So beantragen Sie Krankenakten: Vollständiger Leitfaden zum Erhalt Ihrer Gesundheitsinformationen

Von Sarah - Programm-Managerin und Patientenvertreterin mit Erfahrung in der Navigation durch funktionelle Medizin und Koordination chronischer Pflege.

Schnelle Navigation:

• Ihre gesetzlichen Rechte - Wenn Sie Ihre HIPAA-Rechte und die Verpflichtungen der Gesundheitsdienstleister verstehen müssen
• Anfragemethoden - Wenn Sie den schnellsten Weg zum Erhalt Ihrer Akten wissen möchten
• Schritt-für-Schritt-Prozess - Wenn Sie detaillierte Anweisungen zur Beantragung von Akten benötigen
• Fehlerbehebung - Wenn Sie Verzögerungen, Ablehnungen oder übermäßige Gebühren erleben

---

Sie benötigen Krankenakten. Vielleicht wechseln Sie den Arzt und Ihr neuer Gesundheitsdienstleister benötigt Ihre Krankengeschichte, oder Sie holen eine Zweitmeinung zu einer Diagnose ein. Möglicherweise koordinieren Sie die Versorgung über mehrere Fachärzte hinweg und müssen verstehen, was jeder einzelne tut. Oder Sie möchten einfach persönliche Kopien Ihrer eigenen Gesundheitsinformationen aufbewahren.

Was auch immer Ihr Grund ist, das Erhalten Ihrer Krankenakten sollte unkompliziert sein – Sie haben nach HIPAA ein gesetzliches Recht darauf. Aber die Realität ist oft komplizierter. Gesundheitsdienstleister verwenden unterschiedliche Systeme, verlangen unterschiedliche Gebühren, haben unterschiedliche Fristen und schaffen unterschiedliche Hindernisse.

Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über die Beantragung von Krankenakten wissen müssen: Ihre gesetzlichen Rechte, die effektivsten Anfragemethoden, was Sie für Kosten und Fristen erwarten können und wie Sie Probleme lösen, wenn etwas schief geht.

Warum Sie Ihre Krankenakten benötigen könnten

Krankenakten sind nicht nur für Ärzte. Es gibt viele legitime Gründe, warum Sie Kopien Ihrer eigenen Gesundheitsinformationen benötigen könnten:

Zweitmeinungen: Ein Facharzt, der Ihren Fall überprüft, benötigt vollständige Informationen, nicht nur Ihre Zusammenfassung von Symptomen und Behandlungen.

Arztwechsel: Ihr neuer Arzt benötigt Ihre Krankengeschichte, Testergebnisse und aktuelle Medikamente. Während Gesundheitsdienstleister Akten direkt anfordern können, beschleunigt das Vorhandensein Ihrer eigenen Kopien den Prozess.

Koordination mehrerer Fachärzte: Wenn Sie mehrere Fachärzte für verwandte Erkrankungen aufsuchen, muss jeder wissen, was die anderen tun. Für Strategien zur Verwaltung mehrerer Fachärzte hilft Ihnen das Vorhandensein Ihrer eigenen Akten bei der Koordination der Versorgung.

Persönliche Gesundheitsüberwachung: Das Aufbewahren von Kopien von Testergebnissen, Diagnosen und Behandlungsplänen hilft Ihnen, Muster zu verfolgen und Ihre Gesundheit im Laufe der Zeit zu verstehen.

Rechtliche Angelegenheiten: Ansprüche auf Behinderung, Versicherungsstreitigkeiten, Fälle von ärztlichem Kunstfehler und andere rechtliche Verfahren erfordern oft medizinische Dokumentation.

Umzug oder Reisen: Das Vorhandensein von Akten zur Hand, wenn Sie umziehen oder reisen, gewährleistet die Kontinuität der Versorgung, falls Sie medizinische Hilfe benötigen.

Familiengesundheitsgeschichte: Das Verständnis Ihrer Krankengeschichte hilft Familienmitgliedern, ihre eigenen Gesundheitsrisiken einzuschätzen.

Überprüfung der Genauigkeit: Die Überprüfung Ihrer Akten ermöglicht es Ihnen, Fehler zu erkennen – falsche Medikamente, falsche Diagnosen oder fehlende Informationen – bevor sie Probleme verursachen.

Ihre gesetzlichen Rechte nach HIPAA

Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) gibt Ihnen spezifische Rechte auf Zugang zu Ihren Krankenakten. Das Verständnis dieser Rechte hilft Ihnen zu erkennen, wann Gesundheitsdienstleister gegen das Gesetz verstoßen oder es befolgen.

Recht auf Zugang

Sie haben das Recht, Ihre Krankenakten einzusehen und Kopien zu erhalten. Dies umfasst:

• Notizen von Arztbesuchen
• Testergebnisse und Laborarbeit
• Bildgebungsberichte (Röntgen, MRT, CT-Scans)
• Verschreibungs- und Medikamentenaufzeichnungen
• Abrechnungsinformationen
• Impfaufzeichnungen
• Von Gesundheitsdienstleistern aufgenommene Krankengeschichten

Die einzigen Akten, die im Allgemeinen ausgeschlossen sind:

• Psychotherapienotizen (getrennt von Aufzeichnungen zur psychischen Gesundheitsbehandlung)
• Für rechtliche Verfahren zusammengestellte Informationen
• Bestimmte Laborinformationen
• Informationen über andere Personen (es sei denn, Sie sind ein gesetzlicher Vertreter)

Fristen

Nach HIPAA müssen Gesundheitsdienstleister innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Anfrage antworten. Wenn sie mehr Zeit benötigen, können sie diese um weitere 30 Tage verlängern, müssen Sie jedoch schriftlich benachrichtigen und die Verzögerung erklären.

Dreißig Tage ist das gesetzliche Maximum. Viele Gesundheitsdienstleister antworten viel schneller, insbesondere wenn Sie elektronische Akten über ein Patientenportal anfordern. Aber wenn mehr als 30 Tage ohne Antwort vergangen sind, verstößt der Gesundheitsdienstleister gegen HIPAA.

Gebührenbeschränkungen

Gesundheitsdienstleister können angemessene Gebühren für das Kopieren und Versenden von Akten verlangen, aber diese Gebühren müssen beschränkt sein auf:

• Arbeitskosten für das Kopieren (bei elektronischen Kopien nur für das Erstellen und Übermitteln)
• Kosten für Materialien zur Erstellung von Papier- oder elektronischen Medien
• Porto, wenn Sie Akten per Post wünschen
• Vorbereitung einer Erklärung oder Zusammenfassung (nur wenn Sie eine Zusammenfassung anstelle vollständiger Akten angefordert haben)

Gesundheitsdienstleister können Ihnen nicht für das Suchen oder Abrufen Ihrer Akten berechnen – das ist Teil ihrer gesetzlichen Verpflichtung. Viele Bundesstaaten haben zusätzliche Gebührenbeschränkungen über die bundesweiten HIPAA-Anforderungen hinaus.

