医療記録を請求する方法：医療情報を取得する完全ガイド
HIPAAに基づいて医療記録を請求する包括的なガイド。法的権利、請求方法、費用、タイムライン、遅延または拒否の処理方法を学びましょう。
著者：Sarah - 機能医学と慢性ケア調整をナビゲートした経験を持つプログラムマネージャーおよび患者擁護者。
クイックナビゲーション：
- 法的権利 - HIPAAの権利と医療提供者の義務を理解する必要がある場合
- 請求方法 - 記録を取得する最速の方法を知りたい場合
- ステップバイステッププロセス - 記録を請求するための詳細な手順が必要な場合
- トラブルシューティング - 遅延、拒否、または過剰な料金を経験している場合
あなたは医療記録が必要です。おそらく医師を切り替えていて、新しい医療提供者があなたの履歴を必要としているか、診断についてセカンドオピニオンを求めています。複数の専門医間でケアを調整していて、それぞれが何をしているかを理解する必要があるかもしれません。または、単に自分の医療情報の個人的なコピーを保持したいだけかもしれません。
理由が何であれ、医療記録を取得することは簡単なはずです。HIPAAの下であなたにはそれらへの法的権利があります。しかし、現実はしばしばより複雑です。医療提供者は異なるシステムを使用し、異なる料金を請求し、異なるタイムラインを持ち、異なる障害を作成します。
このガイドは、医療記録を請求することについて知っておく必要があるすべてを案内します：あなたの法的権利、最も効果的な請求方法、費用とタイムラインについて期待すること、そして物事がうまくいかないときのトラブルシューティング方法。
医療記録が必要な理由
医療記録は医師だけのものではありません。自分の医療情報のコピーが必要な正当な理由はたくさんあります：
**セカンドオピニオン：**あなたのケースをレビューする専門医は、症状と治療の要約だけでなく、完全な情報を必要とします。
**医療提供者の切り替え：**新しい医師は、あなたの医療履歴、検査結果、現在の薬を必要とします。医療提供者は記録を直接請求できますが、自分のコピーを持つことでプロセスが速くなります。
**複数の専門医の調整：**関連する状態のために複数の専門医を見る場合、それぞれが他の専門医が何をしているかを知る必要があります。複数の専門医を管理するための戦略については、自分の記録を持つことでケアを調整するのに役立ちます。
**個人的な健康追跡：**検査結果、診断、治療計画のコピーを保持することで、パターンを追跡し、時間の経過とともに健康を理解するのに役立ちます。
**法的問題：**障害請求、保険紛争、医療過誤訴訟、その他の法的手続きは、多くの場合医療文書を必要とします。
**引っ越しまたは旅行：**引っ越しまたは旅行するときに記録を手元に置くことで、医療が必要な場合のケアの継続性が確保されます。
**家族の健康履歴：**あなたの医療履歴を理解することで、家族が自分の健康リスクを評価するのに役立ちます。
**正確性の検証：**記録を確認することで、エラー（間違った薬、誤った診断、または欠落している情報）が問題を引き起こす前にキャッチできます。
HIPAAに基づくあなたの法的権利
Health Insurance Portability and Accountability Act（HIPAA）は、医療記録にアクセスする特定の権利を与えます。これらの権利を理解することで、医療提供者が法律に違反しているのか、それに従っているのかを認識するのに役立ちます。
アクセス権
あなたには医療記録を検査し、コピーを取得する権利があります。これには次のものが含まれます：
- 医師の診察メモ
- 検査結果と検査室作業
- 画像レポート（X線、MRI、CTスキャン）
- 処方箋と薬の記録
- 請求情報
- 予防接種記録
- 医療提供者による医療履歴
一般的に除外される記録のみ：
- 心理療法メモ（精神保健治療記録とは別）
- 法的手続きのためにコンパイルされた情報
- 特定の検査室情報
- 他の人に関する情報（法的代理人でない限り）
タイムライン要件
HIPAAの下では、医療提供者はあなたの請求に30日以内に応答する必要があります。より多くの時間が必要な場合は、さらに30日延長できますが、書面で通知し、遅延を説明する必要があります。
30日は法的最大です。多くの医療提供者ははるかに速く応答します、特に患者ポータルを介して電子記録を請求する場合。しかし、応答または説明なしで30日を過ぎた場合、医療提供者はHIPAAに違反しています。
料金制限
医療提供者は記録のコピーと郵送のための合理的な料金を請求できますが、これらの料金は次のものに限定する必要があります：
- コピーのための労働コスト（電子コピーの場合、作成と送信のみ）
- 紙または電子メディアを作成するための消耗品のコスト
