予約リマインダー：メールリマインダー、タイムゾーン、事前準備の完全ガイド

執筆者：Paul - 医療実務ソフトウェアと患者体験を専門とする医療技術コンサルタント。

これまで Appointment Adder は予約をカレンダーに追加し、お知らせはお使いのカレンダーアプリに任せていました。それでうまくいくのは、うまくいかなくなるまでです - カレンダーに通知が設定されていなかった、通知がマナーモードの電話に届いた、あるいは予約がご両親のもので、ご自身が見ないカレンダーに入っていた、といったことが起こります。

Appointment Adder から、予約の前にメールでお知らせできるようになりました。このガイドでは、リマインダーの設定方法、各メールに含める内容の選び方、そして正しい時刻に届くようにする方法を説明します。

このガイドでわかること

リマインダーを送れるようにするために必要なこと
コレクション全体のリマインダーをまとめて有効にする方法
1件の予約のリマインダーを設定・変更・オフにする方法
リマインダーメールに含める詳細の選び方
すべての予約が独自のタイムゾーンを持つようになった理由と設定方法
リマインダーに表示されるよう事前準備を書く場所
予定されている内容と送信済みの内容の確認方法
メールリマインダーとエクスポートしたカレンダーファイルの通知の関係

はじめる前に

リマインダーはアカウントのメールアドレスに送信されるため、次の2点が必要です。

メールアドレスでサインインしていること。 一時的な（ゲスト）セッションには送信先のアドレスがありません。アカウントなしでアプリを使っている場合は、まずアカウントを作成してください。予約はそのまま引き継がれます。
メールアドレスが確認済みであること。 Google でサインインした場合はすでに確認済みです。メールアドレスとパスワードでアカウントを作成した場合は、登録時にお送りした確認メールを開いてください。

また、各予約には確認済みのタイムゾーンが必要です。新しい予約では自動的に設定されます。このアップデート以前に保存した予約については、下のパート5をご覧ください。

パート1：リマインダーのしくみ

リマインダーは2か所で設定します。

コレクションが既定値を持ちます。「母の予約」でリマインダーを有効にすると、そのコレクションのすべての予約（後から追加するものも含む）にリマインダーが届きます。
各予約がその既定値に従うかどうかを決めます。予約フォームのリマインダーセクションには3つの選択肢があります。
- コレクションの既定値を使う - コレクションの設定に従います。すべての予約の初期設定です。
- リマインダーなし - コレクションでリマインダーが有効でも、この予約については通知しません。
- この予約だけ設定する - この受診専用のリマインダー設定を使います。

つまり、ほとんどの予約は一度の設定で済み、例外だけを個別に扱えばよいのです。リマインダーは有効にするまでオフのままで、ご自身が希望しない限りメールは送信されません。

パート2：コレクション全体でリマインダーを有効にする

予約のグループ全体、たとえばご家族1人分の予約をまとめてカバーする最も早い方法です。

手順

アカウントメニュー（右上の人のアイコン）を開き、コレクションを管理を選びます
対象のコレクション（たとえばマイ予約や父）の編集ボタンを選びます
リマインダーセクションでこのコレクションの予約にリマインダーを送るにチェックを入れます
送信で24時間前、2時間前、または両方を選びます
どこまで含めるかで詳細のレベルを選びます（パート4を参照）
コレクションを保存します

これで、そのコレクションでコレクションの既定値を使うになっている予約すべてにリマインダーが届きます。そのコレクションの予約を編集すると、リマインダーセクションにコレクションの動作が表示されます（例：「このコレクションは24時間前にお知らせします。」）。

ヒント： 複数の方の予約を管理している場合は、1人ずつコレクションを分けましょう。そうすれば、送迎が必要な親には24時間前と2時間前、ご自身の定期検診にはなし、というように人ごとにリマインダーを選べます。

パート3：1件の予約でリマインダーを設定する

手順

新しい予約を追加するか、予約ログにある既存の予約の編集（鉛筆）ボタンを選びます
フォームの右側の列にあるリマインダーセクションを見つけます（スマートフォンでは他の項目の下）
3つのうち1つを選びます。
- コレクションの既定値を使う：コレクションに従う
- リマインダーなし：この予約だけリマインダーをオフにする
- この予約だけ設定する：この受診のタイミングと詳細を選ぶ
この予約だけ設定するを選んだ場合は、送信タイミング（24時間前、2時間前、または両方）と含める内容を選びます
予約を保存または予約を更新を選びます