Format der Akten

Sie können Akten in elektronischem Format anfordern, wenn der Gesundheitsdienstleister sie elektronisch führt. Sie können das Format (PDF, CD, USB-Stick, direkter Download) innerhalb vernünftiger Grenzen angeben.

Wenn Sie möchten, dass Akten direkt an einen anderen Gesundheitsdienstleister gesendet werden, muss die Anfrage kostenlos sein oder nur zu tatsächlichen Übertragungskosten berechnet werden – Gesundheitsdienstleister können keine normalen Kopiergebühren für Übertragungen zwischen Gesundheitsdienstleistern verlangen.

Ablehnungsrecht

Gesundheitsdienstleister können den Zugang unter begrenzten Umständen verweigern:

• Wenn die Offenlegung Sie oder jemand anderen gefährden würde
• Wenn die Informationen sich auf jemand anderen beziehen (außer einem Gesundheitsdienstleister)
• Wenn die Anfrage Psychotherapienotizen betrifft
• Wenn die Informationen unter einem Vertraulichkeitsversprechen erhalten wurden

Selbst bei Ablehnung haben Sie das Recht, eine Überprüfung der Ablehnung durch einen vom Gesundheitsdienstleister benannten lizenzierten medizinischen Fachmann zu beantragen.

Methoden zur Beantragung von Krankenakten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Krankenakten anzufordern. Die beste Methode hängt davon ab, wie schnell Sie Akten benötigen, wie viel Sie anfordern und welche Systeme Ihr Gesundheitsdienstleister verwendet.

Patientenportal-Downloads (Am schnellsten für aktuelle Akten)

Wenn Ihr Gesundheitsdienstleister ein Patientenportal hat, ist dies normalerweise die schnellste Methode für aktuelle Akten.

Vorteile:

• Sofortiger Zugang zu verfügbaren Akten
• Keine Gebühren für elektronische Downloads
• Können mehrmals heruntergeladen werden, falls erforderlich
• Umfassen normalerweise Besuchsnotizen, Testergebnisse und Impfungen

Einschränkungen:

• Enthalten möglicherweise nicht alle Arten von Akten (Bildgebung oft ausgeschlossen)
• Zeigen normalerweise nur aktuelle Akten (letzte 2-3 Jahre)
• Besuchsnotizen können durch die Überprüfungszeit des Gesundheitsdienstleisters verzögert werden
• Funktionieren nicht für Akten von Gesundheitsdienstleistern ohne Portale

So verwenden Sie es: Melden Sie sich bei Ihrem Patientenportal an, navigieren Sie zum Abschnitt für Krankenakten oder Gesundheitsinformationen, wählen Sie die gewünschten Akten aus und laden Sie sie herunter. Weitere Informationen zu Patientenportalproblemen und Problemumgehungen finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden.

Schriftliche Antragsformulare (Am offiziellsten)

Die meisten Gesundheitsdienstleister haben formelle Freigabeformulare für Krankenakten. Dies ist die traditionelle Methode und oft für vollständige Akten erforderlich.

Vorteile:

• Erstellt einen formellen Papierweg
• Erforderlich für umfassende Akten
• Ermöglicht spezifische Anpassung (Datumsbereiche, Arten von Akten)
• Notwendig für Anfragen durch Dritte (Familienmitglieder, Anwälte)

Einschränkungen:

• Langsamer als Portalzugang
• Beinhaltet normalerweise Gebühren
• Erfordert Formulare, Unterschriften, manchmal Beglaubigung

So verwenden Sie es: Kontaktieren Sie die Abteilung für Krankenakten des Gesundheitsdienstleisters, fordern Sie das Freigabeformular an (oft auf deren Website verfügbar), füllen Sie alle Felder sorgfältig aus, fügen Sie eine Ausweiskopie bei, geben Sie genau an, was Sie möchten, und reichen Sie es per Post, Fax oder persönlich ein.

Telefon- oder E-Mail-Anfragen (Gut für einfache Anfragen)

Einige Gesundheitsdienstleister akzeptieren informelle Anfragen per Telefon oder E-Mail, insbesondere für begrenzte Akten.

Vorteile:

• Schnell zu initiieren
• Können Fragen zum Prozess stellen
• Können für einfache Anfragen funktionieren (einzelnes Testergebnis, Impfaufzeichnung)

Einschränkungen:

• Nicht alle Gesundheitsdienstleister akzeptieren informelle Anfragen
• Normalerweise folgt trotzdem eine formelle Formularanforderung
• Schwieriger zu dokumentieren, wenn es später zu Streitigkeiten kommt

So verwenden Sie es: Rufen Sie die Abteilung für Krankenakten an, beschreiben Sie, was Sie benötigen, fragen Sie nach deren Prozess. Sie werden Ihnen wahrscheinlich ein Formular zum Ausfüllen senden, aber dies bringt den Ball ins Rollen.

Persönliche Anfragen (Am schnellsten, wenn erlaubt)

Persönlich zu erscheinen kann für sofortige Bedürfnisse funktionieren, obwohl viele Gesundheitsdienstleister eine Voranmeldung erfordern.

Vorteile:

• Können manchmal am selben Tag mit Akten weggehen
• Können Akten vor Ort vor dem Kopieren überprüfen
• Können Fragen sofort klären

Einschränkungen:

• Wird nicht immer für die Bearbeitung am selben Tag akzeptiert
• Erfordert trotzdem ausgefüllte Formulare und Ausweis
• Kann Wartezeit beinhalten, während Akten vorbereitet werden

So verwenden Sie es: Rufen Sie zuerst an, um zu fragen, ob persönliche Anfragen akzeptiert werden. Wenn ja, bringen Sie ausgefülltes Freigabeformular, amtlichen Ausweis und Zahlungsmittel mit. Einige Einrichtungen lassen Sie warten, während sie Akten vorbereiten; andere verlangen trotzdem, dass Sie später zurückkommen.

Autorisierung durch Dritte (Für Vertreter)

Wenn Sie Akten im Namen von jemand anderem anfordern (Kind, alternder Elternteil, verstorbenes Familienmitglied), benötigen Sie eine ordnungsgemäße Autorisierung.

Anforderungen:

• Ausgefülltes Freigabeformular, vom Patienten unterzeichnet (oder gesetzlichem Vertreter)
• Kopie Ihres Ausweises
• Nachweis der Befugnis (Vollmacht, Vormundschaftspapiere, Sterbeurkunde usw.)
• Spezifische Autorisierung dafür, auf welche Akten Sie zugreifen können

Weitere Informationen zu Datenschutzüberlegungen bei der Verwaltung der Gesundheitsversorgung einer anderen Person finden Sie in unserem Leitfaden für Pflegepersonen.