- 記録を郵送したい場合の郵便料金
- 説明または要約の準備（完全な記録の代わりに要約を要求した場合のみ）
医療提供者は、記録を検索または取得するためにあなたに請求することはできません。それは彼らの法的義務の一部です。多くの州には、連邦HIPAAの要件を超える追加の料金制限があります。
記録の形式
医療提供者が電子的に維持している場合は、電子形式で記録を請求できます。合理的な範囲内で形式（PDF、CD、USBドライブ、直接ダウンロード）を指定できます。
記録を別の医療提供者に直接送信したい場合、請求は無料であるか、実際の送信コストのみで請求される必要があります。医療提供者は、医療提供者間の転送に通常のコピー料金を請求できません。
拒否する権利
医療提供者は限られた状況でアクセスを拒否できます：
- 開示があなたまたは他の誰かを危険にさらす場合
- 情報が他の誰か（医療提供者以外）を参照している場合
- 請求が心理療法メモのためのものである場合
- 情報が秘密保持の約束の下で取得された場合
拒否された場合でも、医療提供者によって指定された免許を持つ医療専門家による拒否のレビューを要求する権利があります。
医療記録を請求する方法
医療記録を請求する方法はいくつかあります。最良の方法は、記録が必要な速さ、請求する量、医療提供者が使用するシステムによって異なります。
患者ポータルのダウンロード（最近の記録に最速）
医療提供者が患者ポータルを持っている場合、これは通常、最近の記録の最速の方法です。
利点：
- 利用可能な記録への即座のアクセス
- 電子ダウンロードの料金なし
- 必要に応じて複数回ダウンロード可能
- 通常、診察メモ、検査結果、予防接種が含まれます
制限：
- すべての記録タイプが含まれていない場合があります（画像は多くの場合除外されます）
- 通常、最近の記録のみを表示します（過去2〜3年）
- 診察メモは医療提供者のレビュー時間によって遅れる場合があります
- ポータルのない医療提供者からの記録には機能しません
**使用方法：**患者ポータルにログインし、医療記録または健康情報セクションにナビゲートし、必要な記録を選択してダウンロードします。患者ポータルの問題と回避策の詳細については、包括的なガイドをご覧ください。
書面請求フォーム（最も公式）
ほとんどの医療提供者には、正式な医療記録リリースフォームがあります。これは従来の方法であり、多くの場合、完全な記録に必要です。
利点：
- 正式な書面の証跡を作成
- 包括的な記録に必要
- 特定のカスタマイズを許可（日付範囲、記録タイプ）
- サードパーティの請求に必要（家族、弁護士）
制限：
- ポータルアクセスよりも遅い
- 通常、料金がかかります
- フォーム、署名、時には公証が必要
**使用方法：**医療提供者の医療記録部門に連絡し、リリースフォームを請求し（多くの場合、ウェブサイトで入手可能）、すべてのフィールドを慎重に記入し、IDコピーを含め、必要なものを正確に指定し、郵送、ファックス、または直接提出します。
電話またはメールの請求（簡単な請求に適しています）
一部の医療提供者は、特に限られた記録について、電話またはメールによる非公式の請求を受け入れます。
利点：
- 開始が速い
- プロセスについて質問できます
- 簡単な請求に機能する場合があります（単一の検査結果、予防接種記録）
制限：
- すべての医療提供者が非公式の請求を受け入れるわけではありません
- 通常、とにかく正式なフォーム要件が続きます
- 後で紛争がある場合は文書化が難しい
**使用方法：**医療記録部門に電話し、必要なものを説明し、プロセスについて尋ねます。おそらく記入するフォームを送信しますが、これによりボールが転がり始めます。
直接請求（許可されている場合に最速）
直接現れることは、即座のニーズに機能する可能性がありますが、多くの医療提供者は事前の請求を必要とします。
利点：
- 同じ日に記録を持って歩くことができる場合があります
- コピーする前にオンサイトで記録を確認できます
- すぐに質問を明確にできます
制限：
- 同日処理のために常に受け入れられるわけではありません
- それでも完成したフォームとIDが必要です
- 記録が準備されている間待っている必要がある場合があります
**使用方法：**最初に電話して、直接請求が受け入れられるかどうかを尋ねます。はいの場合は、完成したリリースフォーム、政府発行のID、支払い方法を持参します。一部の施設では、記録を準備している間待つことができます。他の施設では、後で戻る必要があります。
サードパーティの承認（代理人用）
他の誰か（子供、高齢の親、故人の家族）の代わりに記録を請求する場合は、適切な承認が必要です。
要件：
- 患者（または法的代理人）が署名した完成したリリースフォーム
- あなたのIDのコピー
