Ніколи більше не пропустіть медичне призначення: практична система

Автор: Пол — консультант з медичних технологій, що спеціалізується на програмному забезпеченні медичної практики та досвіді пацієнтів.

Телефон дзвонить о 9:15 ранку. Це офіс Вашого лікаря телефонує, щоб запитати, де Ви. Ваше призначення було о 9:00. Ви в паніці перевіряєте свій календар — там нічого немає. Ви перевіряєте свою електронну пошту — підтвердження заховане під 200 непрочитаними повідомленнями. Ви перевіряєте картку призначення, яку вони дали Вам на Вашому останньому візиті — вона десь у тій купі паперів на Вашій кухонній стійці. Можливо.

Ви пропустили ще одне призначення. Знову.

Пропуск медичних призначень не просто соромно. Це затримує догляд, коштує грошей у вигляді штрафів за пропущені призначення, розчаровує Ваших лікарів і може призвести до того, що Вас виключать з практик, які мають суворі політики щодо неявки. Для людей, які керують хронічними станами, пропущені призначення можуть означати серйозні наслідки для здоров'я.

Проте люди постійно пропускають призначення. Дослідження показують, що 15-30% усіх медичних призначень пропускаються. Це одна з найбільших проблем охорони здоров'я — і вона повністю запобіжна з правильними системами.

Вам не потрібна ідеальна пам'ять або дорога технологія. Вам потрібна надійна система, яка ловить призначення, перш ніж вони проскочать крізь тріщини, і нагадує Вам з достатнім попередженням, щоб фактично з'явитися.

Швидке рішення: створіть надійну систему призначень

Якщо Вам потрібна система, щоб ніколи більше не пропустити призначення:

Виберіть ОДИН календар для всіх призначень (календар телефону, Google Calendar, Apple Calendar)
Створіть незламне правило: вводьте призначення негайно після планування, перед виходом з офісу або закриттям порталу
Вводьте повні деталі: ім'я лікаря, адреса місця розташування, вимоги до підготовки, номер підтвердження
Встановіть кілька нагадувань для кожного призначення (за 1 тиждень, за 24 години, за 1 годину)
Додайте щотижневий огляд календаря (неділя ввечері), щоб перевірити призначення наступного тижня
Повторно підтверджуйте призначення за 48 годин, телефонуючи в офіс або перевіряючи портал

Необхідний час: 5 хвилин на призначення для введення + 10 хвилин щотижневого огляду Необхідні інструменти: додаток календаря (безкоштовно, вже на Вашому телефоні) Результат: нуль пропущених призначень, достатній час підготовки, жодної поспішної метушні в останню хвилину

Критичний фактор успіху: вводьте призначення НЕГАЙНО. Найпоширеніша невдача — це думка "Я додам це пізніше", а потім забування. Не закривайте портал і не вішайте трубку, поки це не буде у Вашому календарі.

Повний посібник з детальними стратегіями нагадувань та резервними системами нижче ↓

Чому люди пропускають призначення

Розуміння того, чому призначення пропускаються, допомагає проектувати системи для запобігання цьому.

Розрив планування: Призначення плануються за тижні або місяці наперед. За цей час призначення можна легко забути або втратити в метушні повсякденного життя.

Інформаційний розрив: Інформація про призначення розкидана по кількох форматах — підтвердження порталу, повідомлення електронної пошти, текстові нагадування, паперові картки. Коли Ви не знаєте, де шукати, Ви не знаходите це. Портали пацієнтів, які не експортують до календарів, роблять цю проблему гіршою.

Розрив нагадування: Навіть якщо інформація про призначення доступна, якщо Ви не дивитеся на неї в потрібний час, Ви не пам'ятаєте з'явитися.

Розрив підготовки: Ви пам'ятаєте, що призначення існує, але забуваєте, що Вам потрібно голодувати, припинити приймати ліки або принести конкретні документи. Поява непідготовленим може означати втрачені призначення.

Розрив координації: Коли керуєте призначеннями для кількох людей, легко переплутати, хто має що коли, або запланувати призначення, що перекриваються.

Система, яка запобігає пропущеним призначенням, вирішує всі ці розриви.

Основа: один центральний календар

Все починається з наявності ОДНОГО місця, де живуть УСІ призначення. Не три різних календарі. Не розкидана інформація по порталу, електронній пошті та паперу. Одна система.

Для більшості людей це додаток календаря їхнього телефону. Він завжди з ними, синхронізується між пристроями, підтримує нагадування, і це вже звичка перевіряти щодня.