Was Sie anfordern sollten

Zu wissen, was genau Sie anfordern sollten, hilft Ihnen, vollständige Informationen ohne unnötige Verzögerungen oder Kosten zu erhalten.

Vollständige Krankenakte vs. spezifische Elemente

Vollständige Krankenakte umfasst alles: alle Besuchsnotizen, Testergebnisse, Bildgebungsberichte, Medikamentenlisten, Impfungen, Abrechnungen usw. Fordern Sie dies an, wenn:

• Sie zu einem neuen Hausarzt wechseln
• Sie eine umfassende Zweitmeinung einholen
• Sie an rechtlichen Angelegenheiten beteiligt sind, die eine vollständige Dokumentation erfordern
• Sie die Versorgung mit mehreren neuen Fachärzten aufnehmen

Spezifische Elemente beschränken die Anfrage auf bestimmte Akten. Fordern Sie spezifische Elemente an, wenn:

• Sie nur aktuelle Testergebnisse benötigen
• Sie Bildgebung von einem bestimmten Verfahren möchten
• Sie Impfaufzeichnungen für Schule/Arbeit benötigen
• Sie spezifische Erkrankungen im Laufe der Zeit verfolgen

Häufige Arten von Akten

Besuchsnotizen (auch Fortschrittsnotizen oder klinische Notizen genannt): Dokumentieren, was während jedes Termins geschah – Symptome, Untersuchungsbefunde, Bewertung, Plan.

Testergebnisse: Laborarbeit (Bluttests, Urinanalyse), Bildgebungsberichte (Röntgen, MRT, CT-Scans, Ultraschall), diagnostische Tests (EKGs, Belastungstests, Koloskopien).

Medikamentenaufzeichnungen: Aktuelle Verschreibungen, frühere Medikamente, Dosierungsänderungen, unerwünschte Reaktionen, Apothekeninformationen.

Impfaufzeichnungen: Daten und Arten aller erhaltenen Impfungen. Oft für Schule, Arbeit oder Reisen erforderlich.

Verfahrensaufzeichnungen: Operative Berichte für Operationen, Verfahrensnotizen für Endoskopien oder Biopsien, Pathologieberichte.

Abrechnungsaufzeichnungen: Aufgeschlüsselte Rechnungen, Versicherungsansprüche, Zahlungshistorie. Nützlich für die Anfechtung von Gebühren oder die Verfolgung des Versicherungsschutzes.

Korrespondenz: Briefe zwischen Gesundheitsdienstleistern, Überweisungsnotizen, Konsultationsberichte. Wichtig für das Verständnis der Koordination der Versorgung.

Wie weit zurück Sie anfordern sollten

Die Antwort hängt von Ihren Bedürfnissen ab:

Letzte 2-3 Jahre: Normalerweise ausreichend für die laufende Versorgung mit einem neuen Gesundheitsdienstleister, deckt aktuelle Testtrends und derzeitige Behandlung ab.

Letzte 5-10 Jahre: Besser für chronische Erkrankungen, gibt ein vollständigeres Bild der Krankheitsentwicklung und Behandlungsgeschichte.

Vollständige Geschichte: Notwendig für rechtliche Angelegenheiten, hilft bei der Feststellung langfristiger Muster, nützlich für komplexe Multi-System-Erkrankungen.

Bedenken Sie, dass ältere Akten schwieriger zu erhalten sein können (insbesondere von Praxen, die geschlossen wurden oder teilweise auf elektronische Systeme umgestellt haben). Wägen Sie Vollständigkeit gegen Praktikabilität ab.

Der Anfrageprozess Schritt für Schritt

Hier ist genau, wie Sie Krankenakten anfordern, von Anfang bis Ende.

Schritt 1: Identifizieren Sie den korrekten Kontakt

Anfragen für Krankenakten gehen an die Abteilung für Krankenakten oder Abteilung für Gesundheitsinformationsverwaltung des Gesundheitsdienstleisters, nicht direkt an die Arztpraxis.

Für einzelne Ärzte: Rufen Sie die Hauptbüronummer an, fragen Sie nach der Abteilung für Krankenakten. In kleinen Praxen kann dies der Praxismanager sein.

Für Krankenhäuser: Suchen Sie auf der Krankenhauswebsite nach "Krankenakten" oder "Gesundheitsinformationen". Krankenhäuser haben typischerweise spezielle Abteilungen, die alle Aktenanfragen bearbeiten.

Für große Gesundheitssysteme: Jedes Krankenhaus oder jede Klinik im System kann separate Aktenabteilungen haben, oder es kann eine zentrale Abteilung für das gesamte System geben.

Für geschlossene Praxen: Wenn eine Praxis geschlossen wurde, können Akten an einen anderen Gesundheitsdienstleister übertragen, bei einem Krankenaktenunternehmen gespeichert oder an das staatliche Gesundheitsamt gesendet worden sein. Rufen Sie die Ärztekammer Ihres Bundesstaates an, um Hinweise zum Auffinden von Akten geschlossener Praxen zu erhalten.

Schritt 2: Erhalten und füllen Sie das Freigabeformular aus

Die meisten Gesundheitsdienstleister verlangen ihr spezifisches Freigabeformular (obwohl sie gesetzlich vernünftige Alternativen akzeptieren müssen).

Finden Sie das Formular: Überprüfen Sie die Website des Gesundheitsdienstleisters unter "Krankenakten" oder "Patientenformulare". Wenn nicht online, rufen Sie an und bitten Sie sie, es per Post oder E-Mail zu senden.

Füllen Sie alle Felder sorgfältig aus:

• Ihr vollständiger rechtlicher Name (wie er in Krankenakten erscheint)
• Geburtsdatum
• Adresse, an die Akten gesendet werden sollen
• Telefonnummer
• Patientenkontonummer oder Krankenaktennummer (falls bekannt)
• Spezifische angeforderte Akten (Datumsbereiche, Arten)
• Zweck der Anfrage (normalerweise "persönlicher Gebrauch" oder "fortlaufende Versorgung")
• Unterschrift und Datum
• Zweite Unterschrift, falls Formular einen Zeugen erfordert

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:

• Verwendung eines Spitznamens anstelle des rechtlichen Namens
• Vergessen, die Unterschrift zu datieren
• Keine Angabe des Datumsbereichs (gibt Ihnen mehr Akten als benötigt)
• Fehlende erforderliche Ausweiskopie
• Alte Adresse

Schritt 3: Identifizierung bereitstellen

Die meisten Anfragen erfordern eine Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises zur Überprüfung Ihrer Identität:

• Führerschein
• Reisepass
• Personalausweis
• Militärausweis

Fügen Sie eine Fotokopie bei – senden Sie nicht Ihren Originalausweis. Stellen Sie sicher, dass die Kopie lesbar ist.

