永远不会再错过医疗预约:一个实用系统
建立一个可靠的系统以永远不会错过医疗预约。关于提醒、日历管理和备份系统的实用策略。
作者:Paul - 医疗保健技术顾问,专门从事医疗实践软件和患者体验。
电话在上午9:15响起。是您医生的办公室打来电话询问您在哪里。您的预约是在上午9:00。您惊慌地检查您的日历——那里什么都没有。您检查您的电子邮件——确认被埋在200封未读邮件下面。您检查他们在您上次就诊时给您的预约卡——它在您厨房柜台上的那堆纸中的某个地方。也许。
您又错过了一次预约。又一次。
错过医疗预约不仅仅是令人尴尬。它延误护理,在错过预约费用中花费金钱,使您的医疗服务提供者感到沮丧,并可能使您被有严格未到政策的诊所解雇。对于管理慢性病的人来说,错过预约可能意味着严重的健康后果。
然而人们不断错过预约。研究表明,15-30%的所有医疗预约被错过。这是医疗保健的最大问题之一——而且通过正确的系统是完全可以预防的。
您不需要完美的记忆或昂贵的技术。您需要一个可靠的系统,在预约从裂缝中掉下之前捕获它们,并有足够的警告提醒您实际上出现。
快速解决方案:建立可靠的预约系统
如果您需要一个永远不会再错过预约的系统:
- 为所有预约选择一个日历(手机日历、Google日历、Apple日历)
- 创建一个铁的规则:在安排预约时立即输入,在离开办公室或关闭门户网站之前
- 输入完整的详细信息:医疗服务提供者姓名、位置地址、准备要求、确认号码
- 为每次预约设置多个提醒(提前1周、提前24小时、提前1小时)
- 添加每周日历审查(星期天晚上)以检查即将到来的一周的预约
- 通过打电话给办公室或检查门户网站,在预约前48小时重新确认预约
所需时间: 每次预约输入5分钟 + 每周审查10分钟 所需工具: 日历应用程序(免费,已在您的手机上) 结果: 零错过预约,足够的准备时间,没有最后一刻的匆忙
关键成功因素: 立即输入预约。最常见的失败是想"我稍后再添加",然后忘记。在关闭门户网站或挂断电话之前,不要让它进入您的日历。
为什么人们错过预约
理解为什么预约被错过有助于设计系统来预防它。
安排缺口: 预约提前几周或几个月安排。在那段时间里,预约很容易被遗忘或在日常生活的混乱中丢失。
信息缺口: 预约信息分散在多种格式中——门户网站确认、电子邮件消息、短信提醒、纸质卡片。当您不知道去哪里找时,您就找不到它。不会导出到日历的患者门户网站使这个问题更严重。
提醒缺口: 即使预约信息是可访问的,如果您在正确的时间不看它,您就不会记得出现。
准备缺口: 您记得预约存在,但忘记您需要空腹、停止药物或带特定文件。准备不足可能意味着浪费预约。
协调缺口: 当为多人管理预约时,很容易混淆谁在什么时候有什么,或安排重叠的预约。
防止错过预约的系统解决所有这些缺口。
基础:一个中央日历
一切都始于拥有一个所有预约都在的地方。不是三个不同的日历。不是分散在门户网站、电子邮件和纸上的信息。一个系统。
对于大多数人来说,这是他们手机的日历应用程序。它总是和他们在一起,跨设备同步,支持提醒,并且已经习惯每天检查。
无论您选择什么日历系统,都必须满足以下要求:
- 您在任何地方都可以访问(手机、电脑、平板电脑)
- 支持多个提醒时间
- 如果为他人协调,允许共享
- 自动同步(无需手动更新)
- 与您实际注意到的提醒/通知集成
有些人更喜欢纸质日历或计划本。如果您可靠地每天检查它们,那很好。数字日历提供提醒的优势,但如果那是您的习惯,纸质日历也可以。