Будь-яка система календаря, яку Ви вибираєте, повинна відповідати цим вимогам:

Доступна, де б Ви не були (телефон, комп'ютер, планшет)
Підтримує кілька часів нагадування
Дозволяє спільний доступ, якщо координуєте для інших
Синхронізується автоматично (без ручного оновлення)
Інтегрується з нагадуваннями/сповіщеннями, які Ви фактично помічаєте

Деякі люди віддають перевагу паперовим календарям або планувальникам. Це добре, якщо Ви надійно перевіряєте їх щодня. Цифрові календарі пропонують переваги для нагадувань, але папір працює, якщо це Ваша звичка.

Критичний момент: один календар для всього. Не відокремлюйте "медичні призначення" в інший календар, який Ви забуваєте перевіряти. Медичні призначення йдуть у той самий календар, що й робочі зустрічі, діяльність дітей і все інше. Створення системи координації медичної допомоги, яка інтегрується з Вашим справжнім календарем, запобігає інформаційним силосам.

Протокол введення: внесіть це негайно

Призначення пропускаються, тому що вони ніколи не потрапляють у календар. Запобігайте цьому, вводячи призначення негайно після планування.

Створіть незламне правило: призначення вводяться у Ваш календар, перш ніж Ви вийдете з порталу, перш ніж Ви повісите трубку з планувальником, перш ніж Ви покинете медичний офіс. Без винятків. Без "Я зроблю це пізніше."

Коли плануєте призначення: вводьте в календар, поки планувальник все ще на телефоні або портал все ще відкритий, вводьте всі деталі (лікар, місце розташування, вимоги до підготовки, номер підтвердження), встановлюйте кілька нагадувань, та перевіряйте введення, перевіряючи, що воно з'являється правильно.

Цей протокол негайного введення запобігає найпоширенішому режиму невдачі: планування призначення, а потім забування записати його десь, де можна знайти.

Для призначень, запланованих далеко наперед (шість місяців), розгляньте подвійне введення. Введіть призначення при плануванні, потім додайте нагадування за місяць до, щоб повторно підтвердити, що воно все ще точне.

Система багаторівневих нагадувань

Одного нагадування недостатньо. Люди відхиляють нагадування, думаючи "Я пам'ятатиму", а потім забувають негайно.

Створіть систему багаторівневих нагадувань з кількома сповіщеннями в стратегічних інтервалах:

За один місяць: для призначень, що вимагають підготовки (як колоноскопії)
За один тиждень: дозволяє час організувати транспортування або скоригувати графіки
За 48 годин: остаточна перевірка, що призначення все ще відбувається
За 24 години: підготувати матеріали, підтвердити транспортування
Ранок того дня: остаточне нагадування про підготовку
За одну годину: час йти

Не кожне призначення потребує всіх цих нагадувань. Звичайні перевірки можуть потребувати лише за 24 години та за одну годину. Складні процедури потребують повного каскаду нагадувань.

Налаштовуйте вміст нагадувань для максимальної корисності. Не просто встановлюйте "Призначення до лікаря." Встановіть "Кардіологічне призначення - принесіть список ліків та останні показники кров'яного тиску."

Використовуйте кілька методів нагадування. Сповіщення календаря плюс сповіщення телефону плюс текстове повідомлення створює надлишковість. Якщо Ви відхилите одне, інші все ще нагадають Вам.

Протокол підтвердження

Інформація про призначення може застаріти. Офіси переносять, скасовують або змінюють деталі. Надійна система включає протоколи підтвердження.

Для звичайних призначень: перевіряйте портал лікаря за 2-3 дні до призначення, щоб переконатися, що воно все ще заплановано, телефонуйте в офіс, якщо у Вас є будь-які сумніви, повторно підтверджуйте домовленості про транспортування, та перевіряйте, що призначення все ще з'являється правильно у Вашому календарі.

Для важливих призначень: підтверджуйте за тиждень до, підтверджуйте знову за 48 годин, та підтверджуйте того самого дня, що нічого не змінилося.

Більшість пропущених призначень відбувається, тому що люди не знають про зміни. Лікарі скасовують або переносять, але сповіщення втрачаються. Регулярні перевірки підтвердження ловлять ці зміни.

Контрольний список підготовки

Пам'ятати про призначення — це половина битви. З'явитися підготовленим — інша половина.

