Lembretes de Consultas: Guia Completo de Lembretes por E-mail, Fusos Horários e Instruções de Preparo

Por Paul - Consultor de tecnologia em assistência médica especializado em software para práticas médicas e experiência do paciente.

Até agora, o Appointment Adder levava suas consultas para o seu calendário e deixava os lembretes por conta do aplicativo de calendário que você usasse. Isso funciona até deixar de funcionar: o calendário não tinha um alerta configurado, o alerta foi para um celular no silencioso, ou a consulta é de um dos seus pais e está em um calendário que você não vê.

O Appointment Adder agora pode enviar um e-mail antes de uma consulta. Este guia mostra como configurar os lembretes, escolher quanto cada e-mail informa e garantir que eles cheguem na hora certa.

O que você vai aprender

• O que é preciso antes que os lembretes possam ser enviados
• Como ativar lembretes para uma coleção inteira de uma vez
• Como definir, alterar ou desativar os lembretes de uma única consulta
• Como escolher quantos detalhes um e-mail de lembrete inclui
• Por que cada consulta agora tem seu próprio fuso horário e como defini-lo
• Onde colocar as instruções de preparo para que apareçam no lembrete
• Como ver o que está agendado e o que foi enviado
• Como os lembretes por e-mail se relacionam com o alerta dos arquivos de calendário exportados

Antes de começar

Os lembretes são enviados por e-mail para o endereço da sua conta, então duas coisas precisam ser verdadeiras:

1. Você está conectado com um endereço de e-mail. Sessões temporárias (de convidado) não têm um endereço para onde enviar. Se você usa o app sem conta, crie uma primeiro - suas consultas vêm junto.
2. Seu endereço de e-mail está verificado. Se você entrou com o Google, ele já está. Se criou uma conta com e-mail e senha, abra o e-mail de verificação que enviamos quando você se cadastrou.

Cada consulta também precisa de um fuso horário confirmado. Nas consultas novas isso acontece automaticamente; para as consultas salvas antes desta atualização, veja a Parte 5 abaixo.

Parte 1: Como os lembretes funcionam

Os lembretes são definidos em dois lugares:

• Sua coleção guarda o padrão. Ative os lembretes para "Consultas da Mamãe" e cada consulta dessa coleção passa a recebê-los, inclusive as que você adicionar depois.
• Cada consulta decide se segue esse padrão. No formulário da consulta, a seção Lembretes oferece três opções:
  • Usar o padrão da coleção - fazer o que a coleção determina. É a opção inicial de toda consulta.
  • Sem lembretes - nunca me lembrar desta consulta, mesmo que a coleção tenha lembretes ativados.
  • Definir para esta consulta - usar configurações de lembrete específicas para esta visita.

Assim você toma uma única decisão para a maioria das consultas e só ajusta as exceções. Os lembretes ficam desativados até você ativá-los - nenhum e-mail é enviado sem que você peça.

Parte 2: Ativar lembretes para uma coleção inteira

Esta é a forma mais rápida de cobrir um grupo inteiro de consultas de uma vez - por exemplo, tudo de um familiar.

Passo a passo

1. Abra o menu da conta (o ícone de pessoa no canto superior direito) e escolha Gerenciar Coleções
2. Escolha o botão de editar da coleção desejada - por exemplo, Minhas Consultas ou Papai
3. Na seção Lembretes, marque Enviar lembretes para as consultas desta coleção
4. Em Enviar, escolha 24 horas antes, 2 horas antes ou ambos
5. Em Quanto incluir, escolha o nível de detalhe (veja a Parte 4)
6. Salve a coleção

Cada consulta dessa coleção configurada como Usar o padrão da coleção passa a receber lembretes. Ao editar uma consulta dessa coleção, a seção Lembretes mostra o que a coleção fará - por exemplo, "Esta coleção lembra você 24 horas antes."

Dica: se você gerencia consultas de várias pessoas, dê a cada uma sua própria coleção. Assim você escolhe os lembretes por pessoa - talvez lembretes de 24 horas e de 2 horas para um dos pais que precisa de carona, e nenhum para seus próprios check-ups de rotina.

