如何申请医疗记录:获取您的医疗保健信息的完整指南
根据HIPAA申请医疗记录的综合指南。了解您的合法权利、申请方法、费用、时间表以及如何处理延误或拒绝。
作者 Sarah - 项目经理和患者倡导者,拥有功能医学和慢性护理协调的丰富经验。
快速导航:
- 您的合法权利 - 如果您需要了解您的HIPAA权利和医疗提供者的义务
- 申请方法 - 如果您想知道获取记录的最快方法
- 分步流程 - 如果您需要申请记录的详细说明
- 故障排除 - 如果您遇到延误、拒绝或过高的费用
您需要医疗记录。也许您正在换医生,新医生需要您的病史,或者您正在寻求对某个诊断的第二意见。也许您正在协调多位专科医生的护理,需要了解每位医生的治疗方案。或者您只是想保留自己健康信息的个人副本。
无论出于什么原因,获取您的医疗记录应该很简单——根据HIPAA,您拥有合法权利。但现实往往更为复杂。医疗提供者使用不同的系统,收取不同的费用,有不同的时间表,并制造不同的障碍。
本指南将引导您了解申请医疗记录所需知道的一切:您的合法权利、最有效的申请方法、费用和时间表的预期,以及当事情出错时如何排除故障。
您可能需要医疗记录的原因
医疗记录不仅仅是给医生看的。您可能需要自己健康信息副本的合法理由有很多:
第二意见:审查您病例的专科医生需要完整的信息,而不仅仅是您对症状和治疗的概述。
更换医疗提供者:您的新医生需要您的病史、检测结果和当前药物。虽然医疗提供者可以直接申请记录,但拥有自己的副本可以加快流程。
协调多位专科医生:当您因相关病症看多位专科医生时,每位医生都需要知道其他医生在做什么。关于管理多位专科医生的策略,拥有自己的记录有助于您协调护理。
个人健康跟踪:保留检测结果、诊断和治疗计划的副本有助于您跟踪模式并了解您的健康状况随时间的变化。
法律事务:残疾索赔、保险纠纷、医疗事故案件和其他法律程序通常需要医疗文件。
搬家或旅行:搬家或旅行时手头有记录可确保您在需要医疗护理时的护理连续性。
家族病史:了解您的病史有助于家庭成员评估自己的健康风险。
验证准确性:查看您的记录可以让您在错误——错误的药物、不正确的诊断或遗漏的信息——引起问题之前发现它们。
您根据HIPAA的合法权利
《健康保险可携性和责任法案》(HIPAA)赋予您访问医疗记录的特定权利。了解这些权利有助于您识别医疗提供者何时违反法律以及何时遵守法律。
访问权
您有权查看和获取医疗记录的副本。这包括:
- 医生就诊记录
- 检测结果和实验室工作
- 影像报告(X光、MRI、CT扫描)
- 处方和药物记录
- 账单信息
- 免疫接种记录
- 医疗提供者采集的病史
通常不包括的记录:
- 心理治疗记录(与心理健康治疗记录分开)
- 为法律程序编制的信息
- 某些实验室信息
- 关于其他人的信息(除非您是合法代表)
时间表要求
根据HIPAA,医疗提供者必须在30天内回应您的申请。如果他们需要更多时间,他们可以再延长30天,但他们必须书面通知您并解释延迟原因。
30天是法律最长期限。许多医疗提供者的回应速度要快得多,特别是如果您通过患者门户网站申请电子记录。但如果超过30天仍未收到回应,医疗提供者就违反了HIPAA。
费用限制
医疗提供者可以收取复制和邮寄记录的合理费用,但这些费用必须限于:
- 复制的人工成本(如果是电子副本,仅限于创建和传输的成本)
- 创建纸质或电子媒体的耗材成本
- 如果您想要邮寄记录的邮资
- 准备解释或摘要(仅当您要求摘要而不是完整记录时)
