Przypomnienia o wizytach: kompletny przewodnik po przypomnieniach e-mail, strefach czasowych i instrukcjach przygotowania

Autor: Paul - Konsultant ds. technologii opieki zdrowotnej specjalizujący się w oprogramowaniu dla praktyk medycznych i doświadczeniu pacjenta.

Do tej pory Appointment Adder przenosił wizyty do kalendarza, a przypominanie zostawiał aplikacji kalendarza, której Pan lub Pani używa. To działa, dopóki nie przestaje: w kalendarzu nie ustawiono alertu, alert trafił na wyciszony telefon albo wizyta dotyczy rodzica i jest w kalendarzu, którego Pan lub Pani nie widzi.

Appointment Adder może teraz wysłać e-mail przed wizytą. Ten przewodnik pokazuje, jak skonfigurować przypomnienia, wybrać, ile zawiera każdy e-mail, i zadbać o to, by docierały o właściwej porze.

Czego się Pan/Pani dowie

• Co jest potrzebne, zanim przypomnienia będą mogły być wysyłane
• Jak włączyć przypomnienia dla całej kolekcji naraz
• Jak ustawić, zmienić lub wyłączyć przypomnienia dla pojedynczej wizyty
• Jak wybrać, ile szczegółów zawiera e-mail z przypomnieniem
• Dlaczego każda wizyta ma teraz własną strefę czasową i jak ją ustawić
• Gdzie wpisać instrukcje przygotowania, żeby pojawiły się w przypomnieniu
• Jak sprawdzić, co jest zaplanowane i co zostało wysłane
• Jak przypomnienia e-mail mają się do alertu w eksportowanych plikach kalendarza

Zanim Pan/Pani zacznie

Przypomnienia są wysyłane e-mailem na adres przypisany do konta, więc muszą być spełnione dwa warunki:

1. Jest Pan/Pani zalogowany(-a) adresem e-mail. Sesje tymczasowe (gościa) nie mają adresu, na który można wysłać wiadomość. Jeśli korzysta Pan/Pani z aplikacji bez konta, najpierw proszę je założyć - wizyty zostaną przeniesione.
2. Adres e-mail jest zweryfikowany. Przy logowaniu przez Google jest już zweryfikowany. Przy koncie z e-mailem i hasłem proszę otworzyć e-mail weryfikacyjny wysłany podczas rejestracji.

Każda wizyta potrzebuje też potwierdzonej strefy czasowej. W nowych wizytach dzieje się to automatycznie; dla wizyt zapisanych przed tą aktualizacją proszę zajrzeć do części 5 poniżej.

Część 1: Jak działają przypomnienia

Przypomnienia ustawia się w dwóch miejscach:

• Kolekcja przechowuje ustawienie domyślne. Wystarczy włączyć przypomnienia dla „Wizyt Mamy", a każda wizyta w tej kolekcji je otrzyma - także te dodane później.
• Każda wizyta decyduje, czy korzysta z tego ustawienia. W formularzu wizyty sekcja Przypomnienia oferuje trzy opcje:
  • Użyj domyślnych ustawień kolekcji - robi to, co ustawiono w kolekcji. To opcja początkowa każdej wizyty.
  • Bez przypomnień - nigdy nie przypominaj o tej wizycie, nawet jeśli kolekcja ma włączone przypomnienia.
  • Ustaw dla tej wizyty - użyj ustawień przypomnień właściwych tylko dla tej wizyty.

Dzięki temu podejmuje się jedną decyzję dla większości wizyt i zajmuje się tylko wyjątkami. Przypomnienia są wyłączone, dopóki ich Pan/Pani nie włączy - żaden e-mail nie zostanie wysłany bez Pana/Pani prośby.

Część 2: Włączanie przypomnień dla całej kolekcji

To najszybszy sposób, by objąć całą grupę wizyt naraz - na przykład wszystkie wizyty jednego członka rodziny.

