Никогда больше не пропускайте медицинское назначение: практическая система

Автор: Пол — консультант по медицинским технологиям, специализирующийся на программном обеспечении медицинской практики и опыте пациентов.

Телефон звонит в 9:15 утра. Это офис Вашего врача звонит, чтобы спросить, где Вы. Ваше назначение было в 9:00. Вы в панике проверяете свой календарь — там ничего нет. Вы проверяете свою электронную почту — подтверждение спрятано под 200 непрочитанными сообщениями. Вы проверяете карточку назначения, которую они дали Вам на Вашем последнем визите — она где-то в той куче бумаг на Вашей кухонной стойке. Может быть.

Вы пропустили еще одно назначение. Снова.

Пропуск медицинских назначений не просто неловко. Это задерживает уход, стоит денег в виде штрафов за пропущенные назначения, расстраивает Ваших врачей и может привести к тому, что Вас исключат из практик, которые имеют строгие политики по неявке. Для людей, управляющих хроническими состояниями, пропущенные назначения могут означать серьезные последствия для здоровья.

Однако люди постоянно пропускают назначения. Исследования показывают, что 15-30% всех медицинских назначений пропускаются. Это одна из самых больших проблем здравоохранения — и она полностью предотвратима с правильными системами.

Вам не нужна идеальная память или дорогая технология. Вам нужна надежная система, которая ловит назначения, прежде чем они проскользнут сквозь трещины, и напоминает Вам с достаточным предупреждением, чтобы фактически появиться.

Быстрое решение: создайте надежную систему назначений

Если Вам нужна система, чтобы никогда больше не пропустить назначение:

Выберите ОДИН календарь для всех назначений (календарь телефона, Google Calendar, Apple Calendar)
Создайте железное правило: вводите назначения немедленно после планирования, перед выходом из офиса или закрытием портала
Вводите полные детали: имя врача, адрес местоположения, требования к подготовке, номер подтверждения
Установите несколько напоминаний для каждого назначения (за 1 неделю, за 24 часа, за 1 час)
Добавьте еженедельный обзор календаря (воскресенье вечером), чтобы проверить назначения следующей недели
Повторно подтверждайте назначения за 48 часов, звоня в офис или проверяя портал

Необходимое время: 5 минут на назначение для ввода + 10 минут еженедельного обзора Необходимые инструменты: приложение календаря (бесплатно, уже на Вашем телефоне) Результат: ноль пропущенных назначений, достаточное время подготовки, никакой спешной суеты в последнюю минуту

Критический фактор успеха: вводите назначения НЕМЕДЛЕННО. Самая распространенная неудача — это мысль "Я добавлю это позже", а затем забывание. Не закрывайте портал и не вешайте трубку, пока это не будет в Вашем календаре.

Полное руководство с детальными стратегиями напоминаний и резервными системами ниже ↓

Почему люди пропускают назначения {#pochemu-liudi-propuskaiut-naznacheniia}

Понимание того, почему назначения пропускаются, помогает проектировать системы для предотвращения этого.

Разрыв планирования: Назначения планируются за недели или месяцы вперед. За это время назначение можно легко забыть или потерять в суете повседневной жизни.

Информационный разрыв: Информация о назначении разбросана по нескольким форматам — подтверждения портала, сообщения электронной почты, текстовые напоминания, бумажные карточки. Когда Вы не знаете, где искать, Вы не находите это. Порталы пациентов, которые не экспортируют в календари, делают эту проблему хуже.

Разрыв напоминания: Даже если информация о назначении доступна, если Вы не смотрите на нее в нужное время, Вы не помните появиться.

Разрыв подготовки: Вы помните, что назначение существует, но забываете, что Вам нужно голодать, прекратить прием лекарств или принести конкретные документы. Появление неподготовленным может означать потраченные впустую назначения.

Разрыв координации: Когда управляете назначениями для нескольких людей, легко перепутать, у кого что когда, или запланировать перекрывающиеся назначения.

Система, которая предотвращает пропущенные назначения, решает все эти разрывы.

Основа: один центральный календарь {#osnova-odin-tsentralnyi-kalendar}

Все начинается с наличия ОДНОГО места, где живут ВСЕ назначения. Не три разных календаря. Не разбросанная информация по порталу, электронной почте и бумаге. Одна система.

Для большинства людей это приложение календаря их телефона. Оно всегда с ними, синхронизируется между устройствами, поддерживает напоминания и уже является привычкой проверять ежедневно.

