預約提醒：電子郵件提醒、時區和準備事項完整指南
在 Appointment Adder 中設定電子郵件提醒的分步指南：為整個集合或單個預約開啟提醒，選擇每封郵件包含多少資訊，設定正確的時區，並檢視已安排的提醒。
作者：Paul - 醫療技術顧問，專注於醫療院所軟體和病人體驗。
以前，Appointment Adder 會把預約新增到您的行事曆裡，提醒則交給您使用的行事曆應用。這種方式平時沒問題，直到出問題的那一天：行事曆沒有設定提醒，提醒發到了靜音的手機上，或者預約是父母的，放在一個您根本不會看的行事曆裡。
現在，Appointment Adder 可以在預約前給您寄電子郵件。本指南介紹如何設定提醒、如何選擇每封郵件包含多少資訊，以及如何確保提醒準時送達。
您將瞭解
- 傳送提醒前需要滿足哪些條件
- 如何一次為整個集合開啟提醒
- 如何為單個預約設定、修改或關閉提醒
- 如何選擇提醒郵件包含的詳細程度
- 為什麼現在每個預約都有自己的時區，以及如何設定
- 準備事項寫在哪裡才會出現在提醒中
- 如何檢視已安排和已傳送的提醒
- 電子郵件提醒與匯出的行事曆檔案中的提醒通知有什麼關係
開始之前
提醒會透過郵件傳送到您帳號的電子郵件地址，因此需要滿足兩個條件：
- 您已使用電子郵件地址登入。 臨時（訪客）登入狀態沒有可以傳送的地址。如果您在沒有帳號的情況下使用應用，請先建立帳號，您的預約會一併保留。
- 您的電子郵件地址已驗證。 如果您使用 Google 登入，電子信箱已經驗證。如果您用電子信箱和密碼建立了帳號，請開啟註冊時我們發給您的驗證郵件。
每個預約還需要一個已確認的時區。新預約會自動完成這一步；對於本次更新之前儲存的預約，請參閱下文第 5 部分。
第 1 部分：提醒如何運作
提醒在兩個地方設定：
- 集合儲存預設設定。為「媽媽的預約」開啟提醒後，該集合中的每個預約都會收到提醒，包括之後新增的預約。
- 每個預約決定是否遵循該預設設定。在預約表單中，提醒部分提供三個選項：
- 使用集合的預設設定 - 按集合的設定執行。這是每個預約的初始選項。
- 不提醒 - 即使集合開啟了提醒，也永遠不提醒這個預約。
- 為此預約單獨設定 - 使用僅適用於這次就診的提醒設定。
這樣，大多數預約只需做一次決定，只有例外情況需要單獨處理。在您開啟之前，提醒一直是關閉的，未經您要求不會發送任何郵件。
第 2 部分：為整個集合開啟提醒
這是一次覆蓋一整組預約的最快方法，例如某位家庭成員的所有預約。
分步操作
- 開啟帳號選單（右上角的人形圖示），選擇管理集合
- 選擇目標集合的編輯按鈕，例如我的預約或爸爸
- 在提醒部分，勾選為此集合中的預約傳送提醒
- 在傳送下選擇提前 24 小時、提前 2 小時或兩者都選
- 在包含多少資訊下選擇詳細程度（參見第 4 部分）
- 儲存集合
現在，該集合中所有設定為使用集合的預設設定的預約都會收到提醒。編輯該集合中的預約時，提醒部分會顯示集合的設定，例如「此集合會提前 24 小時提醒您。」
小提醒： 如果您為多個人管理預約，請為每個人建立單獨的集合。這樣就可以按人選擇提醒，例如為需要接送的父母設定提前 24 小時和 2 小時的提醒，而您自己的常規體檢則不提醒。
第 3 部分：為單個預約設定提醒
分步操作
- 新增新預約，或在預約記錄中選擇已有預約的編輯（鉛筆）按鈕
- 在表單右側一欄找到提醒部分（在手機上位於其他欄位下方）
- 從三個選項中選擇一個：
- 使用集合的預設設定：遵循集合