医疗提供者不能向您收取搜索或检索记录的费用——这是他们的法律义务的一部分。许多州除了联邦HIPAA要求之外还有额外的费用限制。
记录格式
如果医疗提供者以电子方式维护记录,您可以申请电子格式的记录。您可以在合理范围内指定格式(PDF、CD、USB驱动器、直接下载)。
如果您想将记录直接发送给另一位医疗提供者,申请必须是免费的或仅收取实际传输成本——医疗提供者不能对医疗提供者之间的转移收取正常的复制费用。
拒绝权
医疗提供者可以在有限的情况下拒绝访问:
- 如果披露会危及您或他人
- 如果信息涉及其他人(医疗保健提供者除外)
- 如果申请是针对心理治疗记录
- 如果信息是在保密承诺下获得的
即使被拒绝,您也有权要求由医疗提供者指定的持牌医疗保健专业人员审查拒绝决定。
申请医疗记录的方法
申请医疗记录有几种方法。最佳方法取决于您需要记录的速度、您申请的数量以及您的医疗提供者使用的系统。
患者门户网站下载(最近记录最快)
如果您的医疗提供者有患者门户网站,这通常是获取最近记录的最快方法。
优点:
- 即时访问可用记录
- 电子下载免费
- 如果需要可以多次下载
- 通常包括就诊记录、检测结果和免疫接种
限制:
- 可能不包括所有记录类型(影像通常被排除)
- 通常只显示最近的记录(过去2-3年)
- 就诊记录可能会因医疗提供者审查时间而延迟
- 对于没有门户网站的医疗提供者不起作用
**如何使用:**登录您的患者门户网站,导航到医疗记录或健康信息部分,选择您想要的记录,然后下载。有关患者门户网站问题和解决方法的更多信息,请参阅我们的综合指南。
书面申请表(最正式)
大多数医疗保健提供者都有正式的医疗记录发布表。这是传统方法,通常是获取完整记录所必需的。
优点:
- 创建正式的书面记录
- 获取综合记录所需
- 允许具体定制(日期范围、记录类型)
- 第三方申请(家庭成员、律师)所必需
限制:
- 比门户网站访问慢
- 通常涉及费用
- 需要表格、签名,有时需要公证
**如何使用:**联系医疗提供者的医疗记录部门,申请发布表(通常可在其网站上找到),仔细填写所有字段,包括身份证件副本,准确指定您想要的内容,然后通过邮寄、传真或亲自提交。
电话或电子邮件申请(简单申请的好选择)
一些医疗提供者接受电话或电子邮件的非正式申请,特别是对于有限的记录。
优点:
- 快速启动
- 可以询问有关流程的问题
- 可能适用于简单申请(单个检测结果、疫苗接种记录)
限制:
- 并非所有医疗提供者都接受非正式申请
- 通常最终仍需要正式表格
- 如果以后有纠纷,更难记录
**如何使用:**致电医疗记录部门,描述您需要什么,询问他们的流程。他们可能会给您发送一份要填写的表格,但这会让事情开始运转。
亲自申请(允许时最快)
虽然许多医疗提供者需要提前申请,但亲自到场可以满足即时需求。
优点:
- 有时可以当天拿着记录离开
- 可以在复制之前现场查看记录
- 可以立即澄清问题
限制:
- 并不总是接受当天处理
- 仍需要填写的表格和身份证件
- 可能涉及等待记录准备
**如何使用:**先打电话询问是否接受亲自申请。如果接受,携带填写好的发布表、政府签发的身份证件和付款方式。一些设施让您等待他们准备记录;其他人仍会要求您稍后返回。
第三方授权(代表)
如果您代表他人(孩子、年迈父母、已故家庭成员)申请记录,您需要适当的授权。
要求:
- 患者(或合法代表)签署的完整发布表
- 您的身份证件副本
- 授权证明(授权书、监护文件、死亡证明等)
- 您可以访问哪些记录的具体授权
有关管理他人医疗保健时的隐私考虑的更多信息,请参阅我们为家庭护理人员提供的指南。