- 権限の証明（委任状、後見文書、死亡証明書など）
- アクセスできる記録の特定の承認
誰かの医療を管理する際のプライバシーに関する考慮事項の詳細については、家族介護者向けのガイドをご覧ください。
何を請求するか
正確に何を請求するかを知ることで、不要な遅延や費用なしに完全な情報を取得するのに役立ちます。
完全な医療記録 vs 特定の項目
完全な医療記録には、すべてが含まれます：すべての診察メモ、検査結果、画像レポート、薬のリスト、予防接種、請求など。次の場合に請求します：
- 新しいプライマリケア医療提供者に切り替える
- 包括的なセカンドオピニオンを求める
- 完全な文書を必要とする法的問題に関与している
- 複数の新しい専門医とケアを確立する
特定の項目は、請求を特定の記録に制限します。次の場合に特定の項目を請求します：
- 最近の検査結果のみが必要
- 特定の処置からの画像が必要
- 学校/仕事のための予防接種記録が必要
- 時間の経過とともに特定の状態を追跡している
一般的な記録タイプ
診察メモ（進行メモまたは臨床メモとも呼ばれます）：各予約中に何が起こったかを文書化します - 症状、検査所見、評価、計画。
**検査結果：**検査室作業（血液検査、尿検査）、画像レポート（X線、MRI、CTスキャン、超音波）、診断検査（EKG、ストレステスト、大腸内視鏡検査）。
**薬の記録：**現在の処方箋、過去の薬、投与量の変更、有害反応、薬局情報。
**予防接種記録：**受けたすべての予防接種の日付とタイプ。学校、仕事、または旅行に必要なことが多いです。
**処置記録：**手術の手術レポート、内視鏡検査または生検の処置メモ、病理レポート。
**請求記録：**詳細な請求書、保険請求、支払い履歴。料金の紛争または保険適用範囲の追跡に役立ちます。
**通信：**医療提供者間の手紙、紹介メモ、相談レポート。ケアの調整を理解するために重要です。
どのくらい遡って請求するか
答えはあなたのニーズによって異なります：
**過去2〜3年：**通常、新しい医療提供者との継続的なケアに十分で、最近の検査傾向と現在の治療をカバーします。
**過去5〜10年：**慢性状態の方が良く、疾患の進行と治療履歴のより完全な絵を与えます。
**完全な履歴：**法的問題に必要で、長期パターンを確立するのに役立ち、複雑な多系統状態に役立ちます。
古い記録は取得が難しい場合がある（特に閉鎖された診療所や、途中で電子システムに変換された診療所から）ことを考慮してください。完全性と実用性のバランスをとります。
請求プロセス：ステップバイステップ
医療記録を請求する正確な方法は次のとおりです。最初から最後まで。
ステップ1：正しい連絡先を特定する
医療記録の請求は、医師のオフィスに直接ではなく、医療提供者の医療記録部門または健康情報管理（HIM）部門に行きます。
**個別の医師の場合：**メインオフィス番号に電話し、医療記録部門を尋ねます。小規模な診療所では、これはオフィスマネージャーかもしれません。
**病院の場合：**病院のウェブサイトで「医療記録」または「健康情報」を探します。病院には通常、すべての記録請求を処理する専用の部門があります。
**大規模な医療システムの場合：**システム内の各病院またはクリニックには、別々の記録部門がある場合があるか、システム全体の集中部門がある場合があります。
**閉鎖された診療所の場合：**診療所が閉鎖された場合、記録は別の医療提供者に転送されたか、医療記録会社に保存されたか、州の保健部門に送られたかもしれません。閉鎖された診療所からの記録を見つけるためのガイダンスについては、州の医療委員会に電話してください。
ステップ2：リリースフォームを入手して記入する
ほとんどの医療提供者は、特定のリリースフォームを必要とします（法的には合理的な代替案を受け入れる必要がありますが）。
**フォームを見つける：**医療提供者のウェブサイトの「医療記録」または「患者フォーム」の下を確認します。オンラインでない場合は、電話して郵送またはメールで送信するように依頼します。
すべてのフィールドを慎重に記入します：
- あなたの完全な法的名前（医療記録に表示されるとおり）
- 生年月日
- 記録を送信する住所
- 電話番号
- 患者アカウント番号または医療記録番号（わかっている場合）
- 請求された特定の記録（日付範囲、タイプ）
- 請求の目的（通常は「個人使用」または「継続的なケア」）
- 署名と日付
- フォームが証人を必要とする場合の2番目の署名
避けるべき一般的な間違い：
- 法的名前の代わりにニックネームを使用
- 署名の日付を忘れる
- 日付範囲を指定しない（必要以上に多くの記録を取得します）
- 必要なIDコピーがありません
- 古い住所
ステップ3：身分証明書を提供する
ほとんどの請求では、あなたの身元を確認するために政府発行の写真付きIDのコピーが必要です：