「リマインダーなし」を使う場面

受信トレイに知らせたくない予約もあります。人に知られたくない受診や、家族で共有しているアカウントの予約などです。リマインダーなしを選べば、コレクションのほかの予約がリマインダーを送っていても、その予約については通知されません。

繰り返しの予約

繰り返しのシリーズを作成すると、シリーズ内のすべての受診に選んだリマインダー設定が適用されます。各受診はそれぞれ独立した予約なので、後から1回分だけリマインダーをオフにしても、ほかの回には影響しません。

パート4：リマインダーに含める内容を選ぶ

メールは常にプライベートとは限りません。リマインダーは家族共用のパソコン、仕事用の電話、プレビューが表示されるロック画面に届くこともあります。そのため、各リマインダーでどこまで明かすかを選べます。

選択肢	メールに含まれる内容
日時のみ	予約の日時。件名は「予約リマインダー」と日時だけです。
担当と場所を追加	日時に加えて、医師または医療機関と住所。
事前準備とメモを追加	上記すべてに加えて、事前準備とメモ。

選び方の目安：

日時のみは、人に知られたくない予約向けです。件名を見た人には、予約があることしかわかりません。
担当と場所を追加は、誰かを送迎するときに住所をすぐ確認したい場合に便利です。
事前準備とメモを追加は、準備が大切なときに最適です。血液検査前の絶食、服薬の中止、書類の持参などです。リマインダーが前日にその内容を知らせてくれるので、まだ対応できます。

パート5：タイムゾーン

予約が独自のタイムゾーンを持つ理由

リマインダーは実際の時刻に送信される必要があるため、Appointment Adder は予約の場所を知る必要があります。あなたがローリーに住み、フェニックスにいるお父様の予約を管理している場合、お父様の 9:00 AM の予約はフェニックス時間の 9:00 AM です。それがアプリの表示にも、カレンダーのエクスポートにも、リマインダーの基準にもなります。

タイムゾーンを選ぶ

新しい予約は、お使いのデバイスのタイムゾーンから始まります。たいていはそれで正しいはずです。変更するには：

予約フォームで時刻のすぐ下にあるタイムゾーンを選びます
よく使われる米国のタイムゾーン（東部、中部、山岳部、アリゾナ、太平洋、アラスカ、ハワイ、プエルトリコ）が先頭に表示されます
それ以外の場所は入力して検索します。都市名（「Chicago」「Tokyo」）、名称（「Pacific」）、略称（「PST」「EDT」）、時差（「GMT-5」）で検索できます
矢印キーと Enter キー、またはクリックで選びます

タイムゾーン機能が導入される前に作成した予約には、まだタイムゾーンがありません。そうした予約を編集すると、フォームにデバイスのタイムゾーンが入力され、「この予約はタイムゾーンを記録する前に保存されました。」というメモが表示されます。タイムゾーンが正しいことを確認し、予約を更新を選んでください。それまでその予約にはリマインダーを設定できません。Appointment Adder はタイムゾーンを推測して、間違った時刻にメールを送るような危険は冒しません。

夏時間

時計が進む日に存在しない時刻（たとえば 2:30 AM）を選ぶと、フォームがそのことを知らせ、代わりに保存される時刻を説明します。時計が戻る日に2回ある時刻を選ぶと、1回目が使われます。これらのメッセージを目にすることはまれですが、リマインダーが予告なく1時間ずれることがないようにするためのものです。

パート6：事前準備

予約フォームに、メモの隣に事前準備欄が追加されました。受診前にやるべきことを書いておきましょう。

「深夜0時以降は飲食しない」
「お薬手帳と保険証を持参する」
「抗凝固薬を3日前から中止 - パテル医師に確認」
「書類記入のため20分早く到着する」

事前準備は、予約を表示したときに一般のメモの上に、エクスポートしたカレンダーファイルの説明の冒頭に、そして事前準備とメモを追加に設定したリマインダーに表示されます。一般のメモと分けておくことで、駐車場の案内の中に埋もれてしまうことがありません。

