یادآوری نوبت‌ها: راهنمای کامل یادآوری ایمیلی، مناطق زمانی و دستورالعمل‌های آماده‌سازی

نوشته پل - مشاور فناوری مراقبت سلامت متخصص در نرم‌افزار مطب پزشکی و تجربه بیمار.

تا امروز Appointment Adder نوبت‌هایتان را به تقویم منتقل می‌کرد و یادآوری را به برنامه تقویمی که استفاده می‌کنید می‌سپرد. این روش کار می‌کند تا روزی که کار نکند: در تقویم هشداری تنظیم نشده بود، هشدار به گوشی بی‌صدا رسید، یا نوبت متعلق به یکی از والدین است و در تقویمی است که شما نمی‌بینید.

Appointment Adder اکنون می‌تواند پیش از نوبت برایتان ایمیل بفرستد. این راهنما توضیح می‌دهد چگونه یادآورها را تنظیم کنید، انتخاب کنید هر ایمیل چقدر بگوید و مطمئن شوید که به‌موقع می‌رسند.

آنچه یاد می‌گیرید

• پیش از ارسال یادآورها به چه چیزی نیاز دارید
• چگونه یادآورها را یک‌جا برای کل یک مجموعه فعال کنید
• چگونه یادآورهای یک نوبت را تنظیم، تغییر یا خاموش کنید
• چگونه میزان جزئیات ایمیل یادآوری را انتخاب کنید
• چرا اکنون هر نوبت منطقه زمانی خودش را دارد و چگونه آن را تنظیم کنید
• دستورالعمل‌های آماده‌سازی را کجا بنویسید تا در یادآوری بیایند
• چگونه ببینید چه چیزی زمان‌بندی شده و چه چیزی ارسال شده است
• یادآوری ایمیلی چه ارتباطی با هشدار موجود در فایل‌های تقویم صادرشده دارد

پیش از شروع

یادآورها به نشانی ایمیل حسابتان فرستاده می‌شوند، پس دو شرط باید برقرار باشد:

1. با یک نشانی ایمیل وارد شده باشید. نشست‌های موقت (مهمان) نشانی‌ای برای ارسال ندارند. اگر بدون حساب از برنامه استفاده می‌کنید، ابتدا حساب بسازید - نوبت‌هایتان همراهتان منتقل می‌شوند.
2. نشانی ایمیلتان تأیید شده باشد. اگر با Google وارد شده‌اید، از قبل تأیید شده است. اگر با ایمیل و رمز عبور حساب ساخته‌اید، ایمیل تأییدی را که هنگام ثبت‌نام فرستادیم باز کنید.

هر نوبت همچنین به یک منطقه زمانی تأییدشده نیاز دارد. در نوبت‌های جدید این کار خودکار انجام می‌شود؛ برای نوبت‌هایی که پیش از این به‌روزرسانی ذخیره شده‌اند، بخش ۵ را در ادامه ببینید.

بخش ۱: یادآورها چگونه کار می‌کنند

یادآورها در دو جا تنظیم می‌شوند:

• مجموعه شما تنظیم پیش‌فرض را نگه می‌دارد. یادآورها را برای «نوبت‌های مامان» فعال کنید تا همه نوبت‌های آن مجموعه، حتی آنهایی که بعداً اضافه می‌کنید، یادآور بگیرند.
• هر نوبت تصمیم می‌گیرد که از آن پیش‌فرض پیروی کند یا نه. در فرم نوبت، بخش یادآورها سه گزینه دارد:
  • استفاده از پیش‌فرض مجموعه - هر کاری که مجموعه می‌گوید. این گزینه آغازین همه نوبت‌هاست.
  • بدون یادآور - هرگز درباره این نوبت یادآوری نکن، حتی اگر یادآورهای مجموعه روشن باشند.
  • تنظیم برای همین نوبت - از تنظیمات یادآوری مخصوص همین مراجعه استفاده کن.

به این ترتیب برای بیشتر نوبت‌ها یک تصمیم می‌گیرید و فقط به استثناها رسیدگی می‌کنید. یادآورها تا وقتی روشنشان نکنید خاموش‌اند - هیچ ایمیلی بدون درخواست شما فرستاده نمی‌شود.

