Как запросить медицинские записи: Полное руководство по получению Вашей медицинской информации

Автор: Sarah - Менеджер программ и адвокат пациентов с опытом координации функциональной медицины и хронического ухода.

Быстрая навигация:

• Ваши законные права - Если Вам нужно понять Ваши права по HIPAA и обязательства поставщиков
• Методы запроса - Если Вы хотите знать самый быстрый способ получить Ваши записи
• Пошаговый процесс - Если Вам нужны детальные инструкции для запроса записей
• Устранение неполадок - Если Вы столкнулись с задержками, отказами или чрезмерными сборами

---

Вам нужны медицинские записи. Возможно, Вы переходите к другому врачу, и Ваш новый поставщик нуждается в Вашей истории болезни, или ищете второе мнение по поводу диагноза. Возможно, Вы координируете уход между несколькими специалистами и нуждаетесь в понимании, что делает каждый из них. Или Вы просто хотите хранить личные копии Вашей собственной медицинской информации.

Какой бы ни была Ваша причина, получение Ваших медицинских записей должно быть простым — у Вас есть законное право на них согласно HIPAA. Но реальность часто сложнее. Поставщики используют разные системы, взимают разные сборы, имеют разные сроки и создают разные препятствия.

Это руководство проведет Вас через все, что Вам нужно знать о запросе медицинских записей: Ваши законные права, наиболее эффективные методы запроса, что ожидать относительно расходов и сроков, и как решать проблемы, когда что-то идет не так.

Почему Вам могут понадобиться Ваши медицинские записи

Медицинские записи предназначены не только для врачей. Существует много законных причин, почему Вам могут понадобиться копии Вашей собственной медицинской информации:

Вторые мнения: Специалист, просматривающий Ваш случай, нуждается в полной информации, а не только в Вашем описании симптомов и лечения.

Смена поставщиков: Вашему новому врачу нужна Ваша медицинская история, результаты тестов и текущие лекарства. Хотя поставщики могут запрашивать записи напрямую, наличие собственных копий ускоряет процесс.

Координация нескольких специалистов: Когда Вы посещаете нескольких специалистов для связанных состояний, каждый нуждается в знании, что делают другие. Для стратегий управления несколькими специалистами, наличие собственных записей помогает Вам координировать уход.

Личное отслеживание здоровья: Хранение копий результатов тестов, диагнозов и планов лечения помогает Вам отслеживать паттерны и понимать Ваше здоровье со временем.

Юридические дела: Заявления на инвалидность, споры со страховыми компаниями, дела о медицинской халатности и другие юридические процедуры часто требуют медицинской документации.

Переезд или путешествия: Наличие записей под рукой, когда Вы переезжаете или путешествуете, обеспечивает непрерывность ухода, если Вам нужна медицинская помощь.

Семейная медицинская история: Понимание Вашей медицинской истории помогает членам семьи оценить их собственные риски для здоровья.

Проверка точности: Просмотр Ваших записей позволяет Вам выявить ошибки — неправильные лекарства, неверные диагнозы или отсутствующую информацию — до того, как они вызовут проблемы.

Ваши законные права по HIPAA

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) предоставляет Вам конкретные права на доступ к Вашим медицинским записям. Понимание этих прав помогает Вам распознать, когда поставщики нарушают закон, а когда его соблюдают.

Право на доступ

У Вас есть право просматривать и получать копии Ваших медицинских записей. Это включает:

• Записи посещений врача
• Результаты тестов и лабораторных исследований
• Отчеты об изображениях (рентген, МРТ, КТ)
• Записи рецептов и лекарств
• Информация о выставлении счетов
• Записи иммунизации
• Медицинские истории, собранные поставщиками

Единственные записи, которые обычно исключаются:

• Психотерапевтические записи (отдельно от записей лечения психического здоровья)
• Информация, собранная для юридических процедур
• Определенная лабораторная информация
• Информация о других людях (если Вы не являетесь законным представителем)

Требования к срокам

Согласно HIPAA, поставщики должны ответить на Ваш запрос в течение 30 дней. Если им нужно больше времени, они могут продлить это еще на 30 дней, но они должны уведомить Вас письменно и объяснить задержку.

Тридцать дней — это законный максимум. Многие поставщики отвечают гораздо быстрее, особенно если Вы запрашиваете электронные записи через портал пациента. Но если прошло 30 дней без ответа, поставщик нарушает HIPAA.

Ограничения сборов

Поставщики могут взимать разумные сборы за копирование и отправку записей, но эти сборы должны ограничиваться:

• Стоимостью труда для копирования (если электронные копии, только для создания и передачи)
• Стоимостью материалов для создания бумажных или электронных носителей
• Почтовые расходы, если Вы хотите, чтобы записи отправили почтой
• Подготовка объяснения или резюме (только если Вы запросили резюме вместо полных записей)

Поставщики не могут взимать с Вас плату за поиск или получение Ваших записей — это часть их законного обязательства. Многие штаты имеют дополнительные ограничения сборов сверх федеральных требований HIPAA.