Какую бы систему календаря Вы ни выбрали, она должна соответствовать этим требованиям:

Доступна, где бы Вы ни были (телефон, компьютер, планшет)
Поддерживает несколько времен напоминания
Позволяет совместный доступ, если координируете для других
Синхронизируется автоматически (без ручного обновления)
Интегрируется с напоминаниями/уведомлениями, которые Вы фактически замечаете

Некоторые люди предпочитают бумажные календари или планировщики. Это нормально, если Вы надежно проверяете их ежедневно. Цифровые календари предлагают преимущества для напоминаний, но бумага работает, если это Ваша привычка.

Критический момент: один календарь для всего. Не отделяйте "медицинские назначения" в другой календарь, который Вы забываете проверять. Медицинские назначения идут в тот же календарь, что и рабочие встречи, активности детей и все остальное. Создание системы координации медицинской помощи, которая интегрируется с Вашим настоящим календарем, предотвращает информационные силосы.

Протокол ввода: внесите это немедленно {#protokol-vvoda-vnesite-eto-nemedlenno}

Назначения пропускаются, потому что они никогда не попадают в календарь. Предотвращайте это, вводя назначения немедленно после планирования.

Создайте железное правило: назначения вводятся в Ваш календарь, прежде чем Вы выйдете из портала, прежде чем Вы повесите трубку с планировщиком, прежде чем Вы покинете медицинский офис. Без исключений. Без "Я сделаю это позже."

Когда планируете назначения: вводите в календарь, пока планировщик все еще на телефоне или портал все еще открыт, вводите все детали (врач, местоположение, требования к подготовке, номер подтверждения), устанавливайте несколько напоминаний и проверяйте ввод, проверяя, что оно появляется правильно.

Этот протокол немедленного ввода предотвращает самый распространенный режим неудачи: планирование назначения, а затем забывание записать его где-то, где можно найти.

Для назначений, запланированных далеко вперед (шесть месяцев), рассмотрите двойной ввод. Введите назначение при планировании, затем добавьте напоминание за месяц до, чтобы повторно подтвердить, что оно все еще точное.

Система многоуровневых напоминаний {#sistema-mnogourovnevykh-napominaniy}

Одного напоминания недостаточно. Люди отклоняют напоминания, думая "Я запомню", а затем забывают немедленно.

Создайте систему многоуровневых напоминаний с несколькими оповещениями в стратегических интервалах:

За один месяц: для назначений, требующих подготовки (как колоноскопии)
За одну неделю: позволяет время организовать транспортировку или скорректировать графики
За 48 часов: окончательная проверка, что назначение все еще происходит
За 24 часа: подготовить материалы, подтвердить транспортировку
Утро того дня: окончательное напоминание о подготовке
За один час: время идти

Не каждое назначение нуждается во всех этих напоминаниях. Обычные проверки могут нуждаться только за 24 часа и за один час. Сложные процедуры нуждаются в полном каскаде напоминаний.

Настраивайте содержимое напоминаний для максимальной полезности. Не просто устанавливайте "Назначение к врачу." Установите "Кардиологическое назначение - принесите список лекарств и последние показания кровяного давления."

Используйте несколько методов напоминания. Оповещение календаря плюс уведомление телефона плюс текстовое сообщение создает избыточность. Если Вы отклоните одно, другие все еще напомнят Вам.

Протокол подтверждения {#protokol-podtverzhdeniia}

Информация о назначении может устареть. Офисы переносят, отменяют или изменяют детали. Надежная система включает протоколы подтверждения.

Для обычных назначений: проверяйте портал врача за 2-3 дня до назначения, чтобы убедиться, что оно все еще запланировано, звоните в офис, если у Вас есть какие-либо сомнения, повторно подтверждайте договоренности о транспортировке и проверяйте, что назначение все еще появляется правильно в Вашем календаре.

Для важных назначений: подтверждайте за неделю до, подтверждайте снова за 48 часов и подтверждайте в тот же день, что ничего не изменилось.

Большинство пропущенных назначений происходит, потому что люди не знают об изменениях. Врачи отменяют или переносят, но уведомления теряются. Регулярные проверки подтверждения ловят эти изменения.

Контрольный список подготовки {#kontrolnyi-spisok-podgotovki}

Помнить о назначении — это половина битвы. Появиться подготовленным — другая половина.

Когда вводите назначения в Ваш календарь, включайте требования к подготовке в детали события: требования к голоданию (и когда голодание начинается), лекарства, которые нужно прекратить принимать, документы, которые нужно принести (страховые карты, списки лекарств, предыдущие результаты анализов), формы, которые нужно заполнить заранее, и детали парковки/местоположения.

