Як запитати медичні записи: Повний посібник з отримання Вашої медичної інформації

Автор: Sarah - Менеджер програм та адвокат пацієнтів з досвідом координації функціональної медицини та хронічного догляду.

Швидка навігація:

• Ваші законні права - Якщо Вам потрібно зрозуміти Ваші права за HIPAA та зобов'язання постачальників
• Методи запиту - Якщо Ви хочете знати найшвидший спосіб отримати Ваші записи
• Покроковий процес - Якщо Вам потрібні детальні інструкції для запиту записів
• Вирішення проблем - Якщо Ви зіткнулися із затримками, відмовами або надмірними зборами

---

Вам потрібні медичні записи. Можливо, Ви переходите до іншого лікаря, і Ваш новий постачальник потребує Вашої історії хвороби, або шукаєте другу думку щодо діагнозу. Можливо, Ви координуєте догляд між кількома спеціалістами і потребуєте розуміти, що робить кожен з них. Або Ви просто хочете зберігати особисті копії Вашої власної медичної інформації.

Якою б не була Ваша причина, отримання Ваших медичних записів має бути простим — у Вас є законне право на них згідно з HIPAA. Але реальність часто складніша. Постачальники використовують різні системи, стягують різні збори, мають різні терміни та створюють різні перешкоди.

Цей посібник проведе Вас через все, що Вам потрібно знати про запит медичних записів: Ваші законні права, найефективніші методи запиту, що очікувати щодо витрат і термінів, та як вирішувати проблеми, коли щось йде не так.

Чому Вам можуть знадобитися Ваші медичні записи

Медичні записи призначені не лише для лікарів. Існує багато законних причин, чому Вам можуть знадобитися копії Вашої власної медичної інформації:

Другі думки: Спеціаліст, який переглядає Ваш випадок, потребує повної інформації, а не лише Вашого опису симптомів і лікування.

Зміна постачальників: Вашому новому лікарю потрібна Ваша медична історія, результати тестів та поточні ліки. Хоча постачальники можуть запитувати записи безпосередньо, наявність власних копій прискорює процес.

Координація кількох спеціалістів: Коли Ви відвідуєте кількох спеціалістів для пов'язаних станів, кожен потребує знати, що роблять інші. Для стратегій управління кількома спеціалістами, наявність власних записів допомагає Вам координувати догляд.

Особисте відстеження здоров'я: Зберігання копій результатів тестів, діагнозів і планів лікування допомагає Вам відстежувати паттерни та розуміти Ваше здоров'я з часом.

Юридичні справи: Заяви на інвалідність, суперечки зі страховими компаніями, справи про медичну халатність та інші юридичні процедури часто вимагають медичної документації.

Переїзд або подорожі: Наявність записів під рукою, коли Ви переїжджаєте або подорожуєте, забезпечує безперервність догляду, якщо Вам потрібна медична допомога.

Сімейна медична історія: Розуміння Вашої медичної історії допомагає членам сім'ї оцінити їхні власні ризики для здоров'я.

Перевірка точності: Перегляд Ваших записів дозволяє Вам виявити помилки — неправильні ліки, неправильні діагнози або відсутню інформацію — до того, як вони спричинять проблеми.

Ваші законні права за HIPAA

Закон про переносимість та підзвітність медичного страхування (HIPAA) надає Вам конкретні права на доступ до Ваших медичних записів. Розуміння цих прав допомагає Вам розпізнати, коли постачальники порушують закон, а коли його дотримуються.

Право на доступ

У Вас є право переглядати та отримувати копії Ваших медичних записів. Це включає:

• Записи відвідувань лікаря
• Результати тестів та лабораторних досліджень
• Звіти про зображення (рентген, МРТ, КТ)
• Записи рецептів і ліків
• Інформація про виставлення рахунків
• Записи імунізації
• Медичні історії, зібрані постачальниками

Єдині записи, які зазвичай виключаються:

• Психотерапевтичні записи (окремо від записів лікування психічного здоров'я)
• Інформація, зібрана для юридичних процедур
• Певна лабораторна інформація
• Інформація про інших людей (якщо Ви не є законним представником)

Вимоги до термінів

Згідно з HIPAA, постачальники повинні відповісти на Ваш запит протягом 30 днів. Якщо їм потрібно більше часу, вони можуть продовжити це на ще 30 днів, але вони повинні повідомити Вас письмово та пояснити затримку.

Тридцять днів — це законний максимум. Багато постачальників відповідають набагато швидше, особливо якщо Ви запитуєте електронні записи через портал пацієнта. Але якщо минуло 30 днів без відповіді, постачальник порушує HIPAA.

Обмеження зборів

Постачальники можуть стягувати розумні збори за копіювання та відправлення записів, але ці збори повинні обмежуватися:

• Вартістю праці для копіювання (якщо електронні копії, лише для створення та передачі)
• Вартістю матеріалів для створення паперових або електронних носіїв
• Поштові витрати, якщо Ви хочете, щоб записи надіслали поштою
• Підготовка пояснення або резюме (лише якщо Ви запитали резюме замість повних записів)

Постачальники не можуть стягувати з Вас плату за пошук або отримання Ваших записів — це частина їхнього законного зобов'язання. Багато штатів мають додаткові обмеження зборів понад федеральні вимоги HIPAA.