- 不提醒：僅關閉這個預約的提醒
- 為此預約單獨設定：為這次就診選擇時間和詳細程度
- 如果選擇了為此預約單獨設定，請選擇傳送時間（提前 24 小時、提前 2 小時或兩者）以及包含多少資訊
- 選擇儲存預約或更新預約
什麼時候選擇「不提醒」
有些預約您可能不希望出現在收件匣裡，比如想保密的就診，或是家庭共享帳號裡的預約。選擇不提醒後，即使集合裡的其他預約會發送提醒，這個預約也不會。
重複預約
建立重複系列時，系列中的每次就診都會使用您選擇的提醒設定。每次就診仍是獨立的預約，因此之後可以單獨關閉某一次的提醒，而不影響其他幾次。
第 4 部分：選擇提醒包含多少資訊
郵件並不總是私密的。提醒可能會發到家人共用的電腦、工作手機，或顯示訊息預覽的鎖定螢幕上。因此，您可以選擇每條提醒透露多少資訊：
| 選項 | 郵件內容 |
|---|---|
| 僅日期和時間 | 預約的時間。郵件標題只寫「預約提醒」以及日期和時間。 |
| 加上醫師／醫療機構及地點 | 日期和時間，以及醫師或醫療機構和地址。 |
| 加上準備事項和備註 | 以上全部內容，外加您的準備事項和備註。 |
選擇建議：
- 僅日期和時間適合您想保密的預約。看到郵件標題的人只知道您有個預約。
- 加上醫師／醫療機構及地點適合您要接送別人、需要隨時檢視地址的情況。
- 加上準備事項和備註最適合準備工作很重要的情況，比如抽血前空腹、停用某種藥物、攜帶資料。提醒會在前一天把這些內容擺在您面前，您還來得及準備。
第 5 部分：時區
為什麼每個預約都有自己的時區
提醒需要在一個真實的時間點發出，所以 Appointment Adder 需要知道預約在哪裡進行。如果您住在羅利，幫父親管理他在鳳凰城的預約，那麼他上午 9：00 AM 的預約就是鳳凰城時間 9：00 AM。應用程式按預約地點的時區顯示時間，提醒依該時間點計算。ICS匯出會將鳳凰城上午9：00換算為同一時間點的UTC時間；接收的行事曆可能依檢視者的時區顯示為不同的鐘點。
選擇時區
新預約預設使用您裝置的時區，大多數情況下都是正確的。如需更改：
- 在預約表單中，選擇時間正下方的時區欄位
- 最常用的美國時區排在最前面：東部、中部、山地、亞利桑那、太平洋、阿拉斯加、夏威夷和波多黎各
- 其他地區直接輸入搜尋即可。可以按城市（「Chicago」、「Shanghai」）、名稱（「Pacific」）、縮寫（「PST」、「EDT」）或時差（「GMT-5」）搜尋
- 使用方向鍵和 Enter 鍵，或點選來選擇
本次更新之前儲存的預約
在時區功能推出之前建立的預約還沒有時區。編輯這類預約時，表單會填入您裝置的時區，並顯示提示：「此預約在系統開始記錄時區之前儲存。」請確認時區正確，然後選擇更新預約。在此之前，這個預約無法設定提醒：Appointment Adder 不會猜測時區，避免在錯誤的時間給您寄電子郵件。
夏令時
如果您選擇了時鐘撥快那天不存在的時間（例如 2：30 AM），表單會提示您，並說明將改為儲存哪個時間。如果您選擇的時間在時鐘撥回那天會出現兩次，則使用第一次。您很少會看到這些提示，但有了它們，提醒就不會在沒有預警的情況下差出一小時。
第 6 部分：準備事項
預約表單現在在備註旁邊新增了準備事項欄位。用它來記錄就診前需要做的事：
- 「午夜後禁食禁水」
- 「帶上用藥清單和保險卡」
- 「提前三天停用抗凝藥 - 與帕特爾醫師確認」
- 「提前 20 分鐘到達辦理手續」
