandez que le fournisseur envoie directement au nouveau médecin (doit être gratuit ou coût minimal)
• Accédez via le portail patient si disponible (gratuit)

Dossiers incomplets

Si les dossiers manquent des informations que vous avez demandées :

Étape 1 : Soyez spécifique sur ce qui manque

• Comparez ce que vous avez obtenu à ce que vous avez demandé
• Listez les dates de visite, tests ou procédures spécifiques non inclus
• Référez-vous à votre demande originale

Étape 2 : Contactez le service des dossiers avec des détails précis

• « J'ai demandé toutes les notes de visite 2020-2024 mais j'ai seulement reçu 2022-2024 »
• « Ma demande incluait un rapport d'IRM du 15/06/2023 mais il n'est pas ici »
• Demandez si des frais supplémentaires sont requis pour les éléments manquants

Étape 3 : Si les dossiers n'existent vraiment pas :

• Demandez s'ils ont été conservés ailleurs (bureau différent, cabinet fermé)
• Demandez s'ils ont été détruits (les politiques de conservation des dossiers varient)
• Demandez une confirmation écrite de ce qui n'existe pas

Étape 4 : Si les dossiers devraient exister mais ne sont pas fournis :

• Resoumettez une demande formelle spécifiquement pour les éléments manquants
• Documentez la réponse incomplète
• Envisagez une plainte HIPAA si le fournisseur n'est pas coopératif

Le fournisseur prétend que les dossiers n'existent pas

Si le fournisseur dit qu'il n'a aucun dossier de vous avoir traité :

Vérifiez que vous contactez le bon fournisseur :

• Vérifiez les anciennes factures, relevés d'assurance ou confirmations de rendez-vous pour le nom exact du fournisseur
• Les cabinets changent de nom, fusionnent ou se séparent
• Les médecins individuels se déplacent entre groupes de cabinets

Fournissez plus d'informations :

• Incluez les dates de traitement
• Noms des médecins que vous avez vus
• Types de traitement reçus
• Tous les numéros de patient ou de compte que vous avez

Vérifiez si le cabinet a fermé ou fusionné :

• Les dossiers peuvent avoir été transférés à une entité différente
• Contactez le conseil médical de l'État pour des informations sur les cabinets fermés

Si vous êtes certain qu'ils vous ont traité mais qu'ils le nient :

• Rassemblez des preuves (relevés de facturation, demandes d'assurance, flacons de prescription de ce fournisseur)
• Envoyez une demande formelle avec documentation justificative
• Envisagez une plainte s'ils sont clairement obstructifs

Dépôt de plaintes

Lorsque les fournisseurs violent les droits HIPAA :

Bureau des droits civils du HHS (plaintes HIPAA fédérales) :

• Déposez une plainte auprès du Bureau des droits civils du HHS
• Pour violations de : délai de 30 jours, refus inappropriés, frais excessifs, défaut de fournir l'accès
• Le BCR enquête et peut imposer des amendes
• Déposez dans les 180 jours à compter du moment où vous avez pris connaissance de la violation

Procureur général d'État ou département de santé :

• Pour violations des limites de frais d'État
• Pour problèmes généraux de protection des consommateurs
• Les plaintes se résolvent souvent plus rapidement que le processus fédéral

Conseil médical d'État :

• Pour conduite non professionnelle par des médecins individuels
• Moins efficace pour les problèmes de dossiers administratifs
• Mieux pour les plaintes de soins cliniques

Incluez dans votre plainte :

• Chronologie des événements avec dates
• Copies de vos demandes
• Réponses du fournisseur (ou absence de celles-ci)
• Explication de quels droits ont été violés
• Ce que vous demandez comme résolution

Questions fréquemment posées

Combien de temps faut-il pour obtenir des dossiers médicaux ? En vertu du HIPAA, les fournisseurs doivent répondre dans les 30 jours, avec prolongation possible de 30 jours si nécessaire. En pratique, les dossiers électroniques arrivent souvent en 3-10 jours, tandis que les dossiers papier complets peuvent prendre 2-4 semaines. Les téléchargements du portail patient peuvent être immédiats.