Krok po kroku

1. Proszę otworzyć menu konta (ikona osoby w prawym górnym rogu) i wybrać Zarządzaj Kolekcjami
2. Wybrać przycisk edycji odpowiedniej kolekcji - na przykład Moje wizyty albo Tata
3. W sekcji Przypomnienia zaznaczyć Wysyłaj przypomnienia o wizytach w tej kolekcji
4. W polu Wysyłaj wybrać 24 godziny wcześniej, 2 godziny wcześniej lub obie opcje
5. W polu Ile ma zawierać wybrać poziom szczegółowości (zob. część 4)
6. Zapisać kolekcję

Każda wizyta w tej kolekcji ustawiona na Użyj domyślnych ustawień kolekcji otrzymuje teraz przypomnienia. Podczas edycji wizyty z tej kolekcji sekcja Przypomnienia pokazuje, co zrobi kolekcja - na przykład „Ta kolekcja przypomina 24 godziny wcześniej."

Wskazówka: jeśli zarządza Pan/Pani wizytami kilku osób, warto dać każdej osobie własną kolekcję. Wtedy przypomnienia można dobrać do osoby - na przykład przypomnienia 24 i 2 godziny wcześniej dla rodzica, którego trzeba zawieźć, i żadnych dla własnych rutynowych badań.

Część 3: Ustawianie przypomnień dla pojedynczej wizyty

Krok po kroku

1. Dodać nową wizytę albo wybrać przycisk edycji (ołówek) istniejącej wizyty w dzienniku wizyt
2. Znaleźć sekcję Przypomnienia w prawej kolumnie formularza (na telefonie pod pozostałymi polami)
3. Wybrać jedną z trzech opcji:
   • Użyj domyślnych ustawień kolekcji, aby korzystać z ustawień kolekcji
   • Bez przypomnień, aby wyłączyć przypomnienia tylko dla tej wizyty
   • Ustaw dla tej wizyty, aby wybrać termin i szczegółowość dla tej wizyty
4. Po wybraniu Ustaw dla tej wizyty określić, kiedy wysłać (24 godziny wcześniej, 2 godziny wcześniej lub oba) i ile ma zawierać
5. Wybrać Zapisz Wizytę lub Zaktualizuj Wizytę

Kiedy wybrać „Bez przypomnień"

Niektórych wizyt lepiej nie ogłaszać w skrzynce odbiorczej - wizyty, którą chce się zachować w tajemnicy, albo wizyty na wspólnym koncie rodzinnym. Opcja Bez przypomnień sprawia, że ta wizyta pozostaje cicha, nawet jeśli reszta kolekcji wysyła przypomnienia.

Wizyty cykliczne

Przy tworzeniu serii cyklicznej każda wizyta w serii otrzymuje wybrane ustawienia przypomnień. Każda wizyta pozostaje osobną wizytą, więc później można wyłączyć przypomnienia dla jednej z nich bez wpływu na pozostałe.

Część 4: Ile zdradza przypomnienie

E-mail nie zawsze jest prywatny. Przypomnienia mogą trafić na wspólny komputer rodzinny, służbowy telefon lub ekran blokady pokazujący podgląd wiadomości. Dlatego można wybrać, ile ujawnia każde przypomnienie:

Opcja	Co zawiera e-mail
Tylko data i godzina	Kiedy jest wizyta. Temat brzmi tylko „Przypomnienie o wizycie" z datą i godziną.
Dodaj specjalistę i miejsce	Data i godzina oraz lekarz lub placówka i adres.
Dodaj przygotowanie i notatki	Wszystko powyższe oraz instrukcje przygotowania i notatki.

Kilka wskazówek:

• Tylko data i godzina to wybór dla wizyt, które chce się zachować w prywatności. Ktoś, kto zobaczy temat, dowie się tylko, że jest jakaś wizyta.
• Dodaj specjalistę i miejsce przydaje się, gdy wiezie się kogoś i adres musi być pod ręką.
• Dodaj przygotowanie i notatki sprawdza się, gdy przygotowanie ma znaczenie - bycie na czczo przed badaniem krwi, odstawienie leku, zabranie dokumentów. Przypomnienie pokazuje te instrukcje dzień wcześniej, gdy wciąż można coś zrobić.

Część 5: Strefy czasowe

Dlaczego wizyty mają własną strefę czasową

Przypomnienie musi zostać wysłane w konkretnym momencie, więc Appointment Adder musi wiedzieć, gdzie odbywa się wizyta. Jeśli mieszka Pan/Pani w Raleigh i zarządza wizytami ojca w Phoenix, jego wizyta o 9:00 AM odbywa się o 9:00 AM w Phoenix - i to właśnie Pan/Pani zobaczy, to pokaże eksport kalendarza i według tego przyjdzie przypomnienie.