Формат записей

Вы можете запрашивать записи в электронном формате, если поставщик хранит их электронно. Вы можете указать формат (PDF, CD, USB-накопитель, прямая загрузка) в разумных пределах.

Если Вы хотите, чтобы записи отправили непосредственно другому поставщику, запрос должен быть бесплатным или взимать только фактическую стоимость передачи — поставщики не могут взимать обычные сборы за копирование для передач между поставщиками.

Право отказать

Поставщики могут отказать в доступе в ограниченных обстоятельствах:

• Если раскрытие может угрожать Вам или кому-то еще
• Если информация касается кого-то еще (кроме медицинского работника)
• Если запрос касается психотерапевтических записей
• Если информация была получена с обещанием конфиденциальности

Даже при отказе Вы имеете право запросить пересмотр отказа лицензированным медицинским специалистом, назначенным поставщиком.

Методы запроса медицинских записей

Существует несколько способов запроса медицинских записей. Лучший метод зависит от того, как быстро Вам нужны записи, сколько Вы запрашиваете и какие системы использует Ваш поставщик.

Загрузки портала пациента (самые быстрые для недавних записей)

Если у Вашего поставщика есть портал пациента, это обычно самый быстрый метод для недавних записей.

Преимущества:

• Мгновенный доступ к доступным записям
• Нет сборов за электронную загрузку
• Можно загружать несколько раз при необходимости
• Обычно включает записи посещений, результаты тестов и иммунизации

Ограничения:

• Может не включать все типы записей (изображения часто исключаются)
• Обычно показывает только недавние записи (последние 2-3 года)
• Записи посещений могут быть отложены временем проверки поставщиком
• Не работает для записей от поставщиков без порталов

Как использовать: Войдите в Ваш портал пациента, перейдите в раздел медицинских записей или информации о здоровье, выберите записи, которые Вы хотите, и загрузите. Для получения дополнительной информации о проблемах порталов пациентов и обходных путях, см. наше комплексное руководство.

Письменные формы запроса (наиболее официальные)

Большинство поставщиков медицинских услуг имеют формальные формы выпуска медицинских записей. Это традиционный метод и часто требуется для полных записей.

Преимущества:

• Создает формальный бумажный след
• Требуется для комплексных записей
• Позволяет конкретную настройку (диапазоны дат, типы записей)
• Необходимо для запросов третьих лиц (члены семьи, адвокаты)

Ограничения:

• Медленнее, чем доступ к порталу
• Обычно включает сборы
• Требует форм, подписей, иногда нотариального заверения

Как использовать: Свяжитесь с отделом медицинских записей поставщика, запросите форму выпуска (часто доступна на их веб-сайте), тщательно заполните все поля, включите копию ID, точно укажите, что Вы хотите, и подайте по почте, факсу или лично.

Запросы по телефону или электронной почте (подходит для простых запросов)

Некоторые поставщики принимают неформальные запросы по телефону или электронной почте, особенно для ограниченных записей.

Преимущества:

• Быстро инициировать
• Можно задавать вопросы о процессе
• Может работать для простых запросов (один результат теста, запись вакцинации)

Ограничения:

• Не все поставщики принимают неформальные запросы
• Обычно за ними следует требование формальной формы все равно
• Сложнее документировать, если возникают споры позже

Как использовать: Позвоните в отдел медицинских записей, опишите, что Вам нужно, спросите об их процессе. Они, вероятно, отправят Вам форму для заполнения, но это запускает процесс.

Личные запросы (самые быстрые, когда разрешено)

Появление лично может сработать для немедленных нужд, хотя многие поставщики требуют предварительного запроса.

Преимущества:

• Можно иногда уйти с записями в тот же день
• Можно просмотреть записи на месте перед копированием
• Можно уточнить вопросы немедленно

Ограничения:

• Не всегда принимается для обработки в тот же день
• Все еще требует заполненных форм и ID
• Может включать ожидание, пока готовят записи

Как использовать: Сначала позвоните, чтобы спросить, принимаются ли личные запросы. Если да, принесите заполненную форму выпуска, государственный ID и метод оплаты. Некоторые учреждения позволяют Вам ждать, пока они готовят записи; другие все равно потребуют, чтобы Вы вернулись позже.

Авторизация третьих лиц (для представителей)

Если Вы запрашиваете записи от имени кого-то еще (ребенок, пожилой родитель, умерший член семьи), Вам нужна надлежащая авторизация.

Требования:

• Заполненная форма выпуска, подписанная пациентом (или законным представителем)
• Копия Вашего ID
• Доказательство полномочий (доверенность, документы опекунства, свидетельство о смерти и т.д.)
• Конкретная авторизация на то, к каким записям Вы можете получить доступ

Для получения дополнительной информации о соображениях конфиденциальности при управлении чужим здравоохранением, см. наше руководство для семейных опекунов.

Что запрашивать

Знание точно, что запрашивать, помогает Вам получить полную информацию без ненужных задержек или расходов.