Combien coûte l'obtention de copies de dossiers médicaux ? Les coûts varient selon l'État et le fournisseur. Les téléchargements du portail électronique sont souvent gratuits. Les dossiers papier coûtent généralement 0,50-1,00 $ par page plus des frais de traitement de 10-25 $ et l'affranchissement. Les dossiers complets peuvent coûter 50-400 $ selon la taille. De nombreux États plafonnent les frais en dessous de ces montants.

Puis-je demander des dossiers médicaux pour un membre de la famille ? Pour les enfants mineurs, les parents/tuteurs peuvent demander des dossiers. Pour les adultes, vous avez besoin d'une autorisation écrite du patient ou d'une autorité légale (procuration, tutelle). Pour les membres de la famille décédés, vous avez besoin d'une preuve d'autorité (statut d'exécuteur, certificat de décès, relation familiale).

Et si mon médecin a pris sa retraite ou que le cabinet a fermé ? Les dossiers peuvent avoir été transférés à un autre fournisseur, être allés à une entreprise de stockage de dossiers médicaux, ou avoir été envoyés au département de santé de votre État. Contactez le conseil médical de votre État pour obtenir des conseils sur la localisation des dossiers de cabinets fermés. Le cabinet aurait dû notifier les patients de l'endroit où les dossiers ont été transférés.

Puis-je obtenir des dossiers médicaux d'il y a 20 ans ? Cela dépend des exigences de conservation des dossiers dans votre État et si les dossiers existent toujours. De nombreux États exigent que les fournisseurs conservent les dossiers pendant 7-10 ans après le dernier traitement. Les dossiers plus anciens peuvent avoir été détruits légalement ou peuvent être difficiles d'accès s'ils sont conservés seulement sur papier dans des cabinets plus anciens.

Dois-je expliquer pourquoi je veux mes dossiers médicaux ? Non. En vertu du HIPAA, vous avez un droit à vos dossiers sans avoir besoin de justifier ou d'expliquer pourquoi vous les voulez. La plupart des formulaires demandent l'« objet » mais « usage personnel » est suffisant. Les fournisseurs ne peuvent pas refuser l'accès basé sur votre objet déclaré.

Et si mes dossiers médicaux contiennent des erreurs ? Vous avez un droit HIPAA de demander des modifications à vos dossiers. Soumettez une demande écrite expliquant l'erreur et ce qui devrait être corrigé. Si le fournisseur refuse, il doit ajouter votre déclaration de désaccord au dossier et l'inclure avec les divulgations futures.

Puis-je faire envoyer mes dossiers médicaux directement à un autre médecin ? Oui, et c'est souvent gratuit ou à faible coût. Les transferts de fournisseur à fournisseur ne peuvent pas être facturés aux frais de copie standard en vertu du HIPAA—seulement les coûts réels de transmission. Incluez le nom, l'adresse et le numéro de fax du fournisseur receveur dans votre demande.

Comment obtenir l'imagerie comme les radiographies ou les IRM ? Les rapports d'imagerie (l'interprétation écrite du radiologue) sont inclus dans les dossiers standard. Les images réelles (les films ou fichiers numériques) nécessitent une demande séparée, généralement fournie sur CD ou DVD. Il peut y avoir des frais supplémentaires pour le support et pour graver les images.

Et si j'ai besoin de dossiers de toute urgence pour un rendez-vous à venir ? Dites au service des dossiers lors de la soumission de la demande que vous avez un besoin urgent. Certains fournisseurs offrent un traitement accéléré moyennant des frais supplémentaires. Alternativement, accédez aux dossiers récents via le portail patient si disponible, ou demandez aux fournisseurs de demander les dossiers directement entre eux.

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