Формат записів

Ви можете запитувати записи в електронному форматі, якщо постачальник зберігає їх електронно. Ви можете вказати формат (PDF, CD, USB-накопичувач, пряме завантаження) в розумних межах.

Якщо Ви хочете, щоб записи надіслали безпосередньо іншому постачальнику, запит має бути безкоштовним або стягувати лише фактичну вартість передачі — постачальники не можуть стягувати звичайні збори за копіювання для передач між постачальниками.

Право відмовити

Постачальники можуть відмовити у доступі в обмежених обставинах:

• Якщо розкриття може загрожувати Вам або комусь іншому
• Якщо інформація стосується когось іншого (крім медичного працівника)
• Якщо запит стосується психотерапевтичних записів
• Якщо інформація була отримана під обіцянкою конфіденційності

Навіть якщо відмовлено, у Вас є право запитати перегляд відмови ліцензованим медичним працівником, призначеним постачальником.

Методи запиту медичних записів

Існує кілька способів запитати медичні записи. Найкращий метод залежить від того, наскільки швидко Вам потрібні записи, скільки Ви запитуєте та які системи використовує Ваш постачальник.

Завантаження з порталу пацієнта (найшвидше для останніх записів)

Якщо у Вашого постачальника є портал пацієнта, це зазвичай найшвидший метод для останніх записів.

Переваги:

• Миттєвий доступ до доступних записів
• Без зборів за електронне завантаження
• Можна завантажувати кілька разів за потреби
• Зазвичай включає записи відвідувань, результати тестів та імунізації

Обмеження:

• Може не включати всі типи записів (зображення часто виключаються)
• Зазвичай показує лише останні записи (за останні 2-3 роки)
• Записи відвідувань можуть затримуватися через час перегляду постачальником
• Не працює для записів від постачальників без порталів

Як використовувати: Увійдіть до порталу пацієнта, перейдіть до розділу медичних записів або медичної інформації, виберіть записи, які Ви хочете, і завантажте. Для більше про проблеми порталу пацієнта та обхідні шляхи, перегляньте наш комплексний посібник.

Письмові форми запиту (найбільш офіційно)

Більшість постачальників медичних послуг мають офіційні форми випуску медичних записів. Це традиційний метод і часто потрібен для повних записів.

Переваги:

• Створює офіційний паперовий слід
• Потрібен для комплексних записів
• Дозволяє конкретне налаштування (діапазони дат, типи записів)
• Необхідний для запитів третіх сторін (члени сім'ї, адвокати)

Обмеження:

• Повільніше, ніж доступ до порталу
• Зазвичай включає збори
• Вимагає форм, підписів, іноді нотаріального посвідчення

Як використовувати: Зв'яжіться з відділом медичних записів постачальника, запитайте форму випуску (часто доступна на їхньому веб-сайті), заповніть усі поля ретельно, включіть копію посвідчення особи, вкажіть точно, що Ви хочете, і надішліть поштою, факсом або особисто.

Телефонні або електронні запити (добре для простих запитів)

Деякі постачальники приймають неофіційні запити телефоном або електронною поштою, особливо для обмежених записів.

Переваги:

• Швидко ініціюється
• Можна ставити запитання про процес
• Може працювати для простих запитів (один результат тесту, запис щеплення)

Обмеження:

• Не всі постачальники приймають неофіційні запити
• Зазвичай все одно доводиться заповнювати офіційну форму
• Важче документувати, якщо виникнуть суперечки пізніше

Як використовувати: Подзвоніть у відділ медичних записів, опишіть, що Вам потрібно, запитайте про їхній процес. Вони, ймовірно, надішлють Вам форму для заповнення, але це запускає процес.

Особисті запити (найшвидше, коли дозволено)

З'явлення особисто може спрацювати для негайних потреб, хоча багато постачальників вимагають попереднього запиту.

Переваги:

• Іноді можна забрати записи в той же день
• Можна переглянути записи на місці перед копіюванням
• Можна негайно з'ясувати запитання

Обмеження:

• Не завжди приймається для обробки в той же день
• Все ще вимагає заповнених форм і посвідчення особи
• Може включати очікування, поки готують записи

Як використовувати: Спочатку подзвоніть, щоб запитати, чи приймаються особисті запити. Якщо так, принесіть заповнену форму випуску, державне посвідчення особи та метод оплати. Деякі заклади дозволяють Вам почекати, поки готують записи; інші все одно вимагатимуть повернутися пізніше.

Авторизація третьої сторони (для представників)

Якщо Ви запитуєте записи від імені когось іншого (дитина, літній батько, померлий член сім'ї), Вам потрібна належна авторизація.

Вимоги:

• Заповнена форма випуску, підписана пацієнтом (або законним представником)
• Копія Вашого посвідчення особи
• Доказ повноважень (довіреність, документи опіки, свідоцтво про смерть тощо)
• Конкретна авторизація, до яких записів Ви можете отримати доступ

Для більше про міркування конфіденційності при управлінні медичним доглядом когось іншого, перегляньте наш посібник для сімейних доглядачів.

Що запитувати

Знання точно, що запитувати, допомагає Вам отримати повну інформацію без непотрібних затримок або витрат.