Schritt 4: Liefermethode angeben

Sie müssen angeben, wie Sie Akten geliefert haben möchten:

Elektronische Lieferung (falls verfügbar):

• E-Mail (prüfen Sie, ob der Gesundheitsdienstleister sichere E-Mail unterstützt)
• Patientenportal-Zugang
• CD oder USB-Stick per Post
• Direkter Download-Link

Papierlieferung:

• Per Post an Ihre Adresse
• Persönliche Abholung
• Fax (normalerweise für Gesundheitsdienstleister zu Gesundheitsdienstleister)

Direkte Übertragung an Gesundheitsdienstleister:

• Wenn Sie möchten, dass Akten an einen anderen Arzt gesendet werden, fügen Sie Namen, Adresse und Faxnummer dieses Gesundheitsdienstleisters bei

Elektronisch ist normalerweise schneller und billiger, aber einige Akten (wie Bildgebung) müssen möglicherweise auf physischen Medien sein.

Schritt 5: Anfrage einreichen

Folgen Sie der bevorzugten Einreichungsmethode des Gesundheitsdienstleisters:

• Post: Senden Sie ausgefülltes Formular, Ausweiskopie und Zahlung (falls im Voraus erforderlich) an die Adresse der Krankenaktenabteilung
• Fax: Faxen Sie Formular und Ausweis an die Faxnummer der Krankenaktenabteilung (nicht das klinische Fax)
• E-Mail: Verwenden Sie sichere Portal-E-Mail, falls verfügbar; normale E-Mail wird möglicherweise aus Datenschutzgründen nicht akzeptiert
• Persönlich: Liefern Sie an die Abteilung für Krankenakten

Holen Sie sich eine Bestätigung: Fragen Sie nach einer Bestätigungsnummer oder Quittung. Dies ist Ihr Nachweis, dass die Anfrage eingereicht wurde, und startet die 30-Tage-HIPAA-Uhr.

Schritt 6: Nachfassen

Wenn Sie innerhalb von 10-14 Tagen nichts gehört haben, fassen Sie nach:

• Rufen Sie die Abteilung für Krankenakten an
• Verweisen Sie auf Ihr Anfragedatum und Ihre Bestätigungsnummer
• Fragen Sie nach dem Status und dem geschätzten Fertigstellungsdatum
• Dokumentieren Sie, mit wem Sie gesprochen haben und was sie gesagt haben

Wenn 30 Tage ohne Antwort oder Erklärung vergehen, verstößt der Gesundheitsdienstleister gegen HIPAA. Sie können eine Beschwerde einreichen (siehe Abschnitt Fehlerbehebung).

Kosten und Fristen

Das Verständnis typischer Kosten und Fristen hilft Ihnen bei der Planung und dabei, zu erkennen, wann Gebühren oder Verzögerungen übermäßig sind.

Typische Gebühren

Die Gebühren variieren je nach Bundesstaat (viele Bundesstaaten haben spezifische Limits) und Gesundheitsdienstleister, aber hier sind allgemeine Bereiche:

Abruf-/Bearbeitungsgebühr: 0-25 € (einmalige Gebühr unabhängig von der Aktengröße)

Pro-Seite-Kopieren: 0,50-1,00 € pro Seite für Papierkopien

Elektronische Akten: 0-10 € (Bundesgesetz begrenzt elektronische Kopiergebühren auf Arbeits- und Medienkosten)

CD oder USB-Stick: 5-15 € für das Medium

Porto: Tatsächliche Portokosten (typischerweise 5-15 € je nach Aktengröße)

Beglaubigte Kopien: Zusätzliche 5-10 € pro Dokument für beglaubigte/notariell beglaubigte Kopien (normalerweise nur für rechtliche Zwecke erforderlich)

Beispiel Gesamtkosten:

• Elektronischer Portal-Download: 0 €
• Elektronische Akten auf CD, per Post: 10-20 €
• 100-seitige Papierakten, per Post: 60-125 €
• Vollständige Papierakten (500+ Seiten): 250-400 €

Bundesstaatsspezifische Gebührenbeschränkungen

Viele Bundesstaaten begrenzen Krankenaktengebühren unter den bundesweiten HIPAA-Limits, und diese variieren erheblich je nach Bundesstaat. Die Limits variieren je nach Bundesstaat – überprüfen Sie aktuelle Gebührenverzeichnisse bei Ihrer staatlichen Gesundheitsbehörde, bevor Sie Gebühren anfechten, da sich gesetzliche Gebührenobergrenzen häufig durch Gesetzgebung ändern. Überprüfen Sie die offizielle Website Ihrer staatlichen Gesundheitsbehörde für die aktuellsten Gebührenverzeichnisse.

Wann Akten kostenlos sein sollten

Gesundheitsdienstleister müssen Gebühren erlassen oder reduzieren für:

• Übertragungen zwischen Gesundheitsdienstleistern (dürfen nur tatsächliche Übertragungskosten berechnen)
• Akten, die für Einsprüche oder Beschwerden gegen den Gesundheitsdienstleister benötigt werden
• Akten für Patienten, die finanzielle Not nachweisen (im Ermessen des Gesundheitsdienstleisters)

Einige Bundesstaaten verlangen kostenlose Akten unter zusätzlichen Umständen (Behinderungsansprüche, öffentliche Gesundheitszwecke).

Zeiterw erwartungen

Patientenportal-Downloads: Sofort bis 7 Tage (falls Notizen Überprüfung durch Gesundheitsdienstleister benötigen)

Einfache Anfragen (aktuelle Akten, elektronisch): 3-10 Werktage

Standardanfragen (Papier, mehrere Jahre): 2-4 Wochen

Komplexe Anfragen (vollständige Akten, mehrere Standorte): 3-4 Wochen

Gesetzliches Maximum: 30 Tage, mit möglicher 30-Tage-Verlängerung bei Begründung

Wenn Sie Akten dringend benötigen (für bevorstehenden Termin, zeitkritische rechtliche Frist), teilen Sie dies der Aktenabteilung mit, wenn Sie die Anfrage einreichen. Einige Gesundheitsdienstleister bieten beschleunigte Bearbeitung gegen zusätzliche Gebühren an.

Anfechtung übermäßiger Gebühren

Wenn Gebühren unangemessen erscheinen:

1. Bitten Sie um eine aufgeschlüsselte Aufstellung der Gebühren
2. Vergleichen Sie mit den Gebührenbeschränkungen Ihres Bundesstaates
3. Beantragen Sie einen Gebührenerlass, wenn Sie finanzielle Not haben
4. Reichen Sie eine Beschwerde bei Ihrem staatlichen Generalstaatsanwalt oder Gesundheitsamt ein, wenn Gebühren gegen staatliches Recht verstoßen
5. Reichen Sie eine HIPAA-Beschwerde beim HHS Office for Civil Rights ein, wenn Gebühren nach Bundesgesetz übermäßig sind

Format- und Lieferoptionen

Wie Sie Akten erhalten, beeinflusst die Nutzbarkeit, Kosten und wie schnell Sie sie erhalten.