Коли вводите призначення у Ваш календар, включайте вимоги до підготовки в деталі події: вимоги до голодування (і коли голодування починається), ліки, які треба припинити приймати, документи, які треба принести (страхові картки, списки ліків, попередні результати аналізів), форми, які треба заповнити заздалегідь, та деталі паркування/місця розташування.

Для складної підготовки створіть окремі нагадування-завдання. Колоноскопія вимагає конкретної підготовки, що починається за дні. Створіть завдання для "Почати дієту підготовки" та "Почати ліки підготовки" на додаток до нагадування про призначення.

Переглядайте вимоги до підготовки в кількох точках нагадування. Нагадування за тиждень повинно спровокувати огляд потреб підготовки. Нагадування за день повинно спровокувати фактичну підготовку.

Протокол транспортування

Багато пропущених призначень відбуваються, тому що транспортування не працює.

Для кожного призначення вирішіть домовленості про транспортування, коли призначення плануєте, а не за день до. Якщо Ви їдете самі, заблокуйте достатній час подорожі у Вашому календарі. Якщо хтось інший веде, підтвердіть їхню доступність негайно.

Вбудуйте буферний час для паркування, знаходження офісу, реєстрації. Час прибуття повинен бути за 15-30 хвилин до фактичного часу призначення залежно від складності місця розташування.

Створіть резервні плани транспортування. Якщо Ваше основне транспортування — це член сім'ї, який везе Вас, що станеться, якщо вони захворіють того дня? Майте резервний план, визначений перед призначеннями.

Для призначень, що вимагають седації або де Ви не можете вести після, організуйте поїздку додому, коли Ви плануєте призначення. Не чекайте до дня перед, щоб зрозуміти, що Вам потрібне транспортування.

Керування призначеннями кількох людей

Координація призначень для кількох членів сім'ї множить складність та ризик пропущеного призначення. Незалежно від того, чи Ви керуєте призначеннями Ваших літніх батьків, чи координуєте для всієї Вашої сім'ї, систематичні підходи запобігають плутанині.

Використовуйте кольорове кодування в спільних календарях. Синій для батька, червоний для себе, зелений для підлітка. Це візуальне розрізнення запобігає переплутуванню чиє призначення відбувається.

Включайте ім'я особи в описи призначень: "Тато - кардіологія", а не просто "Кардіологія." Здається очевидним, але легко забути при швидкому введенні призначень.

Встановлюйте нагадування, які досягають відповідної особи. Нагадування про призначення Вашого батька повинно йти до Вас (якщо Ви координуєте), але також до них. Призначення Вашого підлітка повинно нагадувати їм і Вам.

Створіть контрольні точки координації, де Ви перевіряєте майбутні призначення всіх. Неділя ввечері сімейний огляд календаря ловить призначення, які могли бути забуті або ніколи не введені.

Технологічний стек

Хоча системи не повинні повністю залежати від технології, правильні інструменти значно допомагають.

Як мінімум, використовуйте додаток календаря з хорошими функціями нагадування. Більшість додатків календаря телефону працюють добре. Google Calendar, Apple Calendar та Outlook Calendar усі підтримують необхідні функції.

Розгляньте додатки відстеження призначень, спеціально розроблені для медичної допомоги. Деякі інтегруються з кількома календарями, надсилають власні нагадування та відстежують вимоги до підготовки.

Використовуйте текстові нагадування лікаря, коли доступні, але не покладайтеся на них як на Вашу єдину систему нагадувань. Вони є резервною копією Ваших власних нагадувань, а не заміною.

Для людей, які керують складними медичними ситуаціями, спеціалізовані додатки організації медичної допомоги можуть варто дослідити. Вони часто інтегрують відстеження призначень з нагадуваннями про ліки та зберіганням медичних записів.

Паперова резервна система

Цифрові системи не працюють. Телефони розряджаються. Додатки збоять. Хмарні сервіси падають.

Підтримуйте паперову резервну копію для призначень, навіть якщо Ваша основна система цифрова. Це може бути: записування призначень на настінному календарі після цифрового введення, збереження паперів підтвердження призначень у папці, друк щотижневого підсумку призначень з Вашого календаря, або підтримка паперового планувальника паралельно з цифровим календарем.

Паперова резервна копія забезпечує надлишковість. Коли Ваша цифрова система не працює, папір ловить те, що інакше було б пропущено.

Паперова система не повинна бути складною. Простий список майбутніх призначень, приклеєний до Вашого холодильника, працює.