- 運転免許証
- パスポート
- 州IDカード
- 軍事ID
コピーを添付してください。元のIDを送信しないでください。コピーが読みやすいことを確認してください。
ステップ4：配送方法を指定する
記録を配送する方法を示す必要があります：
電子配送（利用可能な場合）：
- メール（医療提供者が安全なメールをサポートしているか確認）
- 患者ポータルアクセス
- あなたに郵送されるCDまたはUSBドライブ
- 直接ダウンロードリンク
紙の配送：
- あなたの住所に郵送
- 直接受け取り
- ファックス（通常は医療提供者間）
直接医療提供者転送：
- 記録を別の医師に送信したい場合は、その医療提供者の名前、住所、ファックス番号を含めます
電子は通常、速くて安価ですが、一部の記録（画像など）は物理的なメディアに保存する必要がある場合があります。
ステップ5：請求を提出する
医療提供者の好みの提出方法に従ってください：
- 郵送：完成したフォーム、IDコピー、支払い（事前に必要な場合）を医療記録住所に送信
- ファックス：フォームとIDを医療記録ファックス番号にファックス（臨床ファックスではありません）
- メール：利用可能な場合は安全なポータルメールを使用。通常のメールはプライバシー上の理由で受け入れられない場合があります
- 直接：医療記録部門に配達
**確認を取得：**確認番号または領収書を求めます。これは、請求が提出された証拠であり、30日間のHIPAAクロックを開始します。
ステップ6：フォローアップ
10〜14日で何も聞いていない場合は、フォローアップしてください：
- 医療記録部門に電話
- あなたの請求日と確認番号を参照
- ステータスと推定完了日を尋ねます
- 誰と話したか、何を言ったかを文書化
応答または説明なしで30日が経過した場合、医療提供者はHIPAAに違反しています。苦情を申し立てることができます（トラブルシューティングセクションを参照）。
費用とタイムライン
典型的な費用とタイムラインを理解することで、計画を立て、料金または遅延が過剰であることを認識するのに役立ちます。
典型的な料金
料金は州（多くの州には特定の制限があります）および医療提供者によって異なりますが、一般的な範囲は次のとおりです：
検索/処理料金：$0-$25（記録サイズに関係なく1回限りの料金）
**1ページあたりのコピー：**紙のコピーで1ページあたり$0.50-$1.00
電子記録：$0-$10（連邦法は電子コピー料金を労働とメディアコストに制限します）
**CDまたはUSBドライブ：**メディアで$5-$15
**郵便料金：**実際の郵便料金（通常、記録サイズによって$5-$15）
**認証されたコピー：**法的目的で通常必要な認証/公証されたコピーの文書ごとに追加$5-$10
合計費用の例：
- 電子ポータルダウンロード：$0
- CDの電子記録、郵送：$10-$20
- 100ページの紙の記録、郵送：$60-$125
- 完全な紙の記録（500ページ以上）：$250-$400
州固有の料金制限
多くの州は、連邦HIPAAの制限を下回る医療記録料金の上限を設定しており、これらは州によって大きく異なります。料金は州によって異なります。料金を紛争する前に、州の保健部門で現在の料金スケジュールを確認してください。法定料金の上限は頻繁に立法を通じて変更されるためです。最新の料金スケジュールについては、州の保健部門の公式ウェブサイトを確認してください。
記録が無料であるべきとき
医療提供者は次の場合に料金を免除または削減する必要があります：
- 医療提供者間の転送（実際の送信コストのみを請求する必要があります）
- 医療提供者に対する上訴または苦情に必要な記録
- 経済的困難を示す患者の記録（医療提供者の裁量）
一部の州では、追加の状況で無料の記録を要求しています（障害請求、公衆衛生目的）。
タイムラインの期待
**患者ポータルのダウンロード：**即座から7日（メモが医療提供者のレビューを必要とする場合）
**簡単な請求（最近の記録、電子）：**3-10営業日
**標準請求（紙、複数年）：**2-4週間
**複雑な請求（完全な記録、複数の場所）：**3-4週間
**法的最大：**30日、正当化される場合は30日延長の可能性
記録を緊急に必要とする場合（今後の予約、時間に敏感な法的期限）、請求を提出するときに記録部門に伝えてください。一部の医療提供者は、追加料金で迅速な処理を提供します。
過剰な料金への挑戦
料金が不合理に見える場合：
- 料金の詳細な内訳を求める
- 州の料金制限と比較
- 経済的困難に直面している場合は料金免除を要求
- 料金が州法に違反している場合は、州司法長官または保健部門に苦情を申し立てる
- 料金が連邦法の下で過剰である場合は、HHS Office for Civil Rightsに HIPAA苦情を申し立てる