Wybór strefy czasowej

Nowe wizyty zaczynają się od strefy czasowej urządzenia, która zwykle jest prawidłowa. Aby ją zmienić:

1. Wybrać pole Strefa czasowa w formularzu wizyty, tuż pod polem Godzina
2. Najpopularniejsze strefy czasowe USA są na górze listy - wschodnia, centralna, górska, Arizona, pacyficzna, Alaska, Hawaje i Portoryko
3. Dla innych miejsc wystarczy zacząć pisać. Można szukać po mieście („Chicago", „Warszawa"), po nazwie („pacyficzny", „środkowoeuropejski"), po skrócie („PST", „EDT") lub po przesunięciu („GMT-5")
4. Wybrać strzałkami i klawiszem Enter albo kliknięciem

Wizyty zapisane przed tą aktualizacją

Wizyty utworzone, zanim pojawiły się strefy czasowe, jeszcze ich nie mają. Podczas edycji takiej wizyty formularz wpisuje strefę czasową urządzenia i wyświetla uwagę: „Ta wizyta została zapisana przed rejestrowaniem stref czasowych." Proszę sprawdzić, czy strefa jest prawidłowa, i wybrać Zaktualizuj Wizytę. Do tego czasu ta wizyta nie może mieć przypomnień - Appointment Adder nie będzie zgadywać strefy czasowej i ryzykować wysłania e-maila o złej godzinie.

Czas letni

Jeśli wybierze Pan/Pani godzinę, która nie istnieje w dniu przestawienia zegarów na czas letni (na przykład 2:30 AM), formularz o tym poinformuje i wyjaśni, jaka godzina zostanie zapisana zamiast niej. Jeśli wybrana godzina występuje dwa razy przy powrocie do czasu zimowego, używana jest pierwsza. Te komunikaty pojawiają się rzadko, ale dzięki nim przypomnienie nigdy nie przesunie się o godzinę bez ostrzeżenia.

Część 6: Instrukcje przygotowania

Formularz wizyty ma teraz pole Przygotowanie, obok pola Notatki. Służy ono do wpisania tego, co trzeba zrobić przed wizytą:

• „Nic nie jeść ani nie pić po północy"
• „Zabrać listę leków i kartę ubezpieczenia"
• „Odstawić lek przeciwzakrzepowy trzy dni wcześniej - potwierdzić z dr Patel"
• „Przyjść 20 minut wcześniej, żeby wypełnić dokumenty"

Instrukcje przygotowania pojawiają się nad ogólnymi notatkami w widoku wizyty, na początku opisu w eksportowanych plikach kalendarza oraz w przypomnieniach ustawionych na Dodaj przygotowanie i notatki. Dzięki oddzieleniu od ogólnych notatek nie giną w akapicie o parkowaniu.

Część 7: Sprawdzanie, co jest zaplanowane

Aby zobaczyć każde przypomnienie i jego los, proszę otworzyć menu konta i wybrać Zarządzaj Przypomnieniami. Ta pozycja pojawia się na zalogowanym koncie, gdy przypomnienia e-mail są dla niego dostępne. Każdy wpis pokazuje, której wizyty dotyczy, kiedy jest zaplanowany lub kiedy został wysłany, oraz jego status:

Status	Znaczenie
Zaplanowane	Czeka na wysłanie o podanej godzinie
Wysłane	Wysłane na Pana/Pani adres e-mail
Dostarczone	Przyjęte przez dostawcę poczty
Anulowane	Wizyta została zmieniona lub usunięta, więc to przypomnienie zastąpiono lub pominięto
Niewysłane	Czas wysyłki już minął w chwili ustawienia przypomnienia albo nie było zweryfikowanego adresu
Niepowodzenie / Dostarczenie nie powiodło się	Coś poszło nie tak przy wysyłaniu

Status Niewysłane jest częsty i zwykle oczekiwany. Appointment Adder odnotowuje przypomnienie zamiast wysyłać je z opóźnieniem tylko wtedy, gdy zaplanowana godzina już minęła. Wizyta rano dodana poprzedniego wieczoru nie dostaje przypomnienia 24 godziny wcześniej; ta sama wizyta dodana, gdy zostało więcej niż 24 godziny, dostaje je. Przypomnienie 2 godziny wcześniej, jeśli zostało wybrane, zostanie wysłane, dopóki jego godzina jeszcze nie minęła.