Повний медичний запис проти конкретних елементів

Повний медичний запис включає все: всі записи відвідувань, результати тестів, звіти про зображення, списки ліків, імунізації, виставлення рахунків тощо. Запитуйте це, коли:

• Переходите до нового лікаря первинної медичної допомоги
• Шукаєте комплексну другу думку
• Беріть участь у юридичних справах, що вимагають повної документації
• Починаєте догляд з кількома новими спеціалістами

Конкретні елементи обмежує запит до певних записів. Запитуйте конкретні елементи, коли:

• Вам потрібні лише останні результати тестів
• Ви хочете зображення з конкретної процедури
• Вам потрібні записи щеплень для школи/роботи
• Ви відстежуєте конкретні стани з часом

Поширені типи записів

Записи відвідувань (також називаються записами прогресу або клінічними записами): Документують те, що сталося під час кожного прийому — симптоми, результати обстеження, оцінка, план.

Результати тестів: Лабораторні роботи (аналізи крові, аналіз сечі), звіти про зображення (рентген, МРТ, КТ, УЗД), діагностичні тести (ЕКГ, стрес-тести, колоноскопії).

Записи ліків: Поточні рецепти, попередні ліки, зміни дозування, несприятливі реакції, інформація про аптеку.

Записи імунізації: Дати та типи всіх отриманих вакцинацій. Часто потрібні для школи, роботи або подорожей.

Записи процедур: Оперативні звіти для операцій, записи процедур для ендоскопій або біопсій, патологічні звіти.

Записи виставлення рахунків: Деталізовані рахунки, страхові претензії, історія платежів. Корисно для оскарження зборів або відстеження страхового покриття.

Кореспонденція: Листи між постачальниками, записи направлень, консультаційні звіти. Важливо для розуміння координації догляду.

На який період запитувати

Відповідь залежить від Ваших потреб:

Останні 2-3 роки: Зазвичай достатньо для поточного догляду з новим постачальником, покриває останні тенденції тестів і поточне лікування.

Останні 5-10 років: Краще для хронічних станів, дає повнішу картину прогресування хвороби та історії лікування.

Повна історія: Необхідна для юридичних справ, допомагає встановити довгострокові паттерни, корисна для складних багатосистемних станів.

Врахуйте, що старші записи можуть бути важче отримати (особливо від практик, які закрилися або перейшли на електронні системи на півдорозі). Балансуйте повноту проти практичності.

Процес запиту покроково

Ось точно, як запитувати медичні записи, від початку до кінця.

Крок 1: Визначте правильний контакт

Запити медичних записів надходять до відділу медичних записів постачальника або відділу управління медичною інформацією (HIM), а не до кабінету Вашого лікаря безпосередньо.

Для окремих лікарів: Подзвоніть на головний номер офісу, запитайте відділ медичних записів. У невеликих практиках це може бути офіс-менеджер.

Для лікарень: Шукайте на веб-сайті лікарні «медичні записи» або «медична інформація». Лікарні зазвичай мають спеціальні відділи, які обробляють усі запити записів.

Для великих систем охорони здоров'я: Кожна лікарня або клініка в системі може мати окремі відділи записів, або може бути централізований відділ для всієї системи.

Для закритих практик: Якщо практика закрилася, записи могли бути передані іншому постачальнику, збережені в компанії медичних записів або надіслані до департаменту охорони здоров'я штату. Зателефонуйте до медичної ради Вашого штату за вказівками щодо пошуку записів від закритих практик.

Крок 2: Отримайте та заповніть форму випуску

Більшість постачальників вимагають свою конкретну форму випуску (хоча за законом вони повинні приймати розумні альтернативи).

Знайдіть форму: Перевірте веб-сайт постачальника в розділі «медичні записи» або «форми пацієнтів». Якщо її немає онлайн, подзвоніть і попросіть надіслати поштою або електронною поштою.

Заповніть усі поля ретельно:

• Ваше повне юридичне ім'я (як воно з'являється в медичних записах)
• Дата народження
• Адреса, куди слід надіслати записи
• Номер телефону
• Номер облікового запису пацієнта або номер медичного запису (якщо відомо)
• Конкретні запитані записи (діапазони дат, типи)
• Мета запиту (зазвичай «особисте використання» або «продовження догляду»)
• Підпис і дата
• Другий підпис, якщо форма вимагає свідка

Поширені помилки, яких слід уникати:

• Використання прізвиська замість юридичного імені
• Забування датувати підпис
• Не вказування діапазону дат (отримаєте більше записів, ніж потрібно)
• Відсутність необхідної копії посвідчення особи
• Стара адреса

Крок 3: Надайте посвідчення особи

Більшість запитів вимагають копію державного посвідчення особи з фотографією для перевірки Вашої особи:

• Водійське посвідчення
• Паспорт
• Державна ID-карта
• Військове посвідчення

Додайте фотокопію — не надсилайте оригінал посвідчення особи. Переконайтеся, що копія розбірлива.