Полная медицинская запись против конкретных элементов

Полная медицинская запись включает все: все записи посещений, результаты тестов, отчеты об изображениях, списки лекарств, иммунизации, выставление счетов и т.д. Запрашивайте это, когда:

• Переходите к новому врачу первичной медицинской помощи
• Ищете комплексное второе мнение
• Вовлечены в юридические дела, требующие полной документации
• Устанавливаете уход с несколькими новыми специалистами

Конкретные элементы ограничивают запрос определенными записями. Запрашивайте конкретные элементы, когда:

• Вам нужны только недавние результаты тестов
• Вы хотите изображения от конкретной процедуры
• Вам нужны записи вакцинации для школы/работы
• Вы отслеживаете конкретные состояния со временем

Распространенные типы записей

Записи посещений (также называемые прогресс-записями или клиническими записями): Документируют, что произошло во время каждого назначения — симптомы, результаты осмотра, оценка, план.

Результаты тестов: Лабораторные работы (анализы крови, анализы мочи), отчеты об изображениях (рентген, МРТ, КТ, ультразвук), диагностические тесты (ЭКГ, стресс-тесты, колоноскопии).

Записи лекарств: Текущие рецепты, прошлые лекарства, изменения дозировки, побочные реакции, информация о аптеке.

Записи иммунизации: Даты и типы всех полученных вакцинаций. Часто нужны для школы, работы или путешествий.

Записи процедур: Операционные отчеты для операций, записи процедур для эндоскопий или биопсий, патологические отчеты.

Записи выставления счетов: Детализированные счета, страховые требования, история платежей. Полезны для оспаривания расходов или отслеживания страхового покрытия.

Переписка: Письма между поставщиками, записи направлений, отчеты консультаций. Важны для понимания координации ухода.

Как далеко назад запрашивать

Ответ зависит от Ваших нужд:

Последние 2-3 года: Обычно достаточно для текущего ухода с новым поставщиком, охватывает недавние тенденции тестов и текущее лечение.

Последние 5-10 лет: Лучше для хронических состояний, дает более полную картину прогрессирования болезни и истории лечения.

Полная история: Необходима для юридических дел, помогает установить долгосрочные паттерны, полезна для сложных мультисистемных состояний.

Учтите, что более старые записи могут быть сложнее получить (особенно от практик, которые закрылись или перешли на электронные системы на полпути). Балансируйте полноту против практичности.

Процесс запроса пошагово

Вот точно, как запросить медицинские записи, от начала до конца.

Шаг 1: Определите правильный контакт

Запросы медицинских записей идут в отдел медицинских записей поставщика или отдел управления медицинской информацией (HIM), а не напрямую в кабинет Вашего врача.

Для индивидуальных врачей: Позвоните по основному номеру офиса, спросите отдел медицинских записей. В небольших практиках это может быть офис-менеджер.

Для больниц: Посмотрите на веб-сайте больницы «медицинские записи» или «медицинская информация». Больницы обычно имеют выделенные отделы, которые обрабатывают все запросы записей.

Для крупных систем здравоохранения: Каждая больница или клиника в системе может иметь отдельные отделы записей, или может быть централизованный отдел для всей системы.

Для закрытых практик: Если практика закрылась, записи могли быть переданы другому поставщику, сохранены в компании медицинских записей или отправлены в департамент здравоохранения штата. Позвоните в медицинскую комиссию Вашего штата за руководством по поиску записей от закрытых практик.

Шаг 2: Получите и заполните форму выпуска

Большинство поставщиков требуют их конкретную форму выпуска (хотя по закону они должны принимать разумные альтернативы).

Найдите форму: Проверьте веб-сайт поставщика в разделе «медицинские записи» или «формы пациентов». Если нет в интернете, позвоните и попросите их отправить по почте или электронной почте.

Тщательно заполните все поля:

• Ваше полное законное имя (как оно появляется в медицинских записях)
• Дата рождения
• Адрес, куда должны отправить записи
• Номер телефона
• Номер счета пациента или номер медицинской записи (если известен)
• Конкретные запрошенные записи (диапазоны дат, типы)
• Цель запроса (обычно «личное использование» или «продолжающий уход»)
• Подпись и дата
• Вторая подпись, если форма требует свидетеля

Распространенные ошибки, которых следует избегать:

• Использование прозвища вместо законного имени
• Забывание датировать подпись
• Неуказание диапазона дат (получаете больше записей, чем нужно)
• Отсутствие требуемой копии ID
• Старый адрес

Шаг 3: Предоставьте идентификацию

Большинство запросов требуют копию государственного удостоверения личности с фотографией для проверки Вашей личности:

• Водительские права
• Паспорт
• Государственная ID-карта
• Военный ID

Приложите фотокопию — не отправляйте Ваш оригинальный ID. Убедитесь, что копия разборчива.