Ритуал щотижневого огляду

Навіть найкращі системи введення та нагадування іноді щось пропускають. Щотижневі огляди ловлять прогалини, перш ніж вони спричинять пропущені призначення.

Встановіть постійний час для щотижневих оглядів призначень. Неділя ввечері працює для багатьох людей. Під час цього огляду: перевіряйте календар на призначення наступного тижня, перевіряйте, що кожне призначення все ще заплановано (перевірка порталу або дзвінок), підтверджуйте домовленості про транспортування, переглядайте вимоги до підготовки, додавайте будь-які відсутні нагадування, та перевіряйте на конфлікти планування.

Цей 10-15 хвилинний щотижневий ритуал ловить проблеми: призначення, які ніколи не потрапили до календаря, зміни, про які Ви не знали, вимоги до підготовки, які Ви не помітили, та координація транспортування, яка не була організована.

Щотижневі огляди особливо важливі при координації для інших або керуванні складною медичною допомогою.

Коли призначення конфліктують

Запобігання конфліктам легше, ніж їх вирішення. Перед прийняттям нового часу призначення, перевірте Ваш календар на конфлікти з існуючими призначеннями, зобов'язаннями, які Ви не можете перенести, доступністю транспортування, та вимогами до підготовки, які можуть конфліктувати.

Коли конфлікти виникають, вирішуйте їх негайно. Не відкладайте рішення. Телефонуйте тому лікарю, який має більш гнучке планування, та переплануйте.

Вбудуйте слабкість у Ваш розклад. Не бронюйте призначення спина до спини без буферного часу. Не плануйте призначення під час відомих зайнятих періодів, якщо у Вас є гнучкість.

Навчання системи інших

Якщо Ви допомагаєте комусь іншому встановити систему без пропущених призначень, вони повинні володіти нею, а не просто мати Вас, хто керує нею для них (якщо вони не дійсно нездатні).

Пройдіть через систему з ними. Покажіть їм: як вводити призначення негайно після планування, як налаштовувати багаторівневі нагадування, як робити щотижневі огляди, та як використовувати паперову резервну копію.

Практикуйте разом. Заплануйте імітаційне призначення та пройдіть через весь процес. Робіть це кілька разів, поки це не стане автоматичним.

Періодично перевіряйте, як працює система. Чи вони фактично використовують її? Які частини не працюють? Де їм потрібна більша підтримка?

Будьте терплячі до невдач. Побудова нових звичок займає час. Мета — це поступове покращення, а не негайна досконалість.

Коли Ви все одно пропускаєте призначення

Навіть з чудовими системами іноді трапляються пропущені призначення. Важливо те, як Ви з ними справляєтеся.

Коли Ви пропускаєте призначення: телефонуйте лікарю негайно, щоб вибачитися та переплануйте, платіть будь-які штрафи за пропущені призначення без скарг, аналізуйте, що пішло не так у Вашій системі, та виправте прогалину, яка дозволила пропуск.

Не робіть виправдань лікарю. "Вибачте, що я пропустив призначення" достатньо. Їм не потрібні пояснення.

Більшість лікарів розуміють випадкові пропуски. Те, чого вони не терплять — це моделі пропущених призначень без підзвітності.

Після пропущеного призначення зміцніть Вашу систему. Можливо, Вам потрібні більш агресивні нагадування. Можливо, щотижневі огляди повинні бути більш ретельними. Можливо, Вам потрібна додаткова паперова резервна копія.

Вартість пропущених призначень

Розуміння справжньої вартості пропущених призначень мотивує використання профілактичних систем.

Фінансові витрати: штрафи за пропущені призначення ($25-100+ за випадок), затримка догляду, що призводить до більш дорогих втручань пізніше, втрачені співплатежі за поспішне перепланування, та втрачений дохід від метушні з графіком в останню хвилину.

Витрати медичної допомоги: затримана діагностика та лікування, погіршення станів, прогалини в керуванні ліками, та пошкодження відносин з лікарем.

Часові витрати: час, витрачений на перепланування, додаткові призначення, щоб надолужити пропущені, та розумова енергія на керування хаосом призначень.

Система, яка запобігає пропущеним призначенням, окупає себе багато разів у уникнутих витратах та кращих результатах здоров'я.

Підтримка системи

Виклик не в створенні системи — це в її підтримці місяці та роки пізніше.

Зробіть систему максимально автоматичною. Чим більше кроків вимагають свідомого прийняття рішень, тим більше ймовірно, що вона не вдасться, коли Ви в стресі або зайняті.

