Wiederkehrende Termine und die Kalenderansicht: Vollständiger Leitfaden

Von Paul - Berater für Gesundheitstechnologie mit Spezialisierung auf medizinische Praxissoftware und Patientenerfahrung.

Laufende Behandlung bedeutet laufende Termine: wöchentliche Physiotherapie, Injektionen alle zwei Wochen, monatliche Überwachungsbesuche. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie diese als eine einzige wiederkehrende Serie erstellen, die Besuche anschließend verwalten und mit der Kalenderansicht sehen, wie Ihr Monat zusammenpasst.

Was Sie lernen werden

Erstellen einer wiederkehrenden Terminserie mit der Option „Wiederholen"
Wie die Konflikterfassung über eine ganze Serie hinweg funktioniert
Bearbeiten und Löschen einzelner Besuche oder ganzer Serien
Wechseln zwischen Listenansicht und Kalenderansicht
Exportieren von Terminen in eine Tabellendatei (Premium)
Massenlöschung von Terminen, die Sie nicht mehr benötigen

Teil 1: Eine wiederkehrende Terminserie erstellen

Schritt für Schritt

Tippen Sie auf Manuelle Termineingabe, um das Terminformular zu öffnen (wiederkehrende Termine werden im Formular erstellt, nicht über die KI-Extraktion)
Füllen Sie die Termindetails wie gewohnt aus: Arzt, Organisation, Adresse, Datum und Uhrzeit
Legen Sie Datum und Uhrzeit des ersten Besuchs der Serie fest – jeder weitere Besuch wird von diesem aus berechnet
Suchen Sie die Option Wiederholen im Formular und wählen Sie eine Häufigkeit:
- Täglich
- Wöchentlich
- Alle 2 Wochen
- Monatlich
Geben Sie die Anzahl der Termine in der Serie ein (zwischen 2 und 26)
Tippen Sie auf Speichern

Die App erstellt alle Termine der Serie auf einmal. Jeder Besuch erscheint in Ihrem Terminprotokoll als eigener Eintrag mit einer kleinen Wiederholungsmarkierung, die seine Position anzeigt – zum Beispiel „3 von 8".

Die richtige Anzahl wählen

Zählen Sie die Gesamtzahl der Besuche, einschließlich des ersten. Einige gängige Muster:

Behandlungsplan	Häufigkeit	Anzahl
Physiotherapie zweimal wöchentlich für 4 Wochen	Erstellen Sie zwei wöchentliche Serien (z. B. dienstags und freitags)	Je 4
Allergiespritzen alle 2 Wochen für 3 Monate	Alle 2 Wochen	7
Monatliche INR-Kontrolle für ein halbes Jahr	Monatlich	6
Tägliche Bestrahlung für 2 Wochen (werktags)	Täglich, dann die Wochenendbesuche löschen	14, minus 4

Das Maximum von 26 deckt sechs Monate wöchentlicher Besuche ab. Für längere Behandlungspläne erstellen Sie eine Anschlussserie, wenn die erste ausläuft – das ist auch ein natürlicher Zeitpunkt, um den Zeitplan mit Ihrer Praxis erneut zu bestätigen, denn langlaufende Dauertermine verschieben sich oft.

Was ist mit Terminen zweimal pro Woche?

Wiederholungshäufigkeiten folgen einem einzigen Rhythmus, daher besteht ein Dienstag-und-Freitag-Plan aus zwei Serien: einer wöchentlichen Serie, die am ersten Dienstag beginnt, und einer weiteren, die am ersten Freitag beginnt. Jede Serie führt ihre eigene Zählung und kann unabhängig gelöscht werden – praktisch, wenn Ihr Therapeut die Freitagssitzung streicht, aber die Dienstage beibehält.

Konfliktprüfung über die ganze Serie

Bevor Sie speichern, prüft die App jedes Datum der Serie gegen Ihre bestehenden Termine – nicht nur den ersten Besuch. Wenn sich ein zukünftiger Besuch mit etwas bereits Geplantem überschneidet, sehen Sie die gewohnte Konfliktwarnung mit der Angabe, womit er kollidiert.

Wie bei Einzelterminen können Sie die Uhrzeit anpassen oder den Konflikt bestätigen und trotzdem speichern. Eine Auffrischung, wie Konfliktwarnungen funktionieren, finden Sie im Leitfaden zum Umgang mit Terminüberschneidungen.

Monatliche Serien und Monatsende-Daten

Eine monatliche Serie wiederholt sich am selben Tag des Monats. Wenn ein Monat zu kurz ist, landet der Besuch auf dem letzten Tag des Monats, statt übersprungen zu werden: Eine Serie, die am 31. Januar beginnt, wird am 28. Februar, 31. März, 30. April und so weiter fortgesetzt. Wenn Ihre Praxis immer „den letzten Donnerstag im Monat" bucht, prüfen Sie diese Daten genau – Wochentagsmuster werden noch nicht unterstützt.