Parte 3: Definir lembretes para uma única consulta

Passo a passo

1. Adicione uma nova consulta ou escolha o botão de editar (lápis) de uma consulta existente no seu registro de consultas
2. Encontre a seção Lembretes na coluna direita do formulário (abaixo dos outros campos no celular)
3. Escolha uma das três opções:
   • Usar o padrão da coleção para seguir a coleção
   • Sem lembretes para desativar os lembretes só desta consulta
   • Definir para esta consulta para escolher o momento e o detalhe desta visita
4. Se escolheu Definir para esta consulta, escolha quando enviar (24 horas antes, 2 horas antes ou ambos) e quanto incluir
5. Escolha Salvar Consulta ou Atualizar Consulta

Quando usar "Sem lembretes"

Algumas consultas é melhor não anunciar na sua caixa de entrada - uma visita que você quer manter em sigilo, ou uma em uma conta familiar compartilhada. Com Sem lembretes, essa consulta fica em silêncio mesmo que o resto da coleção envie lembretes.

Consultas recorrentes

Quando você cria uma série recorrente, cada visita da série recebe as configurações de lembrete escolhidas. Cada visita continua sendo uma consulta independente, então depois você pode desativar os lembretes de uma visita sem afetar as outras.

Parte 4: Escolher quanto um lembrete informa

E-mail nem sempre é privado. Os lembretes podem chegar a um computador compartilhado da família, a um celular do trabalho ou a uma tela de bloqueio que mostra prévias. Por isso você escolhe quanto cada lembrete revela:

Opção	O que o e-mail inclui
Apenas data e hora	Quando é a consulta. O assunto diz apenas "Lembrete de consulta" com a data e a hora.
Incluir o profissional e o local	A data e a hora, mais o médico ou a instituição e o endereço.
Incluir preparação e notas	Tudo acima, mais suas instruções de preparo e suas notas.

Algumas orientações:

• Apenas data e hora é a escolha para consultas que você prefere manter em sigilo. Quem olhar o assunto só fica sabendo que você tem uma consulta.
• Incluir o profissional e o local é útil quando você vai levar alguém e precisa do endereço à mão.
• Incluir preparação e notas é ideal quando o preparo importa - jejum antes de um exame de sangue, suspender um medicamento, levar documentos. O lembrete coloca essas instruções diante de você no dia anterior, quando ainda dá para agir.

Parte 5: Fusos horários

Por que as consultas têm seu próprio fuso horário

Um lembrete precisa disparar em um momento real, então o Appointment Adder precisa saber onde a consulta acontece. Se você mora em Raleigh e gerencia as consultas do seu pai em Phoenix, a consulta dele às 9:00 AM é às 9:00 AM em Phoenix - é isso que você verá, o que sua exportação de calendário mostrará e quando o lembrete chegará.

Escolher um fuso horário

Novas consultas começam com o fuso horário do seu dispositivo, que quase sempre está certo. Para alterá-lo:

1. Escolha o campo Fuso horário no formulário da consulta, logo abaixo de Hora
2. Os fusos horários mais comuns dos EUA aparecem primeiro - Leste, Central, Montanhas, Arizona, Pacífico, Alasca, Havaí e Porto Rico
3. Para qualquer outro lugar, comece a digitar. Você pode buscar por cidade ("Chicago", "São Paulo"), por nome ("Pacífico"), por abreviação ("PST", "EDT") ou por deslocamento ("GMT-5")
4. Use as setas e Enter, ou clique, para escolher

Consultas salvas antes desta atualização

Consultas criadas antes de existirem fusos horários ainda não têm um. Ao editar uma delas, o formulário preenche o fuso horário do seu dispositivo e mostra um aviso: "Esta consulta foi salva antes de os fusos horários serem registrados." Confira se o fuso horário está correto e escolha Atualizar Consulta. Até lá, essa consulta não pode ter lembretes - o Appointment Adder não vai adivinhar o fuso horário e arriscar enviar um e-mail na hora errada.

Horário de verão

Se você escolher um horário que não existe no dia em que os relógios são adiantados (por exemplo, 2:30 AM), o formulário avisa e explica qual horário será salvo no lugar. Se escolher um horário que acontece duas vezes quando os relógios são atrasados, a primeira ocorrência é usada. Você raramente verá essas mensagens, mas elas existem para que um lembrete nunca chegue uma hora fora sem aviso.

Parte 6: Instruções de preparo

O formulário da consulta agora tem um campo Preparação, ao lado de Notas. Use-o para o que você precisa fazer antes da visita:

• "Não comer nem beber nada depois da meia-noite"
• "Levar a lista de medicamentos e a carteirinha do plano"
• "Suspender o anticoagulante três dias antes - confirmar com a Dra. Patel"
• "Chegar 20 minutos antes para a papelada"

As instruções de preparo aparecem acima das suas notas gerais quando você vê a consulta, no início da descrição dos arquivos de calendário exportados e nos lembretes configurados com Incluir preparação e notas. Mantê-las separadas das notas gerais evita que se percam em um parágrafo sobre estacionamento.

