Organiser les rendez-vous familiaux : guide complet des buckets, organisations et lieux

Par Paul - Consultant en technologie des soins de santé spécialisé dans les logiciels de pratique médicale et l'expérience patient.

Que vous gériez des rendez-vous pour de jeunes enfants, des parents âgés ou toute votre famille élargie, rester organisé est essentiel. Ce guide vous guide à travers la configuration et l'utilisation des fonctionnalités d'organisation familiale d'Appointment Adder.

Ce que vous apprendrez

Créer et gérer des buckets de rendez-vous pour chaque membre de la famille
Enregistrer des organisations pour un accès rapide lors de la planification
Configurer des lieux de départ pour des temps de trajet précis
Comprendre et utiliser la détection de conflits

Partie 1 : Buckets de rendez-vous

Les buckets sont des conteneurs qui regroupent les rendez-vous ensemble. Pensez-y comme des dossiers pour les visites médicales des membres de votre famille.

Créer votre premier bucket

Ouvrez le menu principal et sélectionnez Buckets
Touchez Créer un bucket
Entrez un nom pour le bucket (par exemple, « Enfants », « Rendez-vous de maman » ou « Personnel »)
Choisissez une couleur parmi les 8 options disponibles
Sélectionnez une icône qui représente ce bucket :
- Personne - Usage général
- Bébé - Jeunes enfants
- Cœur - Focus cardiaque ou bien-être
- Stéthoscope - Focus soins primaires
- Maison - Visites de santé à domicile
- Porte-documents - Santé liée au travail (santé au travail, PAE)
- Étoile - Rendez-vous prioritaires ou VIP
Touchez Enregistrer

Meilleures pratiques pour l'organisation des buckets

Pour les familles avec enfants :

Créez un bucket par enfant par nom (« Rendez-vous d'Emma », « Rendez-vous de Jake »)
Ou créez un bucket « Tous les enfants » si vous préférez les voir ensemble

Pour les aidants de la génération sandwich :

Créez des buckets séparés pour chaque parent que vous aidez à gérer
Gardez vos propres rendez-vous dans le bucket par défaut « Mes rendez-vous »
Envisagez un bucket « Conjoint » si vous vous coordonnez ensemble

Pour les utilisateurs individuels :

Utilisez des buckets pour séparer les types de rendez-vous (« Contrôles de routine », « Spécialistes », « Thérapie »)
Ou gardez tout dans le bucket par défaut

Utiliser les buckets lors de la création de rendez-vous

Lorsque vous avez deux buckets ou plus :

Le sélecteur de bucket apparaît automatiquement dans le formulaire de rendez-vous
Sélectionnez le bucket auquel appartient ce rendez-vous
Le rendez-vous sera étiqueté avec la couleur et l'icône du bucket

Modifier et supprimer des buckets

Allez dans Buckets depuis le menu principal
Touchez le bucket que vous souhaitez modifier
Modifiez le nom, la couleur ou l'icône selon vos besoins
Pour supprimer, touchez Supprimer le bucket (les rendez-vous dans le bucket resteront mais deviendront non assignés)

Partie 2 : Organisations enregistrées

Enregistrez les prestataires de soins de santé que vous visitez régulièrement pour accélérer la création de rendez-vous.

Enregistrer une organisation depuis le formulaire de rendez-vous

Lors de la création d'un rendez-vous, entrez les détails de l'organisation
Après avoir rempli le nom et toute autre information, touchez Enregistrer l'organisation
L'organisation est maintenant disponible pour les rendez-vous futurs

Gérer les organisations depuis la page Organisations

Ouvrez le menu principal et sélectionnez Organisations
Pour ajouter une nouvelle organisation, touchez Ajouter une organisation
Remplissez les champs disponibles :
- Nom (requis) : Le nom du prestataire ou de l'établissement
- Catégorie : Soins primaires, Spécialiste, Hôpital, Laboratoire, Pharmacie, Dentaire, Vision, Santé mentale, Soins urgents ou Autre
- Adresse : Adresse postale pour les calculs du temps de trajet
- Téléphone : Numéro de contact de l'organisation
- Site Web : URL du portail patient ou informations générales
- Notes : Instructions de stationnement, numéros de suite ou autres rappels

Utiliser les organisations enregistrées

Lors de la création d'un nouveau rendez-vous :

Commencez à taper le nom de l'organisation
Vos organisations enregistrées apparaissent comme suggestions
Sélectionnez-en une pour remplir automatiquement les détails

Conseils pour les organisations

Ajoutez l'adresse même si vous savez où elle se trouve. L'application utilise les adresses pour les calculs du temps de trajet.
Utilisez le champ notes pour des choses comme « entrer par l'arrière », « apporter la lettre de référence » ou « stationnement gratuit au niveau 2 ».
Choisissez des catégories précises pour vous aider à filtrer et trouver les organisations plus tard.

Partie 3 : Lieux enregistrés

Enregistrez vos points de départ pour des estimations automatiques du temps de trajet.

