Rappels de rendez-vous : guide complet des rappels par e-mail, des fuseaux horaires et des consignes de préparation

Par Paul - Consultant en technologie des soins de santé spécialisé dans les logiciels de pratique médicale et l'expérience patient.

Jusqu'ici, Appointment Adder ajoutait vos rendez-vous à votre calendrier et laissait les rappels à l'application de calendrier que vous utilisiez. Cela fonctionne jusqu'au jour où ça ne fonctionne plus : aucune alerte n'était réglée, l'alerte est arrivée sur un téléphone en silencieux, ou le rendez-vous est celui d'un parent, dans un calendrier que vous ne voyez pas.

Appointment Adder peut désormais vous envoyer un e-mail avant un rendez-vous. Ce guide explique comment configurer les rappels, choisir ce que dit chaque e-mail et vous assurer qu'ils arrivent au bon moment.

Ce que vous allez apprendre

• Ce qu'il vous faut pour que des rappels puissent être envoyés
• Comment activer les rappels pour toute une collection d'un coup
• Comment définir, modifier ou désactiver les rappels d'un seul rendez-vous
• Comment choisir le niveau de détail d'un e-mail de rappel
• Pourquoi chaque rendez-vous a désormais son propre fuseau horaire, et comment le régler
• Où noter les consignes de préparation pour qu'elles apparaissent dans le rappel
• Comment voir ce qui est programmé et ce qui a été envoyé
• Le lien entre les rappels par e-mail et l'alerte des fichiers de calendrier que vous exportez

Avant de commencer

Les rappels sont envoyés par e-mail à l'adresse de votre compte. Deux conditions doivent donc être remplies :

1. Vous êtes connecté avec une adresse e-mail. Les sessions temporaires (invité) n'ont pas d'adresse à laquelle envoyer. Si vous utilisez l'application sans compte, créez-en un d'abord : vos rendez-vous vous suivent.
2. Votre adresse e-mail est vérifiée. Si vous vous êtes connecté avec Google, c'est déjà le cas. Si vous avez créé un compte avec un e-mail et un mot de passe, ouvrez l'e-mail de vérification que nous vous avons envoyé à l'inscription.

Chaque rendez-vous doit aussi avoir un fuseau horaire confirmé. Pour les nouveaux rendez-vous, c'est automatique ; pour ceux enregistrés avant cette mise à jour, voir la partie 5 ci-dessous.

Partie 1 : fonctionnement des rappels

Les rappels se règlent à deux endroits :

• Votre collection contient le réglage par défaut. Activez les rappels pour « Rendez-vous de maman » et chaque rendez-vous de cette collection en reçoit, y compris ceux que vous ajouterez plus tard.
• Chaque rendez-vous décide s'il suit ce réglage par défaut. Dans le formulaire du rendez-vous, la section Rappels propose trois choix :
  • Utiliser la valeur par défaut de la collection - faire ce que dit la collection. C'est le choix de départ de chaque rendez-vous.
  • Aucun rappel - ne jamais me rappeler celui-ci, même si la collection a les rappels activés.
  • Les définir pour ce rendez-vous - utiliser des réglages de rappel propres à cette visite.

Vous prenez ainsi une seule décision pour la plupart des rendez-vous et ne vous occupez que des exceptions. Les rappels sont désactivés tant que vous ne les activez pas : aucun e-mail n'est envoyé sans votre demande.

Partie 2 : activer les rappels pour toute une collection

C'est le moyen le plus rapide de couvrir tout un groupe de rendez-vous à la fois - par exemple, tout ce qui concerne un membre de la famille.

