Нагадування про записи: повний посібник з нагадувань електронною поштою, часових поясів та інструкцій з підготовки

Автор: Paul - Консультант з технологій охорони здоров'я, що спеціалізується на програмному забезпеченні для медичної практики та досвіді пацієнтів.

Досі Appointment Adder переносив Ваші записи до календаря, а нагадування залишав тому календарному застосунку, яким Ви користуєтеся. Це працює, доки не перестає: у календарі не було налаштовано сповіщення, сповіщення прийшло на телефон у беззвучному режимі, або запис належить комусь із батьків і міститься в календарі, якого Ви не бачите.

Тепер Appointment Adder може надіслати Вам лист перед записом. У цьому посібнику пояснено, як налаштувати нагадування, вибрати, скільки повідомляє кожен лист, і подбати, щоб вони приходили вчасно.

Що Ви дізнаєтеся

• Що потрібно, щоб нагадування могли надсилатися
• Як увімкнути нагадування одразу для всієї колекції
• Як задати, змінити або вимкнути нагадування для одного запису
• Як вибрати, скільки подробиць буде в листі-нагадуванні
• Чому кожен запис тепер має власний часовий пояс і як його вказати
• Куди записати інструкції з підготовки, щоб вони потрапили в нагадування
• Як побачити, що заплановано і що надіслано
• Як нагадування електронною поштою пов'язані зі сповіщенням в експортованих файлах календаря

Перш ніж почати

Нагадування надходять електронною поштою на адресу Вашого облікового запису, тому мають виконуватися дві умови:

1. Ви увійшли з адресою електронної пошти. Тимчасові (гостьові) сеанси не мають адреси, на яку можна надіслати лист. Якщо Ви користуєтеся застосунком без облікового запису, спершу створіть його - Ваші записи збережуться.
2. Вашу адресу електронної пошти підтверджено. Якщо Ви увійшли через Google, вона вже підтверджена. Якщо Ви створили обліковий запис з поштою та паролем, відкрийте лист із підтвердженням, який ми надіслали під час реєстрації.

Крім того, кожен запис повинен мати підтверджений часовий пояс. Для нових записів це відбувається автоматично; про записи, збережені до цього оновлення, читайте в частині 5 нижче.

Частина 1. Як працюють нагадування

Нагадування налаштовуються у двох місцях:

• Колекція зберігає налаштування за замовчуванням. Увімкніть нагадування для «Записів мами» - і кожен запис у цій колекції їх отримуватиме, зокрема ті, що Ви додасте пізніше.
• Кожен запис вирішує, чи дотримуватися цього налаштування. У формі запису розділ Нагадування пропонує три варіанти:
  • Використати налаштування колекції - робити те, що вказано в колекції. Це початковий варіант для кожного запису.
  • Без нагадувань - ніколи не нагадувати про цей запис, навіть якщо в колекції нагадування ввімкнено.
  • Задати для цього запису - використовувати налаштування нагадувань лише для цього візиту.

Так Ви ухвалюєте одне рішення для більшості записів і займаєтеся лише винятками. Нагадування вимкнено, доки Ви їх не ввімкнете: без Вашого запиту листи не надсилаються.

Частина 2. Увімкнення нагадувань для всієї колекції

Це найшвидший спосіб охопити одразу цілу групу записів - наприклад, усі записи одного члена родини.

Покроково

1. Відкрийте меню облікового запису (значок людини у верхньому правому куті) і виберіть Керування Колекціями
2. Натисніть кнопку редагування потрібної колекції - наприклад, Мої записи або Тато
3. У розділі Нагадування позначте Надсилати нагадування для записів цієї колекції
4. У полі Надсилати виберіть За 24 години, За 2 години або обидва варіанти
5. У полі Скільки включати виберіть рівень подробиць (див. частину 4)
6. Збережіть колекцію

Тепер кожен запис у цій колекції з варіантом Використати налаштування колекції отримує нагадування. Коли Ви редагуєте запис із цієї колекції, розділ «Нагадування» показує, що зробить колекція, - наприклад: «Ця колекція нагадує за 24 години.»

Порада: якщо Ви ведете записи кількох людей, створіть для кожного окрему колекцію. Тоді нагадування можна вибирати для кожного окремо - наприклад, за 24 і за 2 години для когось із батьків, кого треба відвезти, і жодних для Ваших планових оглядів.