بخش ۲: فعال کردن یادآور برای کل یک مجموعه

این سریع‌ترین راه برای پوشش دادن یک‌جای گروهی از نوبت‌هاست - مثلاً همه نوبت‌های یکی از اعضای خانواده.

گام‌به‌گام

1. منوی حساب (نماد شخص در بالای صفحه) را باز کنید و مدیریت مجموعه‌ها را انتخاب کنید
2. دکمه ویرایش مجموعه مورد نظر را بزنید - مثلاً نوبت‌های من یا بابا
3. در بخش یادآورها، گزینه ارسال یادآور برای نوبت‌های این مجموعه را تیک بزنید
4. زیر ارسال، ۲۴ ساعت قبل، ۲ ساعت قبل یا هر دو را انتخاب کنید
5. زیر میزان جزئیات، سطح جزئیات را انتخاب کنید (بخش ۴ را ببینید)
6. مجموعه را ذخیره کنید

اکنون هر نوبتی در آن مجموعه که روی استفاده از پیش‌فرض مجموعه باشد یادآور می‌گیرد. وقتی نوبتی از آن مجموعه را ویرایش می‌کنید، بخش یادآورها نشان می‌دهد مجموعه چه خواهد کرد - مثلاً «این مجموعه ۲۴ ساعت قبل به شما یادآوری می‌کند.»

نکته: اگر نوبت‌های چند نفر را مدیریت می‌کنید، برای هر نفر یک مجموعه جداگانه بسازید. آن‌وقت می‌توانید یادآورها را برای هر نفر انتخاب کنید - مثلاً یادآور ۲۴ ساعته و ۲ ساعته برای یکی از والدین که باید او را برسانید، و هیچ یادآوری برای معاینات روتین خودتان.

بخش ۳: تنظیم یادآور برای یک نوبت

گام‌به‌گام

1. نوبت جدیدی اضافه کنید، یا دکمه ویرایش (مداد) یک نوبت موجود را در فهرست نوبت‌ها بزنید
2. بخش یادآورها را در ستون دوم فرم، کنار فیلدهای اصلی، پیدا کنید (در گوشی، زیر فیلدهای دیگر)
3. یکی از سه گزینه را انتخاب کنید:
   • استفاده از پیش‌فرض مجموعه برای پیروی از مجموعه
   • بدون یادآور برای خاموش کردن یادآور فقط برای همین نوبت
   • تنظیم برای همین نوبت برای انتخاب زمان و جزئیات این مراجعه
4. اگر تنظیم برای همین نوبت را انتخاب کردید، مشخص کنید چه زمانی ارسال شود (۲۴ ساعت قبل، ۲ ساعت قبل یا هر دو) و چه میزان جزئیات بیاید
5. ذخیره نوبت یا به‌روزرسانی نوبت را انتخاب کنید

چه زمانی «بدون یادآور» را انتخاب کنیم

برخی نوبت‌ها را ترجیح می‌دهید در صندوق ورودی اعلام نشوند - مراجعه‌ای که می‌خواهید خصوصی بماند، یا نوبتی در یک حساب خانوادگی مشترک. انتخاب بدون یادآور آن نوبت را بی‌صدا نگه می‌دارد، حتی اگر بقیه مجموعه‌اش یادآور بفرستند.

نوبت‌های تکرارشونده

وقتی یک سری تکرارشونده می‌سازید، هر مراجعه در آن سری تنظیمات یادآوری انتخابی شما را می‌گیرد. هر مراجعه همچنان یک نوبت مستقل است، پس بعداً می‌توانید یادآور یک مراجعه را خاموش کنید بی‌آنکه بقیه تغییر کنند.