Teil 2: Eine Serie verwalten

Jeder Besuch ist eigenständig

Jeder Termin einer Serie ist ein vollwertiger, normaler Termin. Sie können:

Einen Besuch bearbeiten, ohne die anderen zu beeinflussen – wenn Besuch 4 von 14:00 auf 15:30 Uhr verlegt wird, bearbeiten Sie einfach diesen Termin
Jeden Besuch in Ihren Kalender exportieren wie jeden anderen Termin
Die Serie einer Sammlung zuweisen – die Sammlung, die Sie im Formular wählen, gilt für jeden Besuch und hält Mamas wöchentliche Physiotherapie getrennt von Ihren eigenen Terminen

Eines sollten Sie wissen: Bearbeitungen gelten immer nur für einen einzelnen Besuch. Eine Option „ganze Serie ändern" gibt es noch nicht. Wenn sich Ihre feste Uhrzeit dauerhaft ändert, ist die sauberste Lösung, die verbleibenden Besuche der Serie zu löschen und eine neue Serie zur neuen Uhrzeit zu erstellen.

Löschen: Ein Besuch oder die ganze Serie

Wenn Sie bei einem Termin, der zu einer Serie gehört, auf Löschen tippen, haben Sie die Wahl:

Nur diesen Termin löschen - entfernt nur diesen Besuch (verwenden Sie dies, wenn eine einzelne Sitzung abgesagt wird)
Alle [Anzahl] der Serie löschen - entfernt jeden verbleibenden Besuch der Serie (verwenden Sie dies, wenn die Behandlung vorzeitig endet oder sich der Zeitplan ändert)

Termine, die nicht Teil einer Serie sind, werden wie bisher sofort gelöscht.

Mehrere Termine auf einmal löschen

Für Aufräumarbeiten, die nicht entlang von Serien verlaufen – etwa das Entfernen alter Termine aus dem letzten Jahr – verwenden Sie Ausgewählte Termine löschen:

Aktivieren Sie in der Listenansicht das Kontrollkästchen bei jedem Termin, den Sie entfernen möchten
Tippen Sie auf die Schaltfläche Löschen, die oben im Terminprotokoll erscheint (sie zeigt an, wie viele Termine ausgewählt sind)
Bestätigen Sie die Löschung

Es gibt zuerst einen Bestätigungsschritt, und falls etwas nicht gelöscht werden kann (zum Beispiel wegen einer kurzen Verbindungsstörung), sagt Ihnen die App genau, wie viele Termine entfernt wurden – so rutscht nichts unbemerkt durch.

Teil 3: Die Kalenderansicht

Ansichten wechseln

Oben in Ihrem Terminprotokoll finden Sie zwei kleine Schaltflächen: ein Listensymbol und ein Kalendersymbol. Tippen Sie auf das Kalendersymbol, um zum Monatsraster zu wechseln; tippen Sie auf das Listensymbol, um zurückzuwechseln. Die App merkt sich Ihre Wahl für das nächste Mal.

Die Auswahlkästchen und die Export-Schaltflächen befinden sich in der Listenansicht – wechseln Sie also zurück zur Liste, wenn Sie exportieren oder mehrere Termine löschen möchten.

Den Kalender lesen

Jeder Termin erscheint an seinem Tag, eingefärbt nach seiner Sammlung, sodass Familienmitglieder auf einen Blick unterscheidbar sind
Volle Tage zeigen bis zu drei Einträge, danach einen Hinweis „+N weitere"
Auf kleinen Telefonbildschirmen werden Termine als farbige Punkte angezeigt, damit das Raster lesbar bleibt
Heute ist hervorgehoben, und die Woche beginnt an dem für Ihre Region üblichen Tag

Mit einem Tag arbeiten

Tippen Sie auf einen beliebigen Tag, um dessen Detailbereich unter dem Raster zu öffnen. Sie sehen jeden Termin dieses Tages mit Uhrzeit und Arzt, eine Wiederholungsmarkierung bei Serienbesuchen und eine Bearbeiten-Schaltfläche, die Sie direkt zum Terminformular bringt.

Verwenden Sie die Pfeile, um zwischen Monaten zu wechseln, und die Schaltfläche Heute, um zum aktuellen Monat zurückzuspringen.

Wann welche Ansicht?

Die Kalenderansicht beantwortet Planungsfragen: „Wie voll ist der nächste Monat?" „Gibt es eine freie Woche für den Eingriff?" „Passen Donnerstage für einen neuen Dauertermin?"
Die Listenansicht ist zum Handeln da: Termine auswählen, exportieren, mehrere auf einmal löschen und Details wie Adressen und Notizen überfliegen

Teil 4: Termine in eine Tabellendatei exportieren (Premium)

Der Kalenderexport (ICS-Dateien) ist das richtige Werkzeug, um Termine in Ihre Kalender-App zu bringen. Der Tabellen-Export ist für Fälle gedacht, in denen Sie ein Dokument benötigen: ein Besuchsprotokoll für Versicherung oder Steuer, eine gedruckte Liste für eine Pflegebesprechung oder eine Datei, die ein Familienmitglied sortieren und filtern kann.