Частина 3. Нагадування для одного запису

Покроково

1. Додайте новий запис або натисніть кнопку редагування (олівець) біля наявного запису в журналі записів
2. Знайдіть розділ Нагадування в правій колонці форми (на телефоні - під іншими полями)
3. Виберіть один із трьох варіантів:
   • Використати налаштування колекції - дотримуватися колекції
   • Без нагадувань - вимкнути нагадування лише для цього запису
   • Задати для цього запису - вибрати час і подробиці для цього візиту
4. Якщо Ви вибрали Задати для цього запису, укажіть, коли надсилати (за 24 години, за 2 години або обидва) і скільки включати
5. Натисніть Зберегти Запис або Оновити Запис

Коли вибирати «Без нагадувань»

Про деякі записи краще не повідомляти у вхідних - про візит, який Ви хочете зберегти в таємниці, або про запис у спільному родинному обліковому записі. Варіант Без нагадувань залишає такий запис без листів, навіть якщо решта колекції нагадування надсилає.

Повторювані записи

Коли Ви створюєте повторювану серію, кожен візит серії отримує вибрані налаштування нагадувань. Кожен візит залишається окремим записом, тож пізніше можна вимкнути нагадування для одного візиту, не зачіпаючи інших.

Частина 4. Скільки повідомляє нагадування

Електронна пошта не завжди особиста. Нагадування може прийти на спільний родинний комп'ютер, робочий телефон або екран блокування, де видно попередній перегляд. Тому Ви вибираєте, скільки розкриває кожне нагадування:

Варіант	Що містить лист
Лише дата й час	Коли запис. У темі лише «Нагадування про запис» із датою та часом.
Додати спеціаліста та місце	Дата й час, а також лікар чи заклад і адреса.
Додати підготовку та нотатки	Усе перелічене, плюс інструкції з підготовки та нотатки.

Кілька порад:

• Лише дата й час підходить для записів, які Ви хочете зберегти в таємниці. Той, хто побачить тему листа, дізнається лише, що у Вас є запис.
• Додати спеціаліста та місце зручно, коли Ви когось везете й адреса потрібна під рукою.
• Додати підготовку та нотатки найкраще, коли підготовка важлива: здати кров натще, скасувати ліки, взяти документи. Нагадування покаже ці інструкції напередодні, коли ще можна встигнути.

Частина 5. Часові пояси

Чому записи мають власний часовий пояс

Нагадування має прийти в конкретний момент, тож Appointment Adder має знати, де відбувається візит. Якщо Ви живете в Ролі й ведете записи батька у Фініксі, його запис на 9:00 AM - це 9:00 AM за часом Фінікса: саме це Ви побачите, це буде в експорті календаря, і від цього часу відраховується нагадування.

Вибір часового поясу

Нові записи отримують часовий пояс Вашого пристрою, і зазвичай він правильний. Щоб його змінити:

1. Виберіть поле Часовий пояс у формі запису, одразу під полем Час
2. Найпоширеніші часові пояси США стоять першими - Східний, Центральний, Гірський час, Аризона, Тихоокеанський час, Аляска, Гаваї та Пуерто-Рико
3. Для інших місць почніть вводити текст. Шукати можна за містом («Chicago», «Київ»), за назвою («Тихоокеанський»), за скороченням («PST», «EDT») або за зміщенням («GMT-5»)
4. Виберіть стрілками й клавішею Enter або клацанням

Записи, збережені до цього оновлення

Записи, створені до появи часових поясів, ще не мають його. Коли Ви редагуєте такий запис, форма підставляє часовий пояс пристрою й показує примітку: «Цей запис збережено до того, як застосунок почав враховувати часові пояси.» Перевірте часовий пояс і натисніть Оновити Запис. Доти для запису не можна отримувати нагадування: Appointment Adder не вгадуватиме часовий пояс і не ризикуватиме надіслати лист не в ту годину.

Літній час

Якщо Ви виберете час, якого не існує в день переведення годинника вперед (наприклад, 2:30 AM), форма повідомить про це й пояснить, який час буде збережено замість нього. Якщо вибраний час повторюється двічі під час переведення годинника назад, використовується перший. Такі повідомлення трапляються рідко, але завдяки їм нагадування ніколи не зсунеться на годину без попередження.

Частина 6. Інструкції з підготовки

У формі запису тепер є поле Підготовка поруч із полем Примітки. Записуйте в нього те, що треба зробити перед візитом:

• «Нічого не їсти й не пити після опівночі»
• «Взяти список ліків і страховий поліс»
• «Скасувати антикоагулянт за три дні - уточнити в доктора Патель»
• «Прийти на 20 хвилин раніше для оформлення документів»

Інструкції з підготовки показуються над загальними нотатками під час перегляду запису, на початку опису в експортованих файлах календаря та в нагадуваннях із варіантом Додати підготовку та нотатки. Окремо від загальних нотаток вони не губляться в абзаці про паркування.