بخش ۴: انتخاب اینکه یادآور چقدر بگوید

ایمیل همیشه خصوصی نیست. یادآورها ممکن است به رایانه مشترک خانواده، گوشی کاری یا صفحه قفلی برسند که پیش‌نمایش پیام‌ها را نشان می‌دهد. برای همین شما انتخاب می‌کنید هر یادآور چقدر فاش کند:

گزینه	محتوای ایمیل
فقط تاریخ و ساعت	زمان نوبت. عنوان ایمیل فقط «یادآوری نوبت» همراه با تاریخ و ساعت است.
افزودن ارائه‌دهنده و مکان	تاریخ و ساعت، به‌علاوه پزشک یا مرکز درمانی و نشانی.
افزودن آماده‌سازی و یادداشت‌ها	همه موارد بالا، به‌علاوه دستورالعمل‌های آماده‌سازی و یادداشت‌هایتان.

چند راهنمایی:

• فقط تاریخ و ساعت گزینه مناسب برای نوبت‌هایی است که ترجیح می‌دهید خصوصی بمانند. هر کس عنوان ایمیل را ببیند فقط می‌فهمد نوبتی دارید.
• افزودن ارائه‌دهنده و مکان وقتی کسی را می‌رسانید و نشانی را دم دست لازم دارید مفید است.
• افزودن آماده‌سازی و یادداشت‌ها وقتی آماده‌سازی مهم است بهترین است - ناشتا بودن پیش از آزمایش خون، قطع یک دارو، آوردن مدارک. یادآور این دستورالعمل‌ها را یک روز قبل جلوی چشمتان می‌گذارد، وقتی هنوز فرصت دارید.

بخش ۵: مناطق زمانی

چرا نوبت‌ها منطقه زمانی خودشان را دارند

یادآور باید در لحظه‌ای واقعی فرستاده شود، پس Appointment Adder باید بداند نوبت کجا برگزار می‌شود. اگر در رالی زندگی می‌کنید و نوبت‌های پدرتان را در فینیکس مدیریت می‌کنید، نوبت ساعت 9:00 AM او یعنی 9:00 AM در فینیکس - و همین را می‌بینید، همین در تقویم صادرشده می‌آید و یادآور بر همین اساس می‌رسد.

انتخاب منطقه زمانی

نوبت‌های جدید با منطقه زمانی دستگاهتان شروع می‌شوند که بیشتر وقت‌ها درست است. برای تغییر آن:

1. فیلد منطقه زمانی را در فرم نوبت، درست زیر زمان، انتخاب کنید
2. رایج‌ترین مناطق زمانی آمریکا اول آمده‌اند - شرقی، مرکزی، کوهستانی، آریزونا، اقیانوس آرام، آلاسکا، هاوایی و پورتوریکو
3. برای هر جای دیگر، شروع به تایپ کنید. می‌توانید بر اساس شهر («Chicago»، «Tehran»)، نام منطقه، علامت اختصاری («PST»، «EDT») یا اختلاف ساعت («GMT-5») جستجو کنید
4. با کلیدهای جهت‌نما و Enter، یا با کلیک، انتخاب کنید

نوبت‌هایی که پیش از این به‌روزرسانی ذخیره شده‌اند

نوبت‌هایی که پیش از وجود مناطق زمانی ساخته شده‌اند هنوز منطقه زمانی ندارند. وقتی یکی از آنها را ویرایش می‌کنید، فرم منطقه زمانی دستگاهتان را وارد می‌کند و یادداشتی نشان می‌دهد: «این نوبت پیش از ثبت مناطق زمانی ذخیره شده است.» درستی منطقه زمانی را بررسی کنید و به‌روزرسانی نوبت را انتخاب کنید. تا آن زمان، این نوبت نمی‌تواند یادآور داشته باشد - Appointment Adder منطقه زمانی را حدس نمی‌زند تا خطر ایمیل زدن در ساعت اشتباه را نپذیرد.

ساعت تابستانی

اگر ساعتی را انتخاب کنید که در روز جلو کشیدن ساعت‌ها وجود ندارد (مثلاً 2:30 AM)، فرم به شما می‌گوید و توضیح می‌دهد چه ساعتی به‌جای آن ذخیره می‌شود. اگر ساعتی را انتخاب کنید که هنگام عقب کشیدن ساعت‌ها دو بار تکرار می‌شود، اولی استفاده می‌شود. این پیام‌ها را به‌ندرت می‌بینید، اما وجودشان باعث می‌شود یادآوری هرگز بی‌خبر یک ساعت جابه‌جا نرسد.