Крок 4: Вкажіть спосіб доставки

Вам потрібно буде вказати, як Ви хочете отримати записи:

Електронна доставка (якщо доступна):

• Електронна пошта (перевірте, чи підтримує постачальник безпечну електронну пошту)
• Доступ до порталу пацієнта
• CD або USB-накопичувач, надісланий Вам поштою
• Пряме посилання для завантаження

Паперова доставка:

• Поштою на Вашу адресу
• Забрати особисто
• Факс (зазвичай для передачі між постачальниками)

Пряма передача постачальнику:

• Якщо Ви хочете, щоб записи надіслали іншому лікарю, включіть ім'я, адресу, номер факсу цього постачальника

Електронний зазвичай швидший і дешевший, але деякі записи (як зображення) можуть потребувати фізичних носіїв.

Крок 5: Надішліть запит

Дотримуйтесь бажаного методу подання постачальника:

• Поштою: Надішліть заповнену форму, копію посвідчення особи та оплату (якщо потрібна авансом) на адресу медичних записів
• Факсом: Надішліть форму та посвідчення особи на номер факсу медичних записів (не клінічний факс)
• Електронною поштою: Використовуйте безпечну електронну пошту порталу, якщо доступна; звичайна електронна пошта може не прийматися з міркувань конфіденційності
• Особисто: Доставте до відділу медичних записів

Отримайте підтвердження: Попросіть номер підтвердження або квитанцію. Це Ваш доказ того, що запит був поданий і запускає 30-денний годинник HIPAA.

Крок 6: Продовжуйте стежити

Якщо Ви нічого не чули за 10-14 днів, продовжіть стежити:

• Подзвоніть у відділ медичних записів
• Посилайтеся на дату запиту та номер підтвердження
• Запитайте про статус і очікувану дату завершення
• Документуйте, з ким Ви розмовляли та що вони сказали

Якщо минуло 30 днів без відповіді або пояснення, постачальник порушує HIPAA. Ви можете подати скаргу (див. розділ «Вирішення проблем»).

Витрати та терміни

Розуміння типових витрат і термінів допомагає Вам планувати та розпізнавати, коли збори або затримки надмірні.

Типові збори

Збори відрізняються за штатом (багато штатів мають конкретні обмеження) та за постачальником, але ось загальні діапазони:

Збір за отримання/обробку: $0-$25 (одноразовий збір незалежно від розміру запису)

За сторінку копіювання: $0.50-$1.00 за сторінку для паперових копій

Електронні записи: $0-$10 (федеральний закон обмежує збори за електронні копії до витрат на працю та носії)

CD або USB-накопичувач: $5-$15 за носій

Поштові витрати: Фактична вартість поштових послуг (зазвичай $5-$15 залежно від розміру запису)

Засвідчені копії: Додаткові $5-$10 за документ для засвідчених/нотаріально посвідчених копій (зазвичай потрібні лише для юридичних цілей)

Приклади загальних витрат:

• Електронне завантаження з порталу: $0
• Електронні записи на CD, надіслані поштою: $10-$20
• 100 сторінок паперових записів, надіслані поштою: $60-$125
• Повний паперовий запис (500+ сторінок): $250-$400

Обмеження зборів конкретних штатів

Багато штатів встановлюють обмеження на збори за медичні записи нижче федеральних обмежень HIPAA, і вони значно відрізняються за штатами. Обмеження відрізняються за штатами — перевірте поточні тарифні графіки в департаменті охорони здоров'я Вашого штату перед оскарженням зборів, оскільки законодавчі обмеження на збори часто змінюються через законодавство. Перевірте офіційний веб-сайт департаменту охорони здоров'я Вашого штату для найсвіжіших тарифних графіків.

Коли записи мають бути безкоштовними

Постачальники повинні відмовитися від зборів або зменшити їх для:

• Передач між постачальниками (повинні стягувати лише фактичну вартість передачі)
• Записів, необхідних для апеляцій або скарг проти постачальника
• Записів для пацієнтів, які демонструють фінансові труднощі (на розсуд постачальника)

Деякі штати вимагають безкоштовних записів у додаткових обставинах (заяви на інвалідність, цілі громадського здоров'я).

Очікування термінів

Завантаження з порталу пацієнта: Миттєво до 7 днів (якщо записи потребують перегляду постачальником)

Прості запити (останні записи, електронні): 3-10 робочих днів

Стандартні запити (паперові, кілька років): 2-4 тижні

Складні запити (повні записи, кілька місць): 3-4 тижні

Юридичний максимум: 30 днів, з можливим 30-денним продовженням за обґрунтування

Якщо Вам терміново потрібні записи (для майбутнього прийому, термінового юридичного дедлайну), повідомте відділ записів, коли подаєте запит. Деякі постачальники пропонують прискорену обробку за додаткову плату.

Оскарження надмірних зборів

Якщо збори здаються нерозумними:

1. Попросіть деталізований розклад зборів
2. Порівняйте з обмеженнями зборів Вашого штату
3. Попросіть відмову від зборів, якщо Ви зіткнулися з фінансовими труднощами
4. Подайте скаргу до генерального прокурора Вашого штату або департаменту охорони здоров'я, якщо збори порушують закон штату
5. Подайте скаргу HIPAA до Офісу громадянських прав HHS, якщо збори надмірні згідно з федеральним законом

Формат і варіанти доставки

Те, як Ви отримуєте записи, впливає на зручність використання, вартість і швидкість їх отримання.