关键点:一切都用一个日历。不要将"医疗预约"分到您忘记检查的不同日历中。医疗预约与工作会议、孩子的活动和其他所有事情都放在同一个日历中。创建与您实际日历集成的医疗保健协调系统可以防止信息孤岛。
输入协议:立即输入
预约被错过是因为它们从未进入日历。通过在安排时立即输入预约来防止这种情况。
创建一个铁的规则:在您退出门户网站、在您与调度员挂断电话、在您离开医疗办公室之前,预约都会进入您的日历。没有例外。没有"我稍后再做"。
在安排预约时:在调度员仍在电话中或门户网站仍然打开时输入日历,输入所有详细信息(医疗服务提供者、位置、准备要求、确认号码),设置多个提醒,以及通过检查它是否正确显示来验证输入。
这种立即输入协议防止了最常见的失败模式:安排预约然后忘记在任何可找到的地方记录它。
对于提前很久(六个月后)安排的预约,考虑双重输入。在安排时输入预约,然后在一个月前添加提醒以重新确认它仍然准确。
分层提醒系统
一个提醒是不够的。人们认为"我会记得"而不理会提醒,然后立即忘记。
创建一个在战略间隔有多个警报的分层提醒系统:
- 提前一个月: 对于需要准备的预约(如结肠镜检查)
- 提前一周: 允许时间安排交通或调整时间表
- 提前48小时: 最终检查预约是否仍在发生
- 提前24小时: 准备材料,确认交通
- 当天早上: 最后准备提醒
- 提前一小时: 离开时间
并非每次预约都需要所有这些提醒。常规检查可能只需要提前24小时和提前一小时。复杂的程序需要完整的提醒级联。
自定义提醒内容以获得最大用处。不要只是设置"医生预约"。设置"心脏病专家预约 - 携带药物清单和最近的血压读数"。
使用多种提醒方法。日历警报加上电话通知加上短信创建冗余。如果您不理会一个,其他人仍然提醒您。
确认协议
预约信息可能会过时。办公室重新安排、取消或更改细节。可靠的系统包括确认协议。
对于常规预约:在预约前2-3天检查医疗服务提供者的门户网站以验证它仍然安排,如果您有任何疑问请打电话给办公室,重新确认交通安排,以及验证预约仍然正确地显示在您的日历中。
对于重要预约:提前一周确认,提前48小时再次确认,以及当天确认没有任何变化。
大多数错过的预约发生是因为人们不知道变化。医疗服务提供者取消或重新安排,但通知丢失了。定期确认检查捕获这些变化。
准备清单
记住预约是战斗的一半。准备好出现是另一半。
在您的日历中输入预约时,在事件详细信息中包含准备要求:空腹要求(以及空腹何时开始),要停止服用的药物,要携带的文件(保险卡、药物清单、以前的检测结果),要事先填写的表格,以及停车/位置细节。
对于复杂的准备,创建单独的提醒任务。结肠镜检查需要从几天前开始的特定准备。除了预约提醒之外,还创建"开始准备饮食"和"开始准备药物"的任务。
在多个提醒点审查准备要求。提前一周的提醒应该触发审查准备需求。提前一天的提醒应该触发实际准备。
交通协议
许多错过的预约发生是因为交通落空了。
对于每次预约,在安排预约时决定交通安排,而不是前一天。如果您自己开车,在您的日历中封锁足够的旅行时间。如果别人开车,立即确认他们的可用性。
为停车、找办公室、签到建立缓冲时间。到达时间应该在实际预约时间前15-30分钟,取决于位置复杂性。
创建备用交通计划。如果您的主要交通工具是家庭成员开车送您,如果他们那天生病了会发生什么?在预约之前确定备用计划。