Étape par étape

1. Ouvrez le menu du compte (l'icône de personne en haut à droite) et choisissez Gérer les Collections
2. Choisissez le bouton de modification de la collection voulue - par exemple Mes rendez-vous ou Papa
3. Dans la section Rappels, cochez Envoyer des rappels pour les rendez-vous de cette collection
4. Sous Envoyer, choisissez 24 heures avant, 2 heures avant ou les deux
5. Sous Niveau de détail, choisissez ce que contient le rappel (voir la partie 4)
6. Enregistrez la collection

Chaque rendez-vous de cette collection réglé sur Utiliser la valeur par défaut de la collection reçoit désormais des rappels. Quand vous modifiez un rendez-vous de cette collection, la section Rappels indique ce que fera la collection - par exemple « Cette collection vous rappelle 24 heures avant. »

Astuce : si vous gérez les rendez-vous de plusieurs personnes, donnez à chacune sa propre collection. Vous pouvez alors choisir les rappels par personne - par exemple des rappels 24 heures et 2 heures avant pour un parent qu'il faut conduire, et aucun pour vos propres bilans de routine.

Partie 3 : définir les rappels d'un seul rendez-vous

Étape par étape

1. Ajoutez un nouveau rendez-vous, ou choisissez le bouton de modification (crayon) d'un rendez-vous existant dans votre journal des rendez-vous
2. Repérez la section Rappels dans la colonne de droite du formulaire (sous les autres champs sur téléphone)
3. Choisissez l'une des trois options :
   • Utiliser la valeur par défaut de la collection pour suivre la collection
   • Aucun rappel pour désactiver les rappels de ce rendez-vous uniquement
   • Les définir pour ce rendez-vous pour choisir le moment et le niveau de détail de cette visite
4. Si vous avez choisi Les définir pour ce rendez-vous, choisissez quand envoyer (24 heures avant, 2 heures avant ou les deux) et le niveau de détail
5. Choisissez Enregistrer le Rendez-vous ou Mettre à jour le Rendez-vous

Quand choisir « Aucun rappel »

Certains rendez-vous ne devraient pas s'afficher dans votre boîte de réception - une visite que vous gardez pour vous, ou un rendez-vous sur un compte familial partagé. Avec Aucun rappel, ce rendez-vous reste discret même si le reste de sa collection envoie des rappels.

Rendez-vous récurrents

Quand vous créez une série récurrente, chaque visite de la série reçoit les réglages de rappel choisis. Chaque visite reste un rendez-vous à part entière : vous pouvez ensuite désactiver les rappels d'une visite sans toucher aux autres.

Partie 4 : choisir ce que dit un rappel

L'e-mail n'est pas toujours privé. Un rappel peut arriver sur un ordinateur familial partagé, un téléphone professionnel ou un écran de verrouillage qui affiche les aperçus. Vous choisissez donc ce que chaque rappel révèle :

Option	Contenu de l'e-mail
Date et heure uniquement	Le moment du rendez-vous. L'objet indique seulement « Rappel de rendez-vous » avec la date et l'heure.
Ajouter le praticien et le lieu	La date et l'heure, plus le médecin ou l'établissement et l'adresse.
Ajouter la préparation et les notes	Tout ce qui précède, plus vos consignes de préparation et vos notes.

Quelques repères :

• Date et heure uniquement convient aux rendez-vous que vous préférez garder privés. Quelqu'un qui voit l'objet apprend seulement que vous avez un rendez-vous.
• Ajouter le praticien et le lieu est utile quand vous conduisez quelqu'un et avez besoin de l'adresse sous la main.
• Ajouter la préparation et les notes est idéal quand la préparation compte - être à jeun pour une prise de sang, arrêter un médicament, apporter des documents. Le rappel vous met ces consignes sous les yeux la veille, quand vous pouvez encore agir.

Partie 5 : fuseaux horaires

Pourquoi chaque rendez-vous a son propre fuseau horaire

Un rappel doit partir à un instant réel : Appointment Adder doit donc savoir où a lieu le rendez-vous. Si vous vivez à Raleigh et gérez les rendez-vous de votre père à Phoenix, son rendez-vous de 9:00 AM a lieu à 9:00 AM à Phoenix - c'est ce que vous verrez, ce qu'indiquera votre export de calendrier, et le moment de référence du rappel.

