Terminerinnerungen: Vollständiger Leitfaden zu E-Mail-Erinnerungen, Zeitzonen und Vorbereitungshinweisen

Von Paul - Berater für Gesundheitstechnologie mit Spezialisierung auf medizinische Praxissoftware und Patientenerfahrung.

Bisher hat Appointment Adder Ihre Termine in Ihren Kalender gebracht und das Erinnern der jeweiligen Kalender-App überlassen. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Im Kalender war keine Benachrichtigung eingestellt, die Benachrichtigung ging an ein stummgeschaltetes Telefon, oder der Termin gehört einem Elternteil und steht in einem Kalender, den Sie nicht sehen.

Appointment Adder kann Sie jetzt vor einem Termin per E-Mail erinnern. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Erinnerungen einrichten, festlegen, wie viel jede E-Mail enthält, und sicherstellen, dass sie zur richtigen Zeit ankommen.

Das lernen Sie

• Was Sie brauchen, bevor Erinnerungen gesendet werden können
• Wie Sie Erinnerungen für eine ganze Sammlung auf einmal aktivieren
• Wie Sie Erinnerungen für einen einzelnen Termin festlegen, ändern oder ausschalten
• Wie Sie festlegen, wie viele Details eine Erinnerungs-E-Mail enthält
• Warum jeder Termin jetzt eine eigene Zeitzone hat und wie Sie sie einstellen
• Wo Vorbereitungshinweise hingehören, damit sie in der Erinnerung erscheinen
• Wie Sie sehen, was geplant ist und was gesendet wurde
• Wie E-Mail-Erinnerungen mit dem Hinweis in exportierten Kalenderdateien zusammenhängen

Bevor Sie beginnen

Erinnerungen werden per E-Mail an die Adresse Ihres Kontos gesendet. Dafür müssen zwei Dinge zutreffen:

1. Sie sind mit einer E-Mail-Adresse angemeldet. Vorübergehende (Gast-)Sitzungen haben keine Adresse, an die gesendet werden kann. Wenn Sie die App ohne Konto nutzen, legen Sie zuerst eines an - Ihre Termine kommen mit.
2. Ihre E-Mail-Adresse ist bestätigt. Wenn Sie sich mit Google angemeldet haben, ist sie das bereits. Wenn Sie ein Konto mit E-Mail und Passwort erstellt haben, öffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail, die wir Ihnen bei der Registrierung geschickt haben.

Außerdem braucht jeder Termin eine bestätigte Zeitzone. Bei neuen Terminen geschieht das automatisch; für Termine, die Sie vor diesem Update gespeichert haben, lesen Sie Teil 5 weiter unten.

Teil 1: So funktionieren Erinnerungen

Erinnerungen werden an zwei Stellen festgelegt:

• Ihre Sammlung enthält die Standardeinstellung. Aktivieren Sie Erinnerungen für „Mamas Termine", und jeder Termin in dieser Sammlung erhält sie - auch die, die Sie später hinzufügen.
• Jeder Termin entscheidet, ob er dieser Standardeinstellung folgt. Im Terminformular bietet der Bereich Erinnerungen drei Möglichkeiten:
  • Standard der Sammlung verwenden - das tun, was die Sammlung vorgibt. Das ist die Ausgangseinstellung jedes Termins.
  • Keine Erinnerungen - an diesen Termin nie erinnern, auch wenn die Sammlung Erinnerungen aktiviert hat.
  • Für diesen Termin festlegen - Erinnerungseinstellungen verwenden, die nur für diesen Besuch gelten.

So treffen Sie für die meisten Termine eine einzige Entscheidung und kümmern sich nur um die Ausnahmen. Erinnerungen sind ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten - es wird keine E-Mail gesendet, wenn Sie es nicht möchten.

Teil 2: Erinnerungen für eine ganze Sammlung aktivieren

So decken Sie am schnellsten eine ganze Gruppe von Terminen auf einmal ab - zum Beispiel alles für ein Familienmitglied.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Kontomenü (das Personensymbol oben rechts) und wählen Sie Sammlungen verwalten
2. Wählen Sie die Bearbeiten-Schaltfläche der gewünschten Sammlung - zum Beispiel Meine Termine oder Papa
3. Aktivieren Sie im Bereich Erinnerungen die Option Erinnerungen für Termine in dieser Sammlung senden
4. Wählen Sie unter Senden die Option 24 Stunden vorher, 2 Stunden vorher oder beide
5. Wählen Sie unter Wie viel enthalten sein soll den Detailgrad (siehe Teil 4)
6. Speichern Sie die Sammlung

Jeder Termin in dieser Sammlung, der auf Standard der Sammlung verwenden steht, erhält jetzt Erinnerungen. Wenn Sie einen Termin in dieser Sammlung bearbeiten, zeigt der Bereich Erinnerungen an, was die Sammlung tun wird - zum Beispiel „Diese Sammlung erinnert dich 24 Stunden vorher."