申请什么
准确知道要申请什么有助于您获得完整的信息,而不会出现不必要的延误或费用。
完整医疗记录与特定项目
完整医疗记录包括一切:所有就诊记录、检测结果、影像报告、药物清单、免疫接种、账单等。在以下情况下申请:
- 转到新的初级保健医生
- 寻求综合第二意见
- 涉及需要完整文档的法律事务
- 与多位新专科医生建立护理关系
特定项目将申请限制在特定记录。在以下情况下申请特定项目:
- 您只需要最近的检测结果
- 您想要特定程序的影像
- 您需要学校/工作的疫苗接种记录
- 您正在跟踪特定病症随时间的变化
常见记录类型
就诊记录(也称为进展记录或临床记录):记录每次预约期间发生的事情——症状、检查结果、评估、计划。
检测结果:实验室工作(血液检查、尿液分析)、影像报告(X光、MRI、CT扫描、超声波)、诊断检查(心电图、压力测试、结肠镜检查)。
药物记录:当前处方、过去的药物、剂量变化、不良反应、药房信息。
免疫接种记录:接受的所有疫苗接种的日期和类型。通常是学校、工作或旅行所需的。
程序记录:手术的手术报告、内窥镜检查或活检的程序记录、病理报告。
账单记录:明细账单、保险索赔、付款历史。用于对收费提出异议或跟踪保险范围。
通信:医疗提供者之间的信件、转诊记录、会诊报告。对于理解护理协调很重要。
申请多久以前的记录
答案取决于您的需求:
过去2-3年:通常足以与新医疗提供者进行持续护理,涵盖最近的检测趋势和当前治疗。
过去5-10年:更适合慢性病,更全面地了解疾病进展和治疗历史。
完整历史:法律事务所必需,有助于建立长期模式,对复杂的多系统病症有用。
考虑到较旧的记录可能更难获得(特别是来自已关闭或中途转换为电子系统的诊所)。在完整性和实用性之间取得平衡。
申请流程分步指南
以下是从头到尾如何申请医疗记录的确切步骤。
步骤1:确定正确的联系人
医疗记录申请应提交给医疗提供者的医疗记录部门或健康信息管理(HIM)部门,而不是直接提交给您医生的办公室。
对于个人医生:拨打主要办公室电话,询问医疗记录部门。在小型诊所中,这可能是办公室经理。
对于医院:在医院网站上查找"医疗记录"或"健康信息"。医院通常有专门的部门处理所有记录申请。
对于大型医疗系统:系统中的每家医院或诊所可能有单独的记录部门,或者整个系统可能有一个集中部门。
对于已关闭的诊所:如果诊所已关闭,记录可能已转移到另一位医疗提供者、存储在医疗记录公司或发送给州卫生部门。致电您所在州的医疗委员会,以获取有关从已关闭的诊所查找记录的指导。
步骤2:获取并填写发布表
大多数医疗提供者需要他们的特定发布表(尽管法律上他们必须接受合理的替代方案)。
查找表格:在"医疗记录"或"患者表格"下查看医疗提供者的网站。如果不在线,请致电要求他们邮寄或通过电子邮件发送。
仔细填写所有字段:
- 您的全名(与医疗记录中显示的相同)
- 出生日期
- 应发送记录的地址
- 电话号码
- 患者帐号或医疗记录号(如果知道)
- 申请的特定记录(日期范围、类型)
- 申请目的(通常是"个人使用"或"持续护理")
- 签名和日期
- 如果表格需要见证人,则需要第二签名
要避免的常见错误:
- 使用昵称而不是合法姓名
- 忘记在签名上注明日期
- 未指定日期范围(获得的记录多于需要的)
- 缺少所需的身份证件副本
- 旧地址
步骤3:提供身份证明
大多数申请需要政府签发的带照片的身份证件副本来验证您的身份:
- 驾驶执照
- 护照
- 州身份证
- 军人身份证