对于需要镇静或您之后不能开车的预约,在您安排预约时安排回家的乘车。不要等到前一天才意识到您需要交通。
管理多人的预约
为多个家庭成员协调预约会成倍增加复杂性和错过预约的风险。无论您是管理年迈父母的预约还是为整个家庭协调,系统方法都可以防止混乱。
在共享日历中使用颜色编码。父母用蓝色,您自己用红色,青少年用绿色。这种视觉区分防止混淆谁的预约正在发生。
在预约描述中包括人名:"爸爸 - 心脏病专家"而不仅仅是"心脏病专家"。看起来很明显,但在快速输入预约时很容易忘记。
设置到达适当人的提醒。您父母的预约提醒应该去您(如果您在协调),但也去他们。您青少年的预约应该提醒他们和您。
创建协调检查点,您在那里验证每个人即将到来的预约。星期天晚上家庭日历审查捕获可能被遗忘或从未输入的预约。
技术堆栈
虽然系统不应该完全依赖技术,但正确的工具有很大帮助。
至少,使用具有良好提醒功能的日历应用程序。大多数手机日历应用程序都可以正常工作。Google日历、Apple日历和Outlook日历都支持必要的功能。
考虑专门为医疗保健设计的预约跟踪应用程序。有些与多个日历集成,发送他们自己的提醒,并跟踪准备要求。
在可用时使用医疗服务提供者短信提醒,但不要将它们作为您唯一的提醒系统。它们是您自己提醒的备份,而不是替代品。
对于管理复杂医疗情况的人,专用的医疗保健组织应用程序可能值得调查。这些通常将预约跟踪与药物提醒和健康记录存储集成在一起。
纸质备份系统
数字系统会失败。手机没电了。应用程序崩溃了。云服务宕机了。
即使您的主要系统是数字的,也要为预约维护纸质备份。这可能是:在数字输入后将预约写在挂历上,将预约确认纸保存在文件夹中,从您的日历打印每周预约摘要,或维护与数字日历平行的纸质计划本。
纸质备份提供冗余。当您的数字系统失败时,纸质捕获了否则会被错过的东西。
纸质系统不需要精心制作。贴在您冰箱上的简单的即将到来的预约清单就可以了。
每周审查仪式
即使是最好的输入和提醒系统有时也会错过东西。每周审查在它们导致错过预约之前捕获缺口。
设置一致的每周预约审查时间。星期天晚上对许多人有效。在这次审查期间:检查日历中即将到来的一周的预约,验证每次预约仍然安排(门户网站检查或打电话),确认交通安排,审查准备要求,添加任何缺失的提醒,以及检查时间表冲突。
这个10-15分钟的每周仪式捕获问题:从未进入日历的预约,您不知道的变化,您没有注意到的准备要求,以及没有安排的交通协调。
在为他人协调或管理复杂医疗保健时,每周审查尤其重要。
当预约冲突时
预防冲突比解决冲突更容易。在接受新的预约时间之前,检查您的日历是否与现有预约冲突,您不能移动的承诺,交通可用性,以及可能冲突的准备要求。
当冲突确实出现时,立即解决它们。不要推迟决定。打电话给更灵活安排的医疗服务提供者并重新安排。
在您的时间表中建立松弛。不要预订背靠背的预约,没有缓冲时间。如果您有灵活性,不要在已知的繁忙时段安排预约。
向他人教授系统
如果您正在帮助别人建立一个不错过预约的系统,他们需要拥有它,而不仅仅是让您为他们管理它(除非他们真的没有能力)。
与他们一起完成系统。向他们展示:在安排时如何立即输入预约,如何设置分层提醒,如何进行每周审查,以及如何使用纸质备份。
一起练习。安排一个模拟预约并完成整个过程。做几次,直到它变得自动。
定期检查系统的工作情况。他们实际上在使用它吗?哪些部分失败了?他们需要在哪里得到更多支持?