Частина 7. Перевірка запланованого

Щоб побачити всі нагадування та їхню долю, відкрийте меню облікового запису й виберіть Керування Нагадуваннями. Цей пункт з’являється після входу, якщо для облікового запису доступні нагадування електронною поштою. У кожному рядку видно, до якого запису належить нагадування, коли його заплановано або надіслано, і його статус:

Статус	Що означає
Заплановано	Очікує надсилання у вказаний час
Надіслано	Надіслано на Вашу адресу електронної пошти
Доставлено	Прийнято Вашим поштовим сервісом
Скасовано	Запис змінили або видалили, тож нагадування замінено або відкинуто
Не надіслано	Час надсилання вже минув, коли нагадування налаштовувалося, або не було підтвердженої адреси
Помилка / Доставка не вдалася	Під час надсилання щось пішло не так

Статус Не надіслано трапляється часто й зазвичай очікуваний. Appointment Adder фіксує нагадування замість запізнілого надсилання лише тоді, коли запланований час уже минув. Ранковий запис, доданий напередодні ввечері, пропускає нагадування за 24 години; той самий запис, доданий коли до нього лишається понад 24 години, не пропускає. Нагадування за 2 години, якщо Ви його вибрали, буде надіслано, доки його час ще не минув.

Якщо очікувані нагадування показують Не надіслано, перевірте, що Ви увійшли з підтвердженою адресою електронної пошти (див. «Перш ніж почати»).

Якщо плани змінюються

• Ви редагуєте запис: ще не надіслані нагадування скасовуються, а нові плануються на нову дату, час або часовий пояс. Те саме відбувається в разі зміни колекції чи налаштувань нагадувань.
• Ви видаляєте запис: його ненадіслані нагадування скасовуються.
• Ви змінюєте налаштування нагадувань колекції: записи, які дотримуються налаштування колекції, отримують нові налаштування.

Нагадування електронною поштою та сповіщення календаря

Під час експорту записів до календаря поруч із кнопкою експорту є прапорець Додати сповіщення за 24 години до експортованого файлу календаря. Це не те саме, що нагадування електронною поштою:

• Нагадування електронною поштою надсилає Appointment Adder; їх налаштовують у формі запису або в колекції.
• Прапорець експорту додає сповіщення в сам файл календаря, щоб Ваш календарний застосунок (Календар Apple, Google Календар, Outlook) сам показав сповіщення за 24 години. Appointment Adder нічого для цього не надсилає.

Прапорець увімкнено за замовчуванням, а Ваш вибір запам'ятовується на кожному пристрої. Якщо Ви користуєтеся нагадуваннями електронною поштою й не хочете другого сповіщення в той самий час, зніміть прапорець перед експортом. Якщо хочете покладатися лише на календарний застосунок, залиште його ввімкненим, а нагадування електронною поштою вимкненими.

Підписки на календар (преміум-функція) ніколи не додають власних сповіщень - це вирішують налаштування Вашого календарного застосунку.

Часті запитання

Нагадування платні? Ні. Нагадування електронною поштою доступні для всіх облікових записів, у які виконано вхід.

Хто отримує нагадування - я чи людина, якої стосується запис? Нагадування надходять на адресу електронної пошти облікового запису, якому належить запис. Люди, з якими Ви ділитеся колекцією, їх не отримують.

Чи можна отримувати SMS або сповіщення на телефон замість листа? Поки що ні. Зараз нагадування надходять лише електронною поштою.

Чи можна вибрати інший час, наприклад за 3 дні? Зараз доступні варіанти за 24 години та за 2 години. Багато хто вибирає обидва.

Чому я не отримав(-ла) нагадування? Відкрийте Керування Нагадуваннями й перегляньте статус нагадування. Найчастіші причини: час надсилання вже минув, коли запис було додано; у запису вибрано Без нагадувань; у його колекції нагадування вимкнено; або Вашу адресу електронної пошти не підтверджено. Перевірте також папку «Спам» і додайте відправника до контактів.

Я багато подорожую. Нагадування будуть іти за мною? Нагадування йдуть за записом, а не за Вами. Про запис у Чикаго на 10:00 AM нагадування прийде за 24 години до 10:00 AM за чиказьким часом, де б Ви не були.

Чи можна відповісти на нагадування? Ні - відповіді не читаються. Щоб змінити нагадування, скористайтеся посиланням Керувати нагадуваннями в листі або відредагуйте запис у застосунку.

Пов'язані статті

• Нове: нагадування електронною поштою, часові пояси та інструкції з підготовки
• Ніколи більше не пропустіть медичне призначення: практична система
• Організація сімейних призначень: Повний посібник з груп, організацій та локацій
• Контрольний список підготовки до медичного прийому: Повний посібник для максимальної користі від кожного візиту
• Повторювані призначення та календарний вигляд: Повний посібник