Шаг 4: Укажите способ доставки

Вам нужно будет указать, как Вы хотите получить записи:

Электронная доставка (если доступна):

• Электронная почта (проверьте, поддерживает ли поставщик защищенную электронную почту)
• Доступ к порталу пациента
• CD или USB-накопитель, отправленный Вам по почте
• Прямая ссылка для загрузки

Бумажная доставка:

• Почта на Ваш адрес
• Забрать лично
• Факс (обычно для связи поставщик-поставщик)

Прямая передача поставщику:

• Если Вы хотите, чтобы записи отправили другому врачу, включите имя, адрес, номер факса этого поставщика

Электронная обычно быстрее и дешевле, но некоторые записи (например, изображения) могут нуждаться в физических носителях.

Шаг 5: Подайте запрос

Следуйте предпочтительному методу подачи поставщика:

• Почта: Отправьте заполненную форму, копию ID и оплату (если требуется предоплата) на адрес медицинских записей
• Факс: Отправьте факсом форму и ID на номер факса медицинских записей (не клинический факс)
• Электронная почта: Используйте защищенную электронную почту портала, если доступна; обычная электронная почта может не приниматься по соображениям конфиденциальности
• Лично: Доставьте в отдел медицинских записей

Получите подтверждение: Попросите номер подтверждения или квитанцию. Это Ваше доказательство, что запрос был подан, и запускает 30-дневные часы HIPAA.

Шаг 6: Следите

Если Вы ничего не слышали за 10-14 дней, следите:

• Позвоните в отдел медицинских записей
• Ссылайтесь на Вашу дату запроса и номер подтверждения
• Спросите о статусе и предполагаемой дате завершения
• Документируйте, с кем Вы говорили и что они сказали

Если 30 дней проходят без ответа или объяснения, поставщик нарушает HIPAA. Вы можете подать жалобу (см. раздел «Устранение неполадок»).

Расходы и сроки

Понимание типичных расходов и сроков помогает Вам планировать и распознавать, когда сборы или задержки чрезмерны.

Типичные сборы

Сборы различаются по штатам (многие штаты имеют конкретные лимиты) и по поставщику, но вот общие диапазоны:

Сбор за поиск/обработку: $0-$25 (единовременный сбор независимо от размера записи)

За страницу копирования: $0.50-$1.00 за страницу для бумажных копий

Электронные записи: $0-$10 (федеральный закон ограничивает сборы за электронные копии до стоимости труда и носителей)

CD или USB-накопитель: $5-$15 за носитель

Почтовая доставка: Фактическая стоимость почты (обычно $5-$15 в зависимости от размера записи)

Заверенные копии: Дополнительно $5-$10 за документ для заверенных/нотариально заверенных копий (обычно нужны только для юридических целей)

Примеры общих расходов:

• Электронная загрузка портала: $0
• Электронные записи на CD, отправленные почтой: $10-$20
• 100-страничные бумажные записи, отправленные почтой: $60-$125
• Полная бумажная запись (500+ страниц): $250-$400

Ограничения сборов по штатам

Многие штаты ограничивают сборы за медицинские записи ниже федеральных лимитов HIPAA, и они значительно различаются по штатам. Лимиты различаются по штатам — проверяйте текущие графики сборов в департаменте здравоохранения Вашего штата перед оспариванием сборов, так как установленные законом лимиты сборов часто меняются через законодательство. Проверьте официальный веб-сайт департамента здравоохранения Вашего штата для самых текущих графиков сборов.

Когда записи должны быть бесплатными

Поставщики должны отменить или уменьшить сборы для:

• Передач поставщик-поставщик (должны взимать только фактическую стоимость передачи)
• Записи, необходимые для апелляций или жалоб против поставщика
• Записи для пациентов, которые демонстрируют финансовые трудности (на усмотрение поставщика)

Некоторые штаты требуют бесплатных записей в дополнительных обстоятельствах (заявления на инвалидность, цели общественного здравоохранения).

Ожидания по срокам

Загрузки портала пациента: Немедленно до 7 дней (если записи нуждаются в проверке поставщиком)

Простые запросы (недавние записи, электронные): 3-10 рабочих дней

Стандартные запросы (бумажные, несколько лет): 2-4 недели

Сложные запросы (полные записи, несколько мест): 3-4 недели

Законный максимум: 30 дней, с возможным 30-дневным продлением при обоснованности

Если Вам нужны записи срочно (для предстоящего назначения, срочного юридического дедлайна), скажите отделу записей, когда подаете запрос. Некоторые поставщики предлагают ускоренную обработку за дополнительную плату.

Оспаривание чрезмерных сборов

Если сборы кажутся неразумными:

1. Попросите детализированную разбивку расходов
2. Сравните с лимитами сборов Вашего штата
3. Запросите отмену сборов, если Вы сталкиваетесь с финансовыми трудностями
4. Подайте жалобу генеральному прокурору Вашего штата или департаменту здравоохранения, если сборы нарушают закон штата
5. Подайте жалобу HIPAA в Офис гражданских прав HHS, если сборы чрезмерны по федеральному закону

Форматы и варианты доставки

Как Вы получаете записи, влияет на удобство использования, стоимость и то, как быстро Вы их получаете.