Elektronische Formate

PDF-Download (am häufigsten):

• Einfach auf jedem Gerät anzuzeigen
• Kann bei Bedarf gedruckt werden
• Nimmt minimalen Speicherplatz ein
• Einfach per E-Mail zu senden oder zu teilen
• Kann mit anderen Dokumenten organisiert werden

Patientenportal-Zugang:

• Keine Lieferwartezeit
• Kann wiederholt angesehen werden
• Normalerweise kostenlos
• Begrenzt auf das, was das Portal enthält
• Erfordert Portal-Anmeldung

CD oder DVD:

• Gut für Bildgebung (Röntgen, MRT)
• Kann interaktive Viewer enthalten
• Physisches Backup
• Erfordert optisches Laufwerk zum Anzeigen
• Kann verloren gehen oder beschädigt werden

USB-Stick:

• Ähnlich wie CD, aber vielseitiger
• Einfacher auf modernen Computern anzuzeigen
• Können andere Dateien hinzufügen
• Teurer als CD

Direkte elektronische Übertragung:

• Gesundheitsdienstleister sendet direkt an Ihren neuen Arzt
• Normalerweise sichere verschlüsselte Methode
• Am schnellsten für Gesundheitsdienstleister zu Gesundheitsdienstleister
• Sie erhalten keine persönliche Kopie

Papierformate

Gedruckt und per Post:

• Teuerste Option
• Sperrig für große Akten
• Kann sich im Laufe der Zeit verschlechtern
• Schwierig mit mehreren Gesundheitsdienstleistern zu teilen
• Kann notwendig sein, wenn Sie beglaubigte Kopien benötigen

Persönliche Abholung:

• Spart Portokosten
• Erhalten Sie Akten sofort, wenn bereit
• Kann Rückbesuch erfordern
• Erfordert Fahrt zur Einrichtung

Vor- und Nachteile nach Format

Elektronisch gewinnt bei:

• Geschwindigkeit
• Kosten
• Portabilität
• Einfaches Teilen
• Speicherplatz

Papier gewinnt bei:

• Rechtlichen Verfahren (beglaubigte Kopien)
• Gesundheitsdienstleistern, die keine elektronischen Akten akzeptieren
• Persönlicher Präferenz für physische Dokumente
• Keine technologischen Barrieren

Beste Praxis: Fordern Sie elektronisch an, wenn möglich, aber bitten Sie um Papier, wenn Sie offizielle beglaubigte Kopien für rechtliche Zwecke benötigen oder wenn Ihr neuer Gesundheitsdienstleister speziell Papierakten verlangt.

Besondere Situationen

Einige Aktenanfragen beinhalten Komplikationen über Standardverfahren hinaus.

Anforderung von Akten verstorbener Familienmitglieder

Sie können Krankenakten verstorbener Familienmitglieder anfordern, wenn Sie:

• Persönlicher Vertreter des Nachlasses sind (Testamentsvollstrecker/Verwalter)
• Nächster Angehöriger oder an der Pflege des Verstorbenen beteiligt waren (variiert je nach Bundesstaat)
• Nach staatlichem Recht autorisiert sind

Anforderungen:

• Sterbeurkunde
• Nachweis der Befugnis (Verwaltungsurkunden, Testament, Dokumentation der Familienbeziehung)
• Ausgefülltes Freigabeformular mit Erklärung der Beziehung
• Gültiger Ausweis

Einschränkungen: Einige Bundesstaaten begrenzen, worauf Familienmitglieder zugreifen können, im Vergleich zu dem, worauf Nachlassvertreter zugreifen können. Akten zur psychischen Gesundheit und Substanzmissbrauch können zusätzliche Beschränkungen haben.

Akten zur psychischen Gesundheit

Behandlungsakten zur psychischen Gesundheit (unterschiedlich von Psychotherapienotizen) sind in Standard-Krankenakten enthalten, aber einige Bundesstaaten bieten zusätzlichen Datenschutz:

• Können separate Autorisierung erfordern
• Gesundheitsdienstleister kann vor Freigabe überprüfen, um keinen Schaden zu gewährleisten
• Akten zur psychischen Gesundheit von Minderjährigen können besondere Regeln haben

Psychotherapienotizen (persönliche Notizen des Therapeuten, nicht Behandlungsakten) sind speziell vom standardmäßigen Aktenzugang ausgeschlossen und erfordern separate Autorisierung.

Behandlungsakten zu Substanzmissbrauch

Bundesgesetz (42 CFR Part 2) bietet besonderen Schutz für Behandlungsakten zu Substanzmissbrauch über HIPAA hinaus für bundesgeförderte Programme:

• Erfordert spezifische schriftliche Einwilligung
• Einwilligung muss detailliert angeben, welche Informationen, an wen, zu welchem Zweck
• Kann nicht einmal mit allgemeiner Krankenakten-Autorisierung freigegeben werden
• Gilt für bundesgeförderte Programme

Dies ist ein komplexer Rechtsbereich, der mehrfach überarbeitet wurde. Konsultieren Sie die Behandlungseinrichtung darüber, welche spezifischen Schutzmaßnahmen für ihre Akten gelten, da die Regeln je nach Programmtyp und Finanzierung variieren.

Wenn Sie vollständige Akten anfordern und eine Behandlung wegen Substanzmissbrauchs hatten, müssen Sie eine zusätzliche Autorisierung speziell für diese Akten ausfüllen.

Akten geschlossener Praxen

Wenn eine Arztpraxis schließt:

• Akten können an einen anderen Gesundheitsdienstleister übertragen werden, der Patienten übernimmt
• Akten können zu einem Krankenakten-Lagerunternehmen gehen
• Akten können an das staatliche Gesundheitsamt gesendet werden
• Praxis sollte Patienten benachrichtigen, wohin Akten übertragen wurden

So finden Sie sie:

1. Prüfen Sie, ob die Praxis beim Schließen einen Brief gesendet hat (mit Auflistung, wohin Akten übertragen wurden)
2. Rufen Sie die Ärztekammer Ihres Bundesstaates an – sie haben möglicherweise Informationen über geschlossene Praxen
3. Kontaktieren Sie Ihre Versicherungsgesellschaft – sie wissen möglicherweise, welcher Gesundheitsdienstleister übernommen hat
4. Suchen Sie nach dem Namen des Arztes, um zu sehen, ob er einer anderen Praxis beigetreten ist
5. Kontaktieren Sie die Abteilung für Akten Ihrer staatlichen Gesundheitsbehörde

Seien Sie sich bewusst, dass geschlossene Praxen höhere Gebühren verlangen oder längere Bearbeitungszeiten haben können, da die aktive Aktenverwaltung beendet wurde.

