Promemoria degli appuntamenti: guida completa a promemoria via e-mail, fusi orari e istruzioni di preparazione

Di Paul - Consulente di tecnologia sanitaria specializzato in software per studi medici e esperienza del paziente.

Finora Appointment Adder portava i Suoi appuntamenti nel calendario e lasciava i promemoria all'app di calendario che usava. Funziona finché non funziona più: nel calendario non c'era un avviso impostato, l'avviso è arrivato su un telefono in modalità silenziosa, oppure l'appuntamento è di un genitore e si trova in un calendario che Lei non vede.

Appointment Adder ora può inviarLe un'e-mail prima di un appuntamento. Questa guida spiega come impostare i promemoria, come scegliere quanto dice ogni e-mail e come assicurarsi che arrivino all'ora giusta.

Cosa imparerà

• Cosa serve prima che i promemoria possano essere inviati
• Come attivare i promemoria per un'intera raccolta in una volta
• Come impostare, modificare o disattivare i promemoria di un singolo appuntamento
• Come scegliere quanti dettagli include un'e-mail di promemoria
• Perché ogni appuntamento ora ha il proprio fuso orario e come impostarlo
• Dove inserire le istruzioni di preparazione perché compaiano nel promemoria
• Come vedere cosa è programmato e cosa è stato inviato
• Come i promemoria via e-mail si collegano all'avviso dei file di calendario esportati

Prima di iniziare

I promemoria vengono inviati via e-mail all'indirizzo del Suo account, quindi devono valere due condizioni:

1. Ha effettuato l'accesso con un indirizzo e-mail. Le sessioni temporanee (ospite) non hanno un indirizzo a cui inviare. Se usa l'app senza account, ne crei prima uno: i Suoi appuntamenti La seguono.
2. Il Suo indirizzo e-mail è verificato. Se ha effettuato l'accesso con Google, lo è già. Se ha creato un account con e-mail e password, apra l'e-mail di verifica che Le abbiamo inviato alla registrazione.

Ogni appuntamento ha anche bisogno di un fuso orario confermato. Per i nuovi appuntamenti avviene automaticamente; per quelli salvati prima di questo aggiornamento, veda la Parte 5 più sotto.

Parte 1: come funzionano i promemoria

I promemoria si impostano in due punti:

• La raccolta contiene l'impostazione predefinita. Attivi i promemoria per "Appuntamenti della mamma" e ogni appuntamento di quella raccolta li riceve, compresi quelli che aggiungerà in seguito.
• Ogni appuntamento decide se seguire quell'impostazione. Nel modulo dell'appuntamento, la sezione Promemoria offre tre scelte:
  • Usa il valore predefinito della raccolta - fare ciò che dice la raccolta. È la scelta iniziale di ogni appuntamento.
  • Nessun promemoria - non ricordarmi mai questo appuntamento, anche se la raccolta ha i promemoria attivi.
  • Impostali per questo appuntamento - usare impostazioni di promemoria specifiche per questa visita.

Così prende una sola decisione per la maggior parte degli appuntamenti e interviene solo sulle eccezioni. I promemoria sono disattivati finché non li attiva: nessuna e-mail viene inviata senza la Sua richiesta.

Parte 2: attivare i promemoria per un'intera raccolta

È il modo più rapido per coprire un intero gruppo di appuntamenti in una volta, ad esempio tutti quelli di un familiare.

Passo dopo passo

1. Apra il menu dell'account (l'icona della persona in alto a destra) e scelga Gestisci Raccolte
2. Scelga il pulsante di modifica della raccolta desiderata, ad esempio I miei appuntamenti o Papà
3. Nella sezione Promemoria, selezioni Invia promemoria per gli appuntamenti di questa raccolta
4. In Invia, scelga 24 ore prima, 2 ore prima o entrambi
5. In Quanto includere, scelga il livello di dettaglio (veda la Parte 4)
6. Salvi la raccolta

Ogni appuntamento di quella raccolta impostato su Usa il valore predefinito della raccolta ora riceve i promemoria. Quando modifica un appuntamento di quella raccolta, la sezione Promemoria indica cosa farà la raccolta, ad esempio "Questa raccolta ti avvisa 24 ore prima."

Suggerimento: se gestisce gli appuntamenti di più persone, dia a ciascuna una raccolta propria. Potrà così scegliere i promemoria per persona: ad esempio promemoria a 24 e a 2 ore per un genitore che ha bisogno di un passaggio, e nessuno per i Suoi controlli di routine.