Электронные форматы

Загрузка PDF (наиболее распространенная):

• Легко просматривать на любом устройстве
• Можно распечатать при необходимости
• Занимает минимальное пространство хранения
• Легко отправлять по электронной почте или делиться
• Можно организовать с другими документами

Доступ к порталу пациента:

• Нет ожидания доставки
• Можно просматривать повторно
• Обычно бесплатно
• Ограничено тем, что включает портал
• Требуется вход в портал

CD или DVD:

• Хорошо для изображений (рентген, МРТ)
• Может включать интерактивные просмотрщики
• Физическая резервная копия
• Требуется оптический привод для просмотра
• Может быть потерян или поврежден

USB-накопитель:

• Похож на CD, но более универсален
• Легче просматривать на современных компьютерах
• Можно добавлять другие файлы
• Дороже, чем CD

Прямая электронная передача:

• Поставщик отправляет напрямую Вашему новому врачу
• Обычно защищенный зашифрованный метод
• Самый быстрый для связи поставщик-поставщик
• Вы не получаете личную копию

Бумажные форматы

Напечатано и отправлено почтой:

• Самый дорогой вариант
• Громоздко для больших записей
• Может ухудшаться со временем
• Трудно делиться с несколькими поставщиками
• Может быть необходимо, если Вам нужны заверенные копии

Забрать лично:

• Экономит расходы на почту
• Получите записи немедленно, когда готовы
• Может потребовать повторного визита
• Требует поездки в учреждение

Плюсы и минусы по формату

Электронная побеждает для:

• Скорости
• Стоимости
• Портативности
• Легкого обмена
• Пространства хранения

Бумажная побеждает для:

• Юридических процедур (заверенные копии)
• Поставщиков, которые не принимают электронные записи
• Личного предпочтения физических документов
• Отсутствия технологических барьеров

Лучшая практика: Запрашивайте электронные, когда возможно, но просите бумажные, если Вам нужны официальные заверенные копии для юридического использования или если Ваш новый поставщик конкретно требует бумажных записей.

Специальные ситуации

Некоторые запросы записей включают осложнения сверх стандартных процедур.

Запрос записей для умерших членов семьи

Вы можете запросить медицинские записи умерших членов семьи, если Вы:

• Личный представитель имущества (исполнитель/администратор)
• Ближайший родственник или вовлечены в уход за умершим (различается по штатам)
• Авторизованы согласно закону штата

Требования:

• Свидетельство о смерти
• Доказательство полномочий (письма администрирования, завещание, документация семейных отношений)
• Заполненная форма выпуска, объясняющая отношение
• Действительный ID

Ограничения: Некоторые штаты ограничивают, что могут получить члены семьи, по сравнению с тем, что могут получить представители имущества. Записи психического здоровья и злоупотребления веществами могут иметь дополнительные ограничения.

Записи психического здоровья

Записи лечения психического здоровья (отличные от психотерапевтических записей) включены в стандартные медицинские записи, но некоторые штаты предоставляют дополнительную защиту конфиденциальности:

• Может требовать отдельной авторизации
• Поставщик может просмотреть перед выпуском, чтобы убедиться в отсутствии вреда
• Записи психического здоровья несовершеннолетних могут иметь специальные правила

Психотерапевтические записи (личные записи терапевта, а не записи лечения) конкретно исключены из стандартного доступа к записям и требуют отдельной авторизации.

Записи лечения злоупотребления веществами

Федеральный закон (42 CFR Part 2) предоставляет специальную защиту для записей лечения злоупотребления веществами сверх HIPAA для программ с федеральной помощью:

• Требует конкретного письменного согласия
• Согласие должно детализировать, какая информация, кому, для какой цели
• Не может быть выпущено даже с общей авторизацией медицинских записей
• Применяется к программам с федеральной помощью

Это сложная область закона, которая была пересмотрена несколько раз. Проконсультируйтесь с лечебным учреждением о том, какие конкретные защиты применяются к их записям, так как правила различаются по типу программы и финансированию.

Если Вы запрашиваете полные записи и проходили лечение от злоупотребления веществами, Вам нужно будет заполнить дополнительную авторизацию конкретно для этих записей.

Записи от закрытых практик

Когда медицинская практика закрывается:

• Записи могут перейти другому поставщику, который берет на себя пациентов
• Записи могут попасть в компанию хранения медицинских записей
• Записи могут быть отправлены в департамент здравоохранения штата
• Практика должна уведомить пациентов о том, куда попали записи

Как их найти:

1. Проверьте, отправляла ли практика письмо при закрытии (перечисляя, куда были переданы записи)
2. Позвоните в медицинскую комиссию Вашего штата — они могут иметь информацию о закрытых практиках
3. Свяжитесь с Вашей страховой компанией — они могут знать, какой поставщик взял на себя
4. Ищите имя врача, чтобы увидеть, присоединились ли они к другой практике
5. Свяжитесь с отделом записей департамента здравоохранения Вашего штата

Имейте в виду, что закрытые практики могут взимать более высокие сборы или иметь более длительные сроки обработки, так как активное управление записями закончилось.