形式と配送オプション
記録を受け取る方法は、使いやすさ、費用、取得速度に影響します。
電子形式
PDFダウンロード（最も一般的）：
- 任意のデバイスで簡単に表示
- 必要に応じて印刷可能
- 最小限のストレージスペースを占める
- メールまたは共有が簡単
- 他の文書と整理できます
患者ポータルアクセス：
- 配達待ちなし
- 繰り返し表示可能
- 通常無料
- ポータルが含むものに制限されます
- ポータルログインが必要
CDまたはDVD：
- 画像に適しています（X線、MRI）
- インタラクティブビューアを含めることができます
- 物理的バックアップ
- 表示するには光学ドライブが必要
- 紛失または損傷する可能性があります
USBドライブ：
- CDに似ていますが、より汎用性があります
- 最新のコンピューターでの表示が簡単
- 他のファイルを追加できます
- CDよりも高価
直接電子送信：
- 医療提供者が新しい医師に直接送信
- 通常、安全な暗号化方法
- 医療提供者間で最速
- 個人的なコピーは取得できません
紙の形式
印刷して郵送：
- 最も高価なオプション
- 大きな記録の場合はかさばります
- 時間とともに劣化する可能性があります
- 複数の医療提供者と共有するのが難しい
- 認証されたコピーが必要な場合は必要かもしれません
直接受け取り：
- 郵便料金を節約
- 準備ができたらすぐに記録を取得
- 再訪問が必要かもしれません
- 施設への旅行が必要
形式別の長所と短所
電子が優れている点：
- 速度
- コスト
- 携帯性
- 簡単な共有
- ストレージスペース
紙が優れている点：
- 法的手続き（認証されたコピー）
- 電子記録を受け入れない医療提供者
- 物理的文書の個人的な好み
- テクノロジーの障壁なし
**ベストプラクティス：**可能な限り電子を請求しますが、法的使用のために公式の認証されたコピーが必要な場合、または新しい医療提供者が特に紙の記録を必要とする場合は紙を求めてください。
特別な状況
一部の記録請求には、標準手順を超えた複雑さが含まれます。
故人の家族の記録を請求する
次の場合、故人の家族の医療記録を請求できます：
- 遺産の個人代表（遺言執行者/管理者）
- 次の親族または故人のケアに関与している（州によって異なります）
- 州法の下で承認されている
要件：
- 死亡証明書
- 権限の証明（管理状、遺言、家族関係の文書）
- 関係を説明する完成したリリースフォーム
- 有効なID
**制限：**一部の州では、家族が遺産代表がアクセスできるものとアクセスできるものを制限します。精神保健および薬物乱用記録には、追加の制限がある場合があります。
精神保健記録
精神保健治療記録（心理療法メモとは異なります）は標準的な医療記録に含まれますが、一部の州では追加のプライバシー保護を提供します：
- 別の承認が必要な場合があります
- 医療提供者は、危害がないことを確認するためにリリース前にレビューする場合があります
- 未成年者の精神保健記録には特別なルールがある場合があります
心理療法メモ（治療記録ではなく、セラピストの個人的なメモ）は、標準記録アクセスから特に除外されており、別の承認が必要です。
薬物乱用治療記録
連邦法（42 CFR Part 2）は、連邦支援プログラムのHIPAAを超えて薬物乱用治療記録に特別な保護を提供します：
- 特定の書面による同意が必要
- 同意には、どの情報、誰に、どの目的のために詳細を記載する必要があります
- 一般的な医療記録承認でもリリースできません
- 連邦支援プログラムに適用されます
これは、複数回改訂された法律の複雑な領域です。治療施設に、どの特定の保護が記録に適用されるかを相談してください。ルールはプログラムタイプと資金によって異なります。
完全な記録を請求していて、薬物乱用治療を受けた場合は、それらの記録専用の追加の承認を完成させる必要があります。
閉鎖された診療所からの記録
医療診療所が閉鎖されたとき：
- 記録は患者を引き継ぐ別の医療提供者に転送される場合があります
- 記録は医療記録保管会社に行く場合があります
- 記録は州の保健部門に送られる場合があります
- 診療所は記録がどこに行ったかを患者に通知する必要があります
それらを見つける方法：
- 診療所が閉鎖時に手紙を送ったかどうかを確認します（記録が転送された場所をリストします）
- 州の医療委員会に電話してください - 閉鎖された診療所に関する情報がある場合があります
- 保険会社に連絡してください - どの医療提供者が引き継いだかを知っているかもしれません
- 医師の名前を検索して、別の診療所に参加したかどうかを確認します
- 州の保健部門記録部門に連絡します