Електронні формати

Завантаження PDF (найпоширеніше):

• Легко переглядати на будь-якому пристрої
• Можна роздрукувати за потреби
• Займає мінімальний простір для зберігання
• Легко надіслати електронною поштою або поділитися
• Можна організувати з іншими документами

Доступ до порталу пацієнта:

• Без очікування доставки
• Можна переглядати багаторазово
• Зазвичай безкоштовно
• Обмежений тим, що включає портал
• Вимагає входу до порталу

CD або DVD:

• Добре для зображень (рентген, МРТ)
• Може включати інтерактивні переглядачі
• Фізичне резервне копіювання
• Вимагає оптичного дисководу для перегляду
• Може бути втрачений або пошкоджений

USB-накопичувач:

• Схоже на CD, але більш універсальне
• Легше переглядати на сучасних комп'ютерах
• Можна додавати інші файли
• Дорожче, ніж CD

Пряма електронна передача:

• Постачальник надсилає безпосередньо Вашому новому лікарю
• Зазвичай безпечний зашифрований метод
• Найшвидше для передачі між постачальниками
• Ви не отримуєте особисту копію

Паперові формати

Роздруковані та надіслані поштою:

• Найдорожчий варіант
• Громіздкі для великих записів
• Можуть псуватися з часом
• Важко ділитися з кількома постачальниками
• Можуть бути необхідними, якщо Вам потрібні засвідчені копії

Забір особисто:

• Економить поштові витрати
• Отримуєте записи негайно, коли готові
• Може вимагати повторного візиту
• Вимагає поїздки до закладу

Плюси та мінуси за форматом

Електронний виграє для:

• Швидкості
• Вартості
• Портативності
• Легкого обміну
• Простору для зберігання

Паперовий виграє для:

• Юридичних процедур (засвідчені копії)
• Постачальників, які не приймають електронні записи
• Особистих уподобань щодо фізичних документів
• Відсутності технологічних бар'єрів

Найкраща практика: Запитуйте електронний, коли можливо, але попросіть паперовий, якщо Вам потрібні офіційні засвідчені копії для юридичного використання або якщо Ваш новий постачальник конкретно вимагає паперові записи.

Особливі ситуації

Деякі запити записів включають ускладнення понад стандартні процедури.

Запит записів для померлих членів сім'ї

Ви можете запитувати медичні записи померлих членів сім'ї, якщо Ви:

• Особистий представник маєтку (виконавець/адміністратор)
• Найближчий родич або залучений до догляду за померлим (відрізняється за штатом)
• Уповноважені відповідно до закону штату

Вимоги:

• Свідоцтво про смерть
• Доказ повноважень (листи адміністрування, заповіт, документація сімейних відносин)
• Заповнена форма випуску з поясненням відносин
• Дійсне посвідчення особи

Обмеження: Деякі штати обмежують те, до чого члени сім'ї можуть отримати доступ, порівняно з тим, до чого можуть отримати доступ представники маєтку. Записи психічного здоров'я та зловживання речовинами можуть мати додаткові обмеження.

Записи психічного здоров'я

Записи лікування психічного здоров'я (відмінні від психотерапевтичних записів) включені в стандартні медичні записи, але деякі штати надають додаткові захисти конфіденційності:

• Може вимагати окремої авторизації
• Постачальник може переглянути перед випуском, щоб переконатися, що немає шкоди
• Записи психічного здоров'я неповнолітніх можуть мати особливі правила

Психотерапевтичні записи (особисті записи терапевта, не записи лікування) конкретно виключені зі стандартного доступу до записів і вимагають окремої авторизації.

Записи лікування зловживання речовинами

Федеральний закон (42 CFR Частина 2) надає особливий захист для записів лікування зловживання речовинами понад HIPAA для федерально допомагаючих програм:

• Вимагає конкретної письмової згоди
• Згода повинна деталізувати, яка інформація, кому, для якої мети
• Не може бути випущена навіть із загальною авторизацією медичних записів
• Застосовується до федерально допомагаючих програм

Це складна область права, яка переглядалася кілька разів. Проконсультуйтеся із закладом лікування про те, які конкретні захисти застосовуються до їхніх записів, оскільки правила відрізняються за типом програми та фінансуванням.

Якщо Ви запитуєте повні записи і мали лікування зловживання речовинами, Вам потрібно буде заповнити додаткову авторизацію конкретно для цих записів.

Записи від закритих практик

Коли медична практика закривається:

• Записи можуть передати іншому постачальнику, який приймає пацієнтів
• Записи можуть перейти до компанії зберігання медичних записів
• Записи можуть бути надіслані до департаменту охорони здоров'я штату
• Практика має повідомити пацієнтів, куди пішли записи

Як їх знайти:

1. Перевірте, чи практика надіслала лист при закритті (з переліком, куди були передані записи)
2. Зателефонуйте до медичної ради Вашого штату — вони можуть мати інформацію про закриті практики
3. Зв'яжіться з Вашою страховою компанією — вони можуть знати, який постачальник взяв на себе
4. Шукайте ім'я лікаря, щоб побачити, чи вони приєдналися до іншої практики
5. Зв'яжіться з відділом записів департаменту охорони здоров'я Вашого штату

Майте на увазі, що закриті практики можуть стягувати вищі збори або мати довші терміни обробки, оскільки активне управління записами завершилося.