Для сложной подготовки создайте отдельные напоминания-задачи. Колоноскопия требует конкретной подготовки, начинающейся за дни. Создайте задачи для "Начать диету подготовки" и "Начать лекарства подготовки" в дополнение к напоминанию о назначении.

Просматривайте требования к подготовке в нескольких точках напоминания. Напоминание за неделю должно спровоцировать обзор потребностей подготовки. Напоминание за день должно спровоцировать фактическую подготовку.

Протокол транспортировки {#protokol-transportirovki}

Многие пропущенные назначения происходят, потому что транспортировка не работает.

Для каждого назначения решите договоренности о транспортировке, когда назначение планируете, а не за день до. Если Вы едете сами, заблокируйте достаточное время поездки в Вашем календаре. Если кто-то другой ведет, подтвердите их доступность немедленно.

Встройте буферное время для парковки, нахождения офиса, регистрации. Время прибытия должно быть за 15-30 минут до фактического времени назначения в зависимости от сложности местоположения.

Создайте резервные планы транспортировки. Если Ваша основная транспортировка — это член семьи, который везет Вас, что произойдет, если они заболеют в тот день? Имейте резервный план, определенный перед назначениями.

Для назначений, требующих седации или где Вы не можете вести после, организуйте поездку домой, когда Вы планируете назначение. Не ждите до дня перед, чтобы понять, что Вам нужна транспортировка.

Управление назначениями нескольких людей {#upravlenie-naznacheniiami-neskolkikh-liudey}

Координация назначений для нескольких членов семьи умножает сложность и риск пропущенного назначения. Независимо от того, управляете ли Вы назначениями Ваших пожилых родителей или координируете для всей Вашей семьи, систематические подходы предотвращают путаницу.

Используйте цветовое кодирование в совместных календарях. Синий для отца, красный для себя, зеленый для подростка. Это визуальное различие предотвращает перепутывание чье назначение происходит.

Включайте имя человека в описания назначений: "Папа - кардиология", а не просто "Кардиология." Кажется очевидным, но легко забыть при быстром вводе назначений.

Устанавливайте напоминания, которые достигают соответствующего человека. Напоминание о назначении Вашего родителя должно идти к Вам (если Вы координируете), но также к ним. Назначение Вашего подростка должно напоминать им и Вам.

Создайте контрольные точки координации, где Вы проверяете будущие назначения всех. Воскресенье вечером семейный обзор календаря ловит назначения, которые могли быть забыты или никогда не введены.

Технологический стек {#tekhnologicheskii-stek}

Хотя системы не должны полностью зависеть от технологии, правильные инструменты значительно помогают.

Как минимум, используйте приложение календаря с хорошими функциями напоминания. Большинство приложений календаря телефона работают хорошо. Google Calendar, Apple Calendar и Outlook Calendar все поддерживают необходимые функции.

Рассмотрите приложения отслеживания назначений, специально разработанные для здравоохранения. Некоторые интегрируются с несколькими календарями, отправляют собственные напоминания и отслеживают требования к подготовке.

Используйте текстовые напоминания врача, когда доступны, но не полагайтесь на них как на Вашу единственную систему напоминаний. Они являются резервной копией Ваших собственных напоминаний, а не заменой.

Для людей, управляющих сложными медицинскими ситуациями, специализированные приложения организации здравоохранения могут стоить исследования. Они часто интегрируют отслеживание назначений с напоминаниями о лекарствах и хранением медицинских записей.

Бумажная резервная система {#bumazhnaia-rezervnaia-sistema}

Цифровые системы не работают. Телефоны разряжаются. Приложения сбоят. Облачные сервисы падают.

Поддерживайте бумажную резервную копию для назначений, даже если Ваша основная система цифровая. Это может быть: записывание назначений на настенном календаре после цифрового ввода, хранение бумаг подтверждения назначений в папке, печать еженедельного резюме назначений из Вашего календаря или поддержка бумажного планировщика параллельно с цифровым календарем.

Бумажная резервная копия обеспечивает избыточность. Когда Ваша цифровая система не работает, бумага ловит то, что иначе было бы пропущено.

Бумажная система не должна быть сложной. Простой список будущих назначений, приклеенный к Вашему холодильнику, работает.

Ритуал еженедельного обзора {#ritual-ezhenedelnogo-obzora}

Даже лучшие системы ввода и напоминания иногда что-то пропускают. Еженедельные обзоры ловят пробелы, прежде чем они вызовут пропущенные назначения.