附上影印件——不要发送原始身份证件。确保副本清晰可读。
步骤4:指定交付方式
您需要说明您希望如何接收记录:
电子交付(如果可用):
- 电子邮件(检查医疗提供者是否支持安全电子邮件)
- 患者门户网站访问
- 邮寄给您的CD或USB驱动器
- 直接下载链接
纸质交付:
- 邮寄到您的地址
- 亲自取件
- 传真(通常用于医疗提供者之间)
直接医疗提供者转移:
- 如果您想将记录发送给另一位医生,请包括该医疗提供者的姓名、地址、传真号码
电子通常更快更便宜,但某些记录(如影像)可能需要物理媒体。
步骤5:提交申请
遵循医疗提供者的首选提交方法:
- 邮寄:将填写好的表格、身份证件副本和付款(如果需要预付款)发送到医疗记录地址
- 传真:将表格和身份证件传真到医疗记录传真号码(不是临床传真)
- 电子邮件:如果可用,使用安全门户网站电子邮件;出于隐私原因,可能不接受常规电子邮件
- 亲自:交付给医疗记录部门
获取确认:要求确认号码或收据。这是您提交申请的证明,并启动30天的HIPAA时钟。
步骤6:跟进
如果您在10-14天内没有任何消息,请跟进:
- 致电医疗记录部门
- 提及您的申请日期和确认号码
- 询问状态和预计完成日期
- 记录您与谁交谈以及他们说了什么
如果30天过去了仍未收到回应或解释,医疗提供者就违反了HIPAA。您可以提出投诉(参见故障排除部分)。
费用和时间表
了解典型的费用和时间表有助于您计划并识别费用或延迟何时过高。
典型费用
费用因州而异(许多州有超出联邦HIPAA要求的具体限制)和医疗提供者而异,但以下是一般范围:
检索/处理费:$0-$25(无论记录大小如何的一次性费用)
每页复制:纸质副本每页$0.50-$1.00
电子记录:$0-$10(联邦法律将电子副本费用限制为人工和媒体成本)
CD或USB驱动器:媒体$5-$15
邮资:实际邮资成本(通常$5-$15,取决于记录大小)
认证副本:每份文件额外$5-$10用于认证/公证副本(通常仅法律目的需要)
示例总费用:
- 电子门户网站下载:$0
- CD上的电子记录,邮寄:$10-$20
- 100页纸质记录,邮寄:$60-$125
- 完整纸质记录(500+页):$250-$400
州特定费用限制
许多州将医疗记录费用限制在联邦HIPAA限制以下,这些限制因州而异。限制因州而异——在对费用提出异议之前,请向您所在州的卫生部门核实当前的费用表,因为法定费用上限经常通过立法变化。请查看您所在州卫生部门的官方网站以获取最新的费用表。
何时记录应该免费
医疗提供者必须免除或减少以下费用:
- 医疗提供者之间的转移(必须仅收取实际传输成本)
- 针对医疗提供者的上诉或申诉所需的记录
- 证明经济困难的患者的记录(医疗提供者的自由裁量权)
一些州要求在其他情况下(残疾索赔、公共卫生目的)提供免费记录。
时间表预期
患者门户网站下载:即时到7天(如果记录需要医疗提供者审查)
简单申请(最近的记录,电子):3-10个工作日
标准申请(纸质,多年):2-4周
复杂申请(完整记录,多个地点):3-4周
法律最长期限:30天,如果有正当理由可能延长30天
如果您急需记录(即将到来的预约、有时间限制的法律截止日期),请在提交申请时告知记录部门。一些医疗提供者提供额外费用的加急处理。
对过高费用提出质疑
如果费用似乎不合理:
- 要求收费的明细分类
- 与您所在州的费用限制进行比较
- 如果您面临经济困难,请要求免除费用
- 如果费用违反州法律,请向您所在州的总检察长或卫生部门提出投诉