檢視預約時，準備事項會顯示在一般備註上方；在匯出的行事曆檔案中，它們位於描述的開頭；在設定為加上準備事項和備註的提醒中也會顯示。準備事項與一般備註分開，就不會淹沒在一段關於停車的說明裡。
第 7 部分：檢視已安排的提醒
要檢視每條提醒及其狀態，請開啟帳號選單並選擇管理提醒。已登入的帳號在可以使用電子郵件提醒時會看到這一項。每一項都會顯示對應的預約、安排或傳送的時間，以及狀態：
| 狀態 | 含義 |
|---|---|
| 已安排 | 正在等待在顯示的時間傳送 |
| 已傳送 | 已傳送到您的電子郵件地址 |
| 已送達 | 您的郵件服務商已接收 |
| 已取消 | 預約已更改或刪除，因此這條提醒已被替換或撤銷 |
| 未傳送 | 設定提醒時傳送時間已過，或者沒有已驗證的地址可以傳送 |
| 失敗 / 投遞失敗 | 傳送過程中出現問題 |
未傳送很常見，通常也在意料之中。只有在預定傳送時間已經過去時，Appointment Adder 才會記下這條提醒，而不是補發一條遲到的提醒。前一天晚上新增的早晨預約會錯過提前 24 小時的提醒；如果新增時距離預約還有 24 小時以上，則不會錯過。如果您選擇了提前 2 小時的提醒，並且那個時間還沒到，它仍會照常傳送。
如果您期待的提醒顯示為未傳送，請確認您是用已驗證的電子郵件地址登入的（參見「開始之前」）。
計劃有變時
- 編輯預約： 尚未傳送的提醒會被取消，並按新的日期、時間或時區重新安排。更改預約所屬的集合或提醒設定時也是如此。
- 刪除預約： 未傳送的提醒會被取消。
- 更改集合的提醒設定： 遵循集合預設設定的預約會採用新設定。
電子郵件提醒與行事曆提醒通知
將預約匯出到行事曆時，您會在匯出按鈕旁看到一個名為在匯出的行事曆檔案中新增提前 24 小時的提醒通知的核取方塊。它與電子郵件提醒不同：
- 電子郵件提醒由 Appointment Adder 傳送，在預約表單或集合中設定。
- 匯出核取方塊會在行事曆檔案本身中加入提醒通知，讓您的行事曆應用（Apple 行事曆、Google 行事曆、Outlook）在提前 24 小時時彈出自己的提醒。Appointment Adder 不會為此傳送任何內容。
該核取方塊預設勾選，您的選擇會在每臺裝置上記住。如果您使用電子郵件提醒，不想在同一時間收到第二條提醒，請在匯出前取消勾選。如果您更願意只依靠行事曆應用，就保持勾選，並關閉電子郵件提醒。
行事曆訂閱（高階功能）從不新增自己的提醒通知，由您的行事曆應用設定決定。
常見問題
提醒收費嗎？ 不收費。所有已登入的帳號都可以使用電子郵件提醒。
提醒發給誰 - 我，還是預約的當事人？ 提醒會發送到擁有該預約的帳號的電子郵件地址。與您共享集合的人不會收到。
可以用簡訊或手機通知代替郵件嗎？ 暫時還不行。目前提醒僅透過郵件傳送。
可以選擇其他時間嗎，比如提前 3 天？ 目前可選提前 24 小時和提前 2 小時。很多人兩者都選。
為什麼我沒有收到提醒？ 開啟管理提醒，檢視提醒的狀態。最常見的原因包括：新增預約時傳送時間已過、預約設定為不提醒、所屬集合關閉了提醒，或者您的電子郵件地址尚未驗證。也請檢查垃圾郵件資料夾，並考慮把發件人加入聯絡人。
我經常出差。提醒會跟著我走嗎？ 提醒跟著預約走，而不是跟著您。芝加哥上午 10：00 AM 的預約，會在芝加哥時間 10：00 AM 之前 24 小時提醒，無論您身在何處。
可以回覆提醒郵件嗎？ 不可以，回覆不會被檢視。如需修改提醒，請使用郵件中的管理您的提醒連結，或在應用中編輯預約。