Записи лікарні проти записів окремого постачальника

Коли Ви отримуєте лікування в лікарні, записи ведуться як:

• Самою лікарнею (відділення невідкладної допомоги, лабораторія, зображення, записи медсестер)
• Окремими лікарями (лікарі, що приймають, консультанти, спеціалісти)

Для повних записів перебування в лікарні Вам може знадобитися запитати від:

1. Відділу медичних записів лікарні (для записів закладу)
2. Кожної групи консультуючих лікарів окремо (для записів лікарів)

Деякі лікарні включають усі записи постачальників у їхню систему записів; інші зберігають їх окремо. Запитайте відділ записів лікарні, що включено в їхню копію.

Записи з кількох місць

Якщо Ви відвідували постачальника в кількох місцях (різні офіси, афілійовані лікарні), кожне місце може вести окремі записи, або вони можуть використовувати єдину систему.

Єдині електронні записи: Великі системи охорони здоров'я часто мають одну систему записів у всіх місцях. Один запит отримує все.

Окремі місця: Незалежні офіси або старші системи можуть вести окремі записи за місцем. Вам потрібно буде запитувати від кожного окремо.

Запитайте відділ записів, чи Ваш запит покриває всі місця, де Вас лікували, чи Вам потрібні окремі запити для кожного.

Що робити, коли Ви отримуєте записи

Отримання Ваших записів — це лише початок — Вам потрібно переглянути та управляти ними ефективно.

Перевірка на повноту

Коли записи прибувають, перевірте негайно:

• Діапазон дат: Чи він покриває часовий проміжок, який Ви запитували?
• Типи записів: Чи Ви отримали записи відвідувань, результати тестів, звіти про зображення — все, що Ви просили?
• Відсутні відвідування: Порівняйте з Вашими власними записами або календарем. Чи включені всі прийоми?
• Додатки: Чи фактично додані посилані результати тестів і звіти про зображення?
• Читабельність: Чи можете Ви прочитати рукописні записи? Чи чіткі копії?

Якщо щось відсутнє, негайно зв'яжіться з відділом записів з конкретикою: «Я запитував записи з 2020-2024, але отримав лише 2022-2024» або «Мій запит включав звіти про зображення, але їх немає в цьому пакеті».

Організація та зберігання записів

Електронні записи:

• Створіть чітку структуру папок (за постачальником, за роком, за станом)
• Використовуйте описові назви файлів з датами: «Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf»
• Зберігайте резервні копії (хмарне сховище, зовнішній диск, обидва)
• Розгляньте можливість захисту паролем чутливих записів
• Зберігайте організовано разом з Вашою системою відстеження прийомів

Паперові записи:

• Використовуйте папку з трьома кільцями з розділювачами за постачальником або датою
• Файлуйте хронологічно в кожному розділі
• Зберігайте в безпечному місці
• Робіть копії перед тим, як давати оригінал іншому постачальнику
• Скануйте важливі документи як електронне резервне копіювання

Обмін з новими постачальниками

Коли ділитеся записами з новим лікарем:

Перед прийомом:

• Запитайте, чи вони хочуть, щоб записи надіслали завчасно (багато вважають за краще це)
• Запитайте бажаний метод (факс, завантаження на портал, принести на прийом)
• Надішліть або доставте за 1-2 тижні до першого прийому, якщо можливо

На прийомі:

• Принесіть копію (електронну або паперову) як резервну
• Виділіть найбільш релевантні розділи для цього візиту
• Будьте готові усно резюмувати ключові моменти
• Не припускайте, що лікар прочитав все перед прийомом

Після прийому:

• Підтвердіть, що новий постачальник отримав записи
• Запитайте, чи їм потрібно щось додаткове
• Оновіть Ваші власні записи записками з цього візиту

Виявлення помилок та запит виправлень

Помилки в медичних записах є поширеними:

• Неправильні ліки або дозування
• Неправильні алергії
• Неправильна сімейна історія
• Помилкові діагнози
• Переплутані результати тестів

Коли Ви виявляєте помилку:

1. Документуйте помилку конкретно (що не так, що має бути правильним)
2. Зв'яжіться з відділом медичних записів постачальника або порталом пацієнта
3. Запитайте поправку згідно з правом на поправку HIPAA
4. Надайте підтверджуючу документацію, якщо доступна
5. Якщо постачальник відмовляється виправляти, Ви можете запитати, щоб заяву про незгоду додали до Вашого запису

Важливо: Постачальники можуть відмовитися виправляти записи, якщо вони вважають, що інформація точна, але вони повинні додати Вашу незгоду до файлу та включити її в майбутні розкриття цього запису.

Вирішення поширених проблем

Навіть з законними правами запити записів можуть зіткнутися з перешкодами. Ось як впоратися з поширеними проблемами.