- 如果费用根据联邦法律过高,请向HHS民权办公室提出HIPAA投诉
格式和交付选项
您接收记录的方式影响可用性、成本以及您获取记录的速度。
电子格式
PDF下载(最常见):
- 在任何设备上都易于查看
- 如果需要可以打印
- 占用最小的存储空间
- 易于通过电子邮件发送或共享
- 可以与其他文档一起组织
患者门户网站访问:
- 无需等待交付
- 可以重复查看
- 通常免费
- 限于门户网站包含的内容
- 需要门户网站登录
CD或DVD:
- 适用于影像(X光、MRI)
- 可以包括交互式查看器
- 物理备份
- 需要光驱才能查看
- 可能会丢失或损坏
USB驱动器:
- 类似于CD但更通用
- 在现代计算机上更容易查看
- 可以添加其他文件
- 比CD更贵
直接电子传输:
- 医疗提供者直接发送给您的新医生
- 通常是安全的加密方法
- 医疗提供者之间最快
- 您没有个人副本
纸质格式
打印并邮寄:
- 最昂贵的选项
- 大量记录体积庞大
- 随时间可能会变质
- 难以与多位医疗提供者共享
- 如果您需要认证副本可能是必要的
亲自取件:
- 节省邮资费用
- 记录准备好后立即获取
- 可能需要再次访问
- 需要前往设施
各格式的优缺点
电子优胜于:
- 速度
- 成本
- 便携性
- 易于共享
- 存储空间
纸质优胜于:
- 法律程序(认证副本)
- 不接受电子记录的医疗提供者
- 对物理文档的个人偏好
- 无技术障碍
最佳实践:尽可能申请电子格式,但如果您需要官方认证副本用于法律用途或您的新医疗提供者特别要求纸质记录,请要求纸质格式。
特殊情况
某些记录申请涉及超出标准程序的复杂情况。
申请已故家庭成员的记录
如果您是以下人员,您可以申请已故家庭成员的医疗记录:
- 遗产的私人代表(遗嘱执行人/管理人)
- 近亲或参与已故者护理(因州而异)
- 根据州法律授权
要求:
- 死亡证明
- 授权证明(管理信函、遗嘱、家庭关系文件)
- 填写的发布表,说明关系
- 有效身份证件
限制:一些州限制家庭成员可以访问的内容与遗产代表可以访问的内容。心理健康和药物滥用记录可能有额外的限制。
心理健康记录
心理健康治疗记录(不同于心理治疗记录)包括在标准医疗记录中,但一些州提供额外的隐私保护:
- 可能需要单独授权
- 医疗提供者可能在发布前审查以确保无害
- 未成年人的心理健康记录可能有特殊规定
心理治疗记录(治疗师的个人记录,不是治疗记录)特别排除在标准记录访问之外,需要单独授权。
药物滥用治疗记录
联邦法律(42 CFR Part 2)为接受联邦援助的项目的药物滥用治疗记录提供超出HIPAA的特殊保护:
- 需要特定的书面同意
- 同意必须详细说明什么信息、给谁、用于什么目的
- 即使有一般医疗记录授权也不能发布
- 适用于接受联邦援助的项目
这是一个已多次修订的复杂法律领域。请咨询治疗机构,了解适用于其记录的特定保护措施,因为规则因项目类型和资金而异。
如果您申请完整记录并接受过药物滥用治疗,您需要专门为这些记录填写额外的授权。
来自已关闭诊所的记录
当医疗诊所关闭时:
- 记录可能转移到接管患者的另一位医疗提供者
- 记录可能转到医疗记录存储公司
- 记录可能发送到州卫生部门
- 诊所应通知患者记录去向
如何找到它们:
- 检查诊所关闭时是否发送了信函(列出记录转移到哪里)
- 致电您所在州的医疗委员会——他们可能有关于已关闭诊所的信息
- 联系您的保险公司——他们可能知道哪位医疗提供者接管了
- 搜索医生的姓名,看看他们是否加入了另一家诊所