Parte 7: Conferir o que está agendado

Para ver cada lembrete e o que aconteceu com ele, abra o menu da conta e escolha Gerenciar Lembretes. Esse item aparece para uma conta conectada quando os lembretes por e-mail estão disponíveis para ela. Cada item mostra a qual consulta se refere, quando está agendado ou quando foi enviado, e seu status:

Status	O que significa
Agendado	Aguardando envio no horário indicado
Enviado	Enviado para o seu endereço de e-mail
Entregue	Aceito pelo seu provedor de e-mail
Cancelado	A consulta foi alterada ou excluída, então este lembrete foi substituído ou descartado
Não enviado	O horário de envio já tinha passado quando o lembrete foi configurado, ou não havia um endereço verificado
Falhou / Falha na entrega	Algo deu errado no envio

Não enviado é comum e geralmente esperado. O Appointment Adder registra um lembrete em vez de enviá-lo atrasado somente quando o horário programado já passou. Uma consulta de manhã adicionada na noite anterior perde o lembrete de 24 horas; a mesma consulta adicionada quando ainda faltam mais de 24 horas não perde. O lembrete de 2 horas, se você escolheu, é enviado enquanto o horário dele ainda não passou.

Se lembretes esperados aparecerem como Não enviado, verifique se você está conectado com um endereço de e-mail verificado (veja "Antes de começar").

Quando os planos mudam

• Você edita uma consulta: os lembretes ainda não enviados são cancelados e novos são agendados para a nova data, hora ou fuso horário. O mesmo acontece se você mudar a coleção ou as configurações de lembrete.
• Você exclui uma consulta: os lembretes não enviados dela são cancelados.
• Você altera as configurações de lembrete de uma coleção: as consultas que seguem o padrão da coleção adotam as novas configurações.

Lembretes por e-mail e alertas do calendário

Ao exportar consultas para o seu calendário, você verá ao lado do botão de exportar uma caixa chamada Adicionar um alerta de 24 horas ao arquivo de calendário exportado. Ela é separada dos lembretes por e-mail:

• Os lembretes por e-mail vêm do Appointment Adder e são definidos no formulário da consulta ou na coleção.
• A caixa de exportação adiciona um alerta dentro do próprio arquivo de calendário, para que seu app de calendário (Calendário da Apple, Google Agenda, Outlook) mostre o próprio alerta 24 horas antes. O Appointment Adder não envia nada por ela.

A caixa vem marcada por padrão, e sua escolha é lembrada em cada dispositivo. Se você usa lembretes por e-mail e não quer um segundo alerta ao mesmo tempo, desmarque-a antes de exportar. Se prefere contar só com o app de calendário, deixe-a marcada e mantenha os lembretes por e-mail desativados.

Assinaturas de calendário (um recurso premium) nunca adicionam alertas próprios - quem decide são as configurações do seu app de calendário.

Perguntas frequentes

Os lembretes custam alguma coisa? Não. Os lembretes por e-mail estão incluídos em todas as contas conectadas.

Quem recebe o lembrete - eu ou a pessoa da consulta? Os lembretes vão para o endereço de e-mail da conta dona da consulta. As pessoas com quem você compartilha uma coleção não os recebem.

Posso receber uma mensagem de texto ou notificação no celular em vez de e-mail? Ainda não. Por enquanto, os lembretes são só por e-mail.

Posso escolher outro momento, como 3 dias antes? Por enquanto as opções são 24 horas e 2 horas antes. Muita gente escolhe as duas.

Por que não recebi um lembrete? Abra Gerenciar Lembretes e veja o status do lembrete. Os motivos mais comuns são: o horário de envio já tinha passado quando a consulta foi adicionada, a consulta está como Sem lembretes, a coleção dela está com os lembretes desativados, ou seu endereço de e-mail não está verificado. Confira também a pasta de spam e considere adicionar o remetente aos seus contatos.

Viajo muito. Os lembretes me acompanham? Os lembretes acompanham a consulta, não você. Uma consulta em Chicago às 10:00 AM é lembrada 24 horas antes das 10:00 AM no horário de Chicago, onde quer que você esteja.

Posso responder a um lembrete? Não - as respostas não são lidas. Para alterar um lembrete, use o link Gerenciar seus lembretes no e-mail ou edite a consulta no app.

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