Затримки понад 30 днів

Якщо минуло 30 днів без отримання записів або пояснення:

Крок 1: Зв'яжіться з відділом записів

• Посилайтеся на дату запиту та номер підтвердження
• Запитайте оновлення статусу та очікувану дату завершення
• Запитайте, чи є проблема або відсутня інформація
• Документуйте цю розмову (дата, з ким Ви розмовляли, що вони сказали)

Крок 2: Надішліть письмове продовження (якщо немає відповіді)

• Надішліть лист або електронну пошту, вказуючи: дату запиту, що минуло 30 днів, право HIPAA на записи, запит негайної дії
• Зберігайте копію цієї комунікації

Крок 3: Подайте скаргу HIPAA (якщо все ще немає відповіді)

• Подайте онлайн до Офісу громадянських прав HHS
• Включіть: дати, документацію, пояснення порушення
• OCR переглядає скарги та визначає, чи виправдане розслідування
• Багато скарг вирішуються через коригувальну дію постачальника
• OCR зосереджується на системних порушеннях і може не переслідувати окремі випадки, якщо постачальник швидко виправить проблему

Відмовлені запити

Якщо Ваш запит відхилений:

Зрозумійте чому: Постачальники повинні пояснити відмови письмово. Причини можуть бути:

• Записів не існує (Вас фактично там не лікували)
• Запит стосується виключеної інформації (психотерапевтичні записи)
• Питання загрози (рідко використовується)
• Форма неповна або не підписана

Для неповних форм: Подайте знову з виправленнями

Для суттєвих відмов:

• Ви маєте право запитати перегляд іншим медичним працівником, призначеним постачальником
• Запитайте цей перегляд письмово
• Якщо перегляд підтверджує відмову, Ви можете подати скаргу HIPAA до OCR

Більшість відмов неправильні: HIPAA надає широкі права на доступ. Якщо Ви вважаєте, що відмова необґрунтована, домагайтеся перегляду та скарги.

Надмірні збори

Якщо збори здаються надмірними:

Крок 1: Запитайте деталізований розклад зборів, що показує конкретні збори (отримання, копіювання за сторінку, носії, поштові послуги)

Крок 2: Порівняйте з обмеженнями зборів Вашого штату (шукайте «[ваш штат] збори за медичні записи»)

Крок 3: Якщо збори перевищують обмеження штату:

• Вкажіть це письмово відділу записів
• Посилайтеся на конкретний закон штату
• Запитайте зменшення зборів до законних обмежень

Крок 4: Якщо збори в межах обмежень штату, але все ще здаються надмірними:

• Запитайте відмову від зборів на основі фінансових труднощів (якщо застосовно)
• Подайте скаргу до відділу захисту споживачів генерального прокурора штату
• Подайте скаргу HIPAA, якщо федеральні обмеження перевищені

Крок 5: Розгляньте альтернативи:

• Запитайте електронні копії (зазвичай дешевше)
• Запитайте, щоб постачальник надіслав безпосередньо новому лікарю (має бути безкоштовно або мінімальна вартість)
• Отримайте доступ через портал пацієнта, якщо доступний (безкоштовно)

Неповні записи

Якщо записи відсутні інформацію, яку Ви запитували:

Крок 1: Будьте конкретними про те, що відсутнє

• Порівняйте те, що Ви отримали, з тим, що Ви просили
• Перелічіть конкретні дати відвідувань, тести або процедури, які не включені
• Посилайтеся на Ваш оригінальний запит

Крок 2: Зв'яжіться з відділом записів з конкретикою

• «Я запитував усі записи відвідувань 2020-2024, але отримав лише 2022-2024»
• «Мій запит включав звіт МРТ від 15.06.2023, але його тут немає»
• Запитайте, чи потрібна додаткова плата за відсутні елементи

Крок 3: Якщо записів справді не існує:

• Запитайте, чи вони велися в іншому місці (інший офіс, закрита практика)
• Запитайте, чи вони були знищені (політики зберігання записів відрізняються)
• Запитайте письмове підтвердження того, чого не існує

Крок 4: Якщо записи мають існувати, але не надані:

• Подайте знову формальний запит конкретно для відсутніх елементів
• Документуйте неповну відповідь
• Розгляньте скаргу HIPAA, якщо постачальник несприяючий

Постачальник стверджує, що записів не існує

Якщо постачальник каже, що у них немає записів про Ваше лікування:

Перевірте, що Ви звертаєтеся до правильного постачальника:

• Перевірте старі рахунки, пояснення переваг страхування (EOB) або підтвердження прийомів для точного імені постачальника
• Практики змінюють назви, об'єднуються або розділяються
• Окремі лікарі переміщуються між групами практик

Надайте більше інформації:

• Включіть дати лікування
• Імена лікарів, яких Ви бачили
• Типи отриманого лікування
• Будь-які номери пацієнта або облікового запису, які Ви маєте

Перевірте, чи практика закрилася або об'єдналася:

• Записи могли бути передані іншій організації
• Зв'яжіться з медичною радою штату для інформації про закриті практики

Якщо Ви впевнені, що вони Вас лікували, але вони заперечують це:

• Зберіть докази (виписки з рахунків, страхові претензії, пляшки рецептів від цього постачальника)
• Надішліть формальний запит з підтверджуючою документацією
• Розгляньте скаргу, якщо вони явно перешкоджають

Подання скарг

Коли постачальники порушують права HIPAA:

Офіс громадянських прав HHS (Федеральні скарги HIPAA):