- 联系您所在州的卫生部门记录部门
请注意,已关闭的诊所可能收取更高的费用或有更长的处理时间,因为主动记录管理已经结束。
医院与个人医疗提供者记录
当您在医院接受治疗时,记录由以下两者维护:
- 医院本身(急诊科、实验室、影像、护理记录)
- 个人医生(主治医生、会诊医生、专科医生)
对于完整的住院记录,您可能需要从以下地方申请:
- 医院医疗记录部门(用于设施记录)
- 每个会诊医生团队分别(用于医生记录)
一些医院在其记录系统中包括所有医疗提供者的记录;其他人将它们分开保存。询问医院记录部门他们的副本中包含什么。
来自多个地点的记录
如果您在多个地点(不同的办公室、附属医院)看过医疗提供者,每个地点可能维护单独的记录,或者他们可能使用统一的系统。
统一电子记录:大型医疗系统通常在所有地点都有一个记录系统。一次申请就能获得一切。
单独的地点:独立办公室或旧系统可能为每个地点保留单独的记录。您需要分别向每个地点申请。
询问记录部门您的申请是否涵盖您接受治疗的所有地点,或者您是否需要为每个地点单独申请。
收到记录后该做什么
获取记录只是开始——您需要有效地审查和管理它们。
审查完整性
记录到达后,立即检查:
- 日期范围:是否涵盖您申请的时间范围?
- 记录类型:您是否获得了就诊记录、检测结果、影像报告——您要求的一切?
- 缺少的就诊:与您自己的记录或日历进行比较。是否包括所有预约?
- 附件:引用的检测结果和影像报告实际上附上了吗?
- 可读性:您能阅读手写记录吗?副本清晰吗?
如果有遗漏,请立即与记录部门联系并提供具体信息:"我申请了2020-2024年的记录,但只收到了2022-2024年"或"我的申请包括影像报告,但它们不在这个包裹中。"
组织和存储记录
电子记录:
- 创建清晰的文件夹结构(按医疗提供者、按年份、按病症)
- 使用带有日期的描述性文件名:"Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf"
- 保留备份(云存储、外部驱动器,两者都有)
- 考虑对敏感记录进行密码保护
- 与您的预约跟踪系统一起有组织地保存
纸质记录:
- 使用带有按医疗提供者或日期分隔符的三环活页夹
- 在每个部分内按时间顺序归档
- 保存在安全的位置
- 在将原件提供给另一位医疗提供者之前制作副本
- 扫描重要文档作为电子备份
与新医疗提供者共享
与新医生共享记录时:
预约前:
- 询问他们是否想提前发送记录(许多人更喜欢这样)
- 询问首选方法(传真、门户网站上传、带到预约)
- 如果可能,在首次预约前1-2周发送或交付
在预约时:
- 携带副本(电子或纸质)作为备份
- 突出显示此次就诊最相关的部分
- 准备口头总结要点
- 不要假设医生在预约前已经阅读了所有内容
预约后:
- 确认新医疗提供者收到了记录
- 询问他们是否需要任何额外的内容
- 用此次就诊的记录更新您自己的记录
发现错误并申请更正
医疗记录错误很常见:
- 错误的药物或剂量
- 不正确的过敏
- 错误的家族史
- 错误的诊断
- 混淆的检测结果
当您发现错误时:
- 具体记录错误(什么是错的,什么应该是正确的)
- 联系医疗提供者的医疗记录部门或患者门户网站
- 根据HIPAA修改权申请修改
- 如果可用,提供支持文件
- 如果医疗提供者拒绝更正,您可以要求在您的记录中添加一份异议声明
重要:如果医疗提供者认为信息准确,他们可以拒绝更正记录,但他们必须将您的异议添加到文件中,并将其包括在该记录的未来披露中。