Krankenhaus- vs. einzelne Gesundheitsdienstleister-Akten

Wenn Sie im Krankenhaus behandelt werden, werden Akten von beiden geführt:

• Dem Krankenhaus selbst (Notaufnahme, Labor, Bildgebung, Pflegenotizen)
• Einzelnen Ärzten (behandelnde Ärzte, Berater, Fachärzte)

Für vollständige Aufzeichnungen über einen Krankenhausaufenthalt müssen Sie möglicherweise anfordern von:

1. Krankenhaus-Aktenabteilung (für Einrichtungsakten)
2. Jeder konsultierenden Ärztegruppe separat (für Arztnotizen)

Einige Krankenhäuser schließen alle Gesundheitsdienstleister-Notizen in ihr Aktensystem ein; andere halten sie separat. Fragen Sie die Krankenhaus-Aktenabteilung, was in ihrer Kopie enthalten ist.

Akten von mehreren Standorten

Wenn Sie einen Gesundheitsdienstleister an mehreren Standorten aufgesucht haben (verschiedene Büros, verbundene Krankenhäuser), kann jeder Standort separate Akten führen, oder sie verwenden möglicherweise ein einheitliches System.

Einheitliche elektronische Akten: Große Gesundheitssysteme haben oft ein Aktensystem über alle Standorte hinweg. Eine Anfrage erhält alles.

Separate Standorte: Unabhängige Büros oder ältere Systeme können separate Akten pro Standort führen. Sie müssen von jedem separat anfordern.

Fragen Sie die Aktenabteilung, ob Ihre Anfrage alle Standorte abdeckt, an denen Sie behandelt wurden, oder ob Sie separate Anfragen für jeden benötigen.

Was zu tun ist, wenn Sie Akten erhalten

Das Erhalten Ihrer Akten ist nur der Anfang – Sie müssen sie effektiv überprüfen und verwalten.

Überprüfung auf Vollständigkeit

Wenn Akten ankommen, überprüfen Sie sofort:

• Datumsbereich: Deckt er den von Ihnen angeforderten Zeitrahmen ab?
• Arten von Akten: Haben Sie Besuchsnotizen, Testergebnisse, Bildgebungsberichte erhalten – alles, was Sie angefordert haben?
• Fehlende Besuche: Vergleichen Sie mit Ihren eigenen Aufzeichnungen oder Kalender. Sind alle Termine enthalten?
• Anhänge: Sind referenzierte Testergebnisse und Bildgebungsberichte tatsächlich angehängt?
• Lesbarkeit: Können Sie handschriftliche Notizen lesen? Sind Kopien klar?

Wenn etwas fehlt, kontaktieren Sie die Aktenabteilung sofort mit Details: "Ich habe Akten von 2020-2024 angefordert, aber nur 2022-2024 erhalten" oder "Meine Anfrage enthielt Bildgebungsberichte, aber sie sind nicht in diesem Paket."

Organisation und Speicherung von Akten

Elektronische Akten:

• Erstellen Sie eine klare Ordnerstruktur (nach Gesundheitsdienstleister, nach Jahr, nach Erkrankung)
• Verwenden Sie beschreibende Dateinamen mit Daten: "Schmidt_Kardiologie_Besuch_2024-03-15.pdf"
• Behalten Sie Backups (Cloud-Speicher, externe Festplatte, beides)
• Erwägen Sie, sensible Akten passwortgeschützt zu halten
• Halten Sie sie zusammen mit Ihrem Termin-Tracking-System organisiert

Papierakten:

• Verwenden Sie einen Drei-Ring-Ordner mit Trennblättern nach Gesundheitsdienstleister oder Datum
• Ablage chronologisch innerhalb jedes Abschnitts
• An einem sicheren Ort aufbewahren
• Machen Sie Kopien, bevor Sie das Original einem anderen Gesundheitsdienstleister geben
• Scannen Sie wichtige Dokumente als elektronisches Backup

Teilen mit neuen Gesundheitsdienstleistern

Wenn Sie Akten mit einem neuen Arzt teilen:

Vor dem Termin:

• Fragen Sie, ob sie Akten im Voraus gesendet haben möchten (viele bevorzugen dies)
• Fragen Sie nach der bevorzugten Methode (Fax, Portal-Upload, zum Termin mitbringen)
• Senden oder liefern Sie 1-2 Wochen vor dem ersten Termin, wenn möglich

Beim Termin:

• Bringen Sie eine Kopie (elektronisch oder Papier) als Backup mit
• Heben Sie die relevantesten Abschnitte für diesen Besuch hervor
• Seien Sie bereit, Kernpunkte mündlich zusammenzufassen
• Gehen Sie nicht davon aus, dass der Arzt alles vor dem Termin gelesen hat

Nach dem Termin:

• Bestätigen Sie, dass der neue Gesundheitsdienstleister Akten erhalten hat
• Fragen Sie, ob sie etwas Zusätzliches benötigen
• Aktualisieren Sie Ihre eigenen Akten mit Notizen von diesem Besuch

Fehler erkennen und Korrekturen anfordern

Fehler in Krankenakten sind häufig:

• Falsche Medikamente oder Dosierungen
• Falsche Allergien
• Falsche Familiengeschichte
• Fehlerhafte Diagnosen
• Verwechselte Testergebnisse

Wenn Sie einen Fehler entdecken:

1. Dokumentieren Sie den Fehler spezifisch (was falsch ist, was korrekt sein sollte)
2. Kontaktieren Sie die Aktenabteilung des Gesundheitsdienstleisters oder das Patientenportal
3. Beantragen Sie eine Änderung gemäß HIPAA-Recht auf Änderung
4. Stellen Sie unterstützende Dokumentation bereit, falls verfügbar
5. Wenn der Gesundheitsdienstleister sich weigert zu korrigieren, können Sie beantragen, dass eine Widerspruchserklärung Ihrer Akte hinzugefügt wird

Wichtig: Gesundheitsdienstleister können sich weigern, Akten zu korrigieren, wenn sie glauben, dass die Informationen korrekt sind, aber sie müssen Ihren Widerspruch der Akte hinzufügen und ihn in zukünftige Offenlegungen dieser Akte einbeziehen.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen

Selbst mit gesetzlichen Rechten können Aktenanfragen auf Hindernisse stoßen. So handhaben Sie häufige Probleme.

