Напоминания о записях: полное руководство по напоминаниям по электронной почте, часовым поясам и инструкциям по подготовке

Автор: Paul - консультант по медицинским технологиям, специализирующийся на программном обеспечении для медицинских учреждений и работе с пациентами.

До сих пор Appointment Adder переносил Ваши записи в календарь, а напоминания оставлял тому календарному приложению, которым Вы пользуетесь. Это работает, пока не перестаёт: в календаре не было настроено оповещение, оповещение пришло на телефон в беззвучном режиме, или запись принадлежит кому-то из родителей и находится в календаре, который Вы не видите.

Теперь Appointment Adder может прислать Вам письмо перед записью. В этом руководстве рассказано, как настроить напоминания, выбрать, сколько сообщает каждое письмо, и сделать так, чтобы они приходили в нужное время.

Что Вы узнаете

• Что нужно, чтобы напоминания могли отправляться
• Как включить напоминания сразу для всей коллекции
• Как задать, изменить или отключить напоминания для одной записи
• Как выбрать, сколько подробностей будет в письме-напоминании
• Почему у каждой записи теперь свой часовой пояс и как его указать
• Куда записать инструкции по подготовке, чтобы они попали в напоминание
• Как посмотреть, что запланировано и что отправлено
• Как напоминания по почте связаны с оповещением в экспортируемых файлах календаря

Прежде чем начать

Напоминания приходят по электронной почте на адрес Вашей учётной записи, поэтому должны выполняться два условия:

1. Вы вошли с адресом электронной почты. У временных (гостевых) сеансов нет адреса, на который можно отправить письмо. Если Вы пользуетесь приложением без учётной записи, сначала создайте её - Ваши записи сохранятся.
2. Ваш адрес электронной почты подтверждён. Если Вы вошли через Google, он уже подтверждён. Если Вы создали учётную запись с почтой и паролем, откройте письмо с подтверждением, которое мы отправили при регистрации.

Кроме того, у каждой записи должен быть подтверждённый часовой пояс. Для новых записей это происходит автоматически; о записях, сохранённых до этого обновления, читайте в части 5 ниже.

Часть 1. Как работают напоминания

Напоминания настраиваются в двух местах:

• Коллекция хранит настройку по умолчанию. Включите напоминания для «Записей мамы» - и каждая запись в этой коллекции будет их получать, в том числе те, что Вы добавите позже.
• Каждая запись решает, следовать ли этой настройке. В форме записи раздел Напоминания предлагает три варианта:
  • Использовать настройку коллекции - делать то, что указано в коллекции. Это исходный вариант для каждой записи.
  • Без напоминаний - никогда не напоминать об этой записи, даже если в коллекции напоминания включены.
  • Задать для этой записи - использовать настройки напоминаний только для этого визита.

Так Вы принимаете одно решение для большинства записей и занимаетесь только исключениями. Напоминания выключены, пока Вы их не включите: без Вашего запроса письма не отправляются.

Часть 2. Включение напоминаний для всей коллекции

Это самый быстрый способ охватить сразу целую группу записей - например, все записи одного члена семьи.

Пошагово

1. Откройте меню учётной записи (значок человека в правом верхнем углу) и выберите Управление Коллекциями
2. Нажмите кнопку редактирования нужной коллекции - например, Мои записи или Папа
3. В разделе Напоминания отметьте Отправлять напоминания для записей этой коллекции
4. В поле Отправлять выберите За 24 часа, За 2 часа или оба варианта
5. В поле Сколько включать выберите уровень подробностей (см. часть 4)
6. Сохраните коллекцию

Теперь каждая запись в этой коллекции с вариантом Использовать настройку коллекции получает напоминания. Когда Вы редактируете запись из этой коллекции, раздел «Напоминания» показывает, что сделает коллекция, - например: «Эта коллекция напоминает за 24 часа.»

Совет: если Вы ведёте записи нескольких человек, заведите для каждого свою коллекцию. Тогда напоминания можно выбирать отдельно для каждого - например, за 24 и за 2 часа для родителя, которого нужно отвезти, и никаких для Ваших плановых осмотров.