Tipp: Wenn Sie Termine für mehrere Personen verwalten, geben Sie jeder Person eine eigene Sammlung. Dann können Sie Erinnerungen pro Person festlegen - etwa 24-Stunden- und 2-Stunden-Erinnerungen für einen Elternteil, der eine Fahrt braucht, und keine für Ihre eigenen Routinekontrollen.

Teil 3: Erinnerungen für einen einzelnen Termin festlegen

Schritt für Schritt

1. Fügen Sie einen neuen Termin hinzu oder wählen Sie in Ihrem Terminprotokoll die Bearbeiten-Schaltfläche (Stift) eines bestehenden Termins
2. Suchen Sie den Bereich Erinnerungen in der rechten Spalte des Formulars (auf dem Telefon unter den anderen Feldern)
3. Wählen Sie eine der drei Möglichkeiten:
   • Standard der Sammlung verwenden, um der Sammlung zu folgen
   • Keine Erinnerungen, um Erinnerungen nur für diesen Termin auszuschalten
   • Für diesen Termin festlegen, um Zeitpunkt und Details für diesen Besuch zu wählen
4. Wenn Sie Für diesen Termin festlegen gewählt haben, legen Sie fest, wann gesendet wird (24 Stunden vorher, 2 Stunden vorher oder beides) und wie viel enthalten sein soll
5. Wählen Sie Termin speichern oder Termin aktualisieren

Wann „Keine Erinnerungen" sinnvoll ist

Manche Termine sollen lieber nicht in Ihrem Posteingang angekündigt werden - ein Besuch, den Sie privat halten möchten, oder einer in einem gemeinsam genutzten Familienkonto. Mit Keine Erinnerungen bleibt dieser Termin still, auch wenn der Rest seiner Sammlung Erinnerungen sendet.

Wiederkehrende Termine

Wenn Sie eine wiederkehrende Serie erstellen, erhält jeder Besuch der Serie die gewählten Erinnerungseinstellungen. Jeder Besuch bleibt ein eigener Termin, sodass Sie Erinnerungen später für einen Besuch ausschalten können, ohne die anderen zu beeinflussen.

Teil 4: Festlegen, wie viel eine Erinnerung verrät

E-Mail ist nicht immer privat. Erinnerungen können auf einem gemeinsam genutzten Familiencomputer, einem Diensthandy oder einem Sperrbildschirm mit Nachrichtenvorschau landen. Deshalb legen Sie fest, wie viel jede Erinnerung preisgibt:

Option	Was die E-Mail enthält
Nur Datum und Uhrzeit	Wann der Termin ist. Der Betreff lautet nur „Terminerinnerung" plus Datum und Uhrzeit.
Behandelnde Person und Ort ergänzen	Datum und Uhrzeit sowie Ärztin, Arzt oder Einrichtung und die Adresse.
Vorbereitung und Notizen ergänzen	Alles oben Genannte sowie Ihre Vorbereitungshinweise und Notizen.

Einige Orientierungshilfen:

• Nur Datum und Uhrzeit ist die richtige Wahl für Termine, die Sie privat halten möchten. Wer den Betreff sieht, erfährt nur, dass Sie einen Termin haben.
• Behandelnde Person und Ort ergänzen ist praktisch, wenn Sie jemanden hinfahren und die Adresse griffbereit brauchen.
• Vorbereitung und Notizen ergänzen eignet sich, wenn die Vorbereitung wichtig ist - nüchtern zur Blutabnahme, ein Medikament absetzen, Unterlagen mitbringen. Die Erinnerung legt Ihnen diese Hinweise am Vortag vor, wenn Sie noch handeln können.

Teil 5: Zeitzonen

Warum Termine eine eigene Zeitzone haben

Eine Erinnerung muss zu einem echten Zeitpunkt ausgelöst werden, daher muss Appointment Adder wissen, wo der Termin stattfindet. Wenn Sie in Raleigh wohnen und die Termine Ihres Vaters in Phoenix verwalten, ist sein Termin um 9:00 AM auch 9:00 AM in Phoenix - und genau das sehen Sie, das steht in Ihrem Kalenderexport, und dann kommt die Erinnerung.