Ajouter un lieu

Ouvrez le menu principal et sélectionnez Lieux
Touchez Ajouter un lieu
Entrez l'adresse
Sélectionnez un type de lieu :
- Domicile - Votre résidence
- Travail - Votre lieu de travail
- Famille - L'adresse d'un membre de la famille (utile si vous allez souvent les chercher pour les rendez-vous)
- Autre - Tout autre point de départ fréquent
Basculez Définir par défaut si c'est d'où vous voyagerez habituellement
Touchez Enregistrer

Comment fonctionnent les lieux par défaut

Lorsque vous définissez un lieu par défaut :

Les estimations du temps de trajet apparaissent automatiquement lors de l'ajout de rendez-vous avec des adresses
Vous n'avez pas besoin d'entrer les informations « de » à chaque fois
Vous pouvez toujours remplacer pour des rendez-vous spécifiques

Conseils de lieu pour les aidants

Si vous transportez fréquemment un membre de la famille à ses rendez-vous :

Enregistrez son adresse domiciliaire comme lieu « Famille »
Lors de la planification de leurs rendez-vous, vous verrez des temps de trajet précis depuis leur lieu
Basculez votre lieu par défaut entre votre domicile et le leur selon pour qui vous planifiez

Partie 4 : Détection de conflits

L'application vérifie automatiquement les conflits de planification lorsque vous créez ou modifiez des rendez-vous.

Ce qui déclenche un avertissement de conflit

Vous verrez un avertissement lorsque :

Chevauchement exact : Deux rendez-vous en même temps
Chevauchement partiel : Rendez-vous qui commencent pendant un autre rendez-vous
Contenu : Un rendez-vous plus court entièrement dans le bloc horaire d'un plus long

Comprendre l'avertissement

Lorsqu'un conflit est détecté :

Vous verrez quel(s) rendez-vous existant(s) sont en conflit avec le nouveau
Le type de chevauchement est décrit
Vous avez deux choix : ajuster l'heure ou reconnaître le conflit

Quand les conflits sont intentionnels

Parfois, les chevauchements sont attendus :

Deux membres de la famille ont des rendez-vous en même temps dans des lieux différents
Vous êtes le patient pour l'un et l'aidant pour l'autre
Vous avez déjà arrangé pour que quelqu'un d'autre couvre un rendez-vous

Dans ces cas :

Touchez Reconnaître le conflit ou Créer quand même
Votre reconnaissance est enregistrée avec le rendez-vous
Vous ne verrez plus l'avertissement pour ce conflit spécifique

Conseils de détection de conflits

Vérifiez attentivement les détails avant de reconnaître. Les conflits sont faciles à manquer lorsque vous planifiez rapidement.
Considérez le temps de trajet entre les rendez-vous consécutifs. Le détecteur de conflits signale les chevauchements, mais il ne tient pas compte du temps de conduite.
Examinez périodiquement votre calendrier pour les rendez-vous qui sont techniquement non chevauchants mais pratiquement impossibles à respecter.

Tout mettre ensemble : Exemple de configuration familiale

Voici comment une famille pourrait configurer son système d'organisation :

La famille Martinez :

Parents : Maria et Carlos
Enfants : Sofia (12 ans) et Diego (8 ans)
Aidant : Rosa, la mère de Maria

Buckets créés :

« Mes rendez-vous » (par défaut) - Rendez-vous personnels de Maria
« Carlos » - Rendez-vous de Carlos
« Sofia » - Visites pédiatriques et orthodontiques de Sofia
« Diego » - Rendez-vous de Diego
« Abuela Rosa » - Nombreuses visites de spécialistes de la mère de Maria

Organisations enregistrées :

Valley Pediatrics (Soins primaires) - Le pédiatre des enfants
Smile Orthodontics (Dentaire) - L'orthodontiste de Sofia
CardioHealth Associates (Spécialiste) - Le cardiologue de Rosa
Regional Hospital Lab (Laboratoire) - Analyses sanguines pour plusieurs membres de la famille
CVS Pharmacy (Pharmacie) - Pharmacie familiale

Lieux enregistrés :

Domicile (Par défaut) - La résidence Martinez
Travail - Le bureau de Carlos
Maison d'Abuela - L'adresse domiciliaire de Rosa

Comment cela aide :

Maria peut rapidement voir tous les rendez-vous de Rosa dans une vue
Lors de la planification de suivis à Valley Pediatrics, les détails se remplissent automatiquement
Les temps de trajet depuis la maison de Rosa apparaissent automatiquement pour ses rendez-vous
Si le rendez-vous orthodontique de Sofia chevauche accidentellement le contrôle de Diego, ils verront un avertissement

Questions fréquemment posées

Puis-je déplacer un rendez-vous d'un bucket à un autre ? Oui. Modifiez le rendez-vous et changez la sélection du bucket.

Qu'arrive-t-il aux rendez-vous si je supprime un bucket ? Les rendez-vous restent dans votre calendrier mais deviennent non assignés. Ils apparaîtront dans votre vue principale mais n'auront pas d'étiquette de bucket.

Y a-t-il une limite au nombre d'organisations que je peux enregistrer ? Les comptes gratuits ont une limite sur les organisations enregistrées. Mettez à niveau pour un nombre illimité.

Puis-je partager des buckets avec d'autres membres de la famille ? Le partage familial arrive bientôt. La fondation est construite, et nous travaillons sur le flux d'invitation et d'acceptation.

La détection de conflits fonctionne-t-elle entre différents buckets ? Oui. Les conflits sont détectés dans tous vos rendez-vous, quel que soit le bucket dans lequel ils se trouvent.

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