Часть 3. Напоминания для одной записи

Пошагово

1. Добавьте новую запись или нажмите кнопку редактирования (карандаш) у существующей записи в журнале записей
2. Найдите раздел Напоминания в правой колонке формы (на телефоне - под остальными полями)
3. Выберите один из трёх вариантов:
   • Использовать настройку коллекции - следовать коллекции
   • Без напоминаний - отключить напоминания только для этой записи
   • Задать для этой записи - выбрать время и подробность для этого визита
4. Если Вы выбрали Задать для этой записи, укажите, когда отправлять (за 24 часа, за 2 часа или оба) и сколько включать
5. Нажмите Сохранить Запись или Обновить Запись

Когда выбирать «Без напоминаний»

О некоторых записях лучше не сообщать во входящих - о визите, который Вы хотите сохранить в тайне, или о записи в общей семейной учётной записи. Вариант Без напоминаний оставляет такую запись без писем, даже если остальная коллекция напоминания отправляет.

Повторяющиеся записи

Когда Вы создаёте повторяющуюся серию, каждый визит серии получает выбранные настройки напоминаний. Каждый визит остаётся отдельной записью, поэтому позже можно отключить напоминания для одного визита, не затрагивая остальные.

Часть 4. Сколько сообщает напоминание

Электронная почта не всегда личная. Напоминание может прийти на общий семейный компьютер, рабочий телефон или экран блокировки, где видны предпросмотры. Поэтому Вы выбираете, сколько раскрывает каждое напоминание:

Вариант	Что содержит письмо
Только дата и время	Когда запись. В теме только «Напоминание о записи» с датой и временем.
Добавить специалиста и место	Дата и время, а также врач или учреждение и адрес.
Добавить подготовку и заметки	Всё перечисленное, плюс инструкции по подготовке и заметки.

Несколько советов:

• Только дата и время подходит для записей, которые Вы хотите сохранить в тайне. Тот, кто увидит тему письма, узнает лишь, что у Вас есть запись.
• Добавить специалиста и место удобно, когда Вы кого-то везёте и адрес нужен под рукой.
• Добавить подготовку и заметки лучше всего, когда подготовка важна: сдать кровь натощак, отменить лекарство, взять документы. Напоминание покажет эти инструкции накануне, когда ещё можно успеть.

Часть 5. Часовые пояса

Почему у записей свой часовой пояс

Напоминание должно прийти в конкретный момент, поэтому Appointment Adder нужно знать, где проходит визит. Если Вы живёте в Роли и ведёте записи отца в Финиксе, его запись на 9:00 AM - это 9:00 AM по времени Финикса: именно это Вы увидите, это будет в экспорте календаря, и от этого времени отсчитывается напоминание.

Выбор часового пояса

Новые записи получают часовой пояс Вашего устройства, и обычно он верный. Чтобы его изменить:

1. Выберите поле Часовой пояс в форме записи, сразу под полем Время
2. Самые распространённые часовые пояса США стоят первыми - Восточное, Центральное, Горное время, Аризона, Тихоокеанское время, Аляска, Гавайи и Пуэрто-Рико
3. Для других мест начните вводить текст. Искать можно по городу («Chicago», «Москва»), по названию («Тихоокеанское»), по сокращению («PST», «EDT») или по смещению («GMT-5»)
4. Выберите стрелками и клавишей Enter или щелчком

Записи, сохранённые до этого обновления

У записей, созданных до появления часовых поясов, его ещё нет. Когда Вы редактируете такую запись, форма подставляет часовой пояс устройства и показывает примечание: «Эта запись сохранена до того, как приложение стало учитывать часовые пояса.» Проверьте часовой пояс и нажмите Обновить Запись. До этого для записи нельзя получать напоминания: Appointment Adder не станет угадывать часовой пояс и рисковать отправить письмо не в тот час.

Летнее время

Если Вы выберете время, которого не существует в день перевода часов вперёд (например, 2:30 AM), форма сообщит об этом и объяснит, какое время будет сохранено вместо него. Если выбранное время повторяется дважды при переводе часов назад, используется первое. Такие сообщения встречаются редко, но благодаря им напоминание никогда не сдвинется на час без предупреждения.

Часть 6. Инструкции по подготовке

В форме записи теперь есть поле Подготовка рядом с полем Заметки. Записывайте в него то, что нужно сделать перед визитом:

• «Ничего не есть и не пить после полуночи»
• «Взять список лекарств и страховой полис»
• «Отменить антикоагулянт за три дня - уточнить у доктора Патель»
• «Прийти на 20 минут раньше для оформления документов»

Инструкции по подготовке показываются над общими заметками при просмотре записи, в начале описания в экспортируемых файлах календаря и в напоминаниях с вариантом Добавить подготовку и заметки. Отдельно от общих заметок они не теряются в абзаце о парковке.