Записи больницы против индивидуального поставщика

Когда Вы получаете лечение в больнице, записи ведутся обоими:

• Самой больницей (отделение неотложной помощи, лаборатория, изображения, записи медсестер)
• Индивидуальными врачами (лечащие врачи, консультанты, специалисты)

Для полных записей пребывания в больнице Вам может понадобиться запросить от:

1. Отдела медицинских записей больницы (для записей учреждения)
2. Каждой консультирующей врачебной группы отдельно (для записей врача)

Некоторые больницы включают все записи поставщиков в их систему записей; другие хранят их отдельно. Спросите отдел записей больницы, что включено в их копию.

Записи от нескольких мест

Если Вы посещали поставщика в нескольких местах (разные офисы, аффилированные больницы), каждое место может вести отдельные записи, или они могут использовать единую систему.

Единые электронные записи: Крупные системы здравоохранения часто имеют одну систему записей для всех мест. Один запрос получает все.

Отдельные места: Независимые офисы или старые системы могут хранить отдельные записи по месту. Вам нужно будет запросить от каждого отдельно.

Спросите отдел записей, покрывает ли Ваш запрос все места, где Вы лечились, или Вам нужны отдельные запросы для каждого.

Что делать, когда Вы получаете записи

Получение Ваших записей — это только начало — Вам нужно просмотреть и управлять ими эффективно.

Проверка на полноту

Когда записи прибывают, проверьте немедленно:

• Диапазон дат: Покрывает ли это временные рамки, которые Вы запросили?
• Типы записей: Получили ли Вы записи посещений, результаты тестов, отчеты об изображениях — все, что Вы просили?
• Отсутствующие посещения: Сравните с Вашими собственными записями или календарем. Все ли назначения включены?
• Приложения: Прикреплены ли ссылающиеся результаты тестов и отчеты об изображениях на самом деле?
• Читаемость: Можете ли Вы читать рукописные записи? Копии четкие?

Если что-то отсутствует, немедленно свяжитесь с отделом записей с конкретикой: «Я запросил записи с 2020-2024, но получил только 2022-2024» или «Мой запрос включал отчеты об изображениях, но их нет в этом пакете».

Организация и хранение записей

Электронные записи:

• Создайте четкую структуру папок (по поставщику, по году, по состоянию)
• Используйте описательные имена файлов с датами: «Smith_Cardiology_Visit_2024-03-15.pdf»
• Храните резервные копии (облачное хранилище, внешний диск, оба)
• Рассмотрите защиту паролем конфиденциальных записей
• Храните организованно вместе с Вашей системой отслеживания назначений

Бумажные записи:

• Используйте папку с тремя кольцами с разделителями по поставщику или дате
• Храните хронологически в каждом разделе
• Храните в безопасном месте
• Делайте копии перед передачей оригинала другому поставщику
• Сканируйте важные документы как электронную резервную копию

Обмен с новыми поставщиками

При обмене записями с новым врачом:

Перед назначением:

• Спросите, хотят ли они, чтобы записи отправили заранее (многие предпочитают это)
• Спросите предпочтительный метод (факс, загрузка портала, принести на назначение)
• Отправьте или доставьте за 1-2 недели до первого назначения, если возможно

На назначении:

• Принесите копию (электронную или бумажную) как резервную
• Выделите наиболее релевантные разделы для этого визита
• Будьте готовы устно резюмировать ключевые моменты
• Не предполагайте, что врач прочитал все перед назначением

После назначения:

• Подтвердите, что новый поставщик получил записи
• Спросите, нужно ли им что-то дополнительное
• Обновите Ваши собственные записи записями от этого визита

Обнаружение ошибок и запрос исправлений

Ошибки медицинских записей распространены:

• Неправильные лекарства или дозировки
• Неверные аллергии
• Неправильная семейная история
• Ошибочные диагнозы
• Перепутанные результаты тестов

Когда Вы обнаружите ошибку:

1. Документируйте ошибку конкретно (что неправильно, что должно быть правильно)
2. Свяжитесь с отделом медицинских записей поставщика или порталом пациента
3. Запросите поправку по праву HIPAA на поправку
4. Предоставьте подтверждающую документацию, если доступна
5. Если поставщик отказывается исправить, Вы можете запросить, чтобы заявление о несогласии было добавлено к Вашей записи

Важно: Поставщики могут отказаться исправлять записи, если они считают информацию точной, но они должны добавить Ваше несогласие к файлу и включать его с будущими раскрытиями этой записи.

Решение распространенных проблем

Даже с законными правами запросы записей могут столкнуться с препятствиями. Вот как обрабатывать распространенные проблемы.