Eine Zeitzone wählen

Neue Termine beginnen mit der Zeitzone Ihres Geräts, die meistens stimmt. So ändern Sie sie:

1. Wählen Sie im Terminformular das Feld Zeitzone direkt unter Uhrzeit
2. Die gängigsten US-Zeitzonen stehen ganz oben - Ostküste, Central, Mountain, Arizona, Pazifik, Alaska, Hawaii und Puerto Rico
3. Für alle anderen Orte beginnen Sie zu tippen. Sie können nach Stadt („Chicago", „Berlin"), nach Namen („Pazifik", „Mitteleuropäische"), nach Abkürzung („PST", „EDT") oder nach Zeitversatz („GMT-5") suchen
4. Wählen Sie mit den Pfeiltasten und der Eingabetaste oder per Klick

Termine, die vor diesem Update gespeichert wurden

Termine, die erstellt wurden, bevor es Zeitzonen gab, haben noch keine. Wenn Sie einen solchen Termin bearbeiten, trägt das Formular die Zeitzone Ihres Geräts ein und zeigt einen Hinweis: „Dieser Termin wurde gespeichert, bevor Zeitzonen erfasst wurden." Prüfen Sie, ob die Zeitzone stimmt, und wählen Sie Termin aktualisieren. Bis dahin kann dieser Termin keine Erinnerungen haben - Appointment Adder rät die Zeitzone nicht und riskiert nicht, Ihnen zur falschen Stunde zu schreiben.

Sommerzeit

Wenn Sie eine Uhrzeit wählen, die es an dem Tag der Zeitumstellung im Frühjahr nicht gibt (zum Beispiel 2:30 AM), sagt Ihnen das Formular das und erklärt, welche Uhrzeit stattdessen gespeichert wird. Wenn Sie eine Uhrzeit wählen, die bei der Umstellung im Herbst zweimal vorkommt, wird die erste verwendet. Sie werden diese Hinweise selten sehen, aber sie sorgen dafür, dass eine Erinnerung nie unbemerkt eine Stunde danebenliegt.

Teil 6: Vorbereitungshinweise

Das Terminformular hat jetzt ein Feld Vorbereitung neben Notizen. Nutzen Sie es für das, was Sie vor dem Besuch erledigen müssen:

• „Ab Mitternacht nichts essen und trinken"
• „Medikamentenliste und Versichertenkarte mitbringen"
• „Blutverdünner drei Tage vorher absetzen - mit Dr. Patel abklären"
• „20 Minuten früher für die Formulare da sein"

Vorbereitungshinweise erscheinen über Ihren allgemeinen Notizen, wenn Sie den Termin ansehen, ganz oben in der Beschreibung exportierter Kalenderdateien und in Erinnerungen mit Vorbereitung und Notizen ergänzen. Weil sie von den allgemeinen Notizen getrennt sind, gehen sie nicht in einem Absatz über das Parken unter.

Teil 7: Prüfen, was geplant ist

Um jede Erinnerung und ihren Verlauf zu sehen, öffnen Sie das Kontomenü und wählen Erinnerungen verwalten. Dieser Eintrag erscheint bei einem angemeldeten Konto, wenn E-Mail-Erinnerungen dafür verfügbar sind. Jeder Eintrag zeigt, zu welchem Termin er gehört, wann er geplant ist oder gesendet wurde, und seinen Status:

Status	Bedeutung
Geplant	Wartet darauf, zur angezeigten Zeit gesendet zu werden
Gesendet	An Ihre E-Mail-Adresse gesendet
Zugestellt	Von Ihrem E-Mail-Anbieter angenommen
Abgebrochen	Der Termin wurde geändert oder gelöscht, daher wurde diese Erinnerung ersetzt oder verworfen
Nicht gesendet	Der Sendezeitpunkt war beim Einrichten der Erinnerung schon vorbei, oder es gab keine bestätigte Adresse
Fehlgeschlagen / Zustellung fehlgeschlagen	Beim Senden ist etwas schiefgegangen

Nicht gesendet ist häufig und meist so gewollt. Appointment Adder vermerkt eine Erinnerung, statt sie verspätet zu senden, nur wenn ihr geplanter Zeitpunkt schon vorbei ist. Ein Termin am Morgen, der am Vorabend hinzugefügt wird, verpasst die 24-Stunden-Erinnerung; derselbe Termin mit mehr als 24 Stunden Vorlauf nicht. Die 2-Stunden-Erinnerung wird, falls gewählt, gesendet, solange ihr Zeitpunkt noch bevorsteht.