So exportieren Sie

Wechseln Sie zur Listenansicht
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei jedem Termin, der enthalten sein soll (oder verwenden Sie Alle auswählen)
Tippen Sie auf die Schaltfläche CSV neben der Schaltfläche „Herunterladen"
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Excel, Google Sheets, Numbers oder einer beliebigen Tabellenkalkulations-App

Was in der Datei steht

Eine Zeile pro Termin mit diesen Spalten: Datum, Uhrzeit, Arzt, Organisation, Adresse, Besuchsdauer (Minuten), Notizen, Sammlung. Die Datei ist so formatiert, dass Tabellenkalkulations-Apps sie korrekt öffnen, einschließlich Namen und Notizen in jeder Sprache.

Der Tabellen-Export ist eine Premium-Funktion. Wenn Sie die CSV-Schaltfläche nicht sehen, ist sie in Ihrem aktuellen Tarif nicht enthalten.

Alles zusammenfügen: Ein Behandlungsplan-Beispiel

Marias Mutter Rosa beginnt eine kardiologische Reha: zwei Sitzungen pro Woche (Dienstag und Freitag) für acht Wochen, plus eine monatliche Kontrolle beim Kardiologen für sechs Monate.

Marias Einrichtung:

Erstellt eine wöchentliche Serie für dienstags um 10:00 Uhr mit einer Anzahl von 8, in der Sammlung „Oma Rosa"
Erstellt eine zweite wöchentliche Serie für freitags um 10:00 Uhr, Anzahl 8, gleiche Sammlung
Erstellt eine monatliche Serie für den Kardiologen, Anzahl 6
Beim Speichern der Kardiologen-Serie meldet eine Konfliktwarnung, dass sich Besuch 3 mit Sofias Kieferorthopädie-Termin überschneidet – Maria verschiebt den Kieferorthopädie-Besuch, bevor daraus ein Problem wird
Wechselt zur Kalenderansicht, um zu prüfen, dass die Reha-Wochen nicht mit den bestehenden Verpflichtungen der Familie kollidieren

Als die Reha zwei Wochen früher endet, öffnet Maria einen beliebigen verbleibenden Dienstagsbesuch, tippt auf Löschen und wählt Alle [Anzahl] der Serie löschen – dann macht sie dasselbe für die Freitagsserie. Am Jahresende wählt sie alle abgeschlossenen Termine von Rosa aus und exportiert eine CSV-Datei für die Krankheitskosten-Unterlagen der Familie.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich einen bestehenden Termin wiederkehrend machen? Nicht direkt – die Option „Wiederholen" erscheint beim Erstellen eines neuen Termins. Erstellen Sie eine neue Serie, die beim nächsten Besuch beginnt, und löschen Sie dann den ursprünglichen Einzeltermin.

Kann ich die Uhrzeit einer ganzen Serie auf einmal ändern? Noch nicht. Bearbeitungen gelten für jeweils einen Besuch. Bei einer dauerhaften Zeitplanänderung löschen Sie die verbleibende Serie und erstellen eine neue zur neuen Uhrzeit.

Werden wiederkehrende Termine in meinen Kalender exportiert? Ja. Jeder Besuch ist ein normaler Termin, Sie können also die ganze Serie auswählen und als ICS-Datei exportieren – jeder Besuch wird zu einem eigenen Kalendereintrag.

Warum liegt das Maximum bei 26 Terminen? Es deckt sechs Monate wöchentlicher Besuche ab und hält Serien gleichzeitig überschaubar. Dauertermine über diesen Zeitraum hinaus ändern sich ohnehin oft; wer alle paar Monate eine frische Serie erstellt, hält seinen Kalender auf dem Stand der Realität.

Erkennt die Konflikterfassung Konflikte zwischen zwei Serien? Ja. Jeder Termin, ob wiederkehrend oder nicht, wird gegen alles geprüft, was bereits in Ihrem Protokoll steht – und neue Serien werden vor ihrer Erstellung Datum für Datum geprüft.

Kann ich in der Kalenderansicht die Termine anderer Monate sehen? Ja – verwenden Sie die Pfeile, um jeden beliebigen Monat zu durchsuchen, vergangen oder zukünftig, und die Schaltfläche „Heute", um zurückzuspringen.

Ich habe versehentlich einen Besuch gelöscht. Kann ich das rückgängig machen? Es gibt kein Rückgängigmachen, aber Sie können den einzelnen Besuch manuell neu erstellen – er trägt dann nur nicht mehr die Serienmarkierung.