Choisir un fuseau horaire

Les nouveaux rendez-vous prennent le fuseau horaire de votre appareil, qui est le bon la plupart du temps. Pour le changer :

1. Choisissez le champ Fuseau horaire dans le formulaire, juste sous Heure
2. Les fuseaux horaires américains les plus courants apparaissent en premier - Est, Centre, Rocheuses, Arizona, Pacifique, Alaska, Hawaï et Porto Rico
3. Pour ailleurs, commencez à taper. Vous pouvez chercher par ville (« Chicago », « Paris »), par nom (« Pacifique », « Europe centrale »), par abréviation (« PST », « EDT ») ou par décalage (« GMT-5 »)
4. Utilisez les flèches et Entrée, ou cliquez, pour choisir

Rendez-vous enregistrés avant cette mise à jour

Les rendez-vous créés avant l'arrivée des fuseaux horaires n'en ont pas encore. Quand vous en modifiez un, le formulaire remplit le fuseau de votre appareil et affiche une note : « Ce rendez-vous a été enregistré avant le suivi des fuseaux horaires. » Vérifiez que le fuseau est correct et choisissez Mettre à jour le Rendez-vous. D'ici là, ce rendez-vous ne peut pas avoir de rappels : Appointment Adder ne devine pas le fuseau horaire au risque de vous écrire à la mauvaise heure.

Heure d'été

Si vous choisissez une heure qui n'existe pas le jour du passage à l'heure d'été (par exemple 2:30 AM), le formulaire vous le signale et indique l'heure qui sera enregistrée à la place. Si vous choisissez une heure qui revient deux fois lors du passage à l'heure d'hiver, c'est la première qui est retenue. Vous verrez rarement ces messages, mais ils évitent qu'un rappel ait une heure de décalage sans prévenir.

Partie 6 : consignes de préparation

Le formulaire du rendez-vous comporte maintenant un champ Préparation, à côté de Notes. Utilisez-le pour ce que vous devez faire avant la visite :

• « Ne rien manger ni boire après minuit »
• « Apporter la liste des médicaments et la carte d'assurance »
• « Arrêter l'anticoagulant trois jours avant - confirmer avec le Dr Patel »
• « Arriver 20 minutes en avance pour les formalités »

Les consignes de préparation apparaissent au-dessus de vos notes générales quand vous consultez le rendez-vous, en tête de la description des fichiers de calendrier exportés, et dans les rappels réglés sur Ajouter la préparation et les notes. Séparées des notes générales, elles ne se perdent pas dans un paragraphe sur le stationnement.

Partie 7 : vérifier ce qui est programmé

Pour voir chaque rappel et ce qu'il est devenu, ouvrez le menu du compte et choisissez Gérer les Rappels. Cette entrée apparaît pour un compte connecté lorsque les rappels par e-mail lui sont proposés. Chaque entrée indique le rendez-vous concerné, la date d'envoi prévue ou effective, et son état :

État	Signification
Programmé	En attente d'envoi à l'heure indiquée
Envoyé	Envoyé à votre adresse e-mail
Remis	Accepté par votre fournisseur de messagerie
Annulé	Le rendez-vous a été modifié ou supprimé : ce rappel a été remplacé ou abandonné
Non envoyé	L'heure d'envoi était déjà passée quand le rappel a été créé, ou il n'y avait pas d'adresse vérifiée
Échec / Échec de la remise	Un problème est survenu lors de l'envoi

Non envoyé est fréquent et généralement normal. Appointment Adder enregistre un rappel au lieu de l'envoyer en retard seulement lorsque l'heure prévue est déjà passée. Un rendez-vous du matin ajouté la veille au soir manque le rappel 24 heures avant ; le même rendez-vous ajouté alors qu'il reste plus de 24 heures ne le manque pas. Le rappel 2 heures avant, si vous l'avez choisi, part tant que son heure n'est pas passée.