Wenn erwartete Erinnerungen Nicht gesendet anzeigen, prüfen Sie, ob Sie mit einer bestätigten E-Mail-Adresse angemeldet sind (siehe „Bevor Sie beginnen").

Wenn sich Pläne ändern

• Sie bearbeiten einen Termin: Noch nicht gesendete Erinnerungen werden abgebrochen und für das neue Datum, die neue Uhrzeit oder die neue Zeitzone neu geplant. Dasselbe passiert, wenn Sie die Sammlung oder die Erinnerungseinstellungen ändern.
• Sie löschen einen Termin: Seine noch nicht gesendeten Erinnerungen werden abgebrochen.
• Sie ändern die Erinnerungseinstellungen einer Sammlung: Termine, die dem Standard der Sammlung folgen, übernehmen die neuen Einstellungen.

E-Mail-Erinnerungen und Kalenderhinweise

Wenn Sie Termine in Ihren Kalender exportieren, sehen Sie neben der Export-Schaltfläche ein Kontrollkästchen 24-Stunden-Hinweis zur exportierten Kalenderdatei hinzufügen. Das ist etwas anderes als E-Mail-Erinnerungen:

• E-Mail-Erinnerungen kommen von Appointment Adder und werden im Terminformular oder in der Sammlung festgelegt.
• Das Export-Kontrollkästchen fügt einen Hinweis in die Kalenderdatei selbst ein, sodass Ihre Kalender-App (Apple Kalender, Google Kalender, Outlook) 24 Stunden vorher selbst benachrichtigt. Appointment Adder sendet dafür nichts.

Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert, und Ihre Wahl wird auf jedem Gerät gespeichert. Wenn Sie E-Mail-Erinnerungen nutzen und keine zweite Benachrichtigung zur gleichen Zeit möchten, deaktivieren Sie es vor dem Export. Wenn Sie sich lieber nur auf Ihre Kalender-App verlassen, lassen Sie es aktiviert und E-Mail-Erinnerungen ausgeschaltet.

Kalenderabonnements (eine Premium-Funktion) fügen nie eigene Hinweise hinzu - darüber entscheiden die Einstellungen Ihrer Kalender-App.

Häufige Fragen

Kosten Erinnerungen etwas? Nein. E-Mail-Erinnerungen sind in jedem angemeldeten Konto enthalten.

Wer erhält die Erinnerung - ich oder die Person, um deren Termin es geht? Erinnerungen gehen an die E-Mail-Adresse des Kontos, dem der Termin gehört. Personen, mit denen Sie eine Sammlung teilen, erhalten sie nicht.

Kann ich statt einer E-Mail eine SMS oder Push-Benachrichtigung bekommen? Noch nicht. Erinnerungen gibt es vorerst nur per E-Mail.

Kann ich einen anderen Zeitpunkt wählen, etwa 3 Tage vorher? Derzeit stehen 24 Stunden und 2 Stunden vorher zur Wahl. Viele wählen beides.

Warum habe ich keine Erinnerung bekommen? Öffnen Sie Erinnerungen verwalten und sehen Sie sich den Status der Erinnerung an. Die häufigsten Gründe: Der Sendezeitpunkt war beim Hinzufügen des Termins schon vorbei, der Termin steht auf Keine Erinnerungen, seine Sammlung hat Erinnerungen ausgeschaltet, oder Ihre E-Mail-Adresse ist nicht bestätigt. Sehen Sie auch in Ihrem Spam-Ordner nach und fügen Sie den Absender Ihren Kontakten hinzu.

Ich reise viel. Folgen mir meine Erinnerungen? Erinnerungen folgen dem Termin, nicht Ihnen. Ein Termin in Chicago um 10:00 AM wird 24 Stunden vor 10:00 AM Chicagoer Zeit angekündigt, egal wo Sie gerade sind.

Kann ich auf eine Erinnerung antworten? Nein - Antworten werden nicht gelesen. Um eine Erinnerung zu ändern, nutzen Sie den Link Erinnerungen verwalten in der E-Mail oder bearbeiten Sie den Termin in der App.

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