Parte 3: impostare i promemoria per un solo appuntamento

Passo dopo passo

1. Aggiunga un nuovo appuntamento, oppure scelga il pulsante di modifica (matita) di un appuntamento esistente nel Suo registro appuntamenti
2. Trovi la sezione Promemoria nella colonna destra del modulo (sotto gli altri campi sul telefono)
3. Scelga una delle tre opzioni:
   • Usa il valore predefinito della raccolta per seguire la raccolta
   • Nessun promemoria per disattivare i promemoria solo per questo appuntamento
   • Impostali per questo appuntamento per scegliere tempi e dettagli di questa visita
4. Se ha scelto Impostali per questo appuntamento, indichi quando inviare (24 ore prima, 2 ore prima o entrambi) e quanto includere
5. Scelga Salva Appuntamento o Aggiorna Appuntamento

Quando usare "Nessun promemoria"

Alcuni appuntamenti è meglio non vederli annunciati nella casella di posta: una visita che preferisce tenere riservata, o una su un account familiare condiviso. Con Nessun promemoria quell'appuntamento resta silenzioso anche se il resto della raccolta invia promemoria.

Appuntamenti ricorrenti

Quando crea una serie ricorrente, ogni visita della serie riceve le impostazioni di promemoria scelte. Ogni visita resta un appuntamento a sé, quindi in seguito può disattivare i promemoria di una visita senza toccare le altre.

Parte 4: scegliere quanto dice un promemoria

L'e-mail non è sempre privata. I promemoria possono arrivare su un computer di famiglia condiviso, un telefono di lavoro o una schermata di blocco che mostra le anteprime. Per questo sceglie Lei quanto rivela ogni promemoria:

Opzione	Cosa include l'e-mail
Solo data e ora	Quando è l'appuntamento. L'oggetto dice solo "Promemoria appuntamento" con data e ora.
Aggiungi lo specialista e il luogo	Data e ora, più il medico o la struttura e l'indirizzo.
Aggiungi preparazione e note	Tutto quanto sopra, più le Sue istruzioni di preparazione e le note.

Qualche indicazione:

• Solo data e ora è la scelta per gli appuntamenti che preferisce tenere riservati. Chi vede l'oggetto sa solo che ha un appuntamento.
• Aggiungi lo specialista e il luogo è utile quando accompagna qualcuno e ha bisogno dell'indirizzo a portata di mano.
• Aggiungi preparazione e note è ideale quando la preparazione conta: digiuno prima degli esami del sangue, sospendere un farmaco, portare documenti. Il promemoria Le mette davanti quelle istruzioni il giorno prima, quando può ancora agire.

Parte 5: fusi orari

Perché ogni appuntamento ha il proprio fuso orario

Un promemoria deve partire in un momento reale, quindi Appointment Adder deve sapere dove si svolge l'appuntamento. Se vive a Raleigh e gestisce gli appuntamenti di Suo padre a Phoenix, il suo appuntamento delle 9:00 AM è alle 9:00 AM a Phoenix: è ciò che vedrà, ciò che indicherà l'esportazione del calendario e il momento a cui si riferisce il promemoria.

Scegliere un fuso orario

I nuovi appuntamenti partono dal fuso orario del Suo dispositivo, che quasi sempre è corretto. Per cambiarlo:

1. Scelga il campo Fuso orario nel modulo, subito sotto Ora
2. I fusi orari statunitensi più comuni sono in cima: Est, Centrale, Montagne Rocciose, Arizona, Pacifico, Alaska, Hawaii e Porto Rico
3. Per qualsiasi altro luogo, inizi a digitare. Può cercare per città ("Chicago", "Roma"), per nome ("Pacifico", "Europa centrale"), per abbreviazione ("PST", "EDT") o per scostamento ("GMT-5")
4. Usi i tasti freccia e Invio, oppure faccia clic, per scegliere

Appuntamenti salvati prima di questo aggiornamento

Gli appuntamenti creati prima dell'arrivo dei fusi orari non ne hanno ancora uno. Quando ne modifica uno, il modulo inserisce il fuso orario del Suo dispositivo e mostra una nota: "Questo appuntamento è stato salvato prima che i fusi orari venissero registrati." Controlli che il fuso orario sia corretto e scelga Aggiorna Appuntamento. Finché non lo fa, quell'appuntamento non può avere promemoria: Appointment Adder non tira a indovinare il fuso orario con il rischio di scriverLe all'ora sbagliata.

Ora legale

Se sceglie un orario che non esiste nel giorno in cui scatta l'ora legale (ad esempio le 2:30 AM), il modulo glielo segnala e spiega quale orario verrà salvato. Se sceglie un orario che si ripete quando torna l'ora solare, viene usato il primo. Vedrà raramente questi messaggi, ma servono a evitare che un promemoria arrivi con un'ora di scarto senza avviso.

Parte 6: istruzioni di preparazione

Il modulo dell'appuntamento ha ora un campo Preparazione, accanto a Note. Lo usi per ciò che deve fare prima della visita:

• "Non mangiare né bere dopo mezzanotte"
• "Portare l'elenco dei farmaci e la tessera assicurativa"
• "Sospendere l'anticoagulante tre giorni prima - confermare con la dott.ssa Patel"
• "Arrivare 20 minuti prima per le pratiche"

Le istruzioni di preparazione compaiono sopra le note generali quando visualizza l'appuntamento, all'inizio della descrizione nei file di calendario esportati e nei promemoria impostati su Aggiungi preparazione e note. Tenerle separate dalle note generali evita che si perdano in un paragrafo sul parcheggio.