• Подайте скаргу до Офісу громадянських прав HHS
• Для порушень: 30-денного дедлайну, неправильних відмов, надмірних зборів, невдачі надати доступ
• OCR розслідує і може накласти штрафи
• Подайте протягом 180 днів з моменту, коли Ви дізналися про порушення

Генеральний прокурор штату або департамент охорони здоров'я:

• Для порушень обмежень зборів штату
• Для загальних питань захисту споживачів
• Скарги часто вирішуються швидше, ніж федеральний процес

Медична рада штату:

• Для непрофесійної поведінки окремих лікарів
• Менш ефективна для адміністративних питань записів
• Краще для скарг на клінічний догляд

Включіть у Вашу скаргу:

• Хронологію подій з датами
• Копії Ваших запитів
• Відповіді постачальника (або їх відсутність)
• Пояснення того, які права були порушені
• Що Ви запитуєте як рішення

Часті питання

Скільки часу потрібно, щоб отримати медичні записи? Згідно з HIPAA, постачальники повинні відповісти протягом 30 днів, з можливим 30-денним продовженням за потреби. На практиці електронні записи часто прибувають за 3-10 днів, тоді як комплексні паперові записи можуть зайняти 2-4 тижні. Завантаження з порталу пацієнта може бути миттєвим.

Скільки коштує отримати копії медичних записів? Витрати відрізняються за штатом і постачальником. Завантаження з електронного порталу часто безкоштовні. Паперові записи зазвичай коштують $0.50-$1.00 за сторінку плюс збір за обробку $10-$25 та поштові послуги. Повні записи можуть коштувати $50-$400 залежно від розміру. Багато штатів встановлюють обмеження на збори нижче цих сум.

Чи можу я запитувати медичні записи для члена сім'ї? Для неповнолітніх дітей, батьки/опікуни можуть запитувати записи. Для дорослих Вам потрібна письмова авторизація від пацієнта або юридичні повноваження (довіреність, опіка). Для померлих членів сім'ї Вам потрібен доказ повноважень (статус виконавця, свідоцтво про смерть, сімейні відносини).

Що робити, якщо мій лікар пішов на пенсію або практика закрилася? Записи могли бути передані іншому постачальнику, пішли до компанії зберігання медичних записів або надіслані до департаменту охорони здоров'я Вашого штату. Зв'яжіться з медичною радою Вашого штату за вказівками щодо пошуку записів від закритих практик. Практика мала повідомити пацієнтів, куди були передані записи.

Чи можу я отримати медичні записи 20-річної давності? Це залежить від вимог до зберігання записів у Вашому штаті та того, чи існують ще записи. Багато штатів вимагають, щоб постачальники зберігали записи протягом 7-10 років після останнього лікування. Старші записи могли бути законно знищені або можуть бути важкодоступними, якщо велися лише на папері у старіших практиках.

Чи повинен я пояснювати, чому я хочу свої медичні записи? Ні. Згідно з HIPAA, у Вас є право на Ваші записи без необхідності виправдовувати або пояснювати, чому Ви їх хочете. Більшість форм запитують «мету», але «особисте використання» достатньо. Постачальники не можуть відмовити у доступі на основі Вашої заявленої мети.

Що робити, якщо мої медичні записи містять помилки? У Вас є право за HIPAA запитати поправки до Ваших записів. Подайте письмовий запит, пояснюючи помилку та що має бути виправлено. Якщо постачальник відмовляється, вони повинні додати Вашу заяву про незгоду до запису та включити її в майбутні розкриття.

Чи можу я отримати мої медичні записи, надіслані безпосередньо іншому лікарю? Так, і це часто безкоштовно або недорого. Передачі між постачальниками не можуть стягувати стандартні збори за копіювання згідно з HIPAA — лише фактичні витрати на передачу. Включіть ім'я, адресу та номер факсу приймаючого постачальника у Ваш запит.

Як я отримую зображення, як рентген або МРТ? Звіти про зображення (письмова інтерпретація радіолога) включені в стандартні записи. Фактичні зображення (плівки або цифрові файли) вимагають окремого запиту, зазвичай надаються на CD або DVD. Можуть бути додаткові збори за носій і за запис зображень.

Що робити, якщо мені терміново потрібні записи для майбутнього прийому? Повідомте відділ записів, коли Ви подаєте запит, що у Вас є термінова потреба. Деякі постачальники пропонують прискорену обробку за додаткові збори. Альтернативно, отримайте доступ до останніх записів через портал пацієнта, якщо доступний, або попросіть постачальників запитувати записи безпосередньо один від одного.

---

Пов'язані статті

• Портали пацієнтів: Повний посібник із проблем і практичних рішень
• Ніколи не пропустіть медичний прийом знову: Практична система
• Управління кількома спеціалістами: Поради з організації для хронічних станів
• Міркування конфіденційності при управлінні медичним доглядом Вашого батька
• Як безпечно ділитися медичними прийомами між членами сім'ї

---

Управління Вашими медичними записами є важливим для координації догляду між постачальниками. Appointment Adder допомагає Вам відстежувати прийоми та організовувати медичну інформацію в одному місці. Спробуйте безкоштовно на appointmentadder.com