对失败要有耐心。建立新习惯需要时间。目标是逐步改进,而不是立即完美。
当您无论如何都错过预约时
即使有很好的系统,偶尔错过预约也会发生。重要的是您如何处理它们。
当您错过预约时:立即打电话给医疗服务提供者道歉并重新安排,毫无怨言地支付任何错过的预约费用,分析您系统中出了什么问题,以及修复允许错过的缺口。
不要向医疗服务提供者找借口。"我很抱歉错过了预约"就足够了。他们不需要解释。
大多数医疗服务提供者理解偶尔的错过。他们不能容忍的是没有问责制的错过预约模式。
在错过预约后,加强您的系统。也许您需要更积极的提醒。也许每周审查需要更彻底。可能您需要额外的纸质备份。
错过预约的成本
理解错过预约的真实成本激励使用预防系统。
财务成本:错过预约费用(每次发生$25-100+),延迟护理导致后来更昂贵的干预,匆忙重新安排浪费的共付额,以及最后一刻时间表杂耍损失的收入。
医疗保健成本:延迟诊断和治疗,病情恶化,药物管理缺口,以及医疗服务提供者关系损害。
时间成本:花在重新安排上的时间,弥补错过的预约的额外预约,以及管理预约混乱的精神能量。
防止错过预约的系统在避免的成本和更好的健康结果方面多次收回成本。
维持系统
挑战不是创建系统——而是几个月和几年后维护它。
使系统尽可能自动化。需要有意识决策的步骤越多,当您压力大或忙碌时它失败的可能性就越大。
定期审查系统有效性。每隔几个月,评估:预约是否仍然被错过,提醒是否仍然引起您的注意,日历是否保持更新,以及每周审查是否仍在发生?
随着生活变化调整系统。仅管理您自己的预约时有效的方法在为年迈父母协调时可能不起作用。与幼儿一起工作的方法可能不适用于青少年。
最好的系统是您实际上始终如一地使用的系统,而不是您两周后放弃的理论上完美的系统。
底线
永远不会错过预约不是拥有完美的记忆或昂贵的技术。而是拥有可靠的系统,使预约不可能被遗忘,容易记住。
一个中央日历。立即输入协议。分层提醒。每周审查。纸质备份。这些组件创建冗余、重叠的安全网,在预约从裂缝中掉下之前捕获它们。
有效的系统是与您实际习惯和能力相匹配的系统。不要强迫自己使用不符合您自然操作方式的方法。
您的健康太重要了,不能因为错过预约而失去。建立一个适合您的系统,然后信任它。
常见问题
我应该为医疗预约设置多少个提醒警报? 至少设置三个:提前24小时(用于最后准备),当天早上(验证您准备好了),以及提前1小时(离开时间)。对于复杂的预约或程序,添加提前一周的提醒(交通/安排),以及提前一个月(对于需要提前准备的程序)。使用冗余方法——日历警报、电话通知和短信提醒——这样不理会一个不会消除所有警告。
跟踪医疗预约的最佳日历应用程序是什么? 最好的应用程序是您已经每天检查的应用程序。大多数人应该使用他们手机的默认日历(Apple日历或Google日历),因为它自动同步并与其他手机功能集成。不要创建您会忘记检查的单独医疗日历应用程序——将医疗预约添加到您的主要日历。关键是可靠的每日检查,而不是专门的功能。
我如何记得立即在我的日历中输入预约? 使其成为铁的规则:在关闭门户网站、挂断电话或离开办公室之前,不要进入您的日历。如果通过电话安排,在您输入时保持在线。如果在门户网站中安排,保持门户网站打开,直到日历输入完成。如果给了纸质预约卡,立即拍照并在离开停车场之前将其添加到您的日历。
即使我使用数字日历,我是否应该保留纸质备份? 是的——数字系统在最糟糕的时候失败。将预约写在挂历上或在冰箱上保留一个简单的清单作为冗余。这不需要精心制作;即使是带有下周预约的手写便利贴也可以在您的手机没电或日历应用程序崩溃时提供备份。纸质备份在技术故障期间拯救了无数人免于错过预约。
在错过预约后,我应该做什么以防止它再次发生? 立即打电话重新安排并道歉。毫无怨言地支付任何错过的预约费用。然后分析您的系统:您从未输入预约吗?设置更好的输入协议。提醒没有引起您的注意吗?使它们更积极。忘记检查您的日历吗?设置更多提醒。每次错过的预约都揭示了您系统中的缺口——修复那个特定的缺口以防止复发。
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