アクティブな記録管理が終了したため、閉鎖された診療所はより高い料金を請求したり、より長い処理時間を持つ場合があることに注意してください。
病院 vs 個別医療提供者記録
病院で治療を受けると、記録は次の両方によって維持されます：
- 病院自体（救急部門、検査室、画像、看護メモ）
- 個別の医師（主治医、コンサルタント、専門医）
完全な病院滞在記録については、次から請求する必要があるかもしれません：
- 病院の医療記録部門（施設記録用）
- 各コンサルティング医師グループ（医師メモ用）
一部の病院は、記録システムにすべての医療提供者メモを含めます。他の病院は別々に保管します。病院記録部門に、コピーに何が含まれているかを尋ねます。
複数の場所からの記録
複数の場所（異なるオフィス、提携病院）で医療提供者を見た場合、各場所は別々の記録を維持するか、統一されたシステムを使用する場合があります。
**統一された電子記録：**大規模な医療システムは、多くの場合、すべての場所で1つの記録システムを持っています。1つの請求ですべてを取得します。
**別々の場所：**独立したオフィスまたは古いシステムは、場所ごとに別々の記録を保持する場合があります。それぞれから個別に請求する必要があります。
記録部門に、あなたの請求が治療を受けたすべての場所をカバーしているか、または各場所に個別の請求が必要かどうかを尋ねます。
記録を受け取ったときに何をするか
記録を取得することは始まりに過ぎません。効果的にレビューおよび管理する必要があります。
完全性のレビュー
記録が到着したら、すぐに確認してください：
- **日付範囲：**あなたが請求した期間をカバーしていますか？
- **記録タイプ：**診察メモ、検査結果、画像レポート - あなたが尋ねたすべてを取得しましたか？
- **欠落している訪問：**自分の記録またはカレンダーと比較します。すべての予約が含まれていますか？
- **添付ファイル：**参照された検査結果と画像レポートは実際に添付されていますか？
- **読みやすさ：**手書きのメモを読むことができますか？コピーは明確ですか？
何かが欠落している場合は、詳細を記載してすぐに記録部門に連絡してください：「2020-2024年の記録を請求しましたが、2022-2024年のみを受け取りました」または「私の請求には画像レポートが含まれていましたが、このパッケージには含まれていません」。
記録の整理と保存
電子記録：
- 明確なフォルダー構造を作成します（医療提供者別、年別、状態別）
- 日付を含む説明的なファイル名を使用します：「Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf」
- バックアップを保持します（クラウドストレージ、外部ドライブ、両方）
- 機密記録をパスワード保護することを検討してください
- 予約追跡システムと一緒に整理して保持します
紙の記録：
- 医療提供者または日付ごとにディバイダー付きの3リングバインダーを使用
- 各セクション内で時系列にファイル
- 安全な場所に保管
- 元を別の医療提供者に渡す前にコピーを作成
- 電子バックアップとして重要な文書をスキャン
新しい医療提供者との共有
新しい医師と記録を共有するとき：
予約前：
- 事前に記録を送信してほしいかどうかを尋ねます（多くは好みます）
- 好ましい方法を尋ねます（ファックス、ポータルアップロード、予約に持参）
- 可能であれば最初の予約の1〜2週間前に送信または配達
予約時：
- バックアップとしてコピー（電子または紙）を持参
- この訪問に最も関連するセクションを強調表示
- 重要なポイントを口頭で要約する準備をします
- 医師が予約前にすべてを読んだと仮定しない
予約後：
- 新しい医療提供者が記録を受け取ったことを確認
- 追加が必要かどうかを尋ねます
- この訪問のメモで自分の記録を更新
エラーの発見と修正の請求
医療記録のエラーは一般的です：
- 間違った薬または投与量
- 誤ったアレルギー
- 間違った家族歴
- 誤った診断
- 混同された検査結果
エラーを見つけたとき：
- エラーを具体的に文書化します（何が間違っているか、何が正しいべきか）
- 医療提供者の医療記録部門または患者ポータルに連絡
- HIPAAの修正権に基づいて修正を要求
- 利用可能な場合はサポート文書を提供
- 医療提供者が修正を拒否した場合、記録に追加される不一致の声明を要求できます
**重要：**医療提供者が情報が正確であると信じている場合は記録を修正することを拒否できますが、ファイルにあなたの不一致を追加し、その記録の将来の開示に含める必要があります。
よくある問題のトラブルシューティング
法的権利があっても、記録請求は障害に直面する可能性があります。一般的な問題を処理する方法は次のとおりです。
30日を超える遅延