بخش ۶: دستورالعمل‌های آماده‌سازی

فرم نوبت اکنون فیلدی به نام آماده‌سازی دارد، کنار یادداشت‌ها. از آن برای کارهایی که باید پیش از مراجعه انجام دهید استفاده کنید:

• «بعد از نیمه‌شب چیزی نخورید و ننوشید»
• «فهرست داروها و کارت بیمه را بیاورید»
• «داروی رقیق‌کننده خون را سه روز قبل قطع کنید - با دکتر پاتل هماهنگ کنید»
• «برای کارهای اداری ۲۰ دقیقه زودتر برسید»

دستورالعمل‌های آماده‌سازی هنگام دیدن نوبت بالای یادداشت‌های عمومی، در ابتدای توضیحات فایل‌های تقویم صادرشده و در یادآورهایی که روی افزودن آماده‌سازی و یادداشت‌ها تنظیم شده‌اند نمایش داده می‌شوند. جدا بودن آنها از یادداشت‌های عمومی باعث می‌شود در میان پاراگرافی درباره پارکینگ گم نشوند.

بخش ۷: بررسی موارد زمان‌بندی‌شده

برای دیدن همه یادآورها و سرنوشتشان، منوی حساب را باز کنید و مدیریت یادآوری‌ها را انتخاب کنید. این مورد برای حساب واردشده وقتی دیده می‌شود که یادآورهای ایمیلی برای آن در دسترس باشد. هر ردیف نشان می‌دهد یادآور مربوط به کدام نوبت است، کی زمان‌بندی یا ارسال شده و وضعیتش چیست:

وضعیت	معنا
زمان‌بندی‌شده	در انتظار ارسال در زمان نمایش‌داده‌شده
ارسال‌شده	به نشانی ایمیل شما فرستاده شد
تحویل شد	سرویس ایمیل شما آن را پذیرفت
لغوشده	نوبت تغییر کرد یا حذف شد، پس این یادآور جایگزین یا کنار گذاشته شد
ارسال نشد	زمان ارسال هنگام تنظیم یادآور گذشته بود، یا نشانی تأییدشده‌ای وجود نداشت
ناموفق / تحویل ناموفق	در ارسال مشکلی پیش آمد

وضعیت ارسال نشد رایج و معمولاً قابل انتظار است. Appointment Adder یادآور را به‌جای فرستادن دیرهنگام فقط وقتی ثبت می‌کند که زمان برنامه‌ریزی‌شده‌اش گذشته باشد. نوبت صبح که عصر روز قبل اضافه شود یادآور ۲۴ ساعته را از دست می‌دهد؛ همان نوبت اگر با بیش از ۲۴ ساعت فاصله اضافه شود، نه. یادآور ۲ ساعته، اگر انتخابش کرده باشید، تا وقتی زمانش نگذشته فرستاده می‌شود.

اگر یادآورهایی که انتظارشان را داشتید ارسال نشد نشان می‌دهند، بررسی کنید که با نشانی ایمیل تأییدشده وارد شده باشید («پیش از شروع» را ببینید).

وقتی برنامه‌ها تغییر می‌کنند

• نوبتی را ویرایش می‌کنید: یادآورهایی که هنوز ارسال نشده‌اند لغو می‌شوند و یادآورهای تازه برای تاریخ، ساعت یا منطقه زمانی جدید زمان‌بندی می‌شوند. اگر مجموعه یا تنظیمات یادآوری آن را تغییر دهید هم همین اتفاق می‌افتد.
• نوبتی را حذف می‌کنید: یادآورهای ارسال‌نشده‌اش لغو می‌شوند.
• تنظیمات یادآوری یک مجموعه را تغییر می‌دهید: نوبت‌هایی که از پیش‌فرض مجموعه پیروی می‌کنند تنظیمات جدید را می‌گیرند.