常见问题的故障排除
即使有合法权利,记录申请也可能遇到障碍。以下是如何处理常见问题。
超过30天的延误
如果30天过去了仍未收到记录或解释:
步骤1:联系记录部门
- 提及您的申请日期和确认号码
- 询问状态更新和预期完成日期
- 询问是否存在问题或缺少信息
- 记录此对话(日期、您与谁交谈、他们说了什么)
步骤2:发送书面跟进(如果没有回应)
- 发送信函或电子邮件,说明:申请日期、已过去30天、HIPAA赋予的记录权利、要求立即采取行动
- 保留此通信的副本
步骤3:提出HIPAA投诉(如果仍无回应)
- 向HHS民权办公室在线提交
- 包括:日期、文件、违规说明
- OCR审查投诉并确定是否需要调查
- 许多投诉通过医疗提供者的纠正措施得到解决
- OCR专注于系统性违规,如果医疗提供者及时纠正问题,可能不会追究个别案件
被拒绝的申请
如果您的申请被拒绝:
了解原因:医疗提供者必须书面解释拒绝。原因可能是:
- 记录不存在(您实际上没有在那里接受治疗)
- 申请是针对排除的信息(心理治疗记录)
- 危险问题(很少使用)
- 表格不完整或未签名
对于不完整的表格:重新提交并进行更正
对于实质性拒绝:
- 您有权要求由医疗提供者指定的另一位医疗保健专业人员进行审查
- 书面要求此审查
- 如果审查维持拒绝,您可以向OCR提出HIPAA投诉
大多数拒绝都是不当的:HIPAA赋予广泛的访问权。如果您认为拒绝是不合理的,请进行审查和投诉。
过高的费用
如果费用似乎过高:
步骤1:申请显示具体费用(检索、每页复制、媒体、邮资)的明细费用分类
步骤2:与您所在州的费用限制进行比较(查找"[您的州]医疗记录费用")
步骤3:如果费用超过州限制:
- 书面向记录部门指出
- 引用具体的州法律
- 要求将费用减少到法律限制
步骤4:如果费用在州限制内但仍然看起来过高:
- 如果适用,根据经济困难申请免除费用
- 向州总检察长消费者保护部门提出投诉
- 如果超过联邦限制,提出HIPAA投诉
步骤5:考虑替代方案:
- 申请电子副本(通常更便宜)
- 申请医疗提供者直接发送给新医生(必须是免费或最低成本)
- 如果可用,通过患者门户网站访问(免费)
不完整的记录
如果记录缺少您申请的信息:
步骤1:具体说明缺少什么
- 将您得到的与您要求的进行比较
- 列出未包括的具体就诊日期、检查或程序
- 引用您的原始申请
步骤2:向记录部门提供具体信息
- "我申请了2020-2024年的所有就诊记录,但只收到了2022-2024年"
- "我的申请包括2023年6月15日的MRI报告,但它不在这里"
- 询问缺少的项目是否需要额外费用
步骤3:如果记录确实不存在:
- 询问它们是否在其他地方维护(不同的办公室、已关闭的诊所)
- 询问它们是否被销毁(记录保留政策各不相同)
- 要求书面确认不存在的内容
步骤4:如果记录应该存在但未提供:
- 专门针对缺少的项目重新提交正式申请
- 记录不完整的回应
- 如果医疗提供者不合作,考虑提出HIPAA投诉
医疗提供者声称记录不存在
如果医疗提供者说他们没有治疗您的记录:
验证您是否联系了正确的医疗提供者:
- 检查旧账单、保险EOB或预约确认的确切医疗提供者名称
- 诊所更改名称、合并或分拆
- 个人医生在诊所团体之间移动
提供更多信息:
- 包括治疗日期
- 您看过的医生的姓名
- 接受的治疗类型
- 您拥有的任何患者或帐号
检查诊所是否关闭或合并:
- 记录可能已转移到不同的实体
- 联系州医疗委员会以获取有关已关闭诊所的信息