記録または説明を受け取らずに30日が経過した場合：
**ステップ1：**記録部門に連絡
- あなたの請求日と確認番号を参照
- ステータスの更新と予想される完了日を尋ねます
- 問題または欠落している情報があるかどうかを尋ねます
- この会話を文書化します（日付、誰と話したか、何を言ったか）
**ステップ2：**書面でのフォローアップを送信（応答がない場合）
- 手紙またはメールを送信して、次のことを述べます：請求日、30日が経過したこと、記録へのHIPAAの権利、即座のアクションを要求
- このコミュニケーションのコピーを保持
**ステップ3：**HIPAA苦情を申し立てる（それでも応答がない場合）
- HHS Office for Civil Rightsにオンラインで申し立てる
- 含める：日付、文書、違反の説明
- OCRは苦情をレビューし、調査が正当化されるかどうかを決定します
- 多くの苦情は医療提供者の是正措置を通じて解決されます
- OCRは体系的な違反に焦点を当てており、医療提供者が迅速に問題を修正する場合、個別のケースを追求しない場合があります
拒否された請求
あなたの請求が拒否された場合：
**理由を理解する：**医療提供者は拒否を書面で説明する必要があります。理由は次のようなものかもしれません：
- 記録が存在しない（実際にそこで治療を受けていません）
- 除外された情報の請求（心理療法メモ）
- 危険に関する懸念（めったに使用されません）
- フォームが不完全または署名されていません
**不完全なフォームの場合：**修正して再提出
実質的な拒否の場合：
- 医療提供者によって指定された別の医療専門家によるレビューを要求する権利があります
- 書面でこのレビューを要求
- レビューが拒否を支持する場合、OCRにHIPAA苦情を申し立てることができます
**ほとんどの拒否は不適切です：**HIPAAは広範なアクセス権を与えます。拒否が不当であると思う場合は、レビューと苦情を追求してください。
過剰な料金
料金が過剰に見える場合：
**ステップ1：**特定の料金（検索、1ページあたりのコピー、メディア、郵便料金）を示す詳細な料金内訳を要求
**ステップ2：**州の料金制限と比較（「[あなたの州]医療記録料金」を検索）
**ステップ3：**料金が州の制限を超える場合：
- 記録部門に書面でこれを指摘
- 特定の州法を参照
- 法的制限への料金削減を要求
**ステップ4：**料金が州の制限内であるが、それでも過剰に見える場合：
- 経済的困難に基づいて料金免除を要求（該当する場合）
- 州司法長官消費者保護部門に苦情を申し立てる
- 連邦制限を超える場合はHIPAA苦情を申し立てる
**ステップ5：**代替案を検討：
- 電子コピーを請求（通常より安い）
- 医療提供者に新しい医師に直接送信するように要求（無料または最小限のコストである必要があります）
- 利用可能な場合は患者ポータルを介してアクセス（無料）
不完全な記録
記録があなたが請求した情報を欠いている場合：
**ステップ1：**何が欠落しているかを具体的にします
- 取得したものと尋ねたものを比較
- 含まれていない特定の訪問日、検査、または処置をリスト
- 元の請求を参照
**ステップ2：**詳細を記載して記録部門に連絡
- 「2020-2024年のすべての診察メモを請求しましたが、2022-2024年のみを受け取りました」
- 「私の請求には2023年6月15日のMRIレポートが含まれていましたが、ここにはありません」
- 欠落している項目に追加料金が必要かどうかを尋ねます
**ステップ3：**記録が本当に存在しない場合：
- 他の場所で維持されたかどうかを尋ねます（異なるオフィス、閉鎖された診療所）
- 破棄されたかどうかを尋ねます（記録保持ポリシーは異なります）
- 存在しないものの書面による確認を要求
**ステップ4：**記録が存在するべきであるが提供されない場合：
- 欠落している項目専用の正式な請求を再提出
- 不完全な応答を文書化
- 医療提供者が非協力的である場合はHIPAA苦情を検討
医療提供者は記録が存在しないと主張
医療提供者があなたを治療した記録がないと言う場合：
正しい医療提供者に連絡していることを確認：
- 古い請求書、保険EOB、または予約確認で正確な医療提供者名を確認
- 診療所は名前を変更、合併、または分割します
- 個別の医師は診療グループ間を移動します
より多くの情報を提供：
- 治療の日付を含める
- あなたが見た医師の名前
- 受けた治療のタイプ
- あなたが持っている患者またはアカウント番号
診療所が閉鎖または合併したかどうかを確認：
- 記録は別のエンティティに転送された可能性があります
- 閉鎖された診療所に関する情報については、州の医療委員会に連絡してください