Parte 7: controllare cosa è programmato

Per vedere ogni promemoria e che fine ha fatto, apra il menu dell'account e scelga Gestisci Promemoria. Questa voce compare per un account connesso quando i promemoria e-mail sono disponibili per quell'account. Ogni voce mostra a quale appuntamento si riferisce, quando è programmato o è stato inviato, e il suo stato:

Stato	Significato
Programmato	In attesa di essere inviato all'ora indicata
Inviato	Inviato al Suo indirizzo e-mail
Consegnato	Accettato dal Suo provider di posta
Annullato	L'appuntamento è stato modificato o eliminato, quindi questo promemoria è stato sostituito o scartato
Non inviato	L'ora di invio era già passata quando il promemoria è stato impostato, oppure non c'era un indirizzo verificato
Non riuscito / Consegna non riuscita	Qualcosa è andato storto durante l'invio

Non inviato è frequente e di solito previsto. Appointment Adder registra un promemoria invece di inviarlo in ritardo solo quando l'orario previsto è già passato. Un appuntamento del mattino aggiunto la sera prima perde il promemoria a 24 ore; lo stesso appuntamento aggiunto quando restano più di 24 ore non lo perde. Il promemoria a 2 ore, se lo ha scelto, parte finché il suo orario non è passato.

Se i promemoria attesi risultano Non inviato, verifichi di aver effettuato l'accesso con un indirizzo e-mail verificato (veda "Prima di iniziare").

Quando i programmi cambiano

• Modifica un appuntamento: i promemoria non ancora inviati vengono annullati e ne vengono programmati di nuovi per la nuova data, ora o fuso orario. Lo stesso accade se cambia la raccolta o le impostazioni dei promemoria.
• Elimina un appuntamento: i suoi promemoria non inviati vengono annullati.
• Modifica le impostazioni dei promemoria di una raccolta: gli appuntamenti che seguono il valore predefinito della raccolta adottano le nuove impostazioni.

Promemoria via e-mail e avvisi del calendario

Quando esporta gli appuntamenti nel calendario, accanto al pulsante di esportazione vedrà una casella Aggiungi un avviso di 24 ore al file del calendario esportato. È una cosa diversa dai promemoria via e-mail:

• I promemoria via e-mail arrivano da Appointment Adder e si impostano nel modulo dell'appuntamento o nella raccolta.
• La casella di esportazione aggiunge un avviso dentro il file di calendario, così la Sua app di calendario (Calendario di Apple, Google Calendar, Outlook) mostra il proprio avviso 24 ore prima. Appointment Adder non invia nulla per questo.

La casella è selezionata per impostazione predefinita e la Sua scelta viene ricordata su ogni dispositivo. Se usa i promemoria via e-mail e non vuole un secondo avviso nello stesso momento, la deselezioni prima di esportare. Se preferisce affidarsi solo all'app di calendario, la lasci selezionata e tenga disattivati i promemoria via e-mail.

Gli abbonamenti al calendario (una funzione premium) non aggiungono mai avvisi propri: decidono le impostazioni della Sua app di calendario.

Domande frequenti

I promemoria costano qualcosa? No. I promemoria via e-mail sono inclusi per tutti gli account con accesso effettuato.

Chi riceve il promemoria: io o la persona a cui si riferisce l'appuntamento? I promemoria vanno all'indirizzo e-mail dell'account a cui appartiene l'appuntamento. Le persone con cui condivide una raccolta non li ricevono.

Posso ricevere un SMS o una notifica sul telefono invece di un'e-mail? Non ancora. Per ora i promemoria sono solo via e-mail.

Posso scegliere un altro momento, ad esempio 3 giorni prima? Per ora le scelte sono 24 ore e 2 ore prima. Molti scelgono entrambi.

Perché non ho ricevuto un promemoria? Apra Gestisci Promemoria e guardi lo stato del promemoria. I motivi più comuni: l'ora di invio era già passata quando è stato aggiunto l'appuntamento, l'appuntamento è impostato su Nessun promemoria, la sua raccolta ha i promemoria disattivati, oppure il Suo indirizzo e-mail non è verificato. Controlli anche la cartella spam e valuti di aggiungere il mittente ai contatti.

Viaggio spesso. I promemoria mi seguono? I promemoria seguono l'appuntamento, non Lei. Un appuntamento a Chicago alle 10:00 AM viene ricordato 24 ore prima delle 10:00 AM ora di Chicago, ovunque Lei si trovi.

Posso rispondere a un promemoria? No: le risposte non vengono lette. Per modificare un promemoria usi il link Gestisci i tuoi promemoria nell'e-mail, oppure modifichi l'appuntamento nell'app.

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