Verzögerungen über 30 Tage hinaus

Wenn 30 Tage ohne Erhalt von Akten oder Erklärung vergehen:

Schritt 1: Kontaktieren Sie die Aktenabteilung

• Verweisen Sie auf Ihr Anfragedatum und Ihre Bestätigungsnummer
• Fragen Sie nach Statusaktualisierung und voraussichtlichem Fertigstellungsdatum
• Fragen Sie, ob es ein Problem oder fehlende Informationen gibt
• Dokumentieren Sie dieses Gespräch (Datum, mit wem Sie gesprochen haben, was sie gesagt haben)

Schritt 2: Senden Sie schriftliche Nachverfolgung (wenn keine Antwort)

• Senden Sie Brief oder E-Mail mit Angabe: Anfragedatum, dass 30 Tage vergangen sind, HIPAA-Anspruch auf Akten, Bitte um sofortige Maßnahme
• Behalten Sie Kopie dieser Kommunikation

Schritt 3: HIPAA-Beschwerde einreichen (wenn immer noch keine Antwort)

• Online beim HHS Office for Civil Rights einreichen
• Einschließen: Daten, Dokumentation, Erklärung des Verstoßes
• OCR überprüft Beschwerden und bestimmt, ob eine Untersuchung gerechtfertigt ist
• Viele Beschwerden werden durch Korrekturmaßnahmen des Gesundheitsdienstleisters gelöst
• OCR konzentriert sich auf systemische Verstöße und verfolgt möglicherweise keine Einzelfälle, wenn der Gesundheitsdienstleister das Problem schnell korrigiert

Abgelehnte Anfragen

Wenn Ihre Anfrage abgelehnt wird:

Verstehen Sie warum: Gesundheitsdienstleister müssen Ablehnungen schriftlich erklären. Gründe könnten sein:

• Akten existieren nicht (Sie wurden dort tatsächlich nicht behandelt)
• Anfrage betrifft ausgeschlossene Informationen (Psychotherapienotizen)
• Gefährdungsbedenken (selten verwendet)
• Formular unvollständig oder nicht unterschrieben

Für unvollständige Formulare: Erneut einreichen mit Korrekturen

Für substanzielle Ablehnungen:

• Sie haben das Recht, eine Überprüfung durch einen anderen vom Gesundheitsdienstleister benannten medizinischen Fachmann zu beantragen
• Beantragen Sie diese Überprüfung schriftlich
• Wenn die Überprüfung die Ablehnung aufrechterhält, können Sie eine HIPAA-Beschwerde beim OCR einreichen

Die meisten Ablehnungen sind unangemessen: HIPAA gibt breite Zugriffsrechte. Wenn Sie denken, dass eine Ablehnung ungerechtfertigt ist, verfolgen Sie Überprüfung und Beschwerde.

Übermäßige Gebühren

Wenn Gebühren übermäßig erscheinen:

Schritt 1: Fordern Sie aufgeschlüsselte Gebührenaufstellung an, die spezifische Gebühren zeigt (Abruf, Kopieren pro Seite, Medium, Porto)

Schritt 2: Vergleichen Sie mit den Gebührenbeschränkungen Ihres Bundesstaates (suchen Sie "[Ihr Bundesstaat] Krankenaktengebühren")

Schritt 3: Wenn Gebühren die staatlichen Limits überschreiten:

• Weisen Sie schriftlich darauf hin bei der Aktenabteilung
• Verweisen Sie auf spezifisches staatliches Gesetz
• Fordern Sie Gebührenreduktion auf gesetzliche Limits an

Schritt 4: Wenn Gebühren innerhalb der staatlichen Limits liegen, aber immer noch übermäßig erscheinen:

• Fordern Sie Gebührenerlass aufgrund finanzieller Not an (falls zutreffend)
• Reichen Sie Beschwerde bei der Verbraucherschutzabteilung des Generalstaatsanwalts ein
• Reichen Sie HIPAA-Beschwerde ein, wenn Bundeslimits überschritten werden

Schritt 5: Erwägen Sie Alternativen:

• Fordern Sie elektronische Kopien an (normalerweise billiger)
• Fordern Sie an, dass Gesundheitsdienstleister direkt an neuen Arzt sendet (muss kostenlos oder minimale Kosten sein)
• Zugriff über Patientenportal, falls verfügbar (kostenlos)

Unvollständige Akten

Wenn Akten Informationen fehlen, die Sie angefordert haben:

Schritt 1: Seien Sie spezifisch darüber, was fehlt

• Vergleichen Sie, was Sie bekommen haben, mit dem, was Sie angefordert haben
• Listen Sie spezifische Besuchsdaten, Tests oder Verfahren auf, die nicht enthalten sind
• Verweisen Sie auf Ihre ursprüngliche Anfrage

Schritt 2: Kontaktieren Sie Aktenabteilung mit Details

• "Ich habe alle Besuchsnotizen 2020-2024 angefordert, aber nur 2022-2024 erhalten"
• "Meine Anfrage enthielt MRT-Bericht vom 15.6.2023, aber er ist nicht hier"
• Fragen Sie, ob zusätzliche Gebühr für die fehlenden Elemente erforderlich ist

Schritt 3: Wenn Akten wirklich nicht existieren:

• Fragen Sie, ob sie anderswo geführt wurden (anderes Büro, geschlossene Praxis)
• Fragen Sie, ob sie vernichtet wurden (Aktenaufbewahrungsrichtlinien variieren)
• Fordern Sie schriftliche Bestätigung dessen an, was nicht existiert

Schritt 4: Wenn Akten existieren sollten, aber nicht bereitgestellt werden:

• Reichen Sie formelle Anfrage speziell für fehlende Elemente erneut ein
• Dokumentieren Sie die unvollständige Antwort
• Erwägen Sie HIPAA-Beschwerde, wenn Gesundheitsdienstleister unkooperativ ist

Gesundheitsdienstleister behauptet, Akten existieren nicht

Wenn Gesundheitsdienstleister sagt, er habe keine Aufzeichnungen über Ihre Behandlung:

Überprüfen Sie, dass Sie den korrekten Gesundheitsdienstleister kontaktieren:

• Überprüfen Sie alte Rechnungen, Versicherungs-EOBs oder Terminbestätigungen für genauen Gesundheitsdienstleisternamen
• Praxen ändern Namen, fusionieren oder teilen sich
• Einzelne Ärzte wechseln zwischen Praxisgruppen

Stellen Sie mehr Informationen bereit:

• Schließen Sie Behandlungsdaten ein
• Namen der Ärzte, die Sie gesehen haben
• Arten der erhaltenen Behandlung
• Alle Patienten- oder Kontonummern, die Sie haben

Überprüfen Sie, ob Praxis geschlossen oder fusioniert ist:

• Akten können an eine andere Einheit übertragen worden sein
• Kontaktieren Sie die Ärztekammer Ihres Bundesstaates für Informationen über geschlossene Praxen

Wenn Sie sicher sind, dass sie Sie behandelt haben, aber sie es leugnen:

• Sammeln Sie Beweise (Abrechnungen, Versicherungsansprüche, Rezeptflaschen von diesem Gesundheitsdienstleister)
• Senden Sie formelle Anfrage mit unterstützender Dokumentation
• Erwägen Sie Beschwerde, wenn sie eindeutig obstruktiv sind