Періодично переглядайте ефективність системи. Кожні кілька місяців оцінюйте: чи все ще пропускаються призначення, чи нагадування все ще привертають Вашу увагу, чи залишається календар оновленим, та чи все ще відбуваються щотижневі огляди?

Коригуйте систему, коли життя змінюється. Те, що працювало, коли керували лише власними призначеннями, може не працювати при координації для літніх батьків. Те, що працювало з маленькими дітьми, може не працювати з підлітками.

Найкраща система — це та, яку Ви фактично використовуєте послідовно, а не теоретично ідеальна система, яку Ви залишаєте через два тижні.

Підсумок

Ніколи не пропускати призначення — це не про ідеальну пам'ять або дорогу технологію. Це про наявність надійних систем, які роблять призначення неможливими для забування та легкими для запам'ятовування.

Один центральний календар. Протокол негайного введення. Багаторівневі нагадування. Щотижневі огляди. Паперова резервна копія. Ці компоненти створюють надлишкові, що перекриваються страхові сітки, які ловлять призначення, перш ніж вони проскочать.

Система, яка працює — це та, яка відповідає Вашим фактичним звичкам та можливостям. Не змушуйте себе використовувати методи, які не відповідають тому, як Ви природно діє те.

Ваше здоров'я занадто важливе, щоб втратити його через пропущені призначення. Створіть систему, яка працює для Вас, потім довіряйте їй.

Часті запитання

Скільки сповіщень нагадувань я повинен встановити для медичного призначення? Встановіть принаймні три: за 24 години (для остаточної підготовки), ранок того дня (щоб перевірити, що Ви готові), та за 1 годину (час йти). Для складних призначень або процедур додайте нагадування за один тиждень (транспортування/планування) та за один місяць (для процедур, що вимагають заздалегідь підготовки). Використовуйте надлишкові методи — сповіщення календаря, сповіщення телефону та текстові нагадування — щоб відхилення одного не усунуло всі попередження.

Який найкращий додаток календаря для відстеження медичних призначень? Найкращий додаток — це той, який Ви вже перевіряєте щодня. Більшість людей повинні використовувати календар за замовчуванням свого телефону (Apple Calendar або Google Calendar), тому що він синхронізується автоматично та інтегрується з іншими функціями телефону. Не створюйте окремий додаток медичного календаря, який Ви забудете перевіряти — додавайте медичні призначення до Вашого основного календаря. Ключ — це надійна щоденна перевірка, а не спеціалізовані функції.

Як мені запам'ятати вводити призначення у мій календар негайно? Зробіть це незламним правилом: не закривайте портал, не вішайте трубку або не виходьте з офісу, поки призначення не буде у Вашому календарі. Якщо плануєте по телефону, залишайтеся на лінії, поки Ви вводите його. Якщо плануєте в порталі, тримайте портал відкритим, поки введення в календар не завершено. Якщо дано паперову картку призначення, сфотографуйте її негайно та додайте до Вашого календаря перед тим, як покинути парковку.

Чи повинен я зберігати паперові резервні копії, навіть якщо я використовую цифровий календар? Так — цифрові системи не працюють у найгірший можливий час. Записуйте призначення на настінному календарі або тримайте простий список на Вашому холодильнику як надлишковість. Це не повинно бути складним; навіть рукописна наклейка з призначеннями наступного тижня забезпечує резервну копію, коли Ваш телефон розряджається або Ваш додаток календаря збоїть. Паперова резервна копія врятувала незліченних людей від пропущених призначень під час технічних невдач.

Що мені робити після пропуску призначення, щоб запобігти цьому знову? Телефонуйте негайно, щоб переплануйте та вибачитеся. Платіть будь-які штрафи за пропущені призначення без скарг. Потім проаналізуйте Вашу систему: Чи Ви ніколи не вводили призначення? Встановіть кращі протоколи введення. Чи нагадування не привернули Вашу увагу? Зробіть їх більш агресивними. Забули перевірити Ваш календар? Встановіть більше нагадувань. Кожне пропущене призначення розкриває прогалину у Вашій системі — виправте цю конкретну прогалину, щоб запобігти повторенню.

Пов'язані статті

Пропуск медичних призначень марнує час, гроші та затримує догляд. Appointment Adder допомагає Вам захопити деталі призначення з будь-якого джерела та експортувати їх до системи календаря, яку Ви фактично використовуєте — з усіма нагадуваннями, які Вам потрібні. Спробуйте безкоштовно на appointmentadder.com