パート7：予定されている内容を確認する

各リマインダーとその結果を確認するには、アカウントメニューを開いてリマインダーを管理を選びます。この項目は、サインイン済みのアカウントでメールのリマインダーが利用できるときに表示されます。各項目には、対象の予約、予定日時または送信日時、ステータスが表示されます。

ステータス	意味
予定	表示された時刻に送信されるのを待っています
送信済み	あなたのメールアドレスに送信されました
配信済み	メールサービスが受け付けました
キャンセル	予約が変更または削除されたため、このリマインダーは置き換えられたか取り消されました
未送信	リマインダーを設定した時点で送信時刻が過ぎていた、または確認済みのアドレスがありませんでした
失敗 / 配信失敗	送信中に問題が発生しました

未送信はよくあることで、通常は想定どおりです。Appointment Adder は、予定時刻がすでに過ぎているときだけ、遅れて送る代わりにリマインダーを記録します。前日の夕方に追加した翌朝の予約は 24 時間前のリマインダーに間に合いません。24 時間以上残しているときに追加した同じ予約は届きます。2 時間前のリマインダーを選んでいて、その時刻がまだ先なら、そちらは送信されます。

届くはずのリマインダーが未送信になっている場合は、確認済みのメールアドレスでサインインしているか確認してください（「はじめる前に」を参照）。

予定が変わったとき

予約を編集した場合： まだ送信されていないリマインダーはキャンセルされ、新しい日付、時刻、タイムゾーンで改めて予定されます。コレクションやリマインダー設定を変更した場合も同様です。
予約を削除した場合： 未送信のリマインダーはキャンセルされます。
コレクションのリマインダー設定を変更した場合： コレクションの既定値に従っている予約に新しい設定が適用されます。

メールリマインダーとカレンダーの通知

予約をカレンダーにエクスポートするとき、エクスポートボタンの横にエクスポートするカレンダーファイルに24時間前の通知を追加というチェックボックスがあります。これはメールリマインダーとは別のものです。

メールリマインダーは Appointment Adder から届き、予約フォームまたはコレクションで設定します。
エクスポートのチェックボックスはカレンダーファイル自体に通知を追加するもので、お使いのカレンダーアプリ（Apple カレンダー、Google カレンダー、Outlook）が24時間前に独自の通知を表示します。Appointment Adder からは何も送信されません。

チェックボックスは既定でオンになっており、選択はデバイスごとに記憶されます。メールリマインダーを使っていて同じタイミングで2つ目の通知が不要な場合は、エクスポート前にチェックを外してください。カレンダーアプリだけに頼りたい場合は、チェックを入れたままにしてメールリマインダーをオフにしておきましょう。

カレンダー購読（プレミアム機能）が独自の通知を追加することはありません。通知はカレンダーアプリの設定で決まります。

よくある質問

リマインダーは有料ですか？ いいえ。メールリマインダーはサインインしているすべてのアカウントで利用できます。

リマインダーを受け取るのは私ですか、それとも予約の本人ですか？ リマインダーは、予約を所有するアカウントのメールアドレスに届きます。コレクションを共有している相手には届きません。

メールの代わりにSMSやスマートフォンの通知で受け取れますか？ まだできません。現在リマインダーはメールのみです。

3日前など、別のタイミングを選べますか？ 現在選べるのは24時間前と2時間前です。両方を選ぶ方も多くいます。

リマインダーが届かなかったのはなぜですか？ リマインダーを管理を開いて、リマインダーのステータスを確認してください。よくある理由は、予約を追加した時点で送信時刻が過ぎていた、予約がリマインダーなしになっている、コレクションのリマインダーがオフになっている、メールアドレスが確認されていない、のいずれかです。迷惑メールフォルダも確認し、送信元を連絡先に追加することもご検討ください。

よく旅行します。リマインダーは私についてきますか？ リマインダーはあなたではなく予約に従います。シカゴで 10:00 AM の予約なら、あなたがどこにいても、シカゴ時間の 10:00 AM の24時間前に届きます。

リマインダーに返信できますか？ いいえ。返信は確認されません。リマインダーを変更するには、メール内のリマインダーを管理リンクを使うか、アプリで予約を編集してください。