Beschwerden einreichen

Wenn Gesundheitsdienstleister HIPAA-Rechte verletzen:

HHS Office for Civil Rights (Bundesweite HIPAA-Beschwerden):

• Reichen Sie eine Beschwerde beim HHS Office for Civil Rights ein
• Für Verstöße gegen: 30-Tage-Frist, unangemessene Ablehnungen, übermäßige Gebühren, Verweigerung des Zugangs
• OCR untersucht und kann Bußgelder verhängen
• Einreichen innerhalb von 180 Tagen, nachdem Sie von dem Verstoß erfahren haben

Generalstaatsanwalt oder Gesundheitsamt des Bundesstaates:

• Für Verstöße gegen staatliche Gebührenbeschränkungen
• Für allgemeine Verbraucherschutzprobleme
• Beschwerden lösen sich oft schneller als bundesweiter Prozess

Ärztekammer des Bundesstaates:

• Für unprofessionelles Verhalten einzelner Ärzte
• Weniger effektiv für administrative Aktenprobleme
• Besser für Beschwerden über klinische Versorgung

In Ihre Beschwerde einschließen:

• Zeitachse der Ereignisse mit Daten
• Kopien Ihrer Anfragen
• Antworten des Gesundheitsdienstleisters (oder fehlende Antworten)
• Erklärung, welche Rechte verletzt wurden
• Was Sie als Lösung anfordern

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, Krankenakten zu erhalten? Nach HIPAA müssen Gesundheitsdienstleister innerhalb von 30 Tagen antworten, mit möglicher 30-Tage-Verlängerung bei Bedarf. In der Praxis kommen elektronische Akten oft in 3-10 Tagen an, während umfassende Papierakten 2-4 Wochen dauern können. Patientenportal-Downloads können sofort erfolgen.

Wie viel kostet es, Kopien von Krankenakten zu erhalten? Die Kosten variieren je nach Bundesstaat und Gesundheitsdienstleister. Elektronische Portal-Downloads sind oft kostenlos. Papierakten kosten typischerweise 0,50-1,00 € pro Seite plus eine Bearbeitungsgebühr von 10-25 € und Porto. Vollständige Akten können 50-400 € kosten, je nach Größe. Viele Bundesstaaten begrenzen Gebühren unter diesen Beträgen.

Kann ich Krankenakten für ein Familienmitglied anfordern? Für minderjährige Kinder können Eltern/Vormunde Akten anfordern. Für Erwachsene benötigen Sie schriftliche Autorisierung vom Patienten oder gesetzliche Befugnis (Vollmacht, Vormundschaft). Für verstorbene Familienmitglieder benötigen Sie Nachweis der Befugnis (Testamentsvollstreckerstatus, Sterbeurkunde, Familienbeziehung).

Was, wenn mein Arzt in den Ruhestand gegangen ist oder die Praxis geschlossen hat? Akten können an einen anderen Gesundheitsdienstleister übertragen, zu einem Krankenakten-Lagerunternehmen gegangen oder an Ihre staatliche Gesundheitsbehörde gesendet worden sein. Kontaktieren Sie die Ärztekammer Ihres Bundesstaates für Hinweise zur Auffindung von Akten geschlossener Praxen. Die Praxis sollte Patienten benachrichtigt haben, wohin Akten übertragen wurden.

Kann ich Krankenakten von vor 20 Jahren erhalten? Es hängt von den Aktenaufbewahrungsanforderungen in Ihrem Bundesstaat ab und ob Akten noch existieren. Viele Bundesstaaten verlangen, dass Gesundheitsdienstleister Akten 7-10 Jahre nach der letzten Behandlung aufbewahren. Ältere Akten können rechtlich vernichtet worden sein oder schwer zugänglich sein, wenn sie nur auf Papier in älteren Praxen geführt wurden.

Muss ich erklären, warum ich meine Krankenakten möchte? Nein. Nach HIPAA haben Sie ein Recht auf Ihre Akten, ohne begründen oder erklären zu müssen, warum Sie sie möchten. Die meisten Formulare fragen nach "Zweck", aber "persönlicher Gebrauch" ist ausreichend. Gesundheitsdienstleister können den Zugang nicht aufgrund Ihres angegebenen Zwecks verweigern.

Was, wenn meine Krankenakten Fehler enthalten? Sie haben ein HIPAA-Recht, Änderungen Ihrer Akten zu beantragen. Reichen Sie eine schriftliche Anfrage ein, die den Fehler erklärt und was korrigiert werden sollte. Wenn der Gesundheitsdienstleister sich weigert, müssen sie Ihre Widerspruchserklärung der Akte hinzufügen und sie in zukünftige Offenlegungen einbeziehen.

Kann ich meine Krankenakten direkt an einen anderen Arzt senden lassen? Ja, und dies ist oft kostenlos oder kostengünstig. Übertragungen zwischen Gesundheitsdienstleistern können nicht mit standardmäßigen Kopiergebühren nach HIPAA berechnet werden – nur tatsächliche Übertragungskosten. Schließen Sie Namen, Adresse und Faxnummer des empfangenden Gesundheitsdienstleisters in Ihre Anfrage ein.

Wie erhalte ich Bildgebung wie Röntgen oder MRT? Bildgebungsberichte (die schriftliche Interpretation des Radiologen) sind in Standard-Akten enthalten. Tatsächliche Bilder (die Filme oder digitalen Dateien) erfordern separate Anfrage, normalerweise auf CD oder DVD bereitgestellt. Es können zusätzliche Gebühren für das Medium und für das Brennen der Bilder anfallen.

Was, wenn ich Akten dringend für einen bevorstehenden Termin benötige? Teilen Sie der Aktenabteilung mit, wenn Sie die Anfrage einreichen, dass Sie einen dringenden Bedarf haben. Einige Gesundheitsdienstleister bieten beschleunigte Bearbeitung gegen zusätzliche Gebühren an. Alternativ greifen Sie auf aktuelle Akten über das Patientenportal zu, falls verfügbar, oder lassen Sie Gesundheitsdienstleister Akten direkt voneinander anfordern.

---

Verwandte Artikel

• Patientenportale: Vollständiger Leitfaden zu Problemen und praktischen Lösungen
• Nie wieder einen Arzttermin verpassen: Ein praktisches System
• Verwaltung mehrerer Fachärzte: Organisationstipps für chronische Erkrankungen
• Datenschutzüberlegungen bei der Verwaltung der Gesundheitsversorgung Ihrer Eltern
• Wie man Informationen über medizinische Termine sicher mit der Familie teilt

---

Die Verwaltung Ihrer Krankenakten ist für die Koordination der Versorgung über Gesundheitsdienstleister hinweg unerlässlich. Appointment Adder hilft Ihnen, Termine im Auge zu behalten und Gesundheitsinformationen an einem Ort zu organisieren. Probieren Sie es kostenlos aus unter appointmentadder.com