Установите постоянное время для еженедельных обзоров назначений. Воскресенье вечером работает для многих людей. Во время этого обзора: проверяйте календарь на назначения следующей недели, проверяйте, что каждое назначение все еще запланировано (проверка портала или звонок), подтверждайте договоренности о транспортировке, просматривайте требования к подготовке, добавляйте любые отсутствующие напоминания и проверяйте на конфликты планирования.

Этот 10-15 минутный еженедельный ритуал ловит проблемы: назначения, которые никогда не попали в календарь, изменения, о которых Вы не знали, требования к подготовке, которые Вы не заметили, и координация транспортировки, которая не была организована.

Еженедельные обзоры особенно важны при координации для других или управлении сложной медицинской помощью.

Когда назначения конфликтуют {#kogda-naznacheniia-konfliktuyut}

Предотвращение конфликтов легче, чем их разрешение. Перед принятием нового времени назначения, проверьте Ваш календарь на конфликты с существующими назначениями, обязательствами, которые Вы не можете перенести, доступностью транспортировки и требованиями к подготовке, которые могут конфликтовать.

Когда конфликты возникают, разрешайте их немедленно. Не откладывайте решение. Звоните тому врачу, который имеет более гибкое планирование, и переplanируйте.

Встройте слабость в Ваш график. Не бронируйте назначения спина к спине без буферного времени. Не планируйте назначения во время известных занятых периодов, если у Вас есть гибкость.

Обучение системе других {#obuchenie-sisteme-drugikh}

Если Вы помогаете кому-то другому установить систему без пропущенных назначений, они должны владеть ею, а не просто иметь Вас, кто управляет ею для них (если они не действительно неспособны).

Пройдите через систему с ними. Покажите им: как вводить назначения немедленно после планирования, как настраивать многоуровневые напоминания, как делать еженедельные обзоры и как использовать бумажную резервную копию.

Практикуйте вместе. Запланируйте имитационное назначение и пройдите через весь процесс. Делайте это несколько раз, пока это не станет автоматическим.

Периодически проверяйте, как работает система. Используют ли они фактически ее? Какие части не работают? Где им нужна большая поддержка?

Будьте терпеливы к неудачам. Построение новых привычек занимает время. Цель — это постепенное улучшение, а не немедленное совершенство.

Когда Вы все равно пропускаете назначения {#kogda-vy-vse-ravno-propuskaete-naznacheniia}

Даже с отличными системами иногда случаются пропущенные назначения. Важно то, как Вы с ними справляетесь.

Когда Вы пропускаете назначение: звоните врачу немедленно, чтобы извиниться и переplanировать, платите любые штрафы за пропущенные назначения без жалоб, анализируйте, что пошло не так в Вашей системе, и исправьте пробел, который позволил пропуск.

Не делайте оправданий врачу. "Извините, что я пропустил назначение" достаточно. Им не нужны объяснения.

Большинство врачей понимают случайные пропуски. То, чего они не терпят — это модели пропущенных назначений без подотчетности.

После пропущенного назначения укрепите Вашу систему. Возможно, Вам нужны более агрессивные напоминания. Возможно, еженедельные обзоры должны быть более тщательными. Возможно, Вам нужна дополнительная бумажная резервная копия.

Стоимость пропущенных назначений {#stoimost-propushchennykh-naznacheniy}

Понимание реальной стоимости пропущенных назначений мотивирует использование профилактических систем.

Финансовые затраты: штрафы за пропущенные назначения ($25-100+ за случай), задержка ухода, ведущая к более дорогим вмешательствам позже, потраченные впустую сопутствующие платежи за спешное переplanирование и потерянный доход от суеты с графиком в последнюю минуту.

Затраты здравоохранения: задержанная диагностика и лечение, ухудшение состояний, пробелы в управлении лекарствами и повреждение отношений с врачом.

Временные затраты: время, потраченное на переplanирование, дополнительные назначения, чтобы наверстать пропущенные, и умственная энергия на управление хаосом назначений.

Система, которая предотвращает пропущенные назначения, окупает себя много раз в избежанных затратах и лучших результатах здоровья.

Поддержка системы {#podderzhka-sistemy}

Вызов не в создании системы — это в ее поддержке месяцы и годы позже.

Сделайте систему максимально автоматической. Чем больше шагов требуют осознанного принятия решений, тем более вероятно, что она не сработает, когда Вы в стрессе или заняты.