Часть 7. Проверка запланированного

Чтобы увидеть все напоминания и их судьбу, откройте меню учётной записи и выберите Управление Напоминаниями. Этот пункт виден после входа, если для учётной записи доступны напоминания по электронной почте. В каждой строке видно, к какой записи относится напоминание, когда оно запланировано или отправлено, и его статус:

Статус	Что означает
Запланировано	Ждёт отправки в указанное время
Отправлено	Отправлено на Ваш адрес электронной почты
Доставлено	Принято Вашим почтовым сервисом
Отменено	Запись изменили или удалили, поэтому напоминание заменено или отброшено
Не отправлено	Время отправки уже прошло, когда напоминание настраивалось, или не было подтверждённого адреса
Ошибка / Доставка не удалась	При отправке что-то пошло не так

Статус Не отправлено встречается часто и обычно ожидаем. Appointment Adder фиксирует напоминание вместо запоздалой отправки только если запланированное время уже прошло. Утренняя запись, добавленная накануне вечером, пропускает напоминание за 24 часа; та же запись, добавленная когда до неё больше 24 часов, не пропускает. Напоминание за 2 часа, если Вы его выбрали, будет отправлено, пока его время ещё не прошло.

Если ожидаемые напоминания показывают Не отправлено, проверьте, что Вы вошли с подтверждённым адресом электронной почты (см. «Прежде чем начать»).

Если планы меняются

• Вы редактируете запись: ещё не отправленные напоминания отменяются, а новые планируются на новую дату, время или часовой пояс. То же самое происходит при смене коллекции или настроек напоминаний.
• Вы удаляете запись: её неотправленные напоминания отменяются.
• Вы меняете настройки напоминаний коллекции: записи, которые следуют настройке коллекции, получают новые настройки.

Напоминания по почте и оповещения календаря

При экспорте записей в календарь рядом с кнопкой экспорта есть флажок Добавить оповещение за 24 часа в экспортируемый файл календаря. Это не то же самое, что напоминания по почте:

• Напоминания по почте отправляет Appointment Adder; они настраиваются в форме записи или в коллекции.
• Флажок экспорта добавляет оповещение в сам файл календаря, чтобы Ваше календарное приложение (Календарь Apple, Google Календарь, Outlook) само показало оповещение за 24 часа. Appointment Adder ничего для этого не отправляет.

Флажок включён по умолчанию, а Ваш выбор запоминается на каждом устройстве. Если Вы пользуетесь напоминаниями по почте и не хотите второго оповещения в то же время, снимите флажок перед экспортом. Если хотите полагаться только на календарное приложение, оставьте его включённым, а напоминания по почте выключенными.

Подписки на календарь (функция премиум) никогда не добавляют собственных оповещений - это решают настройки Вашего календарного приложения.

Частые вопросы

Напоминания платные? Нет. Напоминания по электронной почте доступны для всех учётных записей, в которые выполнен вход.

Кто получает напоминание - я или человек, к которому относится запись? Напоминания приходят на адрес электронной почты учётной записи, которой принадлежит запись. Люди, с которыми Вы делитесь коллекцией, их не получают.

Можно получать SMS или уведомление на телефон вместо письма? Пока нет. Сейчас напоминания приходят только по электронной почте.

Можно выбрать другое время, например за 3 дня? Сейчас доступны варианты за 24 часа и за 2 часа. Многие выбирают оба.

Почему я не получил(а) напоминание? Откройте Управление Напоминаниями и посмотрите статус напоминания. Самые частые причины: время отправки уже прошло, когда запись была добавлена; у записи выбрано Без напоминаний; в её коллекции напоминания выключены; или Ваш адрес электронной почты не подтверждён. Проверьте также папку «Спам» и добавьте отправителя в контакты.

Я много путешествую. Напоминания будут следовать за мной? Напоминания следуют за записью, а не за Вами. О записи в Чикаго на 10:00 AM напоминание придёт за 24 часа до 10:00 AM по чикагскому времени, где бы Вы ни находились.

Можно ответить на напоминание? Нет - ответы не читаются. Чтобы изменить напоминание, воспользуйтесь ссылкой Управление напоминаниями в письме или отредактируйте запись в приложении.

Связанные статьи

• Новое: напоминания по электронной почте, часовые пояса и инструкции по подготовке
• Никогда больше не пропускайте медицинское назначение: практическая система
• Организация семейных назначений: Полное руководство по категориям, организациям и локациям
• Контрольный список подготовки к медицинскому приему: Полное руководство для максимальной пользы от каждого визита
• Повторяющиеся назначения и представление календаря: Полное руководство