یادآوری ایمیلی و هشدارهای تقویم

هنگام صادر کردن نوبت‌ها به تقویم، کنار دکمه صادرات کادری با عنوان افزودن هشدار ۲۴ ساعته به فایل تقویم صادرشده می‌بینید. این با یادآوری ایمیلی فرق دارد:

• یادآوری ایمیلی از طرف Appointment Adder می‌آید و در فرم نوبت یا در مجموعه تنظیم می‌شود.
• کادر صادرات هشداری درون خود فایل تقویم اضافه می‌کند تا برنامه تقویمتان (تقویم Apple، تقویم Google، Outlook) خودش ۲۴ ساعت قبل هشدار دهد. Appointment Adder برای آن چیزی نمی‌فرستد.

این کادر به‌طور پیش‌فرض تیک خورده است و انتخاب شما در هر دستگاه به خاطر سپرده می‌شود. اگر از یادآوری ایمیلی استفاده می‌کنید و هشدار دومی در همان زمان نمی‌خواهید، پیش از صادرات تیک آن را بردارید. اگر ترجیح می‌دهید فقط به برنامه تقویم تکیه کنید، آن را تیک‌خورده بگذارید و یادآوری ایمیلی را خاموش نگه دارید.

اشتراک‌های تقویم (یک امکان ویژه) هرگز هشدار مخصوص خود اضافه نمی‌کنند - تنظیمات برنامه تقویم شما درباره آن تصمیم می‌گیرد.

پرسش‌های متداول

آیا یادآورها هزینه دارند؟ خیر. یادآوری ایمیلی برای همه حساب‌هایی که وارد شده‌اند رایگان است.

چه کسی یادآور را دریافت می‌کند - من یا کسی که نوبت مال اوست؟ یادآورها به نشانی ایمیل حسابی فرستاده می‌شوند که مالک نوبت است. کسانی که مجموعه‌ای را با آنها به اشتراک گذاشته‌اید آن را دریافت نمی‌کنند.

آیا می‌توانم به‌جای ایمیل پیامک یا اعلان گوشی بگیرم؟ هنوز نه. فعلاً یادآورها فقط از طریق ایمیل ارسال می‌شوند.

آیا می‌توانم زمان دیگری انتخاب کنم، مثلاً ۳ روز قبل؟ در حال حاضر گزینه‌ها ۲۴ ساعت و ۲ ساعت قبل هستند. بسیاری هر دو را انتخاب می‌کنند.

چرا یادآوری دریافت نکردم؟ مدیریت یادآوری‌ها را باز کنید و وضعیت یادآور را ببینید. رایج‌ترین دلایل: زمان ارسال هنگام افزودن نوبت گذشته بود، نوبت روی بدون یادآور است، یادآورهای مجموعه‌اش خاموش است، یا نشانی ایمیلتان تأیید نشده است. پوشه هرزنامه را هم بررسی کنید و فرستنده را به مخاطبانتان اضافه کنید.

زیاد سفر می‌کنم. آیا یادآورها دنبالم می‌آیند؟ یادآورها دنبال نوبت می‌روند، نه شما. نوبتی در شیکاگو ساعت 10:00 AM، ۲۴ ساعت پیش از 10:00 AM به وقت شیکاگو یادآوری می‌شود، هر جا که باشید.

آیا می‌توانم به یادآور پاسخ بدهم؟ خیر - پاسخ‌ها خوانده نمی‌شوند. برای تغییر یادآور، از پیوند مدیریت یادآورهای شما در ایمیل استفاده کنید یا نوبت را در برنامه ویرایش کنید.

مقالات مرتبط

• جدید: یادآوری ایمیلی، مناطق زمانی و دستورالعمل‌های آماده‌سازی
• دیگر هرگز نوبت پزشکی را از دست ندهید: یک سیستم عملی
• سازماندهی نوبت‌های خانواده: راهنمای کامل سطل‌ها، سازمان‌ها، و مکان‌ها
• چک‌لیست آماده‌سازی برای نوبت پزشکی: راهنمای جامع برای استفاده بهینه از هر ویزیت
• نوبت‌های تکرارشونده و نمای تقویم: راهنمای کامل