Периодически просматривайте эффективность системы. Каждые несколько месяцев оценивайте: все ли еще пропускаются назначения, привлекают ли напоминания все еще Ваше внимание, остается ли календарь обновленным и происходят ли все еще еженедельные обзоры?

Корректируйте систему, когда жизнь меняется. То, что работало, когда управляли только собственными назначениями, может не работать при координации для пожилых родителей. То, что работало с маленькими детьми, может не работать с подростками.

Лучшая система — это та, которую Вы фактически используете последовательно, а не теоретически идеальная система, которую Вы оставляете через две недели.

Суть {#sut}

Никогда не пропускать назначения — это не о идеальной памяти или дорогой технологии. Это о наличии надежных систем, которые делают назначения невозможными для забывания и легкими для запоминания.

Один центральный календарь. Протокол немедленного ввода. Многоуровневые напоминания. Еженедельные обзоры. Бумажная резервная копия. Эти компоненты создают избыточные, перекрывающиеся страховочные сети, которые ловят назначения, прежде чем они проскользнут.

Система, которая работает — это та, которая соответствует Вашим фактическим привычкам и возможностям. Не заставляйте себя использовать методы, которые не соответствуют тому, как Вы естественно действуете.

Ваше здоровье слишком важно, чтобы потерять его из-за пропущенных назначений. Создайте систему, которая работает для Вас, затем доверяйте ей.

Часто задаваемые вопросы {#chasto-zadavaemye-voprosy}

Сколько уведомлений напоминаний я должен установить для медицинского назначения? Установите по крайней мере три: за 24 часа (для окончательной подготовки), утро того дня (чтобы проверить, что Вы готовы), и за 1 час (время идти). Для сложных назначений или процедур добавьте напоминания за одну неделю (транспортировка/планирование) и за один месяц (для процедур, требующих заранее подготовки). Используйте избыточные методы — уведомления календаря, уведомления телефона и текстовые напоминания — чтобы отклонение одного не устранило все предупреждения.

Какое лучшее приложение календаря для отслеживания медицинских назначений? Лучшее приложение — это то, которое Вы уже проверяете ежедневно. Большинство людей должны использовать календарь по умолчанию своего телефона (Apple Calendar или Google Calendar), потому что он синхронизируется автоматически и интегрируется с другими функциями телефона. Не создавайте отдельное приложение медицинского календаря, которое Вы забудете проверять — добавляйте медицинские назначения в Ваш основной календарь. Ключ — это надежная ежедневная проверка, а не специализированные функции.

Как мне запомнить вводить назначения в мой календарь немедленно? Сделайте это железным правилом: не закрывайте портал, не вешайте трубку или не выходите из офиса, пока назначение не будет в Вашем календаре. Если планируете по телефону, оставайтесь на линии, пока Вы вводите его. Если планируете в портале, держите портал открытым, пока ввод в календарь не завершен. Если дана бумажная карточка назначения, сфотографируйте ее немедленно и добавьте в Ваш календарь перед тем, как покинуть парковку.

Должен ли я хранить бумажные резервные копии, даже если я использую цифровой календарь? Да — цифровые системы не работают в самое худшее возможное время. Записывайте назначения на настенном календаре или держите простой список на Вашем холодильнике как избыточность. Это не должно быть сложным; даже рукописная наклейка с назначениями следующей недели обеспечивает резервную копию, когда Ваш телефон разряжается или Ваше приложение календаря сбоит. Бумажная резервная копия спасла бесчисленных людей от пропущенных назначений во время технических неудач.

Что мне делать после пропуска назначения, чтобы предотвратить это снова? Звоните немедленно, чтобы переplanировать и извиниться. Платите любые штрафы за пропущенные назначения без жалоб. Затем проанализируйте Вашу систему: Вводили ли Вы никогда назначение? Установите лучшие протоколы ввода. Не привлекли ли напоминания Ваше внимание? Сделайте их более агрессивными. Забыли проверить Ваш календарь? Установите больше напоминаний. Каждое пропущенное назначение раскрывает пробел в Вашей системе — исправьте этот конкретный пробел, чтобы предотвратить повторение.

Связанные статьи {#sviazannye-stati}

Пропуск медицинских назначений тратит время, деньги и задерживает уход. Appointment Adder помогает Вам захватить детали назначения из любого источника и экспортировать их в систему календаря, которую Вы фактически используете — со всеми напоминаниями, которые Вам нужны. Попробуйте бесплатно на appointmentadder.com