Si des rappels attendus affichent Non envoyé, vérifiez que vous êtes connecté avec une adresse e-mail vérifiée (voir « Avant de commencer »).

Quand les plans changent

• Vous modifiez un rendez-vous : les rappels pas encore envoyés sont annulés et de nouveaux sont programmés pour la nouvelle date, heure ou le nouveau fuseau. Il en va de même si vous changez sa collection ou ses réglages de rappel.
• Vous supprimez un rendez-vous : ses rappels non envoyés sont annulés.
• Vous modifiez les réglages de rappel d'une collection : les rendez-vous qui suivent la valeur par défaut de la collection adoptent les nouveaux réglages.

Rappels par e-mail et alertes de calendrier

Quand vous exportez des rendez-vous vers votre calendrier, une case intitulée Ajouter une alerte 24 heures avant au fichier de calendrier exporté apparaît à côté du bouton d'export. Elle est distincte des rappels par e-mail :

• Les rappels par e-mail viennent d'Appointment Adder et se règlent dans le formulaire du rendez-vous ou dans la collection.
• La case d'export ajoute une alerte dans le fichier de calendrier lui-même, pour que votre application de calendrier (Apple Calendrier, Google Agenda, Outlook) affiche sa propre alerte 24 heures avant. Appointment Adder n'envoie rien pour cela.

La case est cochée par défaut, et votre choix est mémorisé sur chaque appareil. Si vous utilisez les rappels par e-mail et ne voulez pas une seconde alerte au même moment, décochez-la avant d'exporter. Si vous préférez vous fier uniquement à votre application de calendrier, laissez-la cochée et les rappels par e-mail désactivés.

Les abonnements de calendrier (une fonctionnalité premium) n'ajoutent jamais leurs propres alertes : ce sont les réglages de votre application de calendrier qui décident.

Questions fréquentes

Les rappels sont-ils payants ? Non. Les rappels par e-mail sont inclus pour tous les comptes connectés.

Qui reçoit le rappel : moi ou la personne concernée par le rendez-vous ? Les rappels sont envoyés à l'adresse e-mail du compte propriétaire du rendez-vous. Les personnes avec qui vous partagez une collection ne les reçoivent pas.

Puis-je recevoir un SMS ou une notification sur mon téléphone plutôt qu'un e-mail ? Pas encore. Les rappels sont uniquement envoyés par e-mail pour l'instant.

Puis-je choisir un autre moment, par exemple 3 jours avant ? Pour l'instant, les choix sont 24 heures et 2 heures avant. Beaucoup de personnes choisissent les deux.

Pourquoi n'ai-je pas reçu de rappel ? Ouvrez Gérer les Rappels et regardez l'état du rappel. Les raisons les plus fréquentes : l'heure d'envoi était déjà passée à l'ajout du rendez-vous, le rendez-vous est réglé sur Aucun rappel, sa collection a les rappels désactivés, ou votre adresse e-mail n'est pas vérifiée. Vérifiez aussi votre dossier de courrier indésirable et pensez à ajouter l'expéditeur à vos contacts.

Je voyage beaucoup. Mes rappels me suivent-ils ? Les rappels suivent le rendez-vous, pas vous. Un rendez-vous à Chicago à 10:00 AM est rappelé 24 heures avant 10:00 AM heure de Chicago, où que vous soyez.

Puis-je répondre à un rappel ? Non - les réponses ne sont pas lues. Pour modifier un rappel, utilisez le lien Gérer vos rappels de l'e-mail, ou modifiez le rendez-vous dans l'application.

Articles connexes

• Nouveau : rappels par e-mail, fuseaux horaires et consignes de préparation
• Ne manquez plus jamais un rendez-vous médical : Un système pratique
• Organiser les rendez-vous familiaux : guide complet des collections, organisations et lieux
• Liste de vérification de préparation de rendez-vous de santé : Guide complet pour maximiser chaque visite
• Rendez-vous récurrents et vue calendrier : guide complet