Jeśli oczekiwane przypomnienia mają status Niewysłane, proszę sprawdzić, czy jest Pan/Pani zalogowany(-a) zweryfikowanym adresem e-mail (zob. „Zanim Pan/Pani zacznie").

Gdy plany się zmieniają

• Edycja wizyty: niewysłane jeszcze przypomnienia są anulowane, a nowe planowane na nową datę, godzinę lub strefę czasową. To samo dzieje się po zmianie kolekcji lub ustawień przypomnień.
• Usunięcie wizyty: jej niewysłane przypomnienia są anulowane.
• Zmiana ustawień przypomnień kolekcji: wizyty korzystające z domyślnych ustawień kolekcji przejmują nowe ustawienia.

Przypomnienia e-mail a alerty kalendarza

Podczas eksportu wizyt do kalendarza obok przycisku eksportu widać pole wyboru Dodaj alert 24 godziny wcześniej do eksportowanego pliku kalendarza. To coś innego niż przypomnienia e-mail:

• Przypomnienia e-mail wysyła Appointment Adder; ustawia się je w formularzu wizyty lub w kolekcji.
• Pole wyboru przy eksporcie dodaje alert do samego pliku kalendarza, dzięki czemu aplikacja kalendarza (Kalendarz Apple, Kalendarz Google, Outlook) wyświetli własny alert 24 godziny wcześniej. Appointment Adder nic w związku z tym nie wysyła.

Pole jest domyślnie zaznaczone, a wybór jest zapamiętywany na każdym urządzeniu. Jeśli korzysta Pan/Pani z przypomnień e-mail i nie chce drugiego alertu w tym samym czasie, proszę je odznaczyć przed eksportem. Jeśli woli Pan/Pani polegać tylko na aplikacji kalendarza, proszę zostawić je zaznaczone, a przypomnienia e-mail wyłączone.

Subskrypcje kalendarza (funkcja premium) nigdy nie dodają własnych alertów - decydują o nich ustawienia aplikacji kalendarza.

Najczęstsze pytania

Czy przypomnienia są płatne? Nie. Przypomnienia e-mail są dostępne dla każdego zalogowanego konta.

Kto dostaje przypomnienie - ja czy osoba, której dotyczy wizyta? Przypomnienia trafiają na adres e-mail konta, do którego należy wizyta. Osoby, którym udostępniono kolekcję, ich nie otrzymują.

Czy mogę dostać SMS lub powiadomienie na telefon zamiast e-maila? Jeszcze nie. Na razie przypomnienia są wysyłane tylko e-mailem.

Czy mogę wybrać inny czas, na przykład 3 dni wcześniej? Obecnie do wyboru są 24 godziny i 2 godziny wcześniej. Wiele osób wybiera oba.

Dlaczego nie dostałem(-am) przypomnienia? Proszę otworzyć Zarządzaj Przypomnieniami i sprawdzić status przypomnienia. Najczęstsze przyczyny: czas wysyłki minął już w chwili dodania wizyty, wizyta ma ustawienie Bez przypomnień, jej kolekcja ma wyłączone przypomnienia albo adres e-mail nie jest zweryfikowany. Warto też zajrzeć do folderu spam i dodać nadawcę do kontaktów.

Dużo podróżuję. Czy przypomnienia będą za mną podążać? Przypomnienia podążają za wizytą, nie za Panem/Panią. Wizyta w Chicago o 10:00 AM jest przypominana 24 godziny przed 10:00 AM czasu chicagowskiego, niezależnie od tego, gdzie Pan/Pani akurat jest.

Czy mogę odpowiedzieć na przypomnienie? Nie - odpowiedzi nie są czytane. Aby zmienić przypomnienie, proszę użyć linku Zarządzaj przypomnieniami w e-mailu albo edytować wizytę w aplikacji.

Powiązane artykuły

• Nowość: przypomnienia e-mail, strefy czasowe i instrukcje przygotowania
• Jak już nigdy nie przegapić wizyty lekarskiej: Praktyczny system
• Organizowanie wizyt rodzinnych: Kompletny przewodnik po kolekcjach, organizacjach i lokalizacjach
• Lista kontrolna przygotowania do wizyty lekarskiej: Kompletny przewodnik, jak wykorzystać każdą wizytę
• Wizyty cykliczne i widok kalendarza: Kompletny przewodnik