如果您确定他们治疗了您但他们否认:
- 收集证据(账单对账单、保险索赔、该医疗提供者的处方瓶)
- 发送带有支持文件的正式申请
- 如果他们明显阻挠,考虑投诉
提出投诉
当医疗提供者违反HIPAA权利时:
HHS民权办公室(联邦HIPAA投诉):
- 向HHS民权办公室提出投诉
- 针对以下违规:30天截止日期、不当拒绝、过高费用、未能提供访问
- OCR调查并可以处以罚款
- 在您知道违规后的180天内提交
州总检察长或卫生部门:
- 针对违反州费用限制
- 针对一般消费者保护问题
- 投诉通常比联邦程序解决得更快
州医疗委员会:
- 针对个人医生的不专业行为
- 对行政记录问题效果较差
- 更适合临床护理投诉
在投诉中包括:
- 带有日期的事件时间表
- 您的申请副本
- 医疗提供者的回应(或缺乏回应)
- 违反了哪些权利的说明
- 您要求的解决方案
常见问题
获取医疗记录需要多长时间? 根据HIPAA,医疗提供者必须在30天内回应,如果需要可能延长30天。实际上,电子记录通常在3-10天内到达,而综合纸质记录可能需要2-4周。患者门户网站下载可以是即时的。
获取医疗记录副本需要多少钱? 费用因州和医疗提供者而异。电子门户网站下载通常是免费的。纸质记录通常每页成本$0.50-$1.00,加上$10-$25的处理费和邮资。完整记录可能需要$50-$400,取决于大小。许多州将费用限制在这些金额以下。
我可以为家庭成员申请医疗记录吗? 对于未成年子女,父母/监护人可以申请记录。对于成人,您需要患者的书面授权或法律授权(授权书、监护权)。对于已故家庭成员,您需要授权证明(遗嘱执行人身份、死亡证明、家庭关系)。
如果我的医生退休或诊所关闭了怎么办? 记录可能已转移到另一位医疗提供者、转到医疗记录存储公司或发送到您所在州的卫生部门。联系您所在州的医疗委员会,以获取有关从已关闭的诊所定位记录的指导。诊所应该通知患者记录转移到哪里。
我能获取20年前的医疗记录吗? 这取决于您所在州的记录保留要求以及记录是否仍然存在。许多州要求医疗提供者在最后一次治疗后保留记录7-10年。较旧的记录可能已被合法销毁,或者如果仅在较旧的诊所中以纸质形式维护,可能很难访问。
我必须解释为什么我想要我的医疗记录吗? 不。根据HIPAA,您有权获取您的记录,而无需证明或解释您为什么想要它们。大多数表格询问"目的",但"个人使用"就足够了。医疗提供者不能根据您所述的目的拒绝访问。
如果我的医疗记录包含错误怎么办? 您有HIPAA权利申请修改您的记录。提交书面申请,解释错误以及应该更正的内容。如果医疗提供者拒绝,他们必须将您的异议声明添加到记录中,并将其包括在未来的披露中。
我可以将医疗记录直接发送给另一位医生吗? 可以,而且这通常是免费或低成本的。根据HIPAA,医疗提供者之间的转移不能收取标准复制费用——只能收取实际传输成本。在您的申请中包括接收医疗提供者的姓名、地址和传真号码。
我如何获取X光或MRI等影像? 影像报告(放射科医生的书面解释)包括在标准记录中。实际图像(胶片或数字文件)需要单独申请,通常在CD或DVD上提供。媒体和刻录图像可能需要额外费用。
如果我急需记录参加即将到来的预约怎么办? 在提交申请时告知记录部门您有紧急需求。一些医疗提供者提供额外费用的加急处理。或者,如果可用,通过患者门户网站访问最近的记录,或让医疗提供者直接相互申请记录。
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