Задержки сверх 30 дней

Если 30 дней проходят без получения записей или объяснения:

Шаг 1: Свяжитесь с отделом записей

• Ссылайтесь на Вашу дату запроса и номер подтверждения
• Попросите обновление статуса и ожидаемую дату завершения
• Спросите, есть ли проблема или отсутствующая информация
• Документируйте этот разговор (дата, с кем Вы говорили, что они сказали)

Шаг 2: Отправьте письменное наблюдение (если нет ответа)

• Отправьте письмо или электронное письмо с указанием: даты запроса, что 30 дней прошло, права HIPAA на записи, запроса немедленных действий
• Храните копию этой коммуникации

Шаг 3: Подайте жалобу HIPAA (если все еще нет ответа)

• Подайте онлайн в Офис гражданских прав HHS
• Включите: даты, документацию, объяснение нарушения
• OCR рассматривает жалобы и определяет, оправдано ли расследование
• Многие жалобы решаются через корректирующие действия поставщика
• OCR фокусируется на системных нарушениях и может не преследовать индивидуальные случаи, если поставщик исправляет проблему быстро

Отказанные запросы

Если Ваш запрос отклонен:

Поймите, почему: Поставщики должны объяснить отказы письменно. Причины могут быть:

• Записи не существуют (Вас на самом деле там не лечили)
• Запрос на исключенную информацию (психотерапевтические записи)
• Беспокойство об опасности (редко используется)
• Форма неполная или не подписана

Для неполных форм: Повторно подайте с исправлениями

Для существенных отказов:

• У Вас есть право запросить проверку другим медицинским профессионалом, назначенным поставщиком
• Запросите эту проверку письменно
• Если проверка подтверждает отказ, Вы можете подать жалобу HIPAA в OCR

Большинство отказов неправомерны: HIPAA предоставляет широкие права доступа. Если Вы считаете отказ необоснованным, преследуйте проверку и жалобу.

Чрезмерные сборы

Если сборы кажутся чрезмерными:

Шаг 1: Запросите детализированную разбивку сборов, показывающую конкретные расходы (поиск, копирование за страницу, носители, почта)

Шаг 2: Сравните с лимитами сборов Вашего штата (ищите "[Ваш штат] сборы медицинских записей")

Шаг 3: Если сборы превышают лимиты штата:

• Укажите на это письменно отделу записей
• Ссылайтесь на конкретный закон штата
• Запросите снижение сборов до законных лимитов

Шаг 4: Если сборы в пределах лимитов штата, но все еще кажутся чрезмерными:

• Запросите отмену сборов на основе финансовых трудностей (если применимо)
• Подайте жалобу в отдел защиты потребителей генерального прокурора штата
• Подайте жалобу HIPAA, если превышены федеральные лимиты

Шаг 5: Рассмотрите альтернативы:

• Запросите электронные копии (обычно дешевле)
• Запросите, чтобы поставщик отправил напрямую новому врачу (должно быть бесплатным или минимальным)
• Получите доступ через портал пациента, если доступен (бесплатно)

Неполные записи

Если записи отсутствуют информация, которую Вы запросили:

Шаг 1: Будьте конкретны о том, что отсутствует

• Сравните, что Вы получили, с тем, что Вы просили
• Перечислите конкретные даты посещений, тесты или процедуры, не включенные
• Ссылайтесь на Ваш оригинальный запрос

Шаг 2: Свяжитесь с отделом записей с конкретикой

• «Я запросил все записи посещений 2020-2024, но получил только 2022-2024»
• «Мой запрос включал отчет МРТ от 15.06.2023, но его здесь нет»
• Спросите, требуется ли дополнительный сбор за отсутствующие элементы

Шаг 3: Если записи действительно не существуют:

• Спросите, велись ли они в другом месте (другой офис, закрытая практика)
• Спросите, были ли они уничтожены (политики хранения записей различаются)
• Запросите письменное подтверждение того, что не существует

Шаг 4: Если записи должны существовать, но не предоставлены:

• Повторно подайте формальный запрос конкретно для отсутствующих элементов
• Документируйте неполный ответ
• Рассмотрите жалобу HIPAA, если поставщик не сотрудничает

Поставщик утверждает, что записи не существуют

Если поставщик говорит, что у них нет записей о Вашем лечении:

Проверьте, что Вы связываетесь с правильным поставщиком:

• Проверьте старые счета, EOB страхования или подтверждения назначений для точного имени поставщика
• Практики меняют имена, сливаются или разделяются
• Индивидуальные врачи переходят между практическими группами

Предоставьте больше информации:

• Включите даты лечения
• Имена врачей, которых Вы видели
• Типы полученного лечения
• Любые номера пациента или счета, которые у Вас есть

Проверьте, закрылась или слилась ли практика:

• Записи могли быть переданы другой организации
• Свяжитесь с медицинской комиссией штата для информации о закрытых практиках

Если Вы уверены, что они Вас лечили, но они отрицают это:

• Соберите доказательства (выписки из счетов, страховые требования, бутылки рецептов от этого поставщика)
• Отправьте формальный запрос с подтверждающей документацией
• Рассмотрите жалобу, если они явно препятствуют

Подача жалоб

Когда поставщики нарушают права HIPAA:

Офис гражданских прав HHS (Федеральные жалобы HIPAA):

• Подайте жалобу в Офис гражданских прав HHS
• Для нарушений: 30-дневного дедлайна, неправомерных отказов, чрезмерных сборов, невыдачи доступа
• OCR расследует и может наложить штрафы
• Подайте в течение 180 дней с момента, когда Вы узнали о нарушении

Генеральный прокурор штата или департамент здравоохранения:

• Для нарушений лимитов сборов штата
• Для общих проблем защиты потребителей
• Жалобы часто решаются быстрее, чем федеральный процесс

Медицинская комиссия штата:

• Для непрофессионального поведения индивидуальных врачей
• Менее эффективно для административных проблем записей
• Лучше для жалоб на клиническую помощь

Включите в Вашу жалобу:

• Хронология событий с датами
• Копии Ваших запросов
• Ответы поставщика (или их отсутствие)
• Объяснение того, какие права были нарушены
• Что Вы запрашиваете в качестве решения

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает получение медицинских записей? Согласно HIPAA, поставщики должны ответить в течение 30 дней, с возможным 30-дневным продлением при необходимости. На практике электронные записи часто прибывают за 3-10 дней, в то время как комплексные бумажные записи могут занять 2-4 недели. Загрузки портала пациента могут быть немедленными.

Сколько стоит получить копии медицинских записей? Расходы различаются по штату и поставщику. Электронные загрузки портала часто бесплатны. Бумажные записи обычно стоят $0.50-$1.00 за страницу плюс сбор за обработку $10-$25 и почту. Полные записи могут стоить $50-$400 в зависимости от размера. Многие штаты ограничивают сборы ниже этих сумм.

Могу ли я запросить медицинские записи для члена семьи? Для несовершеннолетних детей родители/опекуны могут запрашивать записи. Для взрослых Вам нужна письменная авторизация от пациента или законные полномочия (доверенность, опекунство). Для умерших членов семьи Вам нужно доказательство полномочий (статус исполнителя, свидетельство о смерти, семейные отношения).

Что если мой врач вышел на пенсию или практика закрылась? Записи могли быть переданы другому поставщику, попали в компанию хранения медицинских записей или были отправлены в департамент здравоохранения Вашего штата. Свяжитесь с медицинской комиссией Вашего штата за руководством по поиску записей от закрытых практик. Практика должна была уведомить пациентов о том, куда были переданы записи.

Могу ли я получить медицинские записи 20-летней давности? Это зависит от требований хранения записей в Вашем штате и существования записей. Многие штаты требуют от поставщиков хранить записи в течение 7-10 лет после последнего лечения. Более старые записи могли быть законно уничтожены или могут быть трудно доступны, если хранились только на бумаге в более старых практиках.

Должен ли я объяснять, почему я хочу свои медицинские записи? Нет. Согласно HIPAA, у Вас есть право на Ваши записи без необходимости обосновывать или объяснять, почему Вы их хотите. Большинство форм спрашивают о «цели», но «личное использование» достаточно. Поставщики не могут отказать в доступе на основе Вашей заявленной цели.

Что если мои медицинские записи содержат ошибки? У Вас есть право HIPAA запрашивать поправки к Вашим записям. Подайте письменный запрос, объясняющий ошибку и что должно быть исправлено. Если поставщик отказывается, они должны добавить Ваше заявление о несогласии к записи и включать его с будущими раскрытиями.

Могу ли я отправить мои медицинские записи напрямую другому врачу? Да, и это часто бесплатно или недорого. Передачи поставщик-поставщик не могут взимать стандартные сборы за копирование согласно HIPAA — только фактические расходы на передачу. Включите имя, адрес и номер факса принимающего поставщика в Ваш запрос.

Как получить изображения вроде рентгена или МРТ? Отчеты об изображениях (письменная интерпретация радиолога) включены в стандартные записи. Фактические изображения (пленки или цифровые файлы) требуют отдельного запроса, обычно предоставляемого на CD или DVD. Могут быть дополнительные сборы за носитель и за запись изображений.

Что если мне нужны записи срочно для предстоящего назначения? Скажите отделу записей, когда подаете запрос, что у Вас срочная необходимость. Некоторые поставщики предлагают ускоренную обработку за дополнительные сборы. Альтернативно, получите доступ к недавним записям через портал пациента, если доступен, или попросите поставщиков запрашивать записи напрямую друг у друга.

---

Связанные статьи

• Порталы пациентов: Полное руководство по проблемам и практическим решениям
• Никогда больше не пропустить медицинское назначение: Практическая система
• Управление несколькими специалистами: Советы по организации для хронических состояний
• Соображения конфиденциальности при управлении здравоохранением Вашего родителя
• Как безопасно делиться медицинскими назначениями между членами семьи

---

Управление Вашими медицинскими записями необходимо для координации ухода между поставщиками. Appointment Adder помогает Вам отслеживать назначения и организовывать медицинскую информацию в одном месте. Попробуйте бесплатно на appointmentadder.com