彼らがあなたを治療したことを確信しているが、彼らが否定する場合：
- 証拠を収集します（請求書、保険請求、その医療提供者からの処方箋ボトル）
- サポート文書とともに正式な請求を送信
- 明らかに妨害している場合は苦情を検討
苦情の申し立て
医療提供者がHIPAAの権利に違反した場合：
HHS Office for Civil Rights（連邦HIPAA苦情）：
- HHS Office for Civil Rightsに苦情を申し立てる
- 次の違反について：30日間の期限、不適切な拒否、過剰な料金、アクセス提供の失敗
- OCRは調査し、罰金を科すことができます
- 違反を知ってから180日以内に申し立てる
州司法長官または保健部門：
- 州の料金制限の違反について
- 一般的な消費者保護問題について
- 苦情は多くの場合、連邦プロセスよりも速く解決されます
州医療委員会：
- 個別の医師による非専門的行為について
- 管理記録の問題にはあまり効果的ではありません
- 臨床ケアの苦情に適しています
苦情に含める：
- 日付を含むイベントのタイムライン
- あなたの請求のコピー
- 医療提供者の応答（またはその欠如）
- どの権利が違反されたかの説明
- 解決として要求しているもの
よくある質問
医療記録を取得するのにどのくらい時間がかかりますか？ HIPAAの下では、医療提供者は30日以内に応答する必要があり、必要に応じて30日延長できます。実際には、電子記録は多くの場合3〜10日で到着し、包括的な紙の記録は2〜4週間かかる場合があります。患者ポータルのダウンロードは即座である可能性があります。
医療記録のコピーを取得するのにいくらかかりますか？ 費用は州と医療提供者によって異なります。電子ポータルのダウンロードは多くの場合無料です。紙の記録は通常、1ページあたり$0.50-$1.00に加えて、$10-$25の処理料金と郵便料金がかかります。完全な記録は、サイズによって$50-$400になる可能性があります。多くの州はこれらの金額を下回る料金の上限を設定しています。
家族のために医療記録を請求できますか？ 未成年の子供の場合、親/後見人は記録を請求できます。成人の場合、患者からの書面による承認または法的権限（委任状、後見）が必要です。故人の家族の場合、権限の証明（遺言執行者のステータス、死亡証明書、家族関係）が必要です。
医師が引退したり、診療所が閉鎖された場合はどうなりますか？ 記録は別の医療提供者に転送されたか、医療記録保管会社に行ったか、州の保健部門に送られたかもしれません。閉鎖された診療所からの記録を見つけるためのガイダンスについては、州の医療委員会に連絡してください。診療所は記録がどこに転送されたかを患者に通知すべきでした。
20年前の医療記録を取得できますか？ それは州の記録保持要件と記録がまだ存在するかどうかによって異なります。多くの州では、医療提供者が最後の治療から7〜10年間記録を保持することを要求しています。古い記録は合法的に破棄された可能性があるか、古い診療所で紙のみで維持されている場合はアクセスが難しい場合があります。
医療記録を要求する理由を説明する必要がありますか？ いいえ。HIPAAの下では、理由を正当化または説明する必要なく記録への権利があります。ほとんどのフォームは「目的」を尋ねますが、「個人使用」で十分です。医療提供者は、表明された目的に基づいてアクセスを拒否できません。
医療記録にエラーが含まれている場合はどうなりますか？ 記録への修正を要求するHIPAAの権利があります。エラーと修正すべきものを説明する書面による請求を提出します。医療提供者が拒否した場合、記録にあなたの不一致の声明を追加し、将来の開示に含める必要があります。
医療記録を別の医師に直接送信してもらえますか？ はい、これは多くの場合無料または低コストです。医療提供者間の転送は、HIPAAの下で標準的なコピー料金を請求できません。実際の送信コストのみです。受信医療提供者の名前、住所、ファックス番号を請求に含めます。
X線やMRIなどの画像を取得するにはどうすればよいですか？ 画像レポート（放射線科医の書面による解釈）は標準記録に含まれます。実際の画像（フィルムまたはデジタルファイル）には別の請求が必要で、通常はCDまたはDVDで提供されます。メディアと画像の書き込みのための追加料金がある場合があります。
今後の予約のために記録を緊急に必要とする場合はどうなりますか？ 請求を提出するときに、緊急の必要性があることを記録部門に伝えてください。一部の医療提供者は、追加料金で迅速な処理を提供します。または、利用可能な場合は患者ポータルを介して最近の記録にアクセスするか、医療提供